Jo flere mails du sender og modtager, jo større kan din Outlook-postkasse vokse. Det kan tage længere tid at åbne og søge i store postkasser, og mange mailudbydere, herunder Microsoft 365, begrænser den maksimale størrelse af din postkasse. Hvis du modtager en meddelelse om, at din postkasse overskrider størrelsesgrænsen, kan det hjælpe at slette meddelelser og mapper, men hvis du gemmer dine oplysninger i en Outlook-datafil (.pst) eller offline Outlook-datafil (.ost), formindskes datafilen muligvis ikke automatisk.
Bemærk! Hvis du bruger en POP-konto, gemmes alle dine mailkontooplysninger, herunder dine mapper, mails, kontakter, kalender og opgaveoplysninger i en Outlook-datafil (.pst). Hvis du bruger en Microsoft 365-, Exchange-, IMAP- eller Outlook.com-konto, gemmes en kopi af din postkasse i en Outlook-offlinedatafil (.ost).
Hvis du vil reducere størrelsen på din Outlook-datafil (.pst) eller Offline Outlook-datafil (.ost), kan du komprimere datafilen manuelt. Vælg din version af Outlook nedenfor for at få vejledning i, hvordan du reducerer størrelsen på en .pst- eller .ost-fil.
Du kan reducere størrelsen på din postkasse på flere måder.
Du kan bruge værktøjet Oprydning i postkasse til at få vist størrelsen på din postkasse og individuelle mapper. Dette værktøj kan også hjælpe dig med at søge efter ældre eller meget store meddelelser, som du måske vil slette eller flytte til en Outlook-datafil (.pst).
Årsagen til en stor postkasse er ofte en stor mappe af typen Slettet post. Værktøjet indeholder en knap til at få vist størrelsen på mappen Slettet post og tømme mappen Slettet post.
Nogle gange gemmer Outlook elementer, der er i konflikt med hinanden, i en mappe med navnet Konflikter. Konflikter opstår, når en kopi af et element, der er gemt på mailserveren, ikke er synkroniseret med en kopi af et element, der er gemt på din lokale computer. Værktøjet Oprydning i postkasse kan slette disse konflikter for dig.
Kør værktøjet Oprydning i postkasse
-
Klik på fanen Filer.
-
Klik på Værktøjer > Oprydning i postkasse.
-
Vælg Vis postkassestørrelse, Find elementer, der er ældre end, Find elementer, der er større end, Vis størrelse på slettede elementer, Tøm mappen Slettet post , Vis konflikters størrelse eller Tomme konflikter for at udføre den ønskede opgave.
Brug Oprydning af samtale til at fjerne overflødige meddelelser
I en lang mailtråd er der ofte mange meddelelser, der indeholder alle de samme oplysninger som tidligere meddelelser. Oprydning af samtale kan fjerne disse overflødige meddelelser automatisk. Du kan få mere at vide under Brug oprydning af samtale til at slette overflødige meddelelser.
Søg efter store meddelelser
Du kan søge efter alle meddelelser, der er større end en bestemt størrelse, fra Søgefeltet i Outlook. Klik i søgefeltet, og skriv: messagesize:>5 mb. Dette vil finde alle meddelelser, der er større end 5 MB. Du kan slette nogle eller alle disse meddelelser eller flytte dem til en anden Outlook-datafil (.pst). Du kan få mere at vide om at flytte elementer under Flyt eller kopiér en meddelelse mellem mapper.
Hvis du sletter elementer fra en Outlook-datafil (.pst) eller offline Outlook-datafil (.ost), komprimerer Outlook automatisk filen i baggrunden i inaktiv tid, når du ikke bruger computeren, men Outlook stadig kører.
Bemærk! Outlook komprimerer kun filen, hvis der er mere end 20 % af "blanktegn" (ubrugt mellemrum) i filen.
Du kan også bruge følgende trin til manuelt at starte komprimeringsprocessen med det samme, hvilket kan tage flere minutter at fuldføre.
-
Slet de elementer, du ikke vil beholde, og tøm mappen Slettet post .
-
Klik på Filer > Kontoindstillinger > Kontoindstillinger.
-
Klik på den datafil, du vil komprimere, under fanen Datafiler , og klik derefter på Indstillinger.
Bemærk! Hvis du bruger en Exchange- eller Outlook.com-mailkonto, skal du desuden klikke på fanen Avanceret > Indstillinger for Outlook-datafil. -
I dialogboksen Outlook-datafil skal du klikke på Komprimer nu og derefter klikke på OK.
Bemærk!: Du behøver ikke at afslutte Outlook, når du har komprimeret en Outlook-datafil.
