Hver skabelon, der følger med Access , er et komplet sporingsprogram, der indeholder foruddefinerede tabeller, formularer, rapporter, forespørgsler, makroer og relationer. Disse skabeloner er designet til straks at være praktiske, så du kan oprette en ny database, der er baseret på en skabelon, og komme hurtigt i gang. Der kan dog være tidspunkter, hvor du vil ændre den nye database – f.eks. for at tilføje eller omdøbe et felt eller ændre en rapport.

I denne artikel forklares det, hvordan du udfører de mest almindelige ændringer, du muligvis vil anvende på en database, der er oprettet ud fra en skabelon. Se links til artikler for at få mere detaljerede oplysninger om bestemte områder.

Hvad vil du foretage dig?

Lær de grundlæggende funktioner i tabeller og felter

Når du opretter en database, gemmer du dine data i tabeller – emnebaserede lister over rækker og kolonner. Du gemmer de oplysningselementer, du vil spore, i felter (også kaldet kolonner). I en tabel med kontakter kan du f.eks. oprette felter for Efternavn, Fornavn, Telefonnummer og Adresse. For tabellen Produkter kan du oprette felter for Produktnavn, Produkt-id og Pris.

Det er vigtigt, at du vælger felter omhyggeligt. Det er f.eks. normalt en dårlig ide at oprette et felt til at gemme en beregnet værdi. I de fleste tilfælde kan du have en Access at beregne værdien, når der er brug for den. Når du vælger felter, kan du prøve at gemme oplysninger i de mindste nyttige dele. I stedet for et fuldt navn i et enkelt felt bør du overveje at gemme for- og efternavnene separat. Hvis du har brug for at rapportere, sortere, søge eller udføre en beregning på et oplysningselement, kan du placere det i et felt for sig selv.

Du kan finde flere oplysninger om design af en database og udvælgelse af felter i artiklen Grundlæggende oplysninger om databasedesign.

Et felt har visse definerende egenskaber. Hvert felt har f.eks. et navn, der entydigt identificerer feltet i en tabel. Et felt har også en datatype, der vælges til at matche de oplysninger, der skal gemmes. Datatypen bestemmer de værdier, der kan gemmes, og de handlinger, der kan udføres på disse værdier, samt hvor meget lagerplads der kan sættes til side for hver værdi. Hvert felt har også en tilknyttet gruppe af indstillinger, der kaldes egenskaber, der definerer feltets udseende eller funktionsmåde. Egenskaben Format definerer f.eks. et felts visningslayout – det vil sige, hvordan det skal vises, når det vises.

Indsætte, tilføje eller oprette et nyt felt i en tabel

Du kan nemt føje et felt til en tabel i dataarkvisning. Du kan dog også føje et felt til en tabel i designvisning. I dataarkvisning kan du tilføje feltet ved at skrive nogle data i cellen under kolonneoverskriften Klik for at tilføje. Du kan også føje et felt til tabellen i designvisning.

Du kan få mere at vide om at føje et felt til en tabel i dataarkvisning i artiklen Tilføj eller slet en kolonne i et dataark.

Du kan få mere at vide om at føje et felt til en tabel i designvisning i artiklen Opret en tabel, og tilføj felter.

Bemærk!: Når du føjer et nyt felt til en tabel, føjes feltet ikke automatisk til dine eksisterende formularer og rapporter. Du skal føje feltet til disse formularer og rapporter manuelt, før det vises i dem.

Slette et felt fra en tabel

Hvis det er muligt, bør du undgå at slette et felt fra en database, der er oprettet fra en af de medfølgende skabeloner – det er sandsynligt, at feltet er ansat i andre databaseobjekter, f.eks. formularer og rapporter. Sletning af feltet vil derfor få konsekvenser, når du forsøger at bruge de andre databaseobjekter, der anvender feltet – databaseobjekterne vil ikke fungere som forventet. Du skal fjerne eventuelle referencer til feltet fra alle de objekter, der anvender det, for at disse andre objekter kan fungere korrekt.

Når du beslutter, at du skal slette et felt fra en database, der er oprettet ud fra en skabelon, kan du gøre det i enten dataarkvisning eller designvisning. Husk, at hvis andre databaseobjekter henviser til det slettede felt, skal du ændre disse andre objekter for at fjerne referencen. Hvis en rapport f.eks. indeholder et kontrolelement, der er bundet til det slettede felt, og du kører rapporten, vises der en fejlmeddelelse, fordi Access ikke kan finde dataene for feltet.

Når du sletter et felt, sletter du alle de oplysninger, der er gemt i det pågældende felt, permanent. Du bør derfor være forsigtig, når du sletter felter, og du skal oprette en sikkerhedskopi af databasen, før du sletter feltet.

