Oversigt: Lær om elementerne i en dokumentstyringsløsning og planlægningsprocessen for dokumentstyring i SharePoint 2013.
Denne artikel indeholder en detaljeret beskrivelse af de forskellige elementer i en dokumentstyringsløsning, der er baseret på SharePoint Server 2016.
Dokumentstyring styrer livscyklussen for dokumenter i din organisation – hvordan de oprettes, gennemgås og publiceres, og hvordan de i sidste ende afhændes eller bevares. Selvom udtrykket "administration" betyder, at oplysningerne styres fra toppen af organisationen, bør et effektivt dokumentstyringssystem afspejle kulturen i den organisation, der bruger det. De værktøjer, du bruger til dokumentstyring, skal være fleksible nok til, at du kan styre et dokuments livscyklus tæt, hvis det passer til virksomhedens kultur og mål, men også lade dig implementere et mere løst struktureret system, hvis det passer bedre til din virksomhed.
Elementerne i et dokumentstyringssystem
En effektiv løsning til dokumentstyring angiver følgende:
-
Hvilke typer dokumenter og andet indhold kan oprettes i en organisation.
-
Hvilken skabelon, der skal bruges til hver type dokument.
-
Hvilke metadata, der skal angives for hver type dokument.
-
Her kan du gemme et dokument på hvert trin i dets livscyklus.
-
Sådan styrer du adgang til et dokument på hvert trin i dets livscyklus.
-
Sådan flytter du dokumenter inden for organisationen, efterhånden som teammedlemmer bidrager til dokumenternes oprettelse, gennemgang, godkendelse, publikation og disposition.
SharePoint Foundation 2013 indeholder funktioner, der implementerer alle disse aspekter af dokumentstyring. SharePoint Server 2016 har de samme funktioner og tilføjer også følgende:
-
Hvilke politikker, der skal anvendes på dokumenter, så dokumentrelaterede handlinger overvåges, dokumenter opbevares eller afhændes korrekt, og indhold, der er vigtigt for organisationen, er beskyttet.
-
Sådan håndteres dokumenter som virksomhedens data, der skal opbevares i overensstemmelse med lovmæssige krav og retningslinjer for virksomheder.
For at sikre at informationsmedarbejdere nemt kan udnytte disse funktioner uden at skulle tage afsted fra deres daglige drift og velkendte værktøjer, omfatter programmer i Microsoft Office-systemet– f.eks. Microsoft Outlook og Word– også funktioner, der understøtter hver fase i et dokuments livscyklus.
Planlægningsprocessen
Planlægningsprocessen for dokumentstyring består af følgende overordnede trin:
-
Identificer dokumentstyringsroller Sørg for, at dine planer inkorporerer feedback fra organisationens vigtigste interessenter, at du har det bedste team til at implementere løsningen, og du ved, hvem der skal deltage i dokumentstyringsprocesserne.
-
Analysér dokumentbrug Når du har identificeret, hvem der arbejder på dokumenter, skal du fastlægge, hvilke typer dokumenter de arbejder på, og hvordan de bruger dem. Du kan finde flere oplysninger i Identificere brugere og analysere dokumentforbrug (SharePoint Server 2010).
-
Planlæg organiseringen af dokumenter Du kan organisere dokumenter i grupper af websteder, websteder og biblioteker. SharePoint Server 2016 en række funktioner til at organisere og gemme dokumenter, fra specialiserede websteder til løse, strukturerede dokumentbiblioteker, så du hurtigt kan oprette og samarbejde om dokumenter. I et bibliotek kan du desuden organisere indhold i mapper og undermapper. Du kan finde flere oplysninger i Planlægning af dokumentbibliotek (SharePoint Server 2010).
-
Planlæg, hvordan indhold flyttes mellem placeringer Det kan være nødvendigt at flytte eller kopiere et dokument fra et websted eller bibliotek til et andet i forskellige faser af dets livscyklus. Få mere at vide under "Planlæg flowetaf indhold " i Planlægning af dokumentbibliotek (SharePoint Server 2010).
-
Planlægge indholdstyper Brug indholdstyper til at organisere oplysninger om dokumenter, f.eks. metadata, dokumentskabeloner og arbejdsprocesser. Dette er et vigtigt trin for at hjælpe dig med at organisere dine dokumenter og gennemtvinge ensartethed på tværs af organisationen. Du kan finde flere oplysninger under Indholdstype og planlægning af arbejdsprocesser (SharePoint Server 2010).
-
Planlæg arbejdsprocesser Når du planlægger arbejdsprocesser for din organisation, kan du styre og registrere, hvordan dokumenter flyttes fra et teammedlem til et andet, når hver deltager samarbejder i et dokuments livscyklus. SharePoint Server 2016 indeholder arbejdsprocesser for almindelige teamopgaver, f.eks. gennemgang og godkendelse af dokumenter. SharePoint Server 2016 understøtter også oprettelse og installation af brugerdefinerede arbejdsprocesser. Du kan finde flere oplysninger under Indholdstype og planlægning af arbejdsprocesser (SharePoint Server 2010).
-
Planlæg indholdsstyring Du kan planlægge den rette grad af kontrolelement, der er baseret på indholdstype eller lagerplacering. Du kan f.eks. kræve, at dokumenter i et bestemt bibliotek skal tjekkes ud, før de kan redigeres. Du kan få mere at vide under Versionsversioner, godkendelse af indhold og udtjekning af planlægning (SharePoint Server 2010).
-
Planlæg politikker Planlæg politikker for administration af oplysninger for hver indholdstype for at sikre, at dokumenter overvåges, bevares og på anden måde håndteres i overensstemmelse med organisationens institutions- og juridiske krav. SharePoint Server 2016 indeholder politikker, der implementerer overvågning, dokumentopbevaring og stregkoder (for at sikre, at udskrevet indhold kan korreleres med tilsvarende elektroniske versioner). Du kan finde flere oplysninger i Politikplanlægning for administration af oplysninger (SharePoint Server 2010).
Bemærk!: Politikker er ikke tilgængelige i SharePoint Foundation 2013.
