Planer i planer: masterprojekter og underprojekter

Projekter kan hurtigt komme i gang. Før du ved af det, bliver et simpelt byggeprojekt en collage af mindre projekter, f.eks. design, gravening, fundamentarbejde og marketing. Du kan få mere kontrol over dit projekt ved at oprette mindre projekter i Project og derefter sammenkæde dem i en enkelt Project-fil for at vise, hvor de passer ind i dit hovedprojekt.

Denne artikel indeholder

Oversigt over masterprojekter

Tænk på en hovedprojekt som en samling af konsoliderede projekter, der viser et hierarki blandt flere relaterede projekter. Projekter, der er indsat i et hovedprojekt, kaldes underprojekter.

Konsoliderede projekter

Knapflade Når du indsætter et underprojekt, skelnes det fra hovedopgaver, der er en del af hovedprojektet, ved hjælp af et lille Project-ikon.

Knapflade i hovedprojektet vises underprojekter som hovedopgaver, som du nemt kan arrangere i en disposition.

Knapflade Klik på plustegnet ud for et underprojekt for at udvide det pågældende underprojekts visningsopgaver.

Knapflade Hvert underprojekt repræsenterer en anden fase eller en anden funktionel gruppe i hovedprojektet.

Når du indsætter et underprojekt i hovedprojektet, sammenkædes de to projekter, og du kan få vist alle oplysningerne i underprojektet fra hovedprojektet.

Når du opdaterer et underprojekt fra hovedprojektet, opdateres det også i dets kildefil. Hvis du bare skal kombinere filer for at oprette en rapport eller udskrive en visning af kombinerede projektoplysninger, kan du også konsolidere dem midlertidigt i en visning.

Ved at oprette et hovedprojekt og underprojekter kan du opdele et stort projekt og uddelegere dets dele til de nødvendige personer. I projektstyringsvilkårene giver tildeling af underprojekter på denne måde ansvaret til dem, der gør arbejdet og matcher autoriteten med ansvar. Med Project kan oprettelse af underprojekter i et hovedprojekt hjælpe projektledere med at få adgang til og kontrol over deres dele af tidsplanen.

Hvis du vil afgøre, om du skal opdele et stort projekt i et hovedprojekt og underprojekter, skal du overveje følgende:

  • Dit projekt er meget stort og detaljeret.     Hvis dit projekt indeholder mere end et par hundrede opgaver, kan det være nemmere at administrere, hvis det bliver opdelt i underprojekter. Hvis nogle dele af projektet indeholder arbejde, der er opdelt i flere detaljer end andre, kan det give mening at lave disse dele i underprojekter, så de fleste brugere kun kan se en opløftet beskrivelse af underprojektet, men de berørte parter kan se det mere detaljeret. En enkelt fil er næsten altid det hurtigere alternativ, men det kan være værd at fokusere på kun en del af projektet.

  • Din organisation er ikke centraliseret.     I en decentraliseret eller distribueret organisation giver et hovedprojekt og underprojekter medarbejderne mere kontrol over deres eget arbejde, end én centraliseret projektfil gør.

  • Du vil øge effektiviteten af organisationens planlægningsmetoder.     Hvis ledere på lavere niveau er ansvarlige for og ved, hvilke opgaver der er nødvendige for projektet, kan det give mere mening at give dem mulighed for at planlægge deres teams arbejde og derefter samle deres projektfiler i et hovedprojekt. Hvis planlægning oppefra og ned er normen, kan det være en ide at omorganisere den oprindelige plan til underprojekter, når den implementeres, så de enkelte projektledere eller teams har adgang til og kontrol over deres egne tidsplaner.

  • Du arbejder på flere projekter.     Projektledere kan have en række projekter, de arbejder på hele tiden, uanset om projekterne er indbyrdes forbundne eller ej. I stedet for at åbne dem én ad gangen kan du åbne alle underprojekterne på samme tid, når du åbner hovedprojektet. Denne fremgangsmåde gør det også nemmere at oprette rapporter på flere projekter. Hvis projekterne er indbyrdes forbundne, kan projektlederen oprette en opgaveafhængigheder mellem opgaver i forskellige projekter. Oprettelse af afhængigheder mellem projekter gør det nemmere for forskellige projektledere at se, hvordan arbejde af andre projektledere påvirker deres tidsplaner.

  • Nogle projekter er underordnet i forhold til andre.     Du kan nøjagtigt afspejle hierarkiet for flere projekter ved at indsætte forskellige projekter i andre filer. Den resulterende struktur af underprojekter bør afspejle dine teammedlemmers prioriteter og ansvarsområder samt de indbyrdes forbindelser mellem opgaver på forskellige områder og den overordnede deadline.

  • Flere personer kan ændre dit projekt.     Ideelt set ejes, administreres og ændres en projektfil af en enkelt projektleder. Men ofte er et projekt en del af et større program, som ledere på øverste niveau muligvis skal administrere. Projektgruppemedlemmer kan bevare fokus på deres arbejde ved at få det vist som en separat fil, og den projektleder, der styrer hovedprojektet, kan koordinere hvert underprojektteams tidsplan.

    Det kan være en god ide at få hovedprojektets milepæle til at føre hvert underprojektteams milepæle for at holde tidsplanerne koordineret med en deadline. Du kan koordinere milepæle ved at oprette en afhængighed mellem milepæle eller ved at kopiere og indsætte milepælsopgaver fra hovedprojektet til hvert underprojekt.

  • Projektet har flere interessenter, der interesserer sig for forskellige dele af projektet.     Når folk vil se på forskellige detaljer, kan projektledere placere alle projektfilerne på en server og tilpasse forskellige visninger til forskellige interessenter. Den samme projektfil kan bruges som et underprojekt i forskellige masterprojekter for at tilpasse de viste oplysninger.

  • Du ønsker, at dine underprojekter skal være skrivebeskyttede.     Du kan bevare yderligere kontrol over dele af et projekt ved at flytte opgaver til et underprojekt og begrænse adgangen til nøgle personer.

  • Du vil analysere den kritiske vej for hver fase ud over det overordnede projekt.     Hvert enkelt projekt indeholder en kritisk sti. Konsolidering af flere projekter i ét hovedprojekt gør det nemt at se det overordnede billede som flere kritiske veje i hovedprojektet, mens du bevarer separate kritiske veje for hvert underprojekt.

Få mere at vide

Arbejde med underprojekter i et hovedprojekt

Når du indsætter et underprojekt i et hovedprojekt, repræsenteres underprojektet som en hovedopgave på opgavelisten, og der vises en indikator for projektikoner i feltet Indikatorer. Underprojektet indrykkes på dispositionsniveauet i rækken, hvor du indsætter det, men du kan rykke det ind eller ud på samme måde som enhver anden opgave. Da underprojektet er repræsenteret som en hovedopgave, kan du ikke redigere oversigtsoplysningerne, men du kan udvide dispositionen for at vise underprojektet opgaver og redigere projektoplysningerne i hovedprojektfilen.

Bemærk!: Den formatering, du har anvendt på hovedopgaver eller Gantt-søjler i et underprojekt, vises ikke i hovedprojektet. Formateringsoplysninger gemmes i hver fil og skal anvendes separat på hovedprojektet.

Når du gemmer hovedprojektet, gemmes ændringer i underprojektet også i underprojektet kildefil. Hvis du vil arbejde direkte i kildefilen uden at åbne hovedprojektfilen, opdateres ændringer i underprojektet automatisk i hovedprojektfilen.

Bemærk!: Hvis du ikke længere har brug for at holde hovedprojektet og underprojektet synkroniseret, kan du fjerne sammenkædningen. Hvis der derefter foretages ændringer i enten underprojektet eller hovedprojektet, forbliver den anden fil uændret.

Få mere at vide

Sådan påvirkes ressourcer, når du kombinerer filer

Når du konsoliderer filer i en hovedprojektfil, forbliver ressourcerne for begge filer adskilt, ligesom opgaverne i et underprojekt forbliver i underprojektet. Du kan ændre ressourceoplysningerne i hovedprojektet, og ændringerne replikeres i underprojektet kildefil. Du kan få vist alle ressourcer i hovedprojektet og underprojekter sammen i visningen Ressourceark, men du kan ikke tildele en ressource til andre projekter end det underprojekt, den stammer fra.

Bemærk!: Hvis de samme ressourcer bruges i flere underprojekter, vises der duplikerede ressourcenavne, fordi ressourcerne ikke kombineres. Men hvis du vil tildele ressourcerne i forskellige underprojekter og løse dublerede ressourcenavne, kan du kombinere dem i en ressourcepulje og gøre dem tilgængelige for de andre filer.

Andre måder at kombinere filer på

Med masterprojekter og underprojekter kan du oprette et hierarki af projekter, der afspejler relationen mellem dem og, i nogle tilfælde, organisationens struktur. Men der kan være andre grunde til at konsolidere projektfiler. Det kan f.eks. være, at du midlertidigt vil kombinere dem til en hurtig gennemgang eller til udskrivning.

Konsolider ikke-relaterede filer

Brug konsoliderede filer, hvis du har flere filer, du gerne vil kombinere, i ét vindue, uanset om filerne er relaterede eller ej. Hvis du kombinerer filer uden relation i et konsolideret projekt, er det nemmere at se oplysninger fra flere projekter i forskellige visninger og udskrive dem. Du kan konsolidere projektfiler, hvis du skal holde styr på mange igangværende projekter, f.eks. når du udvikler forskellige produkter på samme tid. Du kan sortere og gruppere efter produktnavne, projektdeadlines og ledere for at finde og evaluere de specifikke oplysninger, du har brug for. Du kan f.eks. udskrive en Gantt-diagramvisning , der indeholder alle dine projekter.

Oprette et arbejdsområde

Et alternativ til konsolidering af projekter er at oprette et arbejdsområde, der indeholder individuelle projektfiler, som hver især åbnes i et nyt vindue. Brug et arbejdsområde, hvis du arbejder ofte med de samme projektfiler og ikke vil samle dem i ét stort projekt.

Når du åbner filerne og derefter gemmer dem som et arbejdsområde, gemmer Project filerne og deres aktuelle indstillinger i en enkelt arbejdsområdefil. Når du derefter åbner arbejdsområdefilen, åbner du alle de inkluderede filer på samme tid. Hvert projekt har sin egen knap på proceslinjen, hvilket gør det nemt at skifte fra ét projekt til et andet.

Hvis du vil oprette et arbejdsområde, skal du markere eller åbne projektfilerne og derefter vælge >Gem arbejdsområde.

Toppen af siden

Har du brug for mere hjælp?

Udvid dine Office-færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

×