De arbejdsprocesser, der følger med SharePoint-produkterne, er funktioner, du kan bruge til at automatisere dine forretningsprocesser, hvilket gør dem både mere ensartede og mere effektive. Du kan bruge en SharePoint-arbejdsproces for indsamling af feedback til at distribuere dokumenter og andre elementer, der er gemt i SharePoint-produkter, til en eller flere personer for at få deres feedback. Og med en SharePoint-arbejdsproces, der håndterer processen for dig, har du mere tid til alle de andre ting, du skal lave.
Bemærk
- SharePoint 2010-arbejdsprocesser har været udgået siden 1. august 2020 for nye lejere og fjernet fra eksisterende lejere den 1. november 2020. Hvis du bruger SharePoint 2010-arbejdsprocesser, anbefaler vi, at du overfører til Power Automate eller andre understøttede løsninger. Du kan få mere at vide under Udfasning af arbejdsproces i SharePoint 2010.
- SharePoint 2013-arbejdsprocessen har været frarådet siden april 2023 og deaktiveres for nye lejere fra og med den 2. april 2024. Den fjernes fra eksisterende lejere og udgår helt fra og med den 2. april 2026. Hvis du bruger SharePoint 2013-arbejdsprocesser, anbefaler vi, at du overfører til Power Automate eller andre understøttede løsninger. Du kan finde flere oplysninger under Udfasning af arbejdsproces i SharePoint 2013 i Microsoft 365.
Få mere at vide under Oversigt over arbejdsprocesser, der følger med SharePoint.
Vigtig
Som standard er arbejdsprocessen Indsaml feedback ikke aktiveret og vises ikke på listen Vælg en arbejdsprocesskabelon i tilknytningsformularen. Hvis du vil gøre dem tilgængelige til brug, skal en webstedsadministrator aktivere dem på niveauet for gruppen af websteder.
Hvis det eneste, du skal gøre, er at fuldføre en opgave i en arbejdsproces for indsamling af feedback Rul blot ned til segmentet FULDFØR, og udvid det. Du behøver muligvis ikke nogen af de andre segmenter lige nu.
SharePoint-arbejdsprocesser er:
- Effektiv og ensartet En arbejdsproces til indsamling af feedback distribuerer automatisk dokumentet eller elementet, tildeler opgaver og registrerer deres status og sender påmindelser og meddelelser, når det er nødvendigt. Aktiviteten i en arbejdsproces kan overvåges og justeres fra en central statusside, og historikken over hændelser i en arbejdsproces vedligeholdes i 60 dage efter fuldførelse.
- Mindre arbejde til dig En arbejdsproces for indsamling af feedback sparer dig og dine kollegaer for både tid og besvær, og strømliner og standardiserer samtidig din feedbackproces.
Her er et diagram over en meget simpel version af arbejdsprocessen for indsamling af feedback.
Tip til brug af denne artikel
Oplysningerne i denne artikel præsenteres i ti udvidelige segmenter.
Klik her for at få nogle tips til, hvordan du får mest muligt ud af denne artikel
Hvis det eneste, du skal gøre, er at fuldføre en opgave i en arbejdsproces for indsamling af feedback Rul blot ned til segmentet FULDFØR, og udvid det. Du behøver muligvis ikke nogen af de andre segmenter lige nu.
Hvis du vil tilføje, starte, overvåge og vedligeholde arbejdsprocesser Hvis du ikke allerede kender disse opgaver, kan det være nyttigt at arbejde dig igennem denne artikel, segment for segment, første gang du designer og tilføjer en arbejdsproces. Når du er blevet fortrolig med oplysningerne og artikellayoutet, kan du gå direkte til det segment, du skal bruge ved alle genbesøg.
En bemærkning til grafikken Skærmbilleder og konceptdiagrammer i denne serie af arbejdsprocesartikler er generelt baseret på arbejdsprocestypen til godkendelse. Når det er nødvendigt for at skabe begrebsmæssig eller instruktionsmæssig tydelighed, er billeder og diagrammer i denne artikel blevet tilpasset til arbejdsprocesser for indsamling af feedback.
Et par ord om udskrivning i denne artikel Dette er en lang artikel. Hvis du kun vil udskrive udvalgte segmenter, skal du sørge for, at kun disse segmenter udvides, når du udskriver. Hvis du vil medtage hele grafikken på den udskrevne kopi, skal du udskrive i liggende format og ikke stående.
Og lidt om at søge Før du søger efter tekst eller ord i denne artikel, skal du sørge for, at alle de segmenter, du vil søge i, er udvidet.
Hvad vil du foretage dig?
|
FÅ mere at vide om arbejdsprocesser for indsamling af feedback |
|---|
Få mere at vide om arbejdsprocesser for indsamling af feedback
En arbejdsproces for indsamling af feedback er en SharePoint-funktion, der distribuerer et dokument eller et andet element, der er gemt på en liste eller i et bibliotek i SharePoint, til en eller flere personer for at få deres feedback. Arbejdsprocessen automatiserer, strømliner og standardiserer hele processen.
Den grundlæggende arbejdsproces for indsamling af feedback, der følger med SharePoint-produkterne, fungerer som en skabelon. Med denne skabelon kan du tilføje flere arbejdsprocesser til indsamling af feedback på dine websteder. Hver arbejdsproces, du tilføjer, er en entydig version af den grundlæggende arbejdsproces for indsamling af feedback, der hver har sin egen specialiserede måde at arbejde på, baseret på de indstillinger, du angiver, da du tilføjede den.
Sektioner i dette segment
- Hvad kan en arbejdsproces for indsamling af feedback gøre for mig?
- Hvad kan en arbejdsproces for indsamling af feedback ikke gøre?
- Hvem kan bruge denne type arbejdsproces?
- Hvordan kan du planlægge, tilføje, køre og vedligeholde denne type arbejdsproces?
1. Hvad kan en arbejdsproces for indsamling af feedback gøre for mig?
- Første gang du føjer en arbejdsproces til indsamling af feedback på listen, i biblioteket eller i gruppen af websteder, kan du angive, hvor mange deltagere, der skal medtages, og angive, om deres opgaver tildeles én efter hinanden (serielt) eller alle på én gang (parallelt). Du kan endda beslutte, om du vil opdele deltagernes opgaver i to eller flere separate faser, samt angive en endelig forfaldsdato og/eller den tid, der er tilladt for hver opgave, der skal være afsluttet. Og hver gang du starter arbejdsprocessen manuelt på et element, kan du ændre en af disse indstillinger.
- Arbejdsprocessen tildeler en opgave til hver af de angivne deltagere. Hver deltager vælger mellem flere mulige svarmuligheder: at sende feedback om elementet, anmode om en ændring af elementet, at tildele opgaven igen eller at slette opgaven.
- Mens arbejdsprocessen kører, kan du overvåge status og foretage justeringer (hvis det er nødvendigt) fra en enkelt, central side med status for arbejdsproces.
- I 60 dage, efter at arbejdsprocessen er fuldført, er listen over alle arbejdsproceshændelser, der er opstået i løbet af denne kørsel (eller forekomst) af arbejdsprocessen, stadig tilgængelig på siden Status for arbejdsproces, som en uformel reference.
2. Hvad kan en arbejdsproces for indsamling af feedback ikke gøre?
Arbejdsprocessen for indsamling af feedback er ikke designet til at indsamle godkendelser og afvisninger for et element eller til at styre udgivelsen af websider for et websted. Hvis du vil tilføje en arbejdsproces, hvor deltagerne godkender eller afviser det element, de gennemgår, skal du se artiklen Alt om arbejdsprocesser til godkendelse i sektionen Se også .
Desuden er arbejdsprocesser for indsamling af feedback ikke designet til at indsamle signaturer. Hvis du vil bruge en arbejdsproces til at indsamle signaturer i et Microsoft Word-dokument, en Microsoft Excel-projektmappe eller en Microsoft InfoPath-formular, skal du se artiklen Om arbejdsprocesser til indsamling af signaturer i sektionen Se også.
Du kan få mere at vide om, hvordan du kan bruge Microsoft SharePoint Designer 2013 til yderligere at tilpasse en af de arbejdsprocesser, der følger med SharePoint-produkter, i Hjælp til Microsoft Software Developer Network (MSDN).
3. Hvem kan bruge denne type arbejdsproces?
Sådan tilføjes en arbejdsproces Du skal som standard have tilladelsen Administrer lister for at kunne tilføje en arbejdsproces. Gruppen Ejere har som standard tilladelsen Administrer lister, mens grupperne Medlemmer og Gæster ikke har den.
Sådan startes en arbejdsproces Du skal desuden som standard også have tilladelsen Rediger elementer for at kunne starte en arbejdsproces, som allerede er blevet tilføjet. Grupperne Medlemmer og Ejere har som standard tilladelsen Rediger elementer. Gruppen Gæster har ikke.
Alternativt kan ejere vælge at konfigurere bestemte arbejdsprocesser, så de kun kan startes af medlemmer af gruppen Ejere. (For at gøre dette skal du markere afkrydsningsfeltet Kræv tilladelse til at administrere lister for at starte denne arbejdsproces på den første side i tilknytningsformularen).
4. Hvordan kan du planlægge, tilføje, køre og vedligeholde denne type arbejdsproces?
Disse er de grundlæggende faser:
-
FØR arbejdsprocessen kører (planlæg, tilføj, start)
Før du tilføjer en arbejdsproces, skal du planlægge, hvor du vil tilføje den (for en enkelt liste eller et enkelt bibliotek eller for hele gruppen af websteder), og hvordan det skal fungere. Når du har tilføjet og konfigureret arbejdsprocessen, kan alle med de nødvendige tilladelser starte arbejdsprocessen på et bestemt element. Arbejdsprocessen kan også konfigureres til at køre automatisk. Automatiske kørsler kan aktiveres på baggrund af en eller begge af to udløsende hændelser: når et element føjes til eller oprettes på en liste eller i et bibliotek, eller når et element på en liste eller i et bibliotek ændres. -
MENS arbejdsprocessen kører (fuldfør, overvåg, juster)
Mens arbejdsprocessen kører, fuldfører de enkelte deltagere deres tildelte opgaver. Der sendes automatiske påmindelser til deltagere, som ikke overholder opgavens deadlines. I mellemtiden kan status for arbejdsprocessen overvåges fra en central Status for arbejdsproces for den pågældende forekomst af arbejdsprocessen. Justeringer af arbejdsprocessen, mens den kører, kan foretages fra den samme side. Og hvis det er nødvendigt, kan arbejdsprocessen annulleres eller afsluttes derfra. -
EFTER arbejdsprocessen kører (gennemse, rapportere, ændre)
Når arbejdsprocessen er fuldført, kan du gennemse hele kørslen (eller forekomsten) i op til 60 dage på siden Status for arbejdsproces. Fra den samme side kan der oprettes statistiske rapporter over ydeevnen for denne version af arbejdsprocessen. Hvis der er noget, du ønsker at ændre ved den måde, arbejdsprocessen fungerer på, kan du åbne og redigere tilknytningsformularen, som du udfyldte, da du først tilføjede arbejdsprocessen.
Følgende rutediagram illustrerer disse faser fra perspektivet for den person, der tilføjer en ny arbejdsproces.
Hvad skal der ske nu?
Før du planlægger en ny arbejdsproces for indsamling af feedback, skal du først gennemse segmentet TILLAD i denne artikel og derefter gå videre til segmentet PLAN .
Toppen af segmentet | Toppen af artiklen
|
TILLAD feedback kun i opgaveformularen eller også i elementet |
|---|
Tillad kun feedback i opgaveformularen eller også i elementet
Følgende to spørgsmål kan hjælpe dig med at træffe en grundlæggende beslutning om din arbejdsproces:
- Har deltagerne kun tilladelse til at sende feedback i feltet Kommentarer i opgaveformularen, eller kan de også indsætte registrerede ændringer og kommentarer i selve elementet?
- Hvis deltagerne kan indsætte registrerede ændringer og kommentarer i selve elementet, gør de det da i et samarbejdsmiljø , hvor flere deltagere kan redigere dokumentet på samme tid, eller tjekker hver deltager dokumentet ud og har enerettigheder til redigering under hele gennemgangen?
Her er et diagram, der kan hjælpe med at tydeliggøre disse alternativer.
Husk disse punkter, når du fortsætter med at læse:
- Der kan ikke startes en arbejdsproces på et element, der aktuelt er tjekket ud.
- Arbejdsprocestypen Indsaml feedback indeholder en mulighed for at annullere arbejdsprocessen med det samme, hvis der foretages ændringer af det element, der gennemses.
- Du kan kun indsætte registrerede ændringer og kommentarer i et element, når det er åbent i den installerede version af det program, det blev oprettet i, og ikke, når det er åbent i en webprogramversion af det pågældende program.