Før du kan slette et felt, skal du sikre dig, at det ikke indgår i nogen tabelrelationer. Hvis du forsøger at slette et felt, som der er relationer for, advarer Access dig om, at du først skal slette relationerne.

Du kan finde en trinvis vejledning i, hvordan du sletter en tabelrelation, i artiklen Oprette, redigere eller slette en relation.

Du kan finde en trinvis vejledning i, hvordan du sletter felter fra tabeller, i artiklen Slet et felt.

Omdøbe et felt eller en tabel

Hvis det er muligt, skal du undgå at omdøbe et felt eller en tabel i en database, der er oprettet ud fra en af de medfølgende skabeloner – det er sandsynligt, at feltet eller tabellen er ansat i andre databaseobjekter, f.eks. formularer og rapporter. Derfor kan omdøbning af feltet eller tabellen have konsekvenser, når du forsøger at bruge de andre databaseobjekter, der anvender feltet eller tabellen. De andre objekter fungerer muligvis ikke som forventet, hvis de stadig refererer til det gamle navn. For at de andre objekter kan fungere korrekt, skal det gamle navn ændres til det nye navn. Hvis afkrydsningsfeltet Udfør autokorrektur af navn er markeret i kategorien Aktuel database i dialogboksen Access-indstillinger, udføres meget af dette arbejde automatisk for dig.

Du kan ændre den tekst, der vises i en kolonneoverskrift i dataarkvisning. Det kan du gøre uden at skulle omdøbe feltet. Hvis du kun vil ændre teksten i kolonneoverskriften, og du ikke vil omdøbe feltet, skal du se afsnittet Rediger den tekst, der vises i en kolonneoverskrift.

Når det er nødvendigt, kan du omdøbe en tabel i navigationsruden eller omdøbe et felt i enten dataarkvisning eller designvisning. Før du gør dette, bør du overveje at aktivere indstillingen Autokorrektur af navn, hvis den ikke allerede er aktiveret.

Aktivere indstillingen Autokorrektur af navn

Når du omdøber et databaseobjekt, f.eks. et felt, en tabel, en formular eller en rapport, ønsker du normalt, at navneændringen skal overføres til hele databasen. Ellers vil objekter, der henviser til det gamle navn, ikke fungere som forventet. Access indeholder funktionen Autokorrektur af navn, som hjælper med at få navneændringerne frem. Autokorrektur af navn er som standard slået til for alle nye databaser i Access. Men hvis den er slået fra, kan du gøre følgende for at aktivere den.

Aktivere indstillingen Autokorrektur af navn

  1. Klik på Fil > Indstillinger

  2. Klik på Aktuel database i venstre rude i dialogboksen Access-indstillinger.

  3. Under Indstillinger for Autokorrekturaf navn skal du markere afkrydsningsfeltet Spor oplysninger om Autokorrektur af navn og derefter markere afkrydsningsfeltet Udfør autokorrektur af navn.

  4. Hvis du vil bevare en tabel, der registrerer hver ændring, der udføres af Autokorrektur af navn, skal du markere afkrydsningsfeltet Autokorrektur af lognavn.

  5. Klik på OK.

  6. Hvis du vil gemme ændringerne, skal du klikke på Gem på værktøjslinjen Hurtig adgang.

Bemærk!: Funktionen Autokorrektur af navn er ikke det samme som funktionen Autokorrektur. Funktionen Autokorrektur af navn retter referencer mellem objekter. Funktionen Autokorrektur retter ofte forkert stavede ord eller sætninger.

Omdøbe et felt i dataarkvisning

  1. Dobbeltklik på den tabel, hvor du vil omdøbe feltet, i navigationsruden.

    Tabellen åbnes i dataarkvisning.

  2. Højreklik på kolonneoverskriften for det felt, du vil omdøbe, og klik derefter på Omdøb felt i genvejsmenuen.

  3. Skriv det nye navn til feltet, og tryk derefter på Enter.

Omdøbe et felt i designvisning

  1. Højreklik i navigationsruden på den tabel, hvor du vil omdøbe feltet, og klik derefter på Designvisning i genvejsmenuen.

    Tabellen åbnes i designvisning.

  2. Klik på cellen i kolonnen Feltnavn for det felt, du vil omdøbe.

    Tip!: Hvis du vil markere hele feltnavnet, skal du pege lige til venstre for det første tegn i navnet, indtil markøren ændres til en pil, og derefter klikke.

  3. Rediger teksten for at omdøbe feltet.

  4. Hvis du vil gemme ændringerne, skal du klikke på Gem på værktøjslinjen Hurtig adgang.

Omdøb en tabel

Du kan omdøbe en tabel og de fleste andre databaseobjekter direkte fra navigationsruden.

  1. Højreklik på den tabel, du vil omdøbe, i navigationsruden, og klik derefter på Omdøb i genvejsmenuen.

    Bemærk!: Du skal lukke alle åbne objekter, der henviser til tabellen, før du kan omdøbe den.

  2. Skriv det nye navn, og tryk derefter på Enter.

  3. Hvis du vil gemme ændringerne, skal du klikke på Gem på værktøjslinjen Hurtig adgang.

Ændre den tekst, der vises i en kolonneoverskrift

En billedtekst er en titel eller overskrift, som du kan tildele til et felt ved at angive feltets titeltekstegenskab. Billedteksten er uafhængig af feltnavnet – hvert felt har et feltnavn og kan også have en billedtekst. Det kan f.eks. være, at du vil have, at feltnavnet skal være et enkelt ord uden integrerede mellemrum. Du kan derefter bruge egenskaben Titeltekst til at oprette et mere beskrivende navn, der indeholder mellemrum. Access viser titelteksten i stedet for feltnavnet i dataarkvisning og i navne og overskrifter i forespørgsler, formularer og rapporter.

Hvis du ikke angiver tekst til egenskaben Titeltekst, bruges feltnavnet som standard.

Hvis du vil ændre det navn, der vises i overskriften for en kolonne i dataarkvisning, kan du gøre det uden at ændre feltnavnet ved at angive feltets titeltekstegenskab. Hvis du vil ændre et felts titeltekstegenskab, skal du gøre følgende:

  1. Højreklik i navigationsruden på den tabel, hvor du vil ændre billedteksten, og klik derefter på Designvisning i genvejsmenuen.

    Tabellen åbnes i designvisning.

  2. Klik på cellen i kolonnen Feltnavn for det felt, hvis titeltekstegenskab du vil angive.

  3. I den nederste sektion under Feltegenskaber skaldu på fanen Generelt klikke på Titeltekst.

  4. Skriv en ny billedtekst til feltet.

  5. Hvis du vil gemme ændringerne, skal du klikke på Gem på værktøjslinjen Hurtig adgang.

Næste gang du åbner tabellen i dataarkvisning, vises titlen i stedet for feltnavnet i kolonneoverskriften.

Toppen af siden

Føje et felt til en formular eller en rapport

Når du opretter en database, som du har baseret på en skabelon, indeholder databasen en række indbyggede, foruddefinerede formularer og rapporter, som du kan arbejde med med det samme. Det kan dog være, at du vil føje et ekstra felt til en formular eller rapport. Når du føjer et felt til en formular eller rapport, opretter du det, der kaldes et kontrolelement.

Kontrolelementer er objekter, der viser data, udfører handlinger og gør det muligt at få vist og arbejde med oplysninger, der forbedrer brugergrænsefladen, f.eks. navne og billeder. Kontrolelementer kan være bundne, ubundne og beregnede.

Du kan finde en komplet liste over de typer kontrolelementer, du kan bruge i formularer og rapporter, i artiklen Introduktion til kontrolelementer.

Føje et felt til en formular eller rapport i layoutvisning

Når du har oprettet en formular eller rapport, kan du nemt finjustere dens design ved at arbejde i layoutvisning. Ved at bruge de faktiske livedata som vejledning kan du justere feltbredderne og omarrangere felterne. Du kan placere nye felter i formularen eller rapporten og angive egenskaberne for formularen eller rapporten og deres kontrolelementer.

Hvis du vil skifte til layoutvisning, skal du højreklikke på formularen eller rapporten i navigationsruden og derefter klikke på Layoutvisning i genvejsmenuen. Du kan også klikke på knappen Layoutvisning på statuslinjen i Access, eller du kan højreklikke på dokumentfanen for formularen eller rapporten og derefter klikke på Layoutvisning i genvejsmenuen.

Åbne egenskabsarket

  • Klik på Egenskabsark i gruppen Værktøjer under fanen Design.

    Tastaturgenvej Tryk på F4.

Du kan bruge ruden Feltliste til at tilføje felter fra den underliggende tabel eller forespørgsel i dit design. Klik på Tilføj eksisterende felter i gruppen Kontrolelementer for at få vist ruden Feltliste. Du kan derefter trække felter direkte fra ruden Feltliste til dit design.

Vise ruden Feltliste

  • Klik på Tilføj eksisterende felter i gruppen Funktioner under fanen Design.

Tilføje et felt fra ruden Feltliste

  • Hvis du vil tilføje et enkelt felt, skal du trække feltet fra ruden Feltliste til den sektion, hvor det skal vises i formularen eller rapporten.

  • Hvis du vil tilføje flere felter på én gang, skal du holde Ctrl nede og klikke på de ønskede felter. Træk de markerede felter til formularen eller rapporten.

Når du slipper felterne i en sektion, opretter Access et bundet tekstfelt for hvert felt og placerer automatisk et navneelement ud for hvert felt.

Du kan finde flere oplysninger om formularer og rapporter i artiklerne Føj et felt til en formular eller rapport,Opret en formular i Access,og opret en enkel rapport.

Tilføj et felt, der gemmer dokumenter, filer eller billeder

Du kan bruge Access til at tilføje et felt med datatypen Vedhæftet fil til at gemme et eller flere dokumenter, filer eller billeder. Du kan bruge et felt til vedhæftede filer til at gemme flere filer i et enkelt felt. Du kan endda gemme mere end én filtype i det pågældende felt. I en ansættelses kandidatdatabase kan du f.eks. vedhæfte et eller flere CV'er ud over et billede til posten for hver kontakt.

Føje et felt af typen Vedhæftet fil til en tabel

  1. Højreklik på den tabel, hvor du vil tilføje feltet, i navigationsruden, og klik derefter på Designvisning i genvejsmenuen.

    Tabellen åbnes i designvisning.

  2. Klik på den første tomme række i kolonnen Feltnavn, og skriv et navn til det nye felt.

  3. Klik på den tilstødende celle i kolonnen Datatype, og vælg derefter Vedhæftet fil på listen.

  4. Hvis du vil gemme ændringerne, skal du klikke på Gem på værktøjslinjen Hurtig adgang.

    Access viser muligvis en meddelelse om, at du ikke kan fortryde ændringerne, når du har gemt tabellen. Det betyder, at du ikke kan konvertere feltet til en anden datatype, men du kan slette feltet, hvis du tror, at du har lavet en fejl.

  5. Klik på Ja for at bekræfte ændringen.

Når du har føjet feltet Vedhæftet fil til tabellen, kan du bruge dialogboksen Vedhæftede filer til at føje dokumenter, filer eller billeder til en post.

Føje en vedhæftet fil til et felt

  1. Dobbeltklik på den tabel, du vil føje den vedhæftede fil til, i navigationsruden.

    Tabellen åbnes i dataarkvisning.

  2. Dobbeltklik på feltet til vedhæftede filer i tabellen.

    Dialogboksen Vedhæftede filer vises.

  3. Klik på Tilføj.

    Dialogboksen Vælg fil åbnes.

  4. Brug listen Søg i til at gå til den eller de filer, du vil vedhæfte til posten, markér filen eller filerne, og klik derefter på Åbn.

    Bemærk, at du kan vælge flere filer af enhver understøttet datatype.

  5. Klik på OK i dialogboksen Vedhæftede filer for at føje filerne til tabellen.

    Access føjer filerne til feltet og indtaler det tal, der angiver de vedhæftede filer, derefter.

  6. Gentag disse trin efter behov for at føje filer til det aktuelle felt eller andre felter i tabellen.

Du kan finde flere oplysninger om vedhæftede felter i artiklen Vedhæft filer og grafik til poster i databasen.

Toppen af siden

Ændre, hvordan et felt vises

Du kan tilpasse, hvordan et felt vises, når det vises. Du kan f.eks. angive visningsformater til brug i hele databasen, f.eks. i formularer og rapporter, eller når en tabel åbnes i dataarkvisning. Hvis du vil angive et visningsformat, skal du angive et felts formategenskab. Feltets formategenskab nedarves derefter automatisk af nye formularer og rapporter, du opretter.

Angive visningsformatet i dataarkvisning

  1. Dobbeltklik i navigationsruden på den tabel, der indeholder det felt, hvis format du vil angive.
    Tabellen åbnes i dataarkvisning.

  2. Klik på det felt, du vil angive visningsformatet for.

  3. Klik på pilen på rullelisten ud for Formatér i gruppen Formatering under fanen Felter,og vælg derefter et format.

    Feltet vises med det nye visningsformat.

Angiv visningsformatet i designvisning

  1. Højreklik på den tabel, der indeholder det felt, du vil ændre visningsformatet for, i navigationsruden, og klik derefter på Designvisning i genvejsmenuen.

    Tabellen åbnes i designvisning.

  2. Klik på det felt, du vil angive visningsformatet for.

  3. Klik på feltetFormatér under Fanen Generelt under Feltegenskaber.

  4. Klik på rullelisten, og vælg et visningsformat.

  5. Hvis du vil gemme ændringerne, skal du klikke på Gem på værktøjslinjen Hurtig adgang.

Toppen af siden

Har du brug for mere hjælp?

Udvid dine færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Deltag i Microsoft insiders

Var disse oplysninger nyttige?

Hvor tilfreds er du med kvaliteten af oversættelsen?

Hvad påvirkede din oplevelse?

Har du mere feedback? (Valgfrit)

Tak for din feedback!

×