Et af de første trin til at administrere et projekt er at tilføje de opgaver, der får dit projekt udført. Din liste over opgaver kan være noget så simpel som en tjekliste over ting, der skal laves, eller den kan være noget mere omfattende med start- og slutdatoer, relationer med andre opgaver og andre tilknyttede opgaveoplysninger. En simpel tjekliste over opgaver og en planlagt liste over opgaver bruger begge den samme liste på dit websted, så du kan starte med en simpel tjekliste og derefter føje detaljer til opgaverne senere for at gøre det til en planlagt liste over opgaver.
Tilføj en simpel tjekliste over opgaver
Hvis du kun lige er begyndt med din projektplanlægning, eller hvis du ikke forventer, at dette projekt bliver særligt kompliceret, kan en simpel tjekliste over opgaver være nok for dig til effektivt at administrere dit projekt. Din tjekliste kan indeholde forfaldsdatoer for projektets opgaver og tildelinger til projektteammedlemmer.
Sådan tilføjer du en simpel tjekliste over opgaver:
- Klik på Opgaver på værktøjslinjen Hurtig start for dit websted.
- Klik på Rediger på siden Opgaver.
- I kolonnen Opgavenavn skal du skrive et navn til hver opgave, der skal udføres i projektet. Tryk på Enter for at flytte til den næste linje, når du har tilføjet en opgave.
Tip
Vil du tilføje en ny opgave mellem to opgaver, der allerede er angivet? Klik på området til venstre for afkrydsningsfeltet for en eksisterende opgave, og tryk derefter på Insert. Der tilføjes en ny række over den eksisterende opgave, du har valgt. Du kan også klikke på Indsæt i gruppen Hierarki under fanen Opgaver .
I kolonnen Forfaldsdato skal du skrive eller vælge en dato for, hvornår hver opgave på listen skal være fuldført. Hvis du ikke er sikker på, hvornår en opgave skal være fuldført, skal du lade denne kolonne være tom for den pågældende opgave.
I kolonnen Tildelt til skal du skrive eller vælge navnet på hver person, der skal arbejde på de enkelte opgaver på listen.
Tip
Den bedste fremgangsmåde er kun at tildele én person til hver opgave. Hvis du skal tildele mere end én person, kan det føre til problemer med at markere opgaver som fuldført. Hvis Ann er færdig med sit arbejde på opgaven, giver hun mening at afkrydse det som udført på siden Mine opgaver. Dette markerer dog opgaven som fuldført for alle, der har fået tildelt opgaven, ikke kun Ann. En anden person på opgaven har muligvis stadig arbejde at udføre. Hvis du beslutter, at du stadig har brug for at tildele mere end én person til en opgave, kan du adskille navne med et semikolon (;).
Når du er færdig med at tilføje din simple opgaveliste, skal du klikke på Stop.
En anden hurtig måde at tilføje en simpel opgaveliste på er ved at indsætte en liste fra et Excel-regneark. Så længe de kolonner, du bruger i regnearket, flugter med de kolonner, der vises på siden Opgaver , kan du bare klikke på opgavelisten og indsætte dine regnearksdata. Navne parres med konti, hvis det er muligt, i kolonnen Tildelt til .
Når du arbejder på projektet, kan du markere afkrydsningsfeltet ud for hvert opgavenavn, når opgaven er fuldført.
Hvis du synes, at du har brug for mere kontrol over opgaverne i din enkle tjekliste, kan du bruge trinnene i næste afsnit til at føje oplysninger til dine opgaver for at lave en mere robust planlagt liste.
Tilføj en planlagt liste over opgaver
Hvis dit projekt er noget komplekst, kan du opleve, at en planlagt liste over opgaver hjælper dig med at holde styr på arbejdet på en mere overskuelig måde.
Sådan tilføjer du en planlagt opgaveliste:
Klik på Opgaver på værktøjslinjen Hurtig start for dit websted.
Klik på Ny opgave på siden Opgaver. Eller klik på Nyt element under fanen Opgaver på båndet.