Sektioner i dette segment
- Tillad kun feedback i opgaveformularen
- Tillad feedback i både opgaveformularen og elementet (samarbejdsversion)
- Tillad feedback i både opgaveformularen og elementet (version med enkelt adgang)
1. Tillad kun feedback i opgaveformularen
Dette arrangement har den fordel, at det er det enkleste mekanisk. Deltagerne har kun to måder at foreslå ændringer på, som begge involverer opgaveformularen:
- Indsend kommentarer.
- Anmod om, at der foretages en ændring af elementet, mens arbejdsprocessen stadig kører.
Den største ulempe er selvfølgelig, at deltagerne ikke kan angive specifikke ændringer direkte i elementet. Jo større antallet af foreslåede ændringer er, jo mere vil deltagerne sandsynligvis have lyst til at kunne arbejde direkte i elementet.
En bemærkning om at beskytte elementer mod ændringer Den nemmeste måde at sikre, at deltagerne ikke foretager ændringer i selve elementet, er ved at tjekke elementet ud i løbet af kørslen. Men som nævnt for lidt siden, kan arbejdsprocesser ikke starte på et element, der aktuelt er tjekket ud.
Der er to måder at løse dette på:
- Du kan vente, indtil arbejdsprocessen er startet, og derefter tjekke elementet ud i løbet af kørslen. Hvis arbejdsprocessen starter automatisk, skal du kontrollere, at du er angivet i feltet CC på anden side i tilknytningsformularen. Når du derefter modtager en meddelelse om, at arbejdsprocessen er startet på et element, skal du tjekke elementet ud.) En begrænsning ved denne metode er, at ingen andre arbejdsprocesser kan starte på det samme element, mens det er tjekket ud.
- Du kan også lade elementet være tjekket ind, men sørg for, at deltagerne ved, at det er vigtigt, at de hverken tjekker elementet ud eller foretager ændringer i det. Det er selvfølgelig en god ide at medtage denne instruktion blandt de noter, du medtager i opgavemeddelelserne. Hvis dine deltagere ikke har arbejdet med indsamling af feedback før, kan det være en god ide at gøre pointen endnu tydeligere – måske ved at sende en separat mail, før arbejdsprocessen starter, eller ved at tale med deltagerne ansigt til ansigt.
2. Tillad feedback i både opgaveformularen og elementet (samarbejdsversion)
Denne ordning sørger for, at elementet hele tiden er tilgængeligt for alle deltagere. Ingen behøver at vente på, at andre afslutter deres gennemgang, før de begynder på sin egen. Denne fleksibilitet er muliggjort af samarbejdsfunktionerne i SharePoint-produkter.
Du skal blot sørge for, at deltagerne ved, at de skal gøre følgende:
- Lad elementet være tjekket ind, mens de foretager ændringerne.
- Åbn elementet i den installerede version af programmet, som det blev oprettet i, og ikke i en webprogramversion af det pågældende program.
- Slå registrering af ændringer til, før de foretager ændringer eller indsætter kommentarer.
- Gem ændringerne på serveren.
Husk, at arbejdsprocestypen Indsaml feedback indeholder en mulighed for at annullere arbejdsprocessen med det samme, hvis der foretages ændringer af det element, der gennemses. Hvis denne indstilling er markeret, og første gang en deltager gemmer ændringer af elementet – selv registrerede ændringer og/eller kommentarer – annulleres arbejdsprocessen med det samme.
Hvis du vil tillade ændringer i selve elementet, skal du sørge for, at i indstillingen Versionsstyring for listen eller biblioteket er indstillingen Kræv, at dokumenter skal tjekkes ud, før de kan redigeres , angivet til Nej.
3. Tillad feedback i både opgaveformularen og elementet (version med enkelt adgang)
I denne ordning har kun én deltager tilladelse til at tjekke elementet ud og foretage ændringer i det ad gangen:
- Hvis opgaverne i arbejdsprocessen tildeles én ad gangen (serielt), er det sandsynligvis ikke noget problem.
- Hvis opgaverne tildeles på én gang (parallelt), kan deltagerne nogle gange være nødt til at vente på adgang til elementet, mens en anden deltager afslutter arbejdet på det.
Da arbejdsprocessen ikke kan starte på et element, når elementet er tjekket ud, skal du sikre, at elementer er tjekket ind, før du kører arbejdsprocessen på dem.
Fortæl deltagerne, at de skal gøre følgende:
- Tjek elementet ud, før de åbner det.
- Åbn elementet i den installerede version af programmet, som det blev oprettet i, og ikke i en webprogramversion af det pågældende program.
- Slå registrering af ændringer til, før de foretager ændringer eller indsætter kommentarer.
- Gem deres ændringer på serveren, og tjek elementet ind igen, så snart vedkommende er færdig med at arbejde med det.
Husk også, at arbejdsprocestypen Indsaml feedback indeholder en mulighed for at annullere arbejdsprocessen med det samme, hvis der foretages ændringer af det element, der gennemses. Hvis denne indstilling er markeret, og første gang en deltager gemmer ændringer af elementet – selv registrerede ændringer og/eller kommentarer – annulleres arbejdsprocessen med det samme.
Hvad skal der ske nu?
Hvis du er klar til at planlægge en ny arbejdsproces for indsamling af feedback, skal du gå videre til segmentet PLANLÆGGE i denne artikel.
Toppen af segmentet | Toppen af artiklen
|
PLANLÆG en ny arbejdsproces for indsamling af feedback |
|---|
Planlæg en ny arbejdsproces for indsamling af feedback
I dette afsnit identificerer vi de beslutninger, du skal træffe, og de oplysninger, du skal indsamle, før du tilføjer en version af arbejdsprocessen for indsamling af feedback.
Hvis du allerede er bekendt med, hvordan du tilføjer denne type arbejdsproces, og du kun behøver en påmindelse om de specifikke trin, kan du gå direkte til det relevante TILFØJ-segment (Liste/bibliotek eller Gruppe af websteder) i denne artikel.
Sektioner i dette segment
Arbejdsprocesserne i SharePoint-produkterne fungerer som masterskabeloner , som de specifikke, individuelle arbejdsprocesser, du føjer til dine lister, biblioteker og gruppe af websteder, er baseret på.
Hver gang du tilføjer en arbejdsproces for indsamling af feedback, tilføjer du faktisk en version af den generelle arbejdsprocesskabelon for indsamling af feedback. Du skal give hver version sit eget navn og sine egne indstillinger, som du angiver i tilknytningsformularen, når du tilføjer den pågældende version. På den måde kan du tilføje flere arbejdsprocesser, der alle er baseret på hovedskabelonen for arbejdsprocessen Indsaml feedback, men hver version navngivet og skræddersyet til den specifikke måde, du vil bruge den på.
I denne illustration er der tilføjet tre arbejdsprocesser, der er baseret på skabelonen Arbejdsproces til godkendelse – én til alle indholdstyper i et enkelt bibliotek, én til en enkelt indholdstype i et enkelt bibliotek og én til en enkelt indholdstype i en hel gruppe af websteder.
2. Introduktion af tilknytningsformularen
Når du tilføjer en ny version af arbejdsprocessen, der er baseret på en af de inkluderede arbejdsprocesskabeloner, skal du udfylde en tilknytningsformular for at angive, hvordan den nye version skal fungere.
I den følgende sektion finder du en liste over spørgsmål, som forbereder dig på at udfylde tilknytningsformularen. Først skal du dog bruge et øjeblik på at gennemse formularen og dens felter.
Tilknytningsformularens første side
Tilknytningsformularens anden side
Bemærk
Felterne i det røde felt på denne anden side vises også på igangsætningsformularen, som vises, hver gang arbejdsprocessen startes manuelt, og kan redigeres der for den enkelte kørsel.
Så snart du har svarene på alle spørgsmålene i dette afsnit, er du klar til at tilføje din arbejdsproces.
- Er dette den rigtige arbejdsprocestype?
- En liste eller et bibliotek eller hele gruppen af websteder? (og) Én indholdstype eller alle indholdstyper?
- Hvad er et godt navn?
- Opgavelister og oversigtslister: Eksisterende eller nye?
- Hvordan (og af hvem) kan denne arbejdsproces startes?
- Får indholdstyper, der arver fra denne, også denne arbejdsproces?
- Deltagere: Hvilke personer, i hvilken rækkefølge?
- Hvilke yderligere oplysninger har deltagerne brug for?
- Feedback kun i opgaveformularen eller også i elementet?
- Hvornår forfalder opgaverne?
- Hvornår slutter denne arbejdsproces?
- Hvem skal have besked?
01. Er dette den rigtige arbejdsprocestype?
Denne artikel omhandler den arbejdsprocesskabelon, der vises i menuen som Indsaml feedback – SharePoint 2010. Hvis du ikke er sikker på, om denne arbejdsprocestype er det bedste valg for dig, kan du gå tilbage til segmentet LÆR i denne artikel. Du kan finde flere oplysninger om de andre tilgængelige arbejdsprocesskabeloner i artiklen Om arbejdsprocesserne i SharePoint i sektionen Se også .
02. En liste eller et bibliotek eller hele gruppen af websteder? (og) Én indholdstype eller alle indholdstyper?
Du kan gøre den nye version af arbejdsprocessen Indsaml feedback tilgængelig på en enkelt liste eller i et enkelt bibliotek, eller du kan gøre den tilgængelig i hele gruppen af websteder.
- Hvis du tilføjer arbejdsprocessen for en enkelt liste eller et enkelt bibliotek, kan du konfigurere det til at køre enten på alle indholdstyper eller kun på en enkelt indholdstype.
- Hvis du tilføjer arbejdsprocessen for hele gruppen af websteder, skal du dog konfigurere den til kun at køre på en enkelt webstedsindholdstype.
Hvad er en indholdstype?
Alle dokumenter eller andre elementer, der er gemt på en SharePoint-liste eller i et SharePoint-bibliotek, tilhører den ene eller den anden indholdstype. En indholdstype kan være noget så grundlæggende og generisk som et dokument eller Excel-regneark eller et så højt specialiseret indhold som en juridisk kontrakt eller produktdesignspecifikation. Nogle indholdstyper er som standard tilgængelige i SharePoint-produkter, men du kan både tilpasse dem og tilføje andre, som du selv opretter.
Giv din arbejdsprocesversion et navn, som:
- Angiver tydeligt, hvad det bruges til.
- Adskiller den tydeligt fra andre arbejdsprocesser.
Et eksempel
Forestil dig, at du er medlem af en gruppe af redaktører. Din gruppe ønsker at bruge to forskellige arbejdsprocesser for indsamling af feedback:
- Du skal køre den første arbejdsproces på hvert dokument, der er sendt af et medlem af din egen gruppe. Denne arbejdsproces indsamler kun feedback fra lederen af din gruppe.
- Du skal køre den anden arbejdsproces på hvert dokument, der sendes af personer uden for din egen gruppe. Denne arbejdsproces indsamler feedback fra hvert medlem af din gruppe.
Du kan navngive den første arbejdsproces Intern indsendelsesfeedback og den anden Ekstern indsendelsesfeedback.
Tip
Som sædvanlig er det en god ide at fastlægge ensartede navngivningskonventioner og at sikre, at alle, der er involveret i dine arbejdsprocesser, er bekendt med disse konventioner.
04. Opgavelister og oversigtslister: Eksisterende eller nye?
Du kan få arbejdsprocessen til at bruge webstedets standardopgaveliste og oversigtsliste, bruge andre eksisterende lister eller anmode om nye lister udelukkende til denne arbejdsproces.
- Hvis dit websted har adskillige arbejdsprocesser, eller hvis nogle arbejdsprocesser omfatter adskillige opgaver, kan du overveje at anmode om nye lister til hver arbejdsproces. (Administration af alt for lange lister er en af de ting, der kan sænke ydeevnen. Det er hurtigere og nemmere for systemet at vedligeholde flere kortere lister end én meget lang.)
- Hvis opgaverne og oversigten for denne arbejdsproces indeholder følsomme eller fortrolige data, som du skal holde adskilt fra de generelle lister, skal du helt sikkert angive, at du vil have nye, separate lister til arbejdsprocessen. Når du har tilføjet arbejdsprocessen, skal du kontrollere, at de relevante tilladelser er indstillet for de nye lister.
05. Hvordan (og af hvem) kan denne arbejdsproces startes?
En arbejdsproces kan konfigureres til kun at blive startet manuelt, kun automatisk eller på anden måde:
- Når du manuelt starter en arbejdsproces for indsamling af feedback i et bestemt dokument eller element, vises en anden formular, igangsætningsformularen. Initieringsformularen indeholder de fleste indstillinger fra tilknytningsformularens anden side. Hvis den person, der starter arbejdsprocessen, ønsker at ændre nogen af disse indstillinger (kun for den aktuelle forekomst), kan vedkommende på denne måde gøre det, før vedkommende klikker på Start.
- Med en automatisk start er der naturligvis ingen mulighed for at vise en igangsætningsformular, så de standardindstillinger, der er angivet i tilknytningsformularen, bruges uden ændringer.
Følgende illustration viser forskellen mellem manuel start og automatisk start.
De ændringer, du foretager i igangsætningsformularen, anvendes kun i den aktuelle forekomst af arbejdsprocessen. Hvis du vil ændre de permanente standardindstillinger for arbejdsprocessen, skal du redigere den oprindelige tilknytningsformular som beskrevet i segmentet SKIFT i denne artikel.
Manuel start
Hvis du tillader manuel start, kan alle, der har de nødvendige tilladelser, starte arbejdsprocessen på et hvilket som helst berettiget element når som helst.
Fordelene ved en manuel start er, at du og dine kolleger kun kan køre arbejdsprocessen , når og hvis I vælger det, og at du, hver gang du kører den, har mulighed for at ændre nogle indstillinger ved hjælp af igangsætningsformularen.
Et hurtigt eksempel Hvis du kun vil køre arbejdsprocessen på elementer, der er oprettet af en skribent uden for dit team, og kun starte den manuelt, vil den derefter ikke køre automatisk på elementer, der er oprettet af dig og dine teammedlemmer. (En alternativ løsning: Sørg for at have én liste eller ét bibliotek til elementer fra forfattere på dit team og en separat liste eller et separat bibliotek til elementer fra alle andre forfattere. På den måde kan du køre arbejdsprocessen automatisk, men kun på listen over eksterne forfattere.)
Den primære ulempe ved manuel start er, at nogen skal huske at køre arbejdsprocessen, når det er hensigtsmæssigt.
Automatisk start
Du kan konfigurere arbejdsprocessen til at blive startet automatisk af en eller flere af følgende hændelser:
- Der oprettes et nyt element i eller overføres til listen eller biblioteket.
- Et element, der allerede er gemt på listen eller i biblioteket, er ændret.
Fordelen ved en automatisk start er, at ingen behøver at huske at starte arbejdsprocessen. Den kører, hver gang der opstår en udløsende hændelse.
Et hurtigt eksempel Forestil dig, at organisationens regnskabsmedarbejder skal gennemgå hvert budget, der er overført til eller oprettet i biblioteket Budgetter. Du kan tilføje en arbejdsproces for indsamling af feedback i biblioteket og angive din revisor som den eneste deltager. Du kan konfigurere arbejdsprocessen til at starte automatisk, hver gang der tilføjes et nyt element ("oprettet i") listen. På den måde vil din revisor altid være opdateret.
To ulemper ved automatisk start:
- Du kan ikke stoppe arbejdsprocessen i at køre, når der opstår en udløsende hændelse.
- Du kan ikke ændre nogen indstillinger i starten af en enkelt forekomst.
06. Får indholdstyper, der arver fra denne, også denne arbejdsproces?
Når du føjer en arbejdsproces til en indholdstype for hele gruppen af websteder, får du mulighed for også at føje arbejdsprocessen til alle andre indholdstyper i gruppen af websteder, som arver fra den indholdstype, du føjer arbejdsprocessen til. Hvis du tilføjer en arbejdsproces for en enkelt liste eller et enkelt bibliotek, vises denne indstilling ikke i tilknytningsformularen.
Noter
- Den handling, der udfører alle de ekstra tilføjelser, kan tage lang tid at fuldføre.
- Hvis nedarvningen er brudt for nogen websteder eller underordnede websteder, hvor du vil tilføje denne arbejdsproces til nedarvning af indholdstyper, skal du kontrollere, at du er medlem af gruppen Ejere på hvert af disse websteder eller underordnede websteder, før du kører denne handling.
07. Deltagere: Hvilke personer, i hvilken rækkefølge?
Du skal angive navn eller mailadresse på hver person, som gennemsynsopgaverne vil blive tildelt til.
Et trin eller flere trin? Du kan vælge kun at have én trin for gennemgangsopgaver eller at have flere trin. Hvis du har mere end én fase, udføres trinene én efter én.
Parallelle gennemgange eller serielle gennemgange ? For deltagerne i en hvilken som helst fase kan du vælge enten at få deres gennemgangsopgaver tildelt på samme tid (parallelt) eller at få deres gennemgangsopgaver tildelt én efter hinanden (serielt) i den rækkefølge, du angiver. Indstillingen Seriel kan være nyttig, hvis du f.eks. konfigurerer arbejdsprocessen til at afslutte efter den første afvisning – eller hvis du vil have deltagere senere til at kunne se kommentarer fra tidligere deltagere som en del af konteksten for deres vurderinger.
Et eksempel
Dette enkle scenarie illustrerer nogle af fordelene ved både flere faser og serielle gennemgange:
Forestil dig, at Frank tilføjer en ny arbejdsproces for indsamling af feedback. Han vil have hans kollegaer Anna og Søren til at gennemgå hvert element først, før han selv gennemgår det. På den måde kan han se deres kommentarer, før han begynder sin egen gennemgang. Frank kan konfigurere dette på to måder:
-
Ved hjælp af en seriel gennemgang opretter Frank en enkelttrins seriel gennemgang, hvor Anna og Søren er de første to deltagere, og han er den tredje.
I denne ordning skal Anna indsende sin feedback, før Sørens opgave tildeles. og derefter skal Søren indsende sin feedback, før Franks opgave tildeles.
Sådan opsætter Frank sin enkelttrins seriegennemgang.
-
Ved hjælp af to faser Hvis Frank vil have, at Anna og Søren skal tildeles deres vurderinger på samme tid, så Søren ikke skal vente på, at Anna bliver færdig, før hun kan begynde, kan han konfigurere to faser i arbejdsprocessen: den første en parallel fase for Anna og Sørens evalueringer, og den anden en separat fase udelukkende for hans egen gennemgang. Hvis den første fase ikke er fuldført, starter den anden fase aldrig.
Sådan opsætter Frank sin to-trins parallelle gennemgang.
Her er diagrammer over begge løsninger.
Eksterne deltagere Der er en særlig procedure for medtagelse af deltagere, der ikke er medlemmer af SharePoint-organisationen. I denne proces fungerer et webstedsmedlem som stedfortræder for den eksterne deltager.
Her er et diagram over denne proces:
Vil du tildele én opgave til hver hel gruppe eller én til hvert gruppemedlem? Hvis du medtager en gruppeadresse eller distributionsliste blandt deltagerne i arbejdsprocessen, kan du få arbejdsprocessen til at tildele én opgave til hvert medlem af gruppen eller kun tildele én opgave til hele gruppen (men stadig sende en meddelelse om den enkelte opgave til hvert medlem). Når der kun er tildelt én opgave til hele gruppen, kan alle medlemmer af gruppen gøre krav på og fuldføre den enkelte opgave. Du finder vejledning til at gøre krav på en gruppeopgave i segmentet FULDFØRT i denne artikel.
08. Hvilke yderligere oplysninger har deltagerne brug for?
Der er et tekstfelt i tilknytningsformularen, hvor du kan angive instruktioner, oplysninger om krav, ressourcer osv.
Spørgsmål, som du kan tage stilling til i dette tekstfelt:
- Hvem skal kontaktes, hvis deltagerne har vanskeligheder eller spørgsmål?
- Kan korrekturlæsere kun sende feedback i opgaveformularen, eller kan de også indsætte registrerede ændringer og kommentarer i selve elementet?
- Hvis korrekturlæsere kan indsætte registrerede ændringer og kommentarer i selve elementet, skal de så tjekke elementet ud, før de foretager ændringer i det, eller skal de lade det være tjekket ind, så flere korrekturlæsere kan arbejde i det samtidigt?
- Hvis arbejdsprocessen kun tildeler én enkelt opgave til hver gruppe eller distributionsliste, skal du her nævne, at et enkelt medlem af hver af disse grupper skal gøre krav på opgaven, før den er fuldført. På den måde mister andre medlemmer af gruppen ikke tid ved at starte på den samme opgave. Du finder vejledning til at gøre krav på en gruppeopgave i segmentet FULDFØRT i denne artikel.
09. Feedback kun i opgaveformularen eller også i elementet?
Der er flere overvejelser relateret til dette vigtige spørgsmål. Hvis du ikke allerede har gjort det, skal du åbne og læse segmentet TILLAD i denne artikel for at få flere oplysninger.
10. Hvornår forfalder opgaverne?
Du kan angive, hvornår arbejdsprocesopgaver forfalder, på én eller begge af to måder:
Efter kalenderdato Du kan angive en enkelt kalenderdato, hvor alle opgaver skal være færdige.
- Hvis du konfigurerer arbejdsprocessen til at starte automatisk, skal du normalt ikke bruge denne indstilling. Det skyldes, at den datoværdi, du angiver, ikke automatisk justeres i forhold til dags dato, hver gang arbejdsprocessen starter automatisk.
Efter opgavevarighed Du kan angive et antal dage, uger eller måneder, der er tilladt til at fuldføre hver opgave, begyndende med tildelingen af opgaven.
- En kalenders forfaldsdato tilsidesætter en bestemt opgavevarighed. Det vil sige: Hvis i dag er den 10. juni, og jeg i dag får tildelt en opgave, der har en varighed på tre dage, men som også har en kalenderforfaldsdato den 11. juni, så forfalder opgaven den 11. juni (kalenderens forfaldsdato) og ikke den 13. juni (den sidste dag i varigheden på tre dage).
11. Hvornår slutter denne arbejdsproces?
For at undgå spildtid på unødvendige gennemgange kan du vælge at annullere arbejdsprocessen med det samme, hvis der foretages ændringer af elementet.
Hvis du vælger denne indstilling, kan deltagerne kun give feedback i deres opgaveformularer. Det vil sige, at de ikke kan indsætte registrerede ændringer og kommentarer i selve elementet, da det ville ændre elementet, hvilket igen ville annullere arbejdsprocessen. Hvis du vælger denne indstilling, skal du sørge for at medtage en note i feltet Anmodning , der instruerer deltagerne i ikke at foretage ændringer direkte i det element, der skal gennemses.
Bemærk
En arbejdsproces kan ikke starte på et element, der aktuelt er tjekket ud. Når arbejdsprocessen starter, kan elementet til gennemsyn tjekkes ud for at beskytte det mod ændringer. (Mens elementet er tjekket ud, kan der dog ikke startes andre arbejdsprocesser på det).
I feltet CC på tilknytningsformularens anden side kan du angive navne eller adresser på alle, der skal have besked, hver gang denne arbejdsproces startes eller slutter.
- Hvis du angiver et navn her, tildeles der ikke en arbejdsprocesopgave til den pågældende person.
- Når arbejdsprocessen startes manuelt, modtager den person, der starter den , start- og stopmeddelelserne, uden at det er nødvendigt at angive det i dette felt.
- Når arbejdsprocessen startes automatisk, modtager den person, der oprindeligt tilføjede den , start- og stopmeddelelserne, uden at det er nødvendigt at angive det i dette felt.
Hvad skal der ske nu?
Hvis du er klar til at tilføje din nye arbejdsproces for indsamling af feedback på din liste, dit bibliotek eller din gruppe af websteder, skal du gå til det relevante TILFØJ-segment (Liste/bibliotek eller Gruppe af websteder) i denne artikel.
Toppen af segmentet | Toppen af artiklen
|
TILFØJE en arbejdsproces til indsamling af feedback (kun for én liste eller ét bibliotek) |
|---|
Tilføje en arbejdsproces for indsamling af feedback
(for kun én liste eller ét bibliotek)
Hvis du endnu ikke er fortrolig med at tilføje arbejdsprocesser, kan det være nyttigt at gennemgå de foregående segmenter for LÆR,TILLAD og PLANLÆG i denne artikel, inden du fortsætter med trinnene i dette segment.
Sektioner i dette segment
Der skal være to ting, der skal være i orden, før du kan tilføje en arbejdsproces:
E-mail Hvis arbejdsprocessen skal kunne sende beskeder og påmindelser via mail, skal mail være aktiveret for SharePoint-webstedet. Hvis du ikke er sikker på, at dette allerede er gjort, kan du kontakte din SharePoint-administrator.
Tilladelser Standardindstillingerne kræver, at du har tilladelse til at administrere lister for at kunne tilføje arbejdsprocesser for lister, biblioteker eller grupper af websteder. Gruppen Ejere har som standard tilladelsen Administrer lister, mens grupperne Medlemmer og Gæster ikke har den. Du kan finde flere oplysninger om tilladelser i segmentet LÆR i denne artikel).
Skal du:
Åbn listen eller biblioteket, som du vil føje arbejdsprocessen til.
Klik på fanen Liste eller Bibliotek på båndet.
Bemærk
Navnet på fanen kan variere, afhængigt af liste- eller bibliotekstypen. For eksempel kaldes denne fane Calendar på en kalenderliste.
Klik på Indstillinger for arbejdsproces i gruppen Indstillinger.
Angiv enten en enkelt indholdstype, som arbejdsprocessen skal køre på, eller Alle (for alle indholdstyper), på siden Indstillinger for arbejdsproces, og klik derefter på Tilføj en arbejdsproces.
Udfyld den første side i tilknytningsformularen.
(Vejledningen følger illustrationen).
|
Indholdstype Behold standardindstillingen som Alle, eller vælg en bestemt indholdstype. |
|---|---|
|
Arbejdsproces Vælg skabelonen Indsaml feedback – SharePoint 2010 . Bemærk: Hvis skabelonen Indsaml feedback – SharePoint 2010 ikke vises på listen, skal du kontakte din SharePoint-administrator for at finde ud af, hvordan du får den aktiveret for gruppen af websteder eller arbejdsområdet. |
|
Name Skriv et navn til arbejdsprocessen. Navnet identificerer denne arbejdsproces for brugere af listen eller biblioteket. Hvis du vil have forslag til navngivning af arbejdsprocessen, skal du se segmentet PLAN i denne artikel. |
|
Opgaveliste Vælg en opgaveliste, der skal bruges til denne arbejdsproces. Du kan vælge en eksisterende opgaveliste eller klikke på Opgaver (ny) for at få oprettet en ny liste. Du kan finde oplysninger om årsager til at oprette en ny opgaveliste (i modsætning til at vælge en eksisterende) i segmentet PLAN i denne artikel. |
|
Oversigtsliste Vælg en oversigtsliste, der skal bruges til arbejdsprocessen. Du kan vælge en eksisterende oversigtsliste eller klikke på Ny oversigtsliste for at få oprettet en ny liste. Du kan finde oplysninger om årsager til at oprette en ny oversigtsliste (i modsætning til at vælge en eksisterende) i segmentet PLAN i denne artikel. |
|
Startindstillinger Angiv, hvordan arbejdsprocessen kan startes. Du kan finde oplysninger om de forskellige indstillinger i segmentet PLAN i denne artikel. |
Klik på Næste, når alle indstillingerne i denne formular er, som du vil have dem.
Udfyld anden side i tilknytningsformularen.
(Vejledningen følger illustrationen).Bemærk
SharePoint-produkter viser dig de første indstillinger på denne anden side i tilknytningsformularen – tallene et til syv i følgende illustration, fra Tildel tiltil CC – hver gang du starter arbejdsprocessen manuelt, så du kun kan foretage ændringer af disse indstillinger for den ene forekomst.
|
|
Tildel til Angiv navne eller adresser på de personer, som arbejdsprocessen skal tildele opgaver til.
|
|---|---|
|
|
Rækkefølge Angiv, om opgaverne skal tildeles én ad gangen (serielt) eller alle på én gang (parallelt). Du kan finde flere oplysninger om brug af serielle og parallelle faser i segmentet PLAN i denne artikel. |
|
|
Tilføj en ny fase Tilføj eventuelle trin ud over den første, du lige har konfigureret.
|
|
|
Udvid grupper
|
|
|
Anmod Tekst, som du medtager her, medtages i alle de meddelelser, der sendes af arbejdsprocessen. Husk at medtage eventuelle yderligere instruktioner eller ressourcer, som deltagerne kan have brug for, herunder:
|
|
|
Forfaldsdatoer og opgavevarigheder Angiv en endelig forfaldsdato for hele arbejdsprocessen og/eller angiv antallet af dage, uger eller måneder, der er tilladt til at fuldføre hver opgave fra det tidspunkt, hvor den blev tildelt.
|
|
Undertekster Angiv navne eller mailadresser på alle, der skal have besked, hver gang arbejdsprocessen startes eller slutter.
|
|
Afslutte arbejdsprocessen Hvis arbejdsprocessen skal stoppes og annulleres, når der foretages ændringer af det element, der gennemses, skal du vælge denne indstilling. Husk, at hvis du vælger denne indstilling, kan korrekturlæsere ikke tilføje registrerede ændringer og kommentarer i elementet uden at afslutte arbejdsprocessen. |
- Når du har alle indstillingerne på denne side, som du vil have dem, skal du klikke på Gem for at oprette arbejdsprocessen.
SharePoint-produkter opretter din nye version af arbejdsprocessen.
Hvad skal der ske nu?
Hvis du er klar, kan du gå til segmentet START i denne artikel og starte den første forekomst for at teste din nye arbejdsproces.
Toppen af segmentet | Toppen af artiklen
|
|
TILFØJE en arbejdsproces til indsamling af feedback (for en hel gruppe af websteder) |
|---|
Tilføje en arbejdsproces for indsamling af feedback
(for en hel gruppe af websteder)
Hvis du endnu ikke er fortrolig med at tilføje arbejdsprocesser, kan det være nyttigt at gennemgå de foregående segmenter for LÆR,TILLAD og PLANLÆG i denne artikel, inden du fortsætter med trinnene i dette segment.
Sektioner i dette segment
Der skal være to ting, der skal være i orden, før du kan tilføje en arbejdsproces:
Mail Hvis arbejdsprocessen skal kunne sende beskeder og påmindelser via mail, skal mail være aktiveret for dit websted. Hvis du ikke er sikker på, at dette allerede er gjort, kan du kontakte din SharePoint-administrator.
Tilladelser Standardindstillingerne i SharePoint kræver, at du har tilladelsen Administrer lister for at kunne tilføje arbejdsprocesser for lister, biblioteker eller grupper af websteder. Gruppen Ejere har som standard tilladelsen Administrer lister, mens grupperne Medlemmer og Gæster ikke har den. Du kan finde flere oplysninger om tilladelser i segmentet LÆR i denne artikel).
Skal du:
Gå til startsiden for gruppen af websteder (ikke startsiden for et websted eller underordnet websted i samlingen).
Klik på ikonet Indstillinger
, og klik derefter på Indstillinger for websted.Klik på Webstedsindholdstyper under Gallerier til Web Designer på siden Indstillinger for websted.
Klik på navnet på den webstedsindholdstype, som du vil føje en arbejdsproces til, på siden Webstedsindholdstyper.
Bemærk
En arbejdsproces, der er føjet til hele gruppen af websteder, må kun tilføjes for elementer af en enkelt indholdstype.
- Klik på Indstillinger for arbejdsproces under Indstillinger på siden for den valgte indholdstype.
- Klik på linket Tilføj en arbejdsproces på siden Indstillinger for arbejdsproces.
- Udfyld den første side i tilknytningsformularen.
(Vejledningen følger illustrationen).
- Klik på Indstillinger for arbejdsproces under Indstillinger på siden for den valgte indholdstype.
|
|
Arbejdsproces Vælg skabelonen Godkendelse – SharePoint 2013 . Bemærk: Hvis skabelonen Godkendelse – SharePoint 2013 ikke vises på listen, skal du kontakte din SharePoint-administrator for at finde ud af, hvordan du har aktiveret den for gruppen af websteder eller arbejdsområdet. |
|---|---|
|
|
Name Skriv et navn til arbejdsprocessen. Navnet identificerer denne arbejdsproces for brugere af denne gruppe af websteder. Hvis du vil have forslag til navngivning af arbejdsprocessen, skal du se segmentet PLAN i denne artikel. |
|
|
Opgaveliste Vælg en opgaveliste, der skal bruges til denne arbejdsproces. Du kan vælge en eksisterende opgaveliste eller klikke på Opgaver (ny) for at få oprettet en ny liste. Du kan finde oplysninger om årsager til at oprette en ny opgaveliste (i modsætning til at vælge en eksisterende) i segmentet PLAN i denne artikel. |
|
|
Oversigtsliste Vælg en oversigtsliste, der skal bruges til arbejdsprocessen. Du kan vælge en eksisterende oversigtsliste eller klikke på Ny oversigtsliste for at få oprettet en ny liste. Du kan finde oplysninger om årsager til at oprette en ny oversigtsliste (i modsætning til at vælge en eksisterende) i segmentet PLAN i denne artikel. |
|
|
Startindstillinger Angiv, hvordan arbejdsprocessen kan startes. Du kan finde oplysninger om de forskellige indstillinger i segmentet PLAN i denne artikel. |
|
|
Vil du opdatere liste- og webstedsindholdstyper? Angiv, om denne arbejdsproces skal føjes til (tilknyttes til) alle andre websteds- og listeindholdstyper, der arver fra denne indholdstype.
|
Når du vil have alle indstillingerne på denne side, skal du klikke på Næste.
Udfyld anden side i tilknytningsformularen.
(Vejledningen følger illustrationen).Bemærk
SharePoint-produkter viser dig de første indstillinger på denne anden side i tilknytningsformularen – tallene et til syv i følgende illustration, fra korrekturlæsere til CC – hver gang du starter arbejdsprocessen manuelt, så du kun kan foretage ændringer af disse indstillinger for det ene tilfælde.
|
|
Tildel til Angiv navne eller adresser på de personer, som arbejdsprocessen skal tildele opgaver til.
|
|---|---|
|
|
Rækkefølge Angiv, om opgaverne i denne fase skal tildeles én ad gangen (serielt) eller alle på én gang (parallelt). Du kan finde flere oplysninger om brug af serielle og parallelle faser i segmentet PLAN i denne artikel. |
|
|
Tilføj en ny fase Tilføj eventuelle trin ud over den første, du lige har konfigureret.
|
|
|
Udvid grupper
|
|
|
Anmod Tekst, som du medtager her, medtages i alle de meddelelser, der sendes af arbejdsprocessen. Husk at medtage eventuelle yderligere instruktioner eller ressourcer, som deltagerne kan have brug for, herunder:
|
|
|
Forfaldsdatoer og opgavevarigheder Angiv en endelig forfaldsdato for hele arbejdsprocessen og/eller angiv antallet af dage, uger eller måneder, der er tilladt til at fuldføre hver opgave fra det tidspunkt, hvor den blev tildelt.
|
|
|
Undertekster Angiv navne eller mailadresser på alle, der skal have besked, hver gang arbejdsprocessen startes eller slutter.
|
|
|
Afslutte arbejdsprocessen Hvis arbejdsprocessen skal stoppes og annulleres, når der foretages ændringer af det element, der gennemses, skal du vælge denne indstilling. Husk, at hvis du vælger denne indstilling, kan korrekturlæsere ikke tilføje registrerede ændringer og kommentarer i elementet uden at afslutte arbejdsprocessen. |
- Når du har alle indstillingerne på denne side, som du vil have dem, skal du klikke på Gem for at oprette arbejdsprocessen.
SharePoint-produkter opretter din nye version af arbejdsprocessen.
Hvad skal der ske nu?
Hvis du er klar, kan du gå til segmentet START i denne artikel og starte den første forekomst for at teste din nye arbejdsproces.
Toppen af segmentet | Toppen af artiklen
|
STARTE en arbejdsproces for indsamling af feedback |
|---|
Starte en arbejdsproces for indsamling af feedback
En arbejdsproces kan konfigureres til kun at blive startet manuelt, kun automatisk eller på anden måde:
- Manuelt når som helst af alle, der har de nødvendige tilladelser.
-
Automatisk , når en bestemt udløsende hændelse indtræffer – dvs. når et element føjes til listen eller biblioteket og/eller når et element, der allerede findes på listen, ændres på nogen måde.
(Den eller de udløsende hændelser er angivet på den første side i tilknytningsformularen under den oprindelige tilføjelse og konfiguration af arbejdsprocessen. Du kan finde flere oplysninger i segmentet PLAN i denne artikel).
Bemærk
En arbejdsproces kan ikke starte på et element, der aktuelt er tjekket ud. (Et element kan tjekkes ud, efter at der er startet en arbejdsproces på det, men derefter kan der ikke startes yderligere arbejdsprocesser på elementet, før det er tjekket ind igen).
Sektioner i dette segment
- Start arbejdsprocessen automatisk
- Start arbejdsprocessen manuelt
- Start manuelt fra listen eller biblioteket
- Starte manuelt fra et Microsoft Office-program
1. Start arbejdsprocessen automatisk
Hvis arbejdsprocessen er konfigureret til at starte automatisk, kører arbejdsprocessen på det element, der udløste den, hver gang der opstår en udløsende hændelse.
Når arbejdsprocessen starter, tildeler den eller de første opgaver og sender en opgavemeddelelse til hver modtager. I mellemtiden sender den også startmeddelelser (til forskel fra opgavebeskeder) til den person, der oprindeligt tilføjede arbejdsprocessen, og til alle, der er angivet i feltet CC på anden side i tilknytningsformularen.
Bemærk
Når en ny arbejdsproces, der starter automatisk, tilføjes, skal feltet Forfaldsdato for alle opgaver (på anden side i tilknytningsformularen) normalt stå tomt, fordi eventuelle eksplicitte datoværdier, der er angivet der, ikke automatisk justeres i forhold til den dato, hvor arbejdsprocessen starter hver gang. Du kan finde flere oplysninger i segmentet PLANLÆGGE i denne artikel.
2. Start arbejdsprocessen manuelt
En bemærkning om tilladelser Du skal normalt have tilladelsen Rediger elementer for at kunne starte en arbejdsproces. Som standard har både grupperne Medlemmer og Ejere denne tilladelse, men gruppen Gæster har ikke. En ejer kan dog også vælge at kræve tilladelsen Administrer lister for personer, der starter arbejdsprocessen. Ved at vælge denne indstilling kan ejere angive, at det kun er dem selv og andre ejere, der kan starte en bestemt arbejdsproces. Du kan finde flere oplysninger i Learn-segmentet i denne artikel).
To steder at starte fra
Du kan starte en arbejdsproces manuelt fra et af to steder:
- Fra den liste eller det bibliotek , hvor elementet er gemt
- Inde fra selve elementet, åbnet i det Microsoft Office-program, det blev oprettet i. Bemærk, at dette skal være det fulde, installerede program og ikke en webprogramversion.
De resterende to sektioner i dette segment indeholder instruktioner til begge metoder.
3. Start manuelt fra listen eller biblioteket
Gå til den liste eller det bibliotek, hvor elementet, du vil køre arbejdsprocessen på, er gemt.
Klik på ikonet foran elementnavnet for at markere elementet, og klik derefter på Arbejdsprocesser i gruppen Arbejdsprocesser under fanen Files på båndet.
Klik på den arbejdsproces, du vil køre, under Start en ny arbejdsproces på siden Arbejdsprocesser: Elementnavn.
Foretag de ændringer, du vil anvende på netop denne forekomst af arbejdsprocessen, i igangsætningsformularen.
Bemærk
De ændringer, der er foretaget her i igangsætningsformularen, bruges kun i den aktuelle forekomst af arbejdsprocessen. Hvis du vil foretage ændringer, der skal anvendes, hver gang arbejdsprocessen køres, eller hvis du vil ændre indstillinger for arbejdsprocessen, der ikke vises i denne formular, skal du se segmentet SKIFT i denne artikel.
|
|
Tildel til Foretag eventuelle ændringer på listen over personer, som arbejdsprocessen skal tildele opgaver til.
|
|---|---|
|
|
Rækkefølge Sørg for, at specifikationerne for tildeling af opgaver i hvert segment én ad gangen (serielt) eller alle på én gang (parallelt) er, som du vil have dem. Du kan finde flere oplysninger om brug af serielle og parallelle faser i segmentet PLAN i denne artikel. |
|
|
Tilføj en ny fase Tilføj eventuelle trin ud over dem, der aktuelt er konfigureret.
|
|
|
Udvid grupper
|
|
|
Anmod Tekst, som du medtager her, medtages i alle de meddelelser, der sendes af arbejdsprocessen. Husk at medtage eventuelle yderligere instruktioner eller ressourcer, som deltagerne kan have brug for, herunder:
|
|
|
Forfaldsdatoer og opgavevarigheder Angiv en endelig forfaldsdato for hele arbejdsprocessen og/eller angiv antallet af dage, uger eller måneder, der er tilladt til at fuldføre hver opgave fra det tidspunkt, hvor den blev tildelt. Du kan finde flere oplysninger om, hvornår du skal bruge forfaldsdatoer, og hvornår du skal bruge opgavevarigheder, i segmentet PLANLÆGGE i denne artikel. |
|
|
Undertekster Foretag de ønskede tilføjelser eller fjernelser. Husk på følgende:
|
- Når du har alle indstillingerne i initieringsformularen, som du vil have dem, skal du klikke på Start for at starte arbejdsprocessen.
Arbejdsprocessen tildeler den eller de første opgaver og sender i mellemtiden startmeddelelser til dig og til alle, der er angivet i feltet Cc i igangsætningsformularen.
4. Starte manuelt fra et Microsoft Office-program
Åbn elementet i det installerede Office-program på din computer.
Klik på fanen Filer i det åbne element, klik på Gem & send, og klik derefter på den arbejdsproces, der skal køres på elementet.
Hvis du får vist følgende meddelelse, der fortæller dig, at filen skal tjekkes ind i arbejdsprocessen, skal du klikke på knappen Check In.
Klik på den store knap Start arbejdsproces .
Foretag de ændringer, du vil anvende på denne specifikke forekomst af arbejdsprocessen, i igangsætningsformularen på siden Rediger en arbejdsproces.
Bemærk
De ændringer, der er foretaget her i igangsætningsformularen, bruges kun i den aktuelle forekomst af arbejdsprocessen. Hvis du vil foretage ændringer, der skal anvendes, hver gang arbejdsprocessen køres, eller hvis du vil ændre indstillinger for arbejdsprocessen, der ikke vises i denne formular, skal du se segmentet SKIFT i denne artikel.
|
|
Tildel til Foretag eventuelle ændringer på listen over personer, som arbejdsprocessen skal tildele opgaver til.
|
|---|---|
|
|
Rækkefølge Sørg for, at specifikationerne for tildeling af opgaver i hvert segment én ad gangen (serielt) eller alle på én gang (parallelt) er, som du vil have dem. Du kan finde flere oplysninger om brug af serielle og parallelle faser i segmentet PLAN i denne artikel. |
|
|
Tilføj en ny fase Tilføj eventuelle trin ud over dem, der aktuelt er konfigureret.
|
|
|
Udvid grupper
|
|
|
Anmod Tekst, som du medtager her, medtages i alle de meddelelser, der sendes af arbejdsprocessen. Husk at medtage eventuelle yderligere instruktioner eller ressourcer, som deltagerne kan have brug for, herunder:
Du kan finde vejledning til, hvordan du gør krav på en gruppeopgave i segmentet FULDFØRT i denne artikel. |
|
|
Forfaldsdatoer og opgavevarigheder Angiv en endelig forfaldsdato for hele arbejdsprocessen og/eller angiv antallet af dage, uger eller måneder, der er tilladt til at fuldføre hver opgave fra det tidspunkt, hvor den blev tildelt. Du kan finde flere oplysninger om, hvornår du skal bruge forfaldsdatoer, og hvornår du skal bruge opgavevarigheder, i segmentet PLANLÆGGE i denne artikel. |
|
|
Undertekster Foretag de ønskede tilføjelser eller fjernelser. Husk på følgende:
|
- Når du har indstillingerne i initieringsformularen, som du vil have dem, skal du klikke på Start for at starte arbejdsprocessen.
Arbejdsprocessen tildeler den eller de første opgaver og sender i mellemtiden startmeddelelser til dig og til alle, der er angivet i feltet Cc i igangsætningsformularen.
Hvad skal der ske nu?
- Hvis dette er første gang, denne arbejdsproces køres, har de andre deltagere så brug for oplysninger og hjælp til at udføre deres opgaver? (De kan finde segmentet KOMPLETTE i denne artikel nyttigt).
- Det er også en god ide at kontrollere, om deltagerne modtager deres mailbeskeder, og især at meddelelserne ikke bliver håndteret forkert af deres filtre til uønsket mail.
- Og selvfølgelig har du måske en eller flere arbejdsprocesopgaver, du selv skal udføre. Gå til segmentet COMPLETE i denne artikel for at få flere oplysninger.
- I mellemtiden kan du finde ud af, hvordan du kan holde styr på status for den aktuelle forekomst af arbejdsprocessen, ved at gå til segmentet MONITOR i denne artikel.
Toppen af segmentet | Toppen af artiklen
|
FULDFØRE en opgave i arbejdsprocessen for indsamling af feedback |
|---|
Fuldføre en opgave i en arbejdsproces for indsamling af feedback
Hvis dette er første gang, du har fået tildelt en opgave i en arbejdsproces for indsamling af feedback, kan det være nyttigt at gennemgå dette afsnit af artiklen i sin helhed, før du fuldfører opgaven. På den måde får du kendskab til alle de indstillinger, der kan stå til rådighed for dig.
Bemærk
Hvis du ved, at en arbejdsprocesopgave er blevet tildelt til dig, men meddelelsen ikke er vist i din mailindbakke, skal du kontrollere, at meddelelsen ikke er blevet distribueret forkert af dit filter til uønsket mail. Hvis det er, skal du justere indstillingerne for dit filter tilsvarende.
Først skal du sørge for, at du har den rigtige artikel
Forskellige typer arbejdsprocesser kræver forskellige opgavehandlinger.
Så før du begynder, skal du sikre dig, at den opgave, du har fået tildelt, rent faktisk er en arbejdsprocesopgave for indsamling af feedback og ikke en opgave for en anden type arbejdsproces.
Se efter teksten Gennemse den på en af følgende placeringer:
- I emnelinjen i meddelelsen om opgaven
- På meddelelseslinjen i det element, der skal gennemses
- I opgavetitlen på siden Status for arbejdsproces
Hvis du ikke kan se teksten Gennemse på disse placeringer, skal du kontakte den person, der startede eller oprindeligt tilføjede arbejdsprocessen, for at finde ud af, hvilken arbejdsprocesskabelon den er baseret på – eller om det er en brugerdefineret arbejdsproces. Du finder links til artikler om at bruge de andre typer arbejdsprocesser, der følger med SharePoint-produkter, i afsnittet Se også i denne artikel.
Hvis din opgave er en indsamlingsopgave, skal du dog fortsætte med at læse!
Sektioner i dette segment
- Et overblik over processen
- Gå til elementet og opgaveformularen fra meddelelsen om opgaven
- Få adgang til elementet og opgaveformularen fra listen eller biblioteket
- Gennemse elementet
- Udfylde og sende opgaveformularen
- Meddelelser om forfaldne ankomster
- Gør krav på en gruppeopgave, før du har fuldført den (valgfrit)
- Anmod om en ændring af elementet (valgfrit)
- Tildel din opgave til en anden (valgfrit)
- Fuldføre en opgave på vegne af en ekstern deltager (valgfrit)
Når du får tildelt en opgave i en arbejdsproces, får du normalt mere at vide om opgaven på én af tre måder:
- Du modtager en besked om opgaven via mail.
- Du åbner et Microsoft Office-dokument og ser en meddelelseslinje, der informerer dig om, at du har fået tildelt en relateret opgave.
- Du tjekker SharePoint-webstedet og opdager, at en eller flere opgaver er tildelt til dig.
Når du finder ud af, at du har fået tildelt en arbejdsprocesopgave for indsamling af feedback, gør du normalt to ting:
- Gennemse elementet Du åbner og gennemser elementet.
- Fuldfør opgaven Du kan bruge opgaveformularen til at indsende resultaterne af din gennemgang.
Derfor er følgende tre elementer ofte involveret i din gennemførelse af opgaven:
- Meddelelsen (som du modtager som mail)
- Det element, der er sendt til dit gennemsyn (som du åbner og gennemgår)
- Opgaveformularen (som du åbner, udfylder og sender)
Sådan ser disse tre elementer ud.
Bemærk
Knappen Åbn denne opgave på båndet i meddelelsen med besked om opgaven vises kun , når meddelelsen åbnes i den fulde, installerede version af Outlook, og ikke når den åbnes i Outlook Web Access-webprogrammet.
2. Gå til elementet og opgaveformularen fra meddelelsen om opgaven
Skal du:
- I meddelelsen med opgaven skal du klikke på linket til elementet i instruktionerne i Sådan fuldfører du denne opgave .
- Klik på knappen Åbn denne opgave på meddelelseslinjen i det åbnede element.
Bemærk
Knappen Åbn denne opgave på båndet i meddelelsen med besked om opgaven vises kun , når meddelelsen åbnes i den fulde, installerede version af Outlook, og ikke når den åbnes i Outlook Web Access-webprogrammet.
3. Få adgang til elementet og opgaveformularen fra listen eller biblioteket
Skal du:
- På den liste eller i det bibliotek, hvor det element, der skal gennemses, er gemt, skal du klikke på linket I gang, der er knyttet til elementet og arbejdsprocessen.
- Klik på opgavens titel på siden Status for arbejdsproces.
- I opgaveformularen på meddelelseslinjen Denne arbejdsprocesopgave gælder for skal du klikke på linket til elementet.
I dette eksempel er elementet et Microsoft Word-dokument.
Tip
Hvis dette er en gruppeopgave – dvs. en enkelt opgave, der er tildelt en hel gruppe eller distributionsliste, så et enkelt gruppemedlem kan fuldføre opgaven for hele gruppen – så er det en god idé at gøre krav på opgaven, før du gennemser elementet. På den måde reducerer du chancen for, at et andet medlem af din gruppe også læser artiklen. Du kan finde instruktioner i sektion 7 i dette segment, Gør krav på en gruppeopgave, før du fuldfører den.
Bemærk de to gule meddelelseslinjer øverst i dokumentet:
Serverlæsning-Kun Dette dokument er åbent i skrivebeskyttet tilstand – dvs. du kan læse dokumentet, men du kan ikke foretage ændringer i det.
Den person, der kører arbejdsprocessen, har valget mellem kun at tillade feedback i opgaveformularen eller også at tillade registrerede ændringer og kommentarer i selve elementet. Hvis du ikke er sikker på, om du skal arbejde med selve elementet, kan du kontakte den person, der startede arbejdsprocessen, eller den person, der oprindeligt tilføjede det. Hvis du skal indsætte registrerede ændringer og kommentarer, skal du klikke på knappen Rediger dokument .
Nogle ting, du skal være opmærksom på:
- Sørg for, at du ved, om du skal tjekke dokumentet ud, før du indsætter registrerede ændringer og kommentarer, eller om du skal lade det være tjekket ind, så flere korrekturlæsere kan arbejde på det samtidigt.
- Sørg for at slå registrering af ændringer til, før du indsætter ændringer eller kommentarer. Du kan finde flere oplysninger i segmentet TILLAD i denne artikel.
- Sørg for at gemme dine ændringer på serveren, når du er færdig med at arbejde med elementet. Hvis du har tjekket elementet ud, skal du tjekke det ind igen.
Arbejdsgang Opgave Når du er klar til at fuldføre og sende opgaveformularen, skal du klikke på knappen Åbn denne opgave .
5. Udfylde og sende opgaveformularen
Opgaveformularen for en arbejdsprocesopgave af typen Indsaml feedback ser omtrent sådan ud.
Bemærk, at de første to kontrolelementer (Slet element og Denne arbejdsprocesopgave gælder for Elementtitel) ikke vises i opgaveformularen, når den åbnes inde fra elementet til gennemsyn.
|
|
Slet element Hvis du vil slette denne opgave fra den aktuelle forekomst af arbejdsprocessen, skal du klikke på linket her.
Bemærk: Hvis du ikke startede denne forekomst af arbejdsprocessen, kan det være en god ide at kontakte den person, der startede den, før du sletter opgaven. |
|---|---|
|
|
Denne arbejdsprocesopgave gælder for elementtitel For at åbne elementet til gennemsyn skal du klikke på linket her. |
|
|
Status, anmodet af, konsoliderede kommentarer, forfaldsdato Du kan ikke redigere eller ændre posterne i disse fire felter, men det kan være praktisk at finde oplysningerne i felterne. Bemærk, at feltet Konsoliderede kommentarer ikke blot indeholder eventuelle yderligere instruktioner om, hvordan du udfører opgaven, men også alle kommentarer, der er sendt i formularen af deltagere, der allerede har fuldført deres opgaver i den samme forekomst af arbejdsprocessen. På samme måde vil tekst, som du medtager i feltet Kommentarer (4), også blive vist i feltet Konsoliderede kommentarer for efterfølgende deltagere, når du har sendt din egen formular. |
|
|
Kommentarer Skriv eller indsæt din feedback her. Al tekst, du skriver her, registreres i arbejdsproceshistorikken og vises også i feltet Konsoliderede kommentarer (3) for efterfølgende deltagere. |
|
|
Send feedback Når du har skrevet en feedback, du vil bidrage med, i feltet Kommentarer (4) og/eller indsat registrerede ændringer og kommentarer i selve elementet, skal du klikke på denne knap for at sende din feedback og fuldføre opgaven. Bemærk:Før du foretager ændringer i selve teksten, skal du sørge for, at du skal gøre det. Du kan finde flere oplysninger i afsnit 4 i dette segment ,Gennemgå elementet. |
|
|
Annuller Klik på denne knap for at lukke opgaveformularen uden at gemme ændringer eller svar. Opgaven forbliver ufuldstændig og tildeles til dig. |
|
|
Anmod om ændring Hvis du vil anmode om en ændring af det element, du gennemgår, skal du klikke på denne knap. Du kan få vist en illustration af den formular, hvor du skal angive oplysningerne om din anmodning, og hvis du vil have yderligere vejledning, skal du gå til afsnit 8 i dette segment, Anmod om en ændring af elementet. Bemærk: Denne indstilling kan være deaktiveret for nogle arbejdsprocesopgaver. |
|
|
Lav om på tildelingen af opgaven Hvis du vil tildele denne opgave til en anden, skal du klikke på denne knap. Du kan finde en illustration af den side, hvor du skal angive oplysningerne om den nye omfordeling, og for at få yderligere vejledning, skal du gå til sektion 9 i dette segment, Gentildele din opgave til en anden. Bemærk: Denne indstilling kan være deaktiveret for nogle arbejdsprocesopgaver. |
6. Meddelelser om forfaldne ankomster
Hvis enten en opgave eller en hel arbejdsprocesforekomst forfalder til fuldførelse, sendes der automatisk meddelelser til:
- Den person, som opgaven er tildelt til.
- Den person, der startede arbejdsprocessen (eller, hvis starten skete automatisk, for den person, der oprindeligt tilføjede arbejdsprocessen).
7. Gør krav på en gruppeopgave, før du har fuldført den (valgfrit)
Hvis kun en enkelt opgave er tildelt en hel gruppe, du tilhører, kan ethvert medlem af gruppen gøre krav på og fuldføre den enkelte opgave på vegne af hele gruppen.
Gør krav på opgaven, før du gennemser elementet. Så snart du gør krav på opgaven, tildeles den til dig, og ingen andre medlemmer af gruppen kan fuldføre den. (På denne måde udfører kun én person det nødvendige arbejde).
- Peg på navnet på den opgave, der er tildelt din gruppe, på siden Status for arbejdsproces, indtil der vises en pil.
- Klik på pilen, klik på Rediger element , og klik derefter på knappen Gør krav på opgave i opgaveformularen.
Når siden Status for arbejdsproces opdateres, kan du se, at opgaven ikke længere er tildelt til gruppen, men nu specifikt til dig.
Hvis du senere vil frigive opgaven til gruppen igen uden at fuldføre den, skal du bruge de samme trin for at vende tilbage til opgaveformularen, men nu skal du klikke på knappen Frigiv opgave .
Tilbage til Gennemse elementet
8. Anmod om en ændring af elementet (valgfrit)
Før du starter denne proces, skal du være opmærksom på, at arbejdsprocessen kan konfigureres til at slutte med det samme , hvis der foretages ændringer af elementet. Det kan være en god ide at kontakte den person, der startede eller oprindeligt tilføjede arbejdsprocessen, for at sikre, at den er i orden, at der foretages en ændring, og at arbejdsprocessen afsluttes på det pågældende tidspunkt.
Vi demonstrerer indstillingen for ændringsanmodning ved at sætte den ind i et scenarie:
Forestil dig først, at du hedder Frank.
Forestil dig derefter, at en kollega ved navn Anna har startet en arbejdsproces for indsamling af feedback på et dokument, som hun har oprettet.
Når du gennemgår Annas nye dokument, synes du, at introduktionen er for lang.
Du skal klikke på knappen Anmod om ændring nederst i formularen for arbejdsprocesopgaven og derefter udfylde denne formular.
|
|
Anmod om ændring fra Angiv navnet eller mailadressen på den person, du anmoder om ændringen fra. Hvis du vil sende din anmodning til den person, der startede denne kørsel af arbejdsprocessen – eller, hvis arbejdsprocessen startede automatisk, til den person, der oprindeligt tilføjede denne arbejdsproces for indsamling af feedback – kan du også lade feltet være tomt. |
|---|---|
|
|
Ny anmodning Beskriv den ændring, der skal foretages, og angiv alle de oplysninger, som den person, der foretager ændringen, skal bruge. (Al tekst, du skriver her, tilføjes i området Konsoliderede kommentarer .) |
|
|
Ny varighed Gør en af disse tre ting:
|
|
|
Nye varighedsenheder Hvis du angiver en ny opgavevarighed, skal du bruge dette felt sammen med feltet Ny varighed til at identificere perioden, før opgaven forfalder. (For eksempel: 3 dage eller 1 måned eller 2 uger.) |
Når du har alle formularelementer, som du vil have dem, skal du klikke på Send, hvorefter den aktuelle opgave markeressom fuldført. (Men du er ikke færdig endnu. Du får tildelt en gennemgangsopgave igen, når Anna har fuldført ændringsopgaven).
I mellemtiden modtager Anna følgende mailmeddelelse:
Anna kan efter blot at kaste et blik på emnelinjen (nummer 1 i illustrationen se, at dette ikke er en almindelig meddelelse om indsamling af feedback, men en anmodning om at ændre noget ved elementet. Hun finder oplysningerne om den specifikke ændring, der er anmodet om, i teksten Ændring anmodet af teksten (nummer 2).
Anna tjekker elementet ud, foretager de ønskede ændringer (eller ej), gemmer derefter sine eventuelle ændringer og tjekker elementet ind igen. Husk, at hvis arbejdsprocessen er indstillet til at slutte, så snart der foretages ændringer af elementet, vil denne handling medføre, at arbejdsprocessen slutter.
Derefter går Anna til siden Status for arbejdsproces og åbner sin ændringsanmodningsopgave fra området Opgaver der.
Anna tilføjer eventuelle oplysninger, hun ønsker, i feltet Kommentarer og klikker derefter på Send svar. Arbejdsprocessen udfører to handlinger:
- Den markerer Annas ændringsanmodningsopgave som fuldført.
- Du får tildelt en ny opgave med at gennemse (med Annas kommentarer tilføjet i området Konsoliderede kommentarer ) og får tilsendt en meddelelse om denne opgave.
Nu kan du gå videre og fuldføre din gennemgang af det ændrede element.
I mellemtiden registreres alle disse handlinger og er synlige i sektionen Oversigt over arbejdsproces på siden Status for arbejdsproces, som vist i nedenstående illustration.
Her er et diagram over hele processen.
9. Tildel din opgave til en anden (valgfrit)
Hvis du ønsker, at en anden skal fuldføre en arbejdsprocesopgave, du har fået tildelt, skal du klikke på knappen Gentildel opgave i formularen for arbejdsprocesopgaven.
Denne formular vises.
|
|
Tildel opgaven til Skriv navnet eller adressen på den person, du vil tildele denne opgave til. Hvis du vil tildele denne opgave til den person, der startede arbejdsprocessen – eller, hvis arbejdsprocessen startede automatisk, til den person, der oprindeligt tilføjede arbejdsprocessen – skal du lade feltet være tomt. |
|---|---|
|
|
Ny anmodning Angiv alle de oplysninger, som den person, du tildeler opgaven, skal bruge for at fuldføre opgaven. (Al tekst, du skriver her, tilføjes i området Konsoliderede kommentarer .) |
|
|
Ny varighed Gør en af disse tre ting:
|
|
|
Nye varighedsenheder Hvis du angiver en ny opgavevarighed, skal du bruge dette felt sammen med feltet Ny varighed til at identificere perioden, før opgaven forfalder. (For eksempel: 3 dage eller 1 måned eller 2 uger.) |
Når formularen er udfyldt, skal du klikke på Send. Opgaven markeres som fuldført, der tildeles en ny opgave til den person, der nu er ansvarlig for opgaven, og der sendes en meddelelse om opgaven.
Alle nye oplysninger, du har angivet, medtages i teksten Delegeret af i den nye meddelelse om opgave (nummer 1 i nedenstående illustration).
I mellemtiden registreres alle disse ændringer og er synlige i sektionerne Opgaver og Oversigt på siden Status for arbejdsproces, som vist her.
10. Fuldføre en opgave på vegne af en ekstern deltager (valgfrit)
Der er en særlig procedure for medtagelse af deltagere, der ikke er medlemmer af SharePoint-organisationen. I denne proces fungerer et webstedsmedlem som stedfortræder for den eksterne deltager:
- Medtag mailadressen på den eksterne deltager i det relevante Tildel til-trin på den anden side i tilknytningsformularen.
- Arbejdsprocessen tildeler faktisk den eksterne deltagers opgave til det webstedsmedlem, der starter arbejdsprocessen – eller, hvis arbejdsprocessen starter automatisk, til det medlem, der oprindeligt tilføjede arbejdsprocessen. Denne person, som opgaven faktisk er tildelt, fungerer som stedfortræder for den eksterne deltager.
- Dette webstedsmedlem modtager en besked om en opgave med instruktioner i at sende en kopi af elementet til gennemsyn til den eksterne deltager. (I mellemtiden modtager den eksterne deltager en kopi af opgavebeskeden, der kan fungere som en nyttig besked eller en besked).
- Det webstedsmedlem, som opgaven faktisk er tildelt til, sender en kopi af elementet til den eksterne deltager.
- Den eksterne deltager gennemser elementet og sender sit svar tilbage til webstedsmedlemmet.
- Når den eksterne deltagers svar modtages, fuldfører webstedsmedlemmet opgaven i SharePoint-produkter på vegne af den eksterne deltager.
Her er et diagram over processen.
Toppen af segmentet | Toppen af artiklen
|
OVERVÅGE, justere eller stoppe en kørende arbejdsproces for indsamling af feedback |
|---|
Overvåg, juster eller stop en kørende arbejdsproces for indsamling af feedback
Det centrale sted, hvorfra du kan overvåge, justere eller stoppe en kørende arbejdsproces, er siden Status for arbejdsproces for den pågældende forekomst af arbejdsprocessen.
