Projekttrekanten

Denne artikel indeholder

• Tid + penge + omfang = kvalitet

• Se, hvad du ikke kan ændre

• Optimer tidsplanen

• Optimer budgettet

• Optimere omfanget

• Mere om projektstyring

Tid + penge + omfang = kvalitet

Projekttrekanten er også kendt som "strygetrekanten" og, mindre syrligt, de "tre betingelser". Uanset hvad du kalder det, svarer det til det samme: Du kan ikke ændre et projekts budget, tidsplan eller omfang uden at påvirke mindst én af de andre to dele

Nogle eksempler på, hvordan det fungerer:

• Hvis du vil hente slutdato (tid), kan du bruge mere i ressourcer (penge) for at færdiggøre arbejdet hurtigere eller reducere funktionerne (omfang), så der er mindre arbejde at udføre før den nye deadline.

• Hvis du vil afslutte projektet under budget (omkostninger), kan du fjerne overarbejde og afslutte projektet senere (tid) eller klippe funktioner (omfang).

• Hvis du vil føje funktioner til et produkt (omfang), kan du udvide deadline for at give tid til det nye arbejde (tid) eller tilføje personer, så det bliver gjort hurtigere (omkostninger). Du kan også gøre begge dele!

Kvalitet er den fjerde del af projekttrekanten. Den er placeret i midten, hvor enhver ændring af en side påvirker den.

Hvis du f.eks. er forud for tidsplanen, kan du muligvis erstatte klippefunktioner eller give mere tid til eksisterende opgaver. Med denne ekstra tid og dette omfang kan slutresultatet være et bedre produkt.

Et vigtigt punkt: Der er ingen universel standard for kvalitet. For et givent projekt defineres kvaliteten inden for selve projektet. For nogle virksomheder er det vigtigste mål for kvaliteten at holde et projekt på budgettet. For andre betyder det mere at få det på markedet til tiden. En projektleder skal vide, hvordan kvaliteten er defineret for organisationen og det specifikke projekt.

I det forrige eksempel kunne du blot afslutte produktet tidligt med færre funktioner og få det på markedet foran dine konkurrenter. Det kan være definitionen af kvalitet for det pågældende projekt i din virksomhed.

Toppen af siden

Se, hvad du ikke kan ændre

I de fleste projekter er mindst én side af trekanten fast på plads. Du kan ikke ændre den.

Det kan være, at budgettet ikke kan negotiere. (Lyd velkendt?) Eller måske er produktet helt sikkert nødt til at gå til salg inden en bestemt dato. Måske er begge dele sande.

Ofte dikteres de faste elementer i et projekt ovenfra projektlederen, men ikke altid. Nogle gange er det op til dig at beslutte, hvilket element der er vigtigst for projektets succes. Og det skal du være klar over, når problemerne vises (og det gør de altid).

Når problemet opstår på en fast side,er handlingsforløbet ofte tydeligt. Hvis du f.eks. opdager, at en softwarefunktion tager længere tid at fuldføre end forventet, og du har underskrevet en kontrakt om, at du skal levere denne funktion (omfang), skal du enten flytte slutdatoen ud eller tilføje ressourcer for at afslutte den til tiden.

Hvis den rettede side og problemsiden er anderledes,skal du ikke give op. Det er det smarte ved projekttrekanten. der er altid plads til at foretage ændringer. Hvis f.eks. projektet skal afsluttes til tiden, og omfanget er øget, kan du stadig justere omkostningerne ved at tilføje ressourcer.

Hvis alle tre sider af trekanten sidder fast,skal du ikke gå i panik. Projektet kan være i problemer, men du ved i det mindste, at det er i problemer, og du har et godt udgangspunkt til at genoverveje projektets mål eller kvalitetsstandarder.

Toppen af siden

Optimer tidsplanen

Tidligere eller senere står du over for et projekt, der er indstillet til at overskride en ikke-fleksibel deadline.

En sikker måde at afkorte tidsplanen på er at afkorte kritisk sti, en række opgaver, hvis sidste opgave slutter på projektets slutdato. Ændring af andre opgaver forkorter muligvis ikke tidsplanen, men ændring af kritiske vejopgaver vil. Hvis du vil forkorte den kritiske vej, kan du:

• Afkorte opgavevarigheder (reducer omfanget, eller tilføj ressourcer).

• Fast track i tidsplanen: Overlapper opgaver, så folk kan arbejde på dem samtidigt (tilføje ressourcer). Denne taktik bruges bedst tættere på starten af et projekt.

• "Nedbrud" af tidsplanen: Tilføj ressourcer for at afslutte opgaver hurtigere (penge).

• Fjern opgaver (reducer omfanget).

Når du retter tidsplanen på denne måde, kan det naturligvis have dramatiske konsekvenser for projektets budget, omfang og kvalitet.

Toppen af siden

Optimer budgettet

I de fleste projekter består den største del af budgettet af ressourceomkostninger: de ratebaserede og faste omkostninger for personer, udstyr og materialer. Det kan kræve meget svære valg at holde sig på budgettet:

• Beskårne projektområdet, så der er færre og kortere opgaver, hvor der skal bruges ressourcer.

• Fjern ressourcer.

• Sørg for, at taksterne, gebyrerne og overtiden er passende.

• Kontrollér, at ressourcerne passer bedst til jobbet.

• Erstat en dyr ressource med en billigere.

Hvis du får styr på omkostningerne, kan det gennemtvinge en deadline eller kræve klip i projektets omfang. Hvis du f.eks. ikke tillader overarbejde på opgaver, vil du måske opdage, at slutdatoen er en måned senere. Eller hvis du skærer området, flyttes slutdatoen muligvis ind.

Toppen af siden

Optimere omfanget

Vil du overveje at spare penge ved at gøre en bro lidt kortere end den flod, den strækker sig over? Selvfølgelig ikke. Nogle gange kan projektområdet ikke ændres, så du er nødt til at udføre andre handlinger:

• Tilføj ressourcer for at sikre, at alle opgaver er fuldført (omkostninger).

• Klip opgaver, der ikke er på den kritiske vej, hvis der er nogen (omkostninger).

• Tilføj opgaver, eller føj varighed til opgaver (omkostninger).

• Udvid deadline for at tillade tid for alle opgaver med det aktuelle ressourceniveau (tid).

Toppen af siden

Mere om projektstyring

• Kom videre med Excel til projektstyring.

• Oversigt over projektstyring.

• Sådan passer dit projekt ind i det store billede.