Ved hjælp af guiden Eksportér kan du eksportere data fra en Access database til i et filformat, der kan læses af Excel. I denne artikel kan du se, hvordan du forbereder og eksporterer dine data til Excel, og du får også nogle tip til fejlfinding af almindelige problemer, der kan opstå.
I denne artikel
Eksport af data til Excel: grundlæggende oplysninger
Når du eksporterer data til Excel, opretter Access en kopi af de markerede data og gemmer derefter de kopierede data i en fil, der kan åbnes i Excel. Hvis du kopierer data fra Access til Excel ofte, kan du gemme oplysningerne om en eksport til senere brug og endda planlægge eksporthandlingen til at køre automatisk med faste intervaller.
Almindelige scenarier for eksport af data til Excel
-
Din afdeling eller arbejdsgruppe bruger både Access og Excel til at arbejde med data. Du gemmer dataene i Access databaser, men du bruger Excel til at analysere dataene og til at distribuere resultaterne af din analyse. Dit team eksporterer i øjeblikket data til Excel , som og hvornår de skal, men du vil gøre denne proces mere effektiv.
-
Du har i lang tid Access, men din chef foretrækker at arbejde med data i Excel. Med jævne mellemrum kopierer du dataene til Excel, men du vil automatisere denne proces for at spare tid.
Om at eksportere data til Excel
-
Access indeholder ikke kommandoen "Gem som" for det Excel format. Hvis du vil kopiere data til Excel, skal du bruge eksportfunktionen, der er beskrevet i denne artikel, eller du kan kopiere Access data til Udklipsholder og derefter indsætte dem i et Excel regneark.
-
Du kan eksportere en tabel, forespørgsel, formular eller rapport. Du kan også eksportere udvalgte poster i en visning med flere poster, f.eks. et dataark.
-
Excel indeholder en kommando til at importere data fra en Access -database. Du kan bruge kommandoen i stedet for kommandoen Eksportér i Access. Men kommandoen Excel import giver dig kun mulighed for at importere tabeller eller forespørgsler. Du kan finde flere oplysninger i ExcelHjælp-artiklen Oprette forbindelse til (importere) eksterne data.
-
Du kan ikke eksportere makroer eller moduler til Excel. Når du eksporterer en formular, en rapport eller et dataark, der indeholder underformularer, underrapporter eller underdataark, er det kun hovedformularen, hovedrapporten eller hoveddataarket, der eksporteres. Du skal gentage eksporten for hver underformular, underrapport og underdataark, du vil eksportere til Excel.
-
Du kan kun eksportere ét databaseobjekt i en enkelt eksport. Du kan dog flette flere regneark i Excel , når du har udført de enkelte eksporthandlinger.
Forbered eksporthandlingen
Inden du eksporterer, er det en god ide at gennemse de data, du vil eksportere, for at kontrollere, at de ikke indeholder fejlindikatorer eller fejlværdier. Hvis der er fejl, kan du prøve at løse dem, før du eksporterer dataene til Excel. Ellers kan der opstå problemer under eksporten, og der kan blive indsat null-værdier i cellerne i det Excel regneark. Du kan finde flere oplysninger om problemer, der kan opstå, når du eksporterer til Excel, i afsnittet Fejlfinding i forbindelse med manglende og forkerte værdier.
Hvis kildeobjektet er en tabel eller forespørgsel, skal du beslutte, om du vil eksportere dataene med eller uden objektets formatering. Beslutningen påvirker tre aspekter af den dannede fil – tekstfiltypen, der oprettes af processen, den eksporterede datamængde og dataenes visningsformat. Følgende tabel beskriver resultatet, når formaterede og uformaterede data eksporteres.
|
Eksport |
Kildeobjekt |
Felter og poster |
Formatering |
|---|---|---|---|
|
Uden formatering |
Tabel eller forespørgsel Bemærk!: Formularer og rapporter kan ikke eksporteres uden formatering. |
Alle felter og poster i det underliggende objekt eksporteres. |
Egenskabsindstillingen Format ignoreres under handlingen. Der eksporteres kun opslags-id'er fra opslagsfelter. Indholdet i linkfelter eksporteres som en tekstkolonne, der viser linkene med formatet skærmtekst#adresse#. |
|
Med formatering |
Tabel, forespørgsel, formular eller rapport |
Det er kun felter og poster i den aktuelle visning eller det aktuelle objekt, der eksporteres. Filtrerede poster, skjulte kolonner i dataark og felter, der ikke vises i en formular eller en rapport, eksporteres ikke. |
Guiden respekterer egenskabsindstillingen Format. Der eksporteres opslagsværdier fra opslagsfelterne. Værdierne i linkfelter eksporteres som links. Teksten i RTF-tekstfelter eksporteres, men formateringen eksporteres ikke. |
Vælg destinationsprojektmappen og filformatet. Vær opmærksom på, at rapporter kun kan eksportere i det ældre *.xls-filformat og ikke i det nyere *.xlsx-filformat.
Under eksporten beder Access dig om at angive navnet på destinationsprojektmappen. Tabellen nedenfor viser, hvornår der oprettes en projektmappefil (hvis den ikke allerede findes), og hvornår filen overskrives (hvis den allerede findes).
|
Hvis destinationsprojektmappen |
Og kildeobjektet er |
Og du vil eksportere |
Så |
|---|---|---|---|
|
Ikke findes |
En tabel, forespørgsel, formular eller rapport |
Dataene med eller uden formatering |
Projektmappefilen oprettes under eksporten. |
|
Allerede findes |
En tabel eller forespørgsel |
Dataene, men ikke formateringen |
Projektmappen overskrives ikke. Et nyt regneark føjes til projektmappen, og navnet på det objekt, som dataene eksporteres. Hvis der allerede findes et regneark med dette navn i projektmappen, bliver du Access bedt om enten at erstatte indholdet af det tilsvarende regneark eller angive et andet navn til det nye ark. |
|
Allerede findes |
En tabel, forespørgsel, formular eller rapport |
Dataene inkl. formateringen |
Projektmappefilen overskrives med de eksporterede data. Alle eksisterende regneark fjernes, og der oprettes et nyt regneark med samme navn som det eksporterede objekt. Dataene i det Excel regneark nedarver formatindstillingerne for kildeobjektet. |
Dataene føjes altid til et nyt regneark. Du kan ikke føje dataene til et eksisterende regneark eller navngivet område.
Eksportere
-
Hvis destinationen Excel projektmappen er åben, skal du lukke den, før du fortsætter.
-
Vælg det objekt, der skal eksporteres, i navigationsruden i kildedatabasen.
Eksportér udelukkende en del af dataene
Hvis objektet er en tabel, forespørgsel eller formular, og du kun vil eksportere en del af dataene, skal du åbne objektet i dataarkvisningen, og markere de ønskede poster.
Sådan åbnes en formular i dataarkvisning:
-
Dobbeltklik på formularen for at åbne den.
-
Højreklik på formularen, og klik derefter på Dataarkvisning. Benyt følgende fremgangsmåde, hvis indstillingen ikke er tilgængelig:
-
Klik på Designvisning.
-
Tryk på F4 for at få vist opgaveruden Egenskabsark.
-
Vælg Formular på rullelisten øverst i egenskabsarket.
-
Indstil egenskaben Tillad dataarkvisning til Ja under fanen Formatér i egenskabsarket.
-
Klik på Dataarkvisning i gruppen Visninger under fanen Design.
Bemærk!: Det er ikke muligt at eksportere en del af en rapport. Du kan dog markere eller åbne den tabel eller forespørgsel, som rapporten er baseret på, og derefter eksportere en del af dataene i dette objekt.
-
-
-
Klik på Exceli gruppen Eksportér under fanen Eksterne data .
-
I dialogboksen Eksportér – Excel Regneark skal du gennemse det foreslåede filnavn for den Excel projektmappe (Access bruger navnet på kildeobjektet). Du kan redigere filnavnet, hvis du vil.
-
Vælg det ønskede filformat i feltet Filformat.
-
Hvis du skal eksportere en tabel eller en forespørgsel og vil eksportere formaterede data, skal du vælge Eksportér data med formatering og layout. Du kan finde flere oplysninger i afsnittet Forberede eksport.
Bemærk!: Hvis du eksporterer en formular eller en rapport, er denne indstilling altid valgt, men den er ikke tilgængelig (vises nedtonet).
-
Hvis du vil have vist destinationen Excel projektmappen, når eksporten er udført, skal du markere afkrydsningsfeltet Åbn destinationsfilen, når eksporten er udført .
Hvis kildeobjektet er åbent, og du har markeret en eller flere poster i visningen, inden eksporten startes, kan du vælge indstillingen Eksportér kun de valgte poster. Hvis du vil eksportere alle posterne i visningen, skal du imidlertid ikke markere dette afkrydsningsfelt.