Først viser vi dig, hvordan du kommer til siden, og derefter viser vi dig, hvordan du bruger de indstillinger og oplysninger, der findes der. Til sidst viser vi dig to andre sider, hvor du kan få yderligere overvågningsoplysninger.
Sektioner i dette segment
- Gå til siden Status for arbejdsproces
- Brug siden Status for arbejdsproces til at overvåge status for arbejdsprocessen
- Rediger aktive opgaver (opgaver, der allerede er tildelt)
- Ændre fremtidige opgaver (opgaver, som endnu ikke er tildelt)
- Annullere eller afslutte arbejdsprocessen
- Finde ud af, hvilke arbejdsprocesser der kører på et element
- Overvåge arbejdsprocesser for hele gruppen af websteder
1. Gå til siden Status for arbejdsproces
Klik på linket I gang for det element og den arbejdsproces, du vil bruge, på den liste eller i det bibliotek, hvor elementet er placeret.
I dette eksempel er elementet dokumentet kaldet Keynote Draft, og arbejdsprocessen er Godkendelse 3.
Siden Status for arbejdsproces åbnes.
Bemærk
- Hvis listen eller biblioteket indeholder et stort antal elementer, kan du bruge sortering og/eller filtrering til hurtigere at finde det element, du leder efter. Hvis du synes, at du gentagne gange sorterer og/eller filtrerer på samme måde, kan det være nyttigt at oprette en brugerdefineret visning, der automatiserer netop dette arrangement.
- For at komme til siden Status for arbejdsproces kan du også klikke på enten linket Vis status for arbejdsprocessen i meddelelsen "er startet" eller linket Vis arbejdsprocesoversigten i mailmeddelelsen "er fuldført" for den specifikke forekomst, du er interesseret i.
2. Brug siden Status for arbejdsproces til at overvåge status for arbejdsprocessen
Her finder du de overvågningsspørgsmål, som sektionen besvarer, under illustrationen af hver sektion på siden Status for arbejdsproces.
Sektionen Oplysninger om arbejdsproces
Besvarede spørgsmål:
- Hvem startede denne forekomst af arbejdsprocessen?
- Hvornår blev denne forekomst startet?
- Hvornår blev den sidste handling i dette tilfælde foretaget?
- Hvilket element kører denne forekomst på?
- Hvad er den aktuelle status for denne forekomst?
Sektionen Opgaver
Besvarede spørgsmål:
- Hvilke opgaver er allerede blevet oprettet og tildelt, og hvad er deres aktuelle status?
- Hvilke opgaver er allerede blevet udført, og hvad var resultatet for hver af disse opgaver?
- Hvad er forfaldsdatoen for hver opgave, der allerede er oprettet og tildelt?
Opgaver, der er blevet slettet, og opgaver, der endnu ikke er tildelt , vises ikke i denne sektion.
Sektionen Oversigt over arbejdsproces
Besvarede spørgsmål:
- Hvilke hændelser er allerede sket i denne forekomst af arbejdsprocessen?
- Bemærk, at meddelelser om forfaldne opgaver og forfaldne opgaver ikke vises i dette område.
3. Rediger aktive opgaver (opgaver, der allerede er tildelt)
Der er to måder at ændre opgaver, der allerede er tildelt, men endnu ikke fuldført:
- Ændre en enkelt aktiv opgave
- Ændre alle aktive opgaver
Ændre en enkelt aktiv opgave
Tilladelser Hvis du vil foretage ændringer i en enkelt opgave, der er tildelt en anden end dig selv, skal du have tilladelsen Administrer lister. Gruppen Ejere har som standard tilladelsen Administrer lister, mens grupperne Medlemmer og Gæster ikke har den. Så det er f.eks. muligt at have tilladelser, der giver dig mulighed for at starte en arbejdsproces, men ikke at foretage ændringer af en anden deltagers opgave.)
Hvis du har de nødvendige tilladelser:
- Klik på titlen på opgaven på opgavelisten på siden Status for arbejdsproces.
- Brug opgaveformularen til at fuldføre, slette eller tildele opgaven igen eller til at anmode om en ændring af elementet.
Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du bruger opgaveformularen, i segmentet FULDFØRT i denne artikel.
Ændre alle aktive opgaver
Tilladelser Alle fire kommandolinks i følgende illustration vises på siden Status for arbejdsproces for alle, der har tilladelsen Administrer lister. De første tre links vises på siden for den person, der startede arbejdsprocesforekomsten, men linketAfslut denne arbejdsproces vises ikke , medmindre den pågældende person også har tilladelsen Administrer lister. (Igen har gruppen Ejere som standard tilladelsen Administrer lister; grupperne Medlemmer og Gæster har ikke).
Klik på linket Opdater aktive opgaver for indsamling af feedback i området lige under visualiseringen af arbejdsproces på siden Status for arbejdsproces.
Foretag dine ændringer i den formular, der åbnes, og klik derefter på OK.
- Meddelelser, der afspejler dine ændringer, sendes til de personer, der aktuelt er tildelt opgaver i denne kørsel.
- Opgaver, der allerede er fuldført eller slettet, og opgaver, som endnu ikke er tildelt, påvirkes ikke af de ændringer, du foretager i denne formular.
- Hvis du vil foretage ændringer i opgaver, der endnu ikke er tildelt, skal du se følgende afsnit i dette segment, Ændre fremtidige opgaver.
|
|
Varighed pr. opgave, varighedsenheder Hvis du vil bevare den eksisterende forfaldsdato, skal du lade varigheden pr. opgave være tom, og foretag ingen ændringer i varighedsenhederne. Hvis du vil fjerne forfaldsdatoen, så der ikke er nogen Skriv tallet 0 i Varighed pr. opgave. Sådan flytter du forfaldsdatoen ud ved at forlænge opgavens varighed Brug begge varighedsfelter til at angive det antal og den type enheder, du vil forlænge varigheden med. |
|---|---|
|
|
Anmod Sådan ændrer du anmodningens tekst Foretag de ønskede ændringer i tekstfeltet. |
- Når du har alle felterne i formularen, som du ønsker dem, skal du klikke på OK.
Alle aktive opgaver i den aktuelle forekomst opdateres.
4. Ændre fremtidige opgaver (opgaver, som endnu ikke er tildelt)
Tilladelser Alle fire kommandolinks i følgende illustration vises på siden Status for arbejdsproces for alle, der har tilladelsen Administrer lister. De første tre links vises på siden for den person, der startede arbejdsprocesforekomsten, men linketAfslut denne arbejdsproces vises ikke , medmindre den pågældende person også har tilladelsen Administrer lister. (Igen har gruppen Ejere som standard tilladelsen Administrer lister; grupperne Medlemmer og Gæster har ikke).
Klik på linket Tilføj eller opdater korrekturlæsere af Indsaml feedback i området lige under visualiseringen af arbejdsproces, på siden Status for arbejdsproces.
Foretag dine ændringer i den formular, der åbnes, og klik derefter på OPDATER.
Bemærk
Opgaver, der allerede er oprettet og tildelt , påvirkes ikke af de ændringer, du foretager i denne formular.
|
|
Deltagere, Arrangere, udvide grupper
Bemærk: Du kan bruge afkrydsningsfeltetUdvid grupper til at angive, om distributionsgrupper, der er angivet, kun skal tildeles én opgave for hele gruppen eller én opgave pr. medlem. Du kan finde flere oplysninger om brug af disse felter i segmentet PLANLÆGGE og det relevante TILFØJ-segment (liste/bibliotek eller gruppe af websteder) i denne artikel. |
|---|---|
|
|
Anmod
|
|
|
Forfaldsdato for alle opgaver, varighed pr. opgave, varighedsenheder
|
- Når du har alle felterne i formularen, som du ønsker dem, skal du klikke på OK.
Alle fremtidige opgaver i den aktuelle forekomst afspejler dine ændringer.
5. Annullere eller afslutte arbejdsprocessen
Du kan stoppe en kørende arbejdsprocesforekomst på to måder, før den normalt er fuldført:
- Annullere arbejdsprocessen Alle opgaver annulleres, men bevares i området Opgaver på siden Status for arbejdsproces.
- Afslut denne arbejdsproces Alle opgaver annulleres og slettes fra området Opgaver på siden Status for arbejdsproces. (De afspejles dog stadig i området Oversigt over arbejdsproces).
Instruktioner til begge metoder følger.
Annuller (alle opgaver annulleres, men bevares i både Opgaveliste og Oversigt)
Tilladelser Alle fire kommandolinks i følgende illustration vises på siden Status for arbejdsproces for alle, der har tilladelsen Administrer lister. De første tre links vises på siden for den person, der startede arbejdsprocesforekomsten, men linketAfslut denne arbejdsproces vises ikke , medmindre den pågældende person også har tilladelsen Administrer lister. (Igen har gruppen Ejere som standard tilladelsen Administrer lister; grupperne Medlemmer og Gæster har ikke).
Hvis den aktuelle forekomst af en arbejdsproces ikke længere er nødvendig eller ønsket, kan den stoppes.
- Klik på linket Annuller alle opgaver til indsamling af feedback i området lige under visualiseringen af arbejdsproces på siden Status for arbejdsproces.
Alle igangværende opgaver annulleres, og arbejdsprocessen slutter med statussen Annulleret. De annullerede opgaver vises stadig både i området Opgaver og i området Oversigt over arbejdsproces .
Afslut (alle opgaver slettet fra opgavelisten, men bevaret i oversigten)
Tilladelser Alle fire kommandolinks i følgende illustration vises på siden Status for arbejdsproces for alle, der har tilladelsen Administrer lister. De første tre links vises på siden for den person, der startede arbejdsprocesforekomsten, men linketAfslut denne arbejdsproces vises ikke , medmindre den pågældende person også har tilladelsen Administrer lister. (Igen har gruppen Ejere som standard tilladelsen Administrer lister; grupperne Medlemmer og Gæster har ikke).
Hvis der opstår en fejl, eller hvis arbejdsprocessen stopper og ikke reagerer, kan den afsluttes.
- Klik på linket Afslut denne arbejdsproces i området lige under visualiseringen af arbejdsproces på siden Status for arbejdsproces.
Alle opgaver, der er oprettet af arbejdsprocessen, annulleres og slettes fra området Opgaver på siden Status for arbejdsproces, selvom de stadig afspejles i området Arbejdsprocesoversigt . Arbejdsprocessen slutter med statussen Annulleret.
6. Finde ud af, hvilke arbejdsprocesser der kører på et element
På siden Arbejdsprocesser finder du for et element en liste over de arbejdsprocesser, der aktuelt kører på det pågældende element.
- Gå til den liste eller det bibliotek, hvor elementet er gemt.
- Klik på ikonet foran elementnavnet for at markere elementet, og klik derefter på Arbejdsprocesser i gruppen Arbejdsprocesser under fanen Files på båndet.
- På siden Arbejdsprocesser: Elementnavn under Aktive arbejdsprocesser finder du en liste over arbejdsprocesforekomster, der i øjeblikket kører på elementet.
Bemærk
Bemærk, at flere forekomster af en enkelt arbejdsprocesversion ikke kan køre på det samme element på samme tid. For eksempel: Der er tilføjet to arbejdsprocesser, som begge er baseret på skabelonen Indsaml feedback. Den ene hedder Plan Feedback, og den anden hedder Budget Feedback. På et hvilket som helst element ad gangen kan der køres én forekomst hver af Planfeedback og Budgetfeedback, men ikke to forekomster af nogen af arbejdsprocesserne.
7. Overvåge arbejdsprocesser for hele gruppen af websteder
Administratorer af grupper af websteder kan få et hurtigt overblik over:
- Hvor mange arbejdsprocesser, der er baseret på hver arbejdsprocesskabelon, der aktuelt findes i gruppen af websteder.
- Om selve arbejdsprocesskabelonen er aktiv eller inaktiv i gruppen af websteder.
- Hvor mange forekomster af arbejdsprocesversioner, der er baseret på hver arbejdsprocesskabelon, der aktuelt kører i gruppen af websteder.
Sådan gør du:
- Åbn startsiden for gruppen af websteder (ikke startsiden for et websted eller underordnet websted i samlingen).
- Klik på ikonet Indstillinger , og klik derefter på Indstillinger for websted.
- Klik på Arbejdsprocesser under Webstedsadministration på siden Indstillinger for websted.
Siden Arbejdsprocesser åbnes og viser oplysningerne.
Hvad skal der ske nu?
Hvis dette er første gang, at denne arbejdsprocesversion køres, kan det være en god ide at bruge instruktionerne i segmentet GENNEMSE i denne artikel til at få vist hændelserne i forekomsten og finde ud af, om arbejdsprocessen fungerer, som du ønsker det.
Toppen af segmentet | Toppen af artiklen
|
GENNEMSE Indsaml feedback arbejdsprocesresultater, og opret rapporter |
|---|
Gennemse arbejdsprocesresultater for indsamling af feedback og oprette rapporter
Når din arbejdsprocesforekomst er fuldført, kan du gennemse de hændelser, der er registreret i dens historik. (Du kan få adgang til posten for enhver forekomst i op til 60 dage, efter forekomsten er fuldført.)
