"Du kan få det godt, hurtigt eller billigt. Vælg to."
Ingeniører har sagt dette til projektledere i årtier.
På en lidt anden måde balancerer hvert projekt en "trekant" af tid, penge og omfang – du kan ikke ændre den ene uden at påvirke mindst én af de andre. Projektlederens job er at forhindre, at trekanten falder fra hinanden.
Sådan gør du Når der først opstår et problem, skal du finde det på projekttrekanten – handler det om tid (tidsplan), penge (budget) eller omfang? For det andet skal du finde ud af, hvilke sider af trekanten du kan ændre, og hvilke der er "faste" på plads. For det tredje skal du justere, hvad du kan for at løse problemet og optimere projektet. For det fjerde: Afslut projektet og fejr det!
Denne artikel indeholder
- Tid + penge + omfang = kvalitet
- Vid, hvad du ikke kan ændre
- Optimer tidsplanen
- Optimer budgettet
- Optimere omfanget
- Mere om projektstyring
Tid + penge + omfang = kvalitet
Projekttrekanten er også kendt som "jerntrekanten" og, mindre poetisk, "tredobbelte begrænsninger". Uanset hvad du kalder det, betyder det det samme: Du kan ikke ændre et projekts budget, tidsplan eller omfang uden at påvirke mindst én af de andre to dele.
Her er nogle eksempler på, hvordan det fungerer:
- Hvis du vil flytte slutdatoen (klokkeslættet) ind, kan du bruge flere ressourcer (penge) på at færdiggøre arbejdet hurtigere eller fjerne funktioner (omfang), så der er mindre arbejde at gøre inden den nye deadline.
- Hvis du vil afslutte projektet under budgettet (omkostninger), kan du fjerne overarbejde og afslutte projektet senere (tid) eller klippe funktioner (omfang).
- Hvis du vil føje funktioner til et produkt (omfang), kan du forlænge fristen for at få tid til det nye arbejde (tid) eller tilføje personer for at få det gjort hurtigere (omkostning). Du kan også gøre begge dele!
Kvalitet er den fjerde del af projekttrekanten. Den sidder i midten, hvor enhver ændring af en hvilken som helst side påvirker den.
Hvis du f.eks. er forud for tidsplanen, kan du muligvis erstatte klippefunktioner eller afsætte mere tid til eksisterende opgaver. Med denne ekstra tid og dette ekstra omfang kan slutresultatet være et bedre produkt.
Et vigtigt punkt: Der er ingen universel standard for kvalitet. For hvert givet projekt defineres kvalitet i selve projektet. For nogle virksomheder er det vigtigste kvalitetsmål at holde et projekt inden for budgettet. For andre betyder det mere at få den på markedet til tiden. En projektleder har brug for at vide, hvordan kvalitet defineres for organisationen og det specifikke projekt.
I det forrige eksempel kunne du blot afslutte produktet tidligt med færre funktioner og få det ud på markedet før dine konkurrenter. Det kan være definitionen af kvalitet for det pågældende projekt i din virksomhed.
Vid, hvad du ikke kan ændre
I de fleste projekter er mindst én side af trekanten placeret korrekt. Du kan ikke ændre den.
Måske er budgettet ikke til forhandling. (Lyder det bekendt?) Eller måske skal produktet absolut på udsalg inden en bestemt dato. Måske er begge dele sande.
Ofte dikteres de faste elementer i et projekt oven fra projektlederen, men ikke altid. Nogle gange er det på dine skuldre at beslutte, hvilket element der er vigtigst for projektets succes. Og du skal virkelig være klar over dette, når der opstår problemer (og det gør de altid).
Når problemet opstår på en fast side, er handlingsforløbet ofte klart. Hvis du f.eks. opdager, at en softwarefunktion tager længere tid at færdiggøre end forventet, og du har underskrevet en kontrakt, der fortæller, at du vil levere den pågældende funktion (omfang), skal du enten rykke slutdatoen ud eller tilføje ressourcer for at fuldføre den til tiden.
Hvis fast- og problemsiden er forskellige, skal du ikke give op. Det er det smukke ved projekttrekanten; Der er altid plads til at foretage ændringer. Hvis f.eks. projektet skal afsluttes til tiden, og det er vokset i omfang, kan du stadig justere omkostningerne ved at tilføje ressourcer.
Hvis alle tre sider af trekanten sidder fast, skal du ikke gå i panik. Projektet kan være i problemer, men du ved i det mindste, at det er i problemer, og du har et godt udgangspunkt til at genoverveje projektets mål eller kvalitetsstandarder.
Optimer tidsplanen
Før eller siden vil du stå over for et projekt, der forventes at overskride en ufleksibel deadline.
En sikker måde at forkorte tidsplanen på er at afkorte den kritiske vej, en række opgaver, hvis sidste opgave slutter på projektets slutdato. Hvis du ændrer andre opgaver, vil det muligvis ikke forkorte tidsplanen, men det vil en ændring af opgaverne på den kritiske vej. Hvis du vil forkorte den kritiske vej, kan du:
- Afkorte opgavevarigheder (reducere omfanget eller tilføje ressourcer).
- "Fast-track" tidsplanen: Overlap opgaver, så personer kan arbejde på dem samtidigt (tilføj ressourcer). Denne taktik anbefales at bruge tættere på starten af et projekt.
- "Crash" tidsplanen: Tilføj ressourcer for at afslutte opgaver hurtigere (penge).
- Fjern opgaver (reducer omfang).
Selvfølgelig kan fastlæggelse af tidsplanen på denne måde have dramatiske effekter på budgettet, omfanget og kvaliteten af projektet.
Optimer budgettet
I de fleste projekter består den største del af budgettet af ressourceomkostninger: de ratebaserede og faste omkostninger til personer, udstyr og materialer. Det kan kræve meget svære valg at overholde budgettet:
- Reducer projektets omfang, så der er færre, kortere opgaver, der kræver ressourcer.
- Fjern ressourcer.
- Sørg for, at takster, gebyrer og overarbejde er passende.
- Kontrollér, at ressourcerne er de bedste egnet til jobbet.
- Erstatte en dyr ressource med en billigere.
Hvis du får omkostningerne under kontrol, kan det fremtvinge deadlinen eller kræve nedskæringer i projektets omfang. Hvis du f.eks. ikke tillader overarbejde på opgaver, vil du måske opdage, at slutdatoen er en måned senere. Eller hvis du reducerer omfanget, kan slutdatoen faktisk flyttes ind.
Optimere omfanget
Ville du overveje at spare penge ved at gøre en bro et par meter kortere end den flod, den spænder over? Selvfølgelig ikke. Nogle gange kan projektets omfang ikke ændres, så du er nødt til at udføre andre handlinger:
- Tilføj ressourcer for at sikre, at alle opgaver bliver fuldført (omkostninger).
- Fratag opgaver, der ikke er på den kritiske vej, hvis der er nogen (omkostning).
- Tilføje opgaver eller føje varighed til opgaver (omkostninger).
- Forlæng deadline for at give tid til alle opgaver med det aktuelle niveau af ressourcer (tid).