Vigtigt!: Hvis du leder efter hjælp til FindTime, skal du være opmærksom på, at planlægningsafstemning har erstattet tilføjelsesprogrammet FindTime Outlook, sådan som det blev meddelt i juli 2022. Lær mere
I stedet for at håndtere endeløse mails, chats og kalenderkonflikter kan du bruge en planlægningsafstemning til at spare tid og reducere frem og tilbage, når du forsøger at finde et tidspunkt, der passer alle.
Hvis du vil vide mere om Outlook Scheduling Poll, skal du vælge den version af Outlook, du bruger:
Outlook til Windows (nyeste version) og Outlook på internettet
Planlægning af afstemning til Outlook til Windows (nyeste version) og Outlook på internettet
Vigtigt!: Denne version af Planlægningsafstemning udgives i øjeblikket. Du kan muligvis ikke se denne funktion, som den er beskrevet, før den er tilgængelig i dit område.
Før du går i gang, er her et par ting, du skal vide om planlægning af afstemninger:
-
Mennesker uden for organisationen kan stemme ved hjælp af et sikkert webstedslink, der oprettes, når du opretter en planlægningsafstemning.
-
Planlægning af afstemninger understøttes ikke med delte mailkonti eller gruppekalendere.
-
I øjeblikket kan stedfortrædere i kalenderen ikke oprette nye planlægningsafstemninger eller stemme på vegne af den primære kalenderejer.
-
Når der oprettes en ny planlægningsafstemning, placeres midlertidige ventepositioner i alles kalendere for at hjælpe med at reservere tid. Ventepositioner fjernes, når arrangøren vælger det sidste tidspunkt for begivenheden.
Opret en planlægningsafstemning
Sådan opretter du en planlægningsafstemning:
-
Vælg Ny begivenhed , eller højreklik på et tidspunkt i kalenderen, og vælg Ny begivenhed.
-
Tilføj deltagere.
-
Vælg dato- og klokkeslætsområdet, og vælg derefter den første dag, du vil overveje til begivenheden. Den dato, du vælger her, påvirker de anbefalinger af afstemningstidspunkter, du får (anbefalingerne kommer efter denne dato).
-
Vælg
-
Gennemse de foreslåede tidsindstillinger (disse tidspunkter er baseret på den bedste tilgængelighed for deltagere). Hvis du vil slette en foreslået tidsindstilling, skal du holde markøren over tidsindstillingen og vælge
Bemærk!: I øjeblikket kan du medtage op til 15-tidsindstillinger i en afstemning, men 3-5 indstillinger anbefales, så deltagerne ikke bliver overvældet, når de stemmer.
-
Valgfrit: Vælg en afstemnings slutdato og et klokkeslæt.
-
Tilføj resten af dine mødeoplysninger, hvis du ikke allerede har gjort det (titel, rum, dagsorden, vedhæftede filer), og vælg Send. Planlægningsafstemningen sendes til deltagerne, og der oprettes en sikker webside til afstemning.
Bemærk!: Tidsindstillinger kan ikke redigeres, når du har føjet dem til en afstemning. I stedet skal du blot slette de tidsindstillinger, du ikke ønsker, og tilføje nye tidsindstillinger ved at vælge
Ventepositioner reserveres i alles kalender for hver planlægningsindstilling for afstemningstid
For at sikre, at andre møder ikke planlægges over mødets tidsindstillinger, oprettes ventepositioner efter alles tidsplaner, så snart der sendes en afstemning.
For arrangører vises indstillingen Hele tiden som Optaget.
For deltagere vises alle tidsvalg som Foreløbig , indtil de stemmer.
-
Hvis en deltager stemmer Ja på en tidsindstilling, vises ventepositionen i vedkommendes kalender som Optaget.
-
Hvis en deltager stemmer nej på en tidsindstilling, vises ventepositionen i vedkommendes kalender som Ledig.
-
Hvis en deltager ikke stemmer på en tidsindstilling, vises ventepositionen i vedkommendes kalender som Foreløbig.
Brug filtre til nemt at se indstillingerne for planlægning af afstemningstid i din kalender
Hvis du hurtigt vil finde indstillingen for afstemningstid i din kalender, skal du vælge
Alternativt kan du holde markøren over en hvilken som helst tidsindstilling, der er i venteposition i din kalender, og alle ventepositioner for den pågældende afstemning fremhæves midlertidigt.
Sådan stemmer du i en planlægningsafstemning
Når deltagerne modtager planlægningsafstemningsmailen i deres indbakke, kan de stemme på deres foretrukne tidspunkter. Der er et par forskellige måder at stemme på.
Bemærk!: De forskellige måder at stemme på kan variere afhængigt af den version af Outlook, du bruger.
Stem fra mail med invitation til planlægningsafstemning
-
Åbn planlægningsafstemningsmailen i din indbakke.
-
Gennemse tidsindstillingerne.
-
Stem Ja på tidspunkter, du kan lide, og Nej for tidspunkter, du ikke kan lide eller ikke arbejder for din tidsplan.
Tip!: Personikonet ud for en tidsindstilling viser din egen tilgængelighed for den pågældende dato og det pågældende klokkeslæt.
Stem fra din kalender
Når en planlægningsafstemning er sendt af arrangøren, placeres foreløbig venteposition på deltagernes kalendere og navngives HOLD i titlen. Hvis du vil stemme, skal du klikke på mødet i kalendergitteret, vælge Indstillingen Ja eller Nej for hver gang og derefter vælge Send afstemning.
En anden måde at stemme på er at højreklikke på et vilkårligt hold i din kalender.
Stem fra begivenheden
Deltagerne kan stemme ved planlægning af afstemningstider direkte fra begivenheden. Dobbeltklik på begivenheden i kalenderen for at åbne den og stemme.
Stem fra websiden til sikker planlægningsafstemning
Når der oprettes en planlægningsafstemning, oprettes der også en tilsvarende sikker webside, og der medtages et link til den pågældende side i planlægningsafstemningsmailen. Alle kan bruge websiden til at stemme, og det er den eneste måde, hvorpå personer uden for organisationen kan stemme på de tidspunkter, de foretrækker.
Foretage ændringer i en planlægningsafstemning
Arrangøren kan foretage ændringer i en planlægningsafstemning fra sin kalender.
-
Dobbeltklik på et hvilket som helst afstemningstidspunkt i kalenderen.
-
Foretag dine ændringer ved at tilføje eller fjerne tidsindstillinger eller deltagere eller ved at opdatere titlen, dagsordenen eller vedhæftede filer til begivenheder, og vælg derefter Send.
Gennemse afstemningsresultater, og vælg et sidste tidspunkt
Når alle deltagere har stemt, kan arrangøren vælge det eller de sidste begivenhedstidspunkter.
-
Åbn påmindelsen.
-
Vælg det tidspunkt, hvor der er flest Ja-stemmer .
-
Vælg Afslut afstemning med valgt indstilling.
Alle ventepositioner fjernes fra alles kalender, og begivenheden opdateres med sidste gang.
Ofte stillede spørgsmål
Kan jeg oprette en planlægningsafstemning med mere end 15 tidsindstillinger? Nej. Den aktuelle grænse er 15.
Kan deltagere uden for organisationen stemme? Ja. De bruger linket til det sikre websted i planlægningsafstemningsmailen.
Kan jeg ændre min stemme? Ja, indtil arrangøren vælger et sidste tidspunkt og afslutter planlægningsafstemningen, eller indtil afstemningen udløber.
Kan jeg foreslå et nyt tidspunkt? Nej, ikke på nuværende tidspunkt.
Opdateres min kalender automatisk? Ja. Ventepositioner tilføjes, når du modtager en planlægningsafstemning, og fjernes, når arrangøren vælger et sidste tidspunkt.
Kan jeg videresende en planlægningsafstemning til andre? Nej, deltagerne kan ikke videresende planlægningsafstemninger. Kun arrangøren kan tilføje eller fjerne deltagere.
Planlægning af afstemning til klassisk Outlook til Windows og Outlook til Mac
Planlægningsafstemningsfunktionen bruges til at planlægge møder via afstemning. Arrangøren kan sende flere tidsindstillinger via planlægningsafstemningsfunktionenog minimere mails om planlægning frem og tilbage.
Planlægningsafstemningsfunktionen er i øjeblikket tilgængelig for brugere af Microsoft 365 Apps for business- eller virksomhedsplaner, der omfatter Exchange Online. Det understøttes i øjeblikket for GCC-lejere, undtagen GCC High.
En mødearrangør skal have en postkasse i Microsoft 365 Exchange Online for at kunne bruge planlægningsafstemningsfunktionen, mens alle med en gyldig mailadresse kan være deltagere i et møde, der anvender planlægningsafstemningsfunktionen til afstemning. Denne funktion er ikke tilgængelig for arrangører med postkasser på en Exchange-server i det lokale miljø. Det understøttes heller ikke for delte postkasser.
Her er listen over planlægningsafstemningsartikler:
Opret en afstemning ved hjælp af planlægningsafstemning
Planlægning af afstemningsarrangørdashboard
Beskyttelse af personlige oplysninger og personlige data
Bemærkninger!:
-
For Microsoft 365-lejeradministratorer:
-
Hvis du har konfigureret EWSApplicationAccessPolicy til at gennemtvinge EWSAllowlist i organisationen, skal du føje følgende poster til din "tilladelsesliste" (bemærk, at disse poster skelner mellem store og små bogstaver):
-
Set-OrganizationConfig -EwsAllowList @{Add="Microsoft.OWS.*"}
-
Set-OrganizationConfig -EwsAllowOutlook $true
-
Set-OrganizationConfig -EwsAllowMacOutlook $true