Vigtig
Bemærk, at arbejdsproceshistorikken kun er til uformel reference. Den kan ikke bruges til officielle revisioner eller til andre juridiske eller bevismæssige formål.
Du kan også køre rapporter om den overordnede ydeevne for arbejdsprocessen på tværs af forekomster.
Sektioner i dette segment
- Gennemse hændelser i den seneste forekomst
- Få adgang til forekomsthistorik i op til 60 dage
- Opret rapporter over arbejdsprocesydeevnen
1. Gennemse hændelser i den seneste forekomst
Så længe et element forbliver på den samme liste eller i det samme bibliotek, og indtil den samme arbejdsproces køres igen på det samme element, kan du få adgang til historikken for den seneste forekomst fra listen eller biblioteket.
Sådan får du vist siden Status for arbejdsproces for den seneste forekomst af en arbejdsproces, der er kørt på et element:
- Klik på statuslinket for elementet og arbejdsprocessen på den liste eller i det bibliotek, hvor elementet er placeret.
I dette eksempel er elementet dokumentet med titlen Keynote draft og arbejdsprocessen er godkendelse af nyt dokument.
Sektionen Oversigt for arbejdsproces er placeret næsten nederst på siden Status for arbejdsproces.
2. Få adgang til forekomsthistorik i op til 60 dage
Hvad nu, hvis du vil gennemse historikken for en forekomst, efter at du har kørt den samme arbejdsproces igen på det samme element?
Faktisk kan du gøre det i op til 60 dage fra et af to indgangspunkter: listen eller biblioteket eller meddelelsen om fuldførelse af arbejdsprocessen. (60 dage er, hvor længe SharePoint-produkter bevarer opgaveoversigten for arbejdsprocesser).
Fra listen eller biblioteket
- Gå til den liste eller det bibliotek, hvor elementet er gemt.
- Klik på ikonet foran elementnavnet for at markere elementet, og klik derefter på Arbejdsprocesser i gruppen Arbejdsprocesser under fanen Files på båndet.
- Klik på navnet eller statussen for den arbejdsprocesforekomst, du vil gennemse, på siden Elementnavn under Fuldførte arbejdsprocesser.
Siden Status for arbejdsproces for den forekomst åbnes.
Fra meddelelsen om fuldførelse af arbejdsproces
- Åbn meddelelsen om fuldførelse af arbejdsprocessen for den forekomst, du vil gennemse, og klik derefter på linket Vis arbejdsprocesoversigten .
Siden Status for arbejdsproces for den forekomst åbnes.
For at bevare alle dine meddelelser om fuldførelse kan det være en god ide at oprette en Outlook-regel. Konfigurer reglen til at kopiere alle indgående meddelelser, der har teksten fuldført i emnelinjen , til deres egen, separate mappe. Sørg for, at Outlook-reglen kopierer de indgående meddelelser og ikke bare flytter dem, da de ellers ikke også vises i indbakken. Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du opretter Outlook-regler, i artiklen Administrere mails ved hjælp af regler.
3. Opret rapporter over arbejdsprocesydeevnen
Hvis du vil have mere at vide om, hvordan en af dine arbejdsprocesversioner generelt klarer sig – over tid og over flere forekomster – kan du oprette den ene eller begge af to foruddefinerede rapporter:
- Rapport over aktivitetsvarighed Brug denne rapport til at få vist et gennemsnit for, hvor lang tid det tager for hver aktivitet i en arbejdsproces at fuldføre, samt hvor lang tid det tager for hver fuldført kørsel eller forekomst af den pågældende arbejdsproces at fuldføre.
- Annullering og fejlrapport Brug denne rapport til at se, om en arbejdsproces ofte annulleres eller støder på fejl, før den er fuldført.
Oprette de tilgængelige rapporter for en arbejdsproces
- Klik på et statusoplysningslink i statuskolonnen for arbejdsprocessen på listen eller i biblioteket.
- Klik på Vis arbejdsprocesrapporter under Oversigt for arbejdsproces på siden Status for arbejdsproces.
- Find den arbejdsproces, som du vil have vist en rapport for, og klik derefter på navnet på den rapport, du vil have vist.
- På siden Tilpas skal du enten beholde eller ændre den placering, hvor rapportfilen oprettes, og derefter klikke på OK.
Rapporten oprettes og gemmes på den angivne placering. - Når rapporten er færdig, kan du klikke på linket vist i nedenstående illustration for at få den vist. Ellers skal du klikke på OK for at afslutte og lukke dialogboksen. (Senere, når du er klar til at få vist rapporten, finder du den på den placering, du angav i forrige trin.)
Hvad skal der ske nu?
Hvis din arbejdsproces fungerer, som du ønsker det, er du klar til at begynde at bruge den.
Hvis der er noget, du vil ændre ved, hvordan det fungerer, skal du se segmentet SKIFT i denne artikel.
Toppen af segmentet | Toppen af artiklen
|
ÆNDRE, deaktivere eller slette en arbejdsproces for indsamling af feedback |
|---|
Ændre, deaktivere eller fjerne en arbejdsproces for indsamling af feedback
Når du kører den første forekomst af den nye arbejdsproces for indsamling af feedback og har gennemset resultaterne, kan det være en god ide at foretage en eller flere ændringer af den måde, arbejdsprocessen er konfigureret på.
Du kan også på forskellige tidspunkter i fremtiden ønske at foretage yderligere ændringer af konfigurationen.
Endelig ønsker du måske på et tidspunkt at deaktivere arbejdsprocessen i en kortere eller længere periode, men ikke fjerne den – eller du kan faktisk vælge at fjerne den helt.
Sektioner i dette segment
1. Ændre permanente indstillinger for en arbejdsproces
Hvis du vil foretage permanente ændringer af indstillingerne for en eksisterende arbejdsproces, skal du åbne og redigere tilknytningsformularen, der oprindeligt blev brugt til at tilføje den.
Hvis arbejdsprocessen kun kører på én liste eller i ét bibliotek
Åbn listen eller biblioteket, hvor arbejdsprocessen kører.
Klik på fanen Liste eller Bibliotek på båndet.
Bemærk
Navnet på fanen kan variere, afhængigt af liste- eller bibliotekstypen. For eksempel kaldes denne fane Calendar på en kalenderliste.
Klik på Indstillinger for arbejdsproces i gruppen Indstillinger.
Klik på navnet på den arbejdsproces, du vil ændre indstillingerne for, under Navn på arbejdsproces (klik her for at ændre indstillingerne).
Bemærk
Hvis den ønskede arbejdsproces for indsamling af feedback ikke vises på listen, er den muligvis kun knyttet til én indholdstype. Hvilke arbejdsprocesser, der vises på denne liste, styres af kontrolelementet Vis arbejdsprocestilknytninger af denne type , som er placeret lige over listen. (Se illustrationen). Klik gennem indstillingerne for indholdstype i rullemenuen for at se, hvilken der viser den ønskede arbejdsproces. Når den ønskede arbejdsproces vises på listen, skal du klikke på arbejdsprocessens navn.
Foretag og gem de ændringer, du ønsker, i den samme tosidede tilknytningsformular, som oprindeligt blev brugt til at tilføje arbejdsprocessen.
Du kan få mere at vide om felterne og kontrolelementerne i tilknytningsformularen i segmentet PLANLÆGGE og det relevante TILFØJ-segment (liste/bibliotek eller gruppe af websteder) i denne artikel.
Hvis arbejdsprocessen kører på alle lister og biblioteker i gruppen af websteder
- Åbn startsiden for gruppen af websteder (ikke startsiden for et websted eller underordnet websted i samlingen).
- Klik på ikonet Indstillinger , og klik derefter på Indstillinger for websted.
- Klik på Webstedsindholdstyper under Gallerier på siden Indstillinger for websted.
- Klik på navnet på den webstedsindholdstype, som arbejdsprocessen kører på, på siden Webstedsindholdstyper.
- Klik påIndstillinger for arbejdsproces underIndstillinger på siden for den valgte indholdstype.
- Klik på navnet på den arbejdsproces, du vil ændre indstillingerne for, under Navn på arbejdsproces (klik her for at ændre indstillingerne).
- Foretag og gem de ændringer, du ønsker, i den samme tosidede tilknytningsformular, som oprindeligt blev brugt til at tilføje arbejdsprocessen.
Du kan få mere at vide om felterne og kontrolelementerne i tilknytningsformularen i segmentet PLANLÆGGE og det relevante TILFØJ-segment (liste/bibliotek eller gruppe af websteder) i denne artikel.
2. Deaktivere eller fjerne en arbejdsproces
Hvis arbejdsprocessen kun kører på én liste eller i ét bibliotek
Åbn listen eller biblioteket, hvor arbejdsprocessen kører.
Klik på fanen Liste eller Bibliotek på båndet.
Bemærk
Navnet på fanen kan variere, afhængigt af liste- eller bibliotekstypen. For eksempel kaldes denne fane Calendar på en kalenderliste.
Klik på Indstillinger for arbejdsproces i gruppen Indstillinger.
Klik på linket Fjern en arbejdsproces på siden Indstillinger for arbejdsproces.
Brug formularen på siden Fjern arbejdsprocesser til at deaktivere, genaktivere eller fjerne arbejdsprocesser.
Der er fem kolonner i formularen:
- Arbejdsgang Navnet på arbejdsprocessen.
- Forekomster Antallet af forekomster af arbejdsprocessen, der aktuelt kører på elementer.
- Tillad Indstilling, der gør det muligt for arbejdsprocessen at fortsætte med at fungere normalt.
- Ingen nye forekomster Indstilling, der giver mulighed for, at alle aktuelt kørende forekomster af arbejdsprocessen kan fuldføres, men deaktiverer arbejdsprocessen ved at gøre den utilgængelig at køre nye forekomster. (Denne handling kan fortrydes. Hvis du vil genaktivere arbejdsprocessen senere, skal du vende tilbage til denne side og vælge Tillad.
- Fjern Indstilling, der helt fjerner arbejdsprocessen fra listen eller biblioteket. Alle kørende forekomster afsluttes straks, og kolonnen for den pågældende arbejdsproces vises ikke længere på siden for listen eller biblioteket. (Denne handling kan ikke fortrydes ).
Hvis arbejdsprocessen kører på alle lister og biblioteker i gruppen af websteder
- Åbn startsiden for gruppen af websteder (ikke startsiden for et websted eller underordnet websted i samlingen).
- Klik på ikonet Indstillinger , og klik derefter på Indstillinger for websted.
- Klik på Webstedsindholdstyper under Gallerier på siden Indstillinger for websted.
- Klik på navnet på den webstedsindholdstype, som arbejdsprocessen kører på, på siden Webstedsindholdstyper.
- Klik på Indstillinger for arbejdsproces underIndstillinger på siden for den valgte indholdstype.
- Klik på linket Fjern en arbejdsproces på siden Indstillinger for arbejdsproces.
- Brug formularen på siden Fjern arbejdsprocesser til at deaktivere, genaktivere eller fjerne arbejdsprocesser.
Der er fem kolonner i formularen:
- Arbejdsgang Navnet på arbejdsprocessen.
- Forekomster Antallet af forekomster af arbejdsprocessen, der aktuelt kører på elementer.
- Tillad Indstilling, der gør det muligt for arbejdsprocessen at fortsætte med at fungere normalt.
- Ingen nye forekomster Indstilling, der giver mulighed for, at alle aktuelt kørende forekomster af arbejdsprocessen kan fuldføres, men deaktiverer arbejdsprocessen ved at gøre den utilgængelig at køre nye forekomster. (Denne handling kan fortrydes. Hvis du vil genaktivere arbejdsprocessen senere, skal du vende tilbage til denne side og vælge Tillad.
- Fjern Indstilling, der helt fjerner arbejdsprocessen fra gruppen af websteder. Alle kørende forekomster afsluttes straks, og kolonnen for den pågældende arbejdsproces vises ikke længere på siden for listen eller biblioteket. (Denne handling kan ikke fortrydes ).
Hvad skal der ske nu?
Hvis du har foretaget ændringer, skal du køre en testforekomst af arbejdsprocessen for at dobbelttjekke effekten af ændringerne.
Yderligere tilpasning
Der er en lang række forskellige måder at yderligere tilpasse de arbejdsprocesser, der følger med SharePoint-produkter.
Du kan endda oprette brugerdefinerede arbejdsprocesser fra bunden.
Du kan bruge et eller flere af følgende programmer:
- Microsoft SharePoint Designer 2013 Tilpas arbejdsprocesformularer, handlinger og funktionsmåder.
- Microsoft Visual Studio Byg dine egne brugerdefinerede arbejdsproceshandlinger.
Du kan finde flere oplysninger i Hjælp til Microsoft Software Developer Network (MSDN).