Bemærk!: Afkrydsningsfeltet er ikke tilgængeligt (vises nedtonet), hvis der ikke er valgt nogen poster.
-
Klik på OK.
Hvis eksporten mislykkes på grund af en fejl, viser Access en meddelelse, der beskriver årsagen til fejlen. Ellers eksporterer Access dataene og åbner destinationsprojektmappen i Excelafhængigt af dit valg i trin 7. Access viser derefter en dialogboks, hvor du kan oprette en specifikation, der bruger oplysningerne fra eksporten.
Hvad bør jeg ellers vide om at eksportere?
-
Du kan få mere at vide om, hvordan du gemmer detaljerne om din eksport i en specifikation, som du kan genbruge senere, i artiklen Gem oplysningerne om en import- eller eksporthandling som en specifikation.
-
Få mere at vide om, hvordan du kører gemte eksportspecifikationer, i artiklen Kør en gemt import- eller eksporthandling.
-
Få mere at vide om, hvordan du får specifikationer til at køre på bestemte tidspunkter, i artiklen Planlæg en import- eller eksporthandling.
-
Få mere at vide om, hvordan du ændrer specifikationens navn, sletter specifikationer eller opdaterer navnene på specifikationers kildefiler, i artiklen Administrer dataopgaver.
Foretage fejlfinding af manglende og forkerte værdier
I tabellen nedenfor beskrives forskellige metoder til at afhjælpe almindelige fejl.
Tip!: Hvis der kun mangler nogle få værdier, kan du løse dem i den Excel projektmappe. Ellers skal du rette kildeobjektet i Access -databasen og derefter gentage eksporten.
|
Problem |
Beskrivelse og løsning |
|---|---|
|
Beregnede felter |
Resultaterne af beregnede felter eksporteres. De udtryk, der ligger til grundlag for de beregnede værdier, eksporteres ikke. |
|
Felter med flere værdier |
De felter, der understøtter flere værdier, eksporteres som en liste med værdier, der er adskilt med semikolon (;). |
|
Billeder, objekter og vedhæftede filer |
Grafiske elementer (f.eks. logoer, indhold i OLE-objektfelter og vedhæftede filer, der er en del af kildedataene) eksporteres ikke. Tilføj formlen manuelt i Excel-regnearket, når eksporten er udført. |
|
Diagram |
Når du eksporterer en formular eller rapport, der indeholder et Microsoft Graph-objekt, eksporteres grafobjektet ikke. |
|
Data i den forkerte kolonne |
Null-værdier i det resulterende regneark erstattes nogle gange med de data, der skulle være i den næste kolonne. |
|
Manglende datoværdier |
Datoværdier eksporteres tidligere end 1. januar 1900 ikke. De tilsvarende celler i regnearket indeholder en null-værdi. |
|
Manglende udtryk |
Udtryk, der bruges til at beregne værdier, eksporteres ikke til Excel. Det er kun resultaterne af beregningerne, der eksporteres. Føj formlen manuelt til det Excel regneark, når eksporten er udført. |
|
Manglende underformularer, underrapporter og underdataark |
Når du eksporterer en formular, en rapport eller et dataark, er det kun hovedformularen, hovedrapporten eller hoveddataarket, der eksporteres. Du skal gentage eksporten, hver gang du vil eksportere en underformular, en underrapport eller et underdataark. |
|
Manglende eller forkert formaterede kolonner |
Hvis ingen af kolonnerne i det resulterende regneark er formateret, skal du gentage eksporten og huske at markere afkrydsningsfeltet Eksportér data med formatering og layout i guiden. Hvis det derimod kun er nogle kolonner, der ser ud til at være formateret anderledes end versionerne i kildeobjektet, skal du anvende den ønskede formatering manuelt i Excel. Formatér en kolonne i Excel
|
|
Værdien "#" i en kolonne |
Værdien # forekommer muligvis i en kolonne, der svarer til et Ja/Nej-felt i en formular. Dette kan forekomme, hvis du har startet eksporten fra navigationsruden eller formularvisningen. Du kan løse problemet ved at åbne formularen i dataarkvisningen, inden dataene eksporteres. |
|
Fejlindikatorer og fejlværdier |
Kontrollér, at cellerne ikke indeholder fejlindikatorer (grønne trekanter i hjørnerne) eller fejlværdier (strenge, der starter med tegnet # i stedet for de korrekte data). |