Bemærk
Hvis du oprindeligt oprettede en simpel tjekliste over opgaver, men projektet blev lidt mere omfattende, kan du nemt føje flere detaljer til dine eksisterende opgaver. Hvis du vil markere en opgave, skal du klikke på området til venstre for afkrydsningsfeltet for den og derefter klikke på Rediger element under fanen Opgaver på båndet. Dette åbner opgaven, så du kan tilføje større planlægningsdetaljer.
Skriv et navn til opgaven i feltet Opgavenavn .
Skriv eller vælg en start- og slutdato for opgaven i felterne Startdato og Forfaldsdato . Hvis du ikke er sikker på nogen af disse datoer, skal du gemme disse oplysninger indtil videre. Du kan altid vende tilbage senere og tilføje oplysninger ved at redigere opgaven.
Skriv navnet eller mailadressen på den person, du vil have til at arbejde på opgaven, i feltet Tildelt til .
Tip
Den bedste fremgangsmåde er kun at tildele én person til hver opgave. Hvis du skal tildele mere end én person, kan det føre til problemer med at markere opgaver som fuldført. Hvis Ann er færdig med sit arbejde på opgaven, giver hun mening at afkrydse det som udført på siden Mine opgaver. Dette markerer dog opgaven som fuldført for alle, der har fået tildelt opgaven, ikke kun Ann. En anden person på opgaven har muligvis stadig arbejde at udføre. Hvis du beslutter, at du stadig har brug for at tildele mere end én person til en opgave, kan du adskille navne med et semikolon (;).
Hvis arbejdet på opgaven allerede er påbegyndt, skal du angive en procentsats i feltet % færdigt for at angive cirka hvor meget arbejde, der er udført, og hvad der mangler at blive udført.
Tip
Dette er et godt felt for dit projekts teammedlemmer at opdatere med jævne mellemrum. Det kan hjælpe dig med at forstå, hvordan arbejdet på dit projekt skrider frem, og om projektet er på rette vej til at blive færdigt til tiden.
Skriv en kort beskrivelse af opgaven i feltet Beskrivelse , hvis du gerne vil give flere detaljer om det arbejde, der er involveret. Det kan være nyttigt for ledere eller andre interessenter, der forsøger at forstå projektet.
Brug felterne og knapperne ud for Foregående opgaver til at angive, hvilke opgaver i projektet der skal være afsluttet, før den aktuelle opgave kan starte.
Lad os f.eks. antage, at du opretter opgaven "Udgiv pressemeddelelse", som ikke kan starte, før opgaven "Skrive pressemeddelelse" er fuldført. Vælg opgaven "Skriv pressemeddelelse" i boksen til venstre, og klik derefter på Tilføj for at flytte den til kassen til højre. Dette angiver, at opgaven "Skrive pressemeddelelse" er en foregående opgave til (dvs. den går forud) opgaven "Udgiv pressemeddelelse".Vælg det ønskede prioritetsniveau på listen over prioriteter .
Vælg det ønskede statusniveau på opgavestatuslisten .
Tip
Dette er et andet felt, der er nyttigt for dine projektgruppemedlemmer til at opdatere jævnligt. Det kan hjælpe dig med at holde styr på blokeringer i arbejdet, forsinkelser i tidsplaner og andre kritiske planlægningsproblemer.
Klik på Gem.
Arbejde med din opgaveliste
Når du arbejder med opgavelisten, er opgaver med forfaldsdatoer angivet med rødt forsinkede. Når du markerer en sen opgave som fuldført ved at markere afkrydsningsfeltet ud for opgaven, vises forfaldsdatoen ikke længere med rød tekst.
Du kan også skifte mellem forskellige visninger af opgavelisten ved at klikke på visningslinkene over listen. Du kan vælge mellem Alle opgaver, Calendar, Completed, Gantt-diagram, Late Tasks, My Tasks og Preventing, eller du kan redigere en eksisterende visning eller oprette din egen visning af din opgaveliste. Hvis den visning, du vil bruge, ikke er angivet over opgavelisten, skal du klikke Klik for at få vist flere indstillinger (...) ud for visningslinkene, og vælg den visning, du vil bruge. Du kan finde flere oplysninger om at oprette din egen visning i Oprette, ændre eller slette en visning af en liste eller et bibliotek.
Når du har føjet detaljerede opgaver til projektet, vil du muligvis: