Tilføj en assistent på din profil i Microsoft 365

Feltet Assistent i Microsoft 365 giver en profilejer mulighed for at angive den person, der understøtter dem i den daglige koordinering. Ledere kan f.eks. angive, hvem deres assistent er. Assistentbetegnelsen er kun oplysende. Den tilsidesætter ikke personens eksisterende rolle eller tildeler nye organisatoriske ansvarsområder.

Assistentoplysninger vises i sektionen Kontakt på profilkort. Hvis du vil tilføje eller opdatere assistentoplysningerne på din profil, skal du følge trinnene i Rediger din profil i Microsoft 365.

Når assistentoplysningerne er tilføjet, vises de på ledelsens profil, hvilket hjælper kolleger med hurtigt at identificere det rette kontaktpunkt til planlægnings- eller koordineringsbehov, hvilket reducerer unødvendige frem og tilbage-afbrydelser. 

Hvad betyder det at blive vist som assistent?

Assistentbetegnelsen er kun en synlig profilattribut. 
Den afhænger ikke af organisationens rapporteringshierarki og giver heller ikke særlige tilladelser, adgang eller egenskaber. Tilføjelse af en person som assistent udløser ikke meddelelser, ændrer ikke adgangsniveauer eller tildeler den pågældende person noget ansvar. Det hjælper blot andre med at forstå, hvem profilejerens stedfortrædere er som assistent. 

Hvem kan tilføjes som assistent? 

Feltet Assistent gør det muligt at tilføje enten en intern lejerbruger eller en gæstebruger med en Azure AD profil. Det kræver ikke, at personen har en bestemt jobrolle eller er en del af profilejerens rapporteringshierarki. 

Assistentfunktionsmåde i scenarie på tværs af lejere: 

En bruger fra en ekstern lejer kan tildeles som assistent. Den tildelte assistent kan dog ikke se denne relation på profilen for den person, de støtter.  

Eksempel:
John er tildelt som assistent for Dave. De tilhører forskellige lejere. 

• Brugere i Daves lejer kan se John angivet som Daves assistent.

• John kan ikke få vist denne assistentværdi på Daves profil, selvom han er den tildelte assistent.

Denne funktionsmåde er tilsigtet, da assistentoplysninger ikke vises på tværs af lejere. 

Modtager den angivne assistent nogen meddelelse? 

Indstilling eller opdatering af feltet Assistent sender ikke nogen meddelelse til den person, der er angivet som assistent. Dette er bevidst, fordi: 

• Assistentbetegnelse er kun oplysende, ikke en arbejdsproceshandling.

• Angivelsen er oplysende og ændrer ikke roller, opgaver eller adgang, så der kræves ingen systemadvarsel.

• Brugere kan opdatere dette felt for at skabe opmærksomhed på tværs af organisationer uden at udløse meddelelse.

Feltet Assistent: 

• Repræsenterer en aktiv lejerbruger, der har en Azure AD profil.

• Ejes og administreres af profilejeren.

• Vises konsekvent for lejerbrugere på tværs af Microsoft 365-oplevelser, f.eks. profilkort, sektionen Organisation på profilkortet og Copilot (hvor det er tilgængeligt). Når en assistent forlader organisationen, fjernes værdien for den gemte assistent fra profilen, og feltet vises ikke længere på profilen.

• Du kan når som helst kun have én assistent ad gangen.

Hvor vises assistentoplysningerne? 

Når assistenten er tilføjet, er den synlig på profilkortet (kontaktsektionen) og hjælper kollegaer med at identificere det rigtige kontaktpunkt, når de får vist en persons profil. 

Administration af beskyttelse af personlige oplysninger og synlighed for brugere 

Når du klikker på ikonet "i", dirigerer Profileditor dig til den relevante indstillingsside for at administrere synligheden. 

Assistenten er som standard synlig for Alle i organisationen. Afhængigt af lejerpolitikker kan du muligvis: 

• Skift synlighed til Kun mig

• Tilsidesætte standardindstillingerne for beskyttelse af personlige oplysninger, der er angivet af din organisation

Sådan bruges assistentoplysninger 

Når de er gemt, vises disse assistentoplysninger på profilkortet for den person, som assistenten blev føjet til. 

Administration indstillinger for assistent i SharePoint Administration Center 

I SP Administration kan lejeradministratorer –  

1. Deaktiver assistentfunktionen ved at markere den som "deaktiveret" eller angive den som "valgfri" eller som en "påkrævet" egenskab. Standarden er "valgfri".

2. Angiv standardindstillingen for beskyttelse af personlige oplysninger for assistentegenskaben (til "Alle" eller "Kun mig", og angiv, om brugeren kan tilsidesætte denne værdi. Standarden er "Alle".

3. Angiv, om 'Standardindstillingen for beskyttelse af personlige oplysninger' kan tilsidesættes/ændres af brugeren. Standarden er ikke at angive tilsidesættelsesfunktionen.

Ofte stillede spørgsmål 

1. Kan jeg tilføje mere end én assistent?
   Nej. Der kan kun tilføjes og vises én assistent på en profil ad gangen.

2. Kan en anden administrere min assistent for mig? 
   Nej. Kun profilejeren kan administrere Assistent.

3. Hvorfor kan jeg ikke se feltet Assistent i Profileditor? 

   Din lejeradministrator kan have: 

   1. Feltet Assistent deaktiveret 

   2. Begrænset brugerredigeringsevne 

   3. Feltet er skjult fra Profileditor
      
      Kontakt din administrator, hvis du mener, at du skal have adgang. 

4. Kan jeg midlertidigt fjerne min assistent?
   Ja. Hvis redigering er tilladt, kan du slette assistentværdien. Dette fjerner den fra din profil, indtil du tilføjer den igen.

5. Hvor lang tid tager det, før ændringerne vises?
   Det kan tage op til 24 timer, før ændringerne træder i kraft automatisk og ikke kræver it- eller HR-indgriben.