Har du nogensinde forvekslet en fase med en proces? Eller en portefølje med en leverance? Måske ikke, men projektledelsesterminologi kan virke forvirrende, og denne artikel kan hjælpe dig med at finde ud af det.
Denne artikel indeholder
- At orientere dig: faser, processer, porteføljer og produkter
- Resultatet: dit projekts leverancer
- Hvordan passer Microsoft Project ind i dit projektstyringssystem?
- Har du ikke fået nok? Vil du stadig vide mere?
At orientere dig: faser, processer, porteføljer og produkter
Et projekt er ganske enkelt et sæt af aktiviteter, der foregår i henhold til en tidsplan, og som producerer en eller anden form for output. Nogle projekter står alene og er ikke relateret til andet arbejde, der foregår i en organisation. På den anden side er nogle projekter en del af større indsatser, såsom faser, processer, programmer og porteføljer.
Faser
Projekter kan planlægges i faser, så flere projekter, der vedrører det samme mål, kan administreres sammen. En velgørenhedsorganisation afholder f.eks. en indsamling hvert år. For at administrere alle de projekter, der er knyttet til funktionen, grupperer de projekterne i tre faser: planlægning, begivenhedsdag og opfølgning. Hver fase indeholder flere projekter.
| Fase | Projekter | Fase Output |
|---|---|---|
| Planlægning |
|
Dokument med fuldført arrangementsplan |
| Begivenhedsdag |
|
Hændelsen kører som planlagt |
| Follow-Up |
|
Fuldført post mortem-dokument |
Processer
Aktiviteterne i to forskellige projekter kan hænge sammen i en proces. Antag f.eks., at du har to projekter: Det ene indeholder de aktiviteter, der er nødvendige for at producere et callcenter-billetsystem, og det andet projekt indeholder de aktiviteter, der er nødvendige for at ansætte og oplære supportmedarbejdere til et callcenter.
| Projekt 1 | Projekt 2 |
|---|---|
Aktiviteter:
|
Aktiviteter:
|
|
Udgang: Call center billetsystem |
Udgang: Call center supportpersonale |
Det kombinerede sæt af aktiviteter fra de to projekter danner en proces til konfiguration af et callcenter. Processen har et output fra et fuldt fungerende callcenter.
| Proces |
|---|
Projekt 1-aktiviteter:
|
Projekt 2-aktiviteter:
|
|
Procesoutput: Fuldt fungerende callcenter |
Programmer
Et program er en gruppe af projekter, der administreres samlet for at få mest muligt ud af deres indbyrdes forbundne status. Eksempelvis administrerer et byggefirma, der arbejder på en ny underafdeling, hvert hus i underafdelingen som et separat projekt. Ved at gruppere projekterne i et program for hele underafdelingen kan virksomheden nemt se udviklingen i underafdelingen som helhed og planlægge at bringe tredjepartsressourcer ind, såsom betonlastbiler eller anlægsgartnere.
| Program | Projekter |
|---|---|
| Contoso Estates |
|
Porteføljer
Nogle projektledere kan bruge porteføljer til at sætte projekter og programmer sammen med deres tilsvarende strategiske forretningsmål. En softwareudviklingsvirksomhed har f.eks. identificeret tre strategiske forretningsmål: "Innovere i branchen", "udvikle sikker software" og "yde førsteklasses kundesupport". Organisationen opretter porteføljer for hvert af disse mål (Innovation, Sikkerhed og Support) og tilpasser de aktuelle projekter og programmer inden for disse porteføljer.
| Portefølje | Projekter og programmer |
|---|---|
| Nytænkning |
|
| Sikkerhed |
|
| Support |
|
Resultatet: dit projekts leverancer
Projekter, faser og processer producerer alle en eller anden form for output, kaldet en leverance. Typisk er en leverance en form for fysisk genstand, såsom et dokument eller et færdigt produkt. Leverancer kan være produkter eller varer, men de kan også være resultater eller tjenester. Følgende tabel indeholder nogle eksempler på disse leverancetyper.
| Leverancetype | Beskrivelse | Eksempler |
|---|---|---|
| Produkt | Et materielt element, der er output fra et projekt, en fase eller en proces. Produkter kan være enkeltstående leverancer, eller de kan være en del af en større leverance. | Dokument, softwareprogram, hus |
| Resultat | Outputtet af et afsluttet projekt, en fase eller en proces. | Revideret fejlprioriteringsproces, ny organisationsstruktur, retningslinjer for grønt byggeri |
| tjeneste | Et output fra et projekt, en fase eller en proces, der sætter en organisation i stand til at udføre en forretningsfunktion. | Fuldt fungerende callcenter, bemandet bord på en konference, radioafsendelsestjeneste |
Hvordan passer Microsoft Project ind i dit projektstyringssystem?
Hvis vi går endnu længere tilbage, henviser et projektstyringssystem til det integrerede sæt af processer, teknikker, metoder og værktøjer, der bruges til planlægning og sporing af projekter. Microsoft Project er et værktøj i et større projektstyringssystem. Projekter, også kaldet projektplaner, gemmes som separate filer i Project 2010 og kan grupperes i større indsatser, f.eks. faser, processer, programmer og porteføljer.