Finde poster, der har de seneste eller mest seneste datoer

Overvej at bruge et filter i stedet for en forespørgsel om de vigtigste værdier

Et filter er som regel bedre, hvis du har en bestemt dato i tankerne. Overvej følgende for at afgøre, om du skal oprette en forespørgsel med de vigtigste værdier eller anvende et filter:

• Hvis du vil returnere alle de poster, hvor datoen stemmer overens, er før eller senere end en bestemt dato, skal du bruge et filter. Hvis du f.eks. vil se salgsdatoerne mellem april og juli, skal du anvende et filter.

• Hvis du vil returnere et bestemt antal poster, der har de seneste eller seneste datoer i et felt, og du ikke kender de nøjagtige datoværdier, eller de ikke betyder noget, kan du oprette en forespørgsel med de vigtigste værdier. Hvis du f.eks. vil se de fem bedste salgskvartaler, skal du bruge en forespørgsel med de højeste værdier.

Du kan finde flere oplysninger om oprettelse og brug af filtre i artiklen Anvend et filter for at få vist udvalgte poster i en Access-database.

Toppen af siden

Indsætte eksempeldataene i Excel-regneark

1. Start Excel. Der åbnes en tom projektmappe.

2. Tryk på Skift+F11 for at indsætte et regneark (du skal bruge fire).

3. Kopiér dataene fra hver eksempeltabel til et tomt regneark. Medtag kolonneoverskrifterne (den første række).

Oprette databasetabeller ud fra regneark

1. Markér dataene fra det første regneark, herunder kolonneoverskrifterne.

2. Højreklik på navigationsruden, og klik derefter på Sæt ind.

3. Klik på Ja for at bekræfte, at den første række indeholder kolonneoverskrifter.

4. Gentag trin 1-3 for hvert af de resterende regneark.

Oprette en grundlæggende forespørgsel om de vigtigste værdier

1. Klik på Forespørgselsdesign i gruppen Forespørgsler under fanen Opret.

2. Dobbeltklik på tabellen Medarbejdere, og klik derefter på Luk.

   Hvis du bruger eksempeldataene, skal du føje tabellen Medarbejdere til forespørgslen.

3. Føj de felter, du vil bruge i forespørgslen, til designgitteret. Du kan dobbeltklikke på hvert felt eller trække og slippe hvert felt i en tom celle i rækken Felt .

   Hvis du bruger eksempeltabellen, skal du tilføje felterne Fornavn, Efternavn og Fødselsdato.

4. I det felt, der indeholder dine øverste eller nederste værdier (feltet Fødselsdato, hvis du bruger eksempeltabellen), skal du klikke på rækken Sortér og vælge enten Stigende eller Faldende.

   Faldende sorteringsrækkefølge returnerer den seneste dato, og Stigende sorteringsrækkefølge returnerer den tidligste dato.

   Vigtigt!: Du skal kun angive en værdi i rækken Sortér for felter, der indeholder dine datoer. Hvis du angiver en sorteringsrækkefølge for et andet felt, returnerer forespørgslen ikke de ønskede resultater.

5. Klik på pil ned ud for Alle (listen Øverste værdier) i gruppen Værktøjer under fanen Design, og angiv enten det antal poster, du vil have vist, eller vælg en indstilling på listen.

6. Klik på Kør for at køre forespørgslen og få vist resultaterne i dataarkvisning.

7. Gem forespørgslen som NextBirthDays.

Du kan se, at denne type forespørgsel om de vigtigste værdier kan besvare grundlæggende spørgsmål, f.eks. hvem der er den ældste eller yngste person i virksomheden. De næste trin beskriver, hvordan du bruger udtryk og andre kriterier til at føje styrke og fleksibilitet til forespørgslen. De kriterier, der vises i næste trin, returnerer de næste tre medarbejderfødder.

Føj kriterier til forespørgslen

Disse trin bruger den forespørgsel, der er oprettet i den foregående procedure. Du kan følge en forespørgsel med forskellige topværdier, så længe den indeholder faktiske dato-/klokkeslætsdata, ikke tekstværdier.

1. Højreklik på forespørgslen NextBirthDays i navigationsruden, og klik derefter på Designvisning.

2. I forespørgselsdesigngitteret i kolonnen til højre for BirthDate skal du angive følgende:
   MonthBorn: DatePart("m",[BirthDate]).
   Dette udtryk udtrækker måneden fra BirthDate ved hjælp af funktionen DatePart .

3. I den næste kolonne i forespørgselsdesigngitteret skal du angive følgende:
   DayOfMonthBorn: DatePart("d",[BirthDate])
   Dette udtryk henter dagen i måneden fra BirthDate ved hjælp af funktionen DatePart .

4. Fjern markeringen i afkrydsningsfelterne i rækken Vis for hvert af de to udtryk, du lige har angivet.

5. Klik på rækken Sortér for hvert udtryk, og vælg derefter Stigende.

6. I rækken Kriterier i kolonnen Fødselsdato skal du skrive følgende udtryk:
   Month([Fødselsdato]) > Month(Date()) OR Month([Birth Date])= Month(Date()) AND Day([Birth Date])>Day(Date())
   Dette udtryk gør følgende:

   • Month( [Fødselsdato]) > Month(Date()) angiver, at fødselsdatoen for hver medarbejder falder i en fremtidig måned.

   • Month( [Birth Date])= Month(Date()) And Day([Birth Date])>Day(Date()) angiver, at hvis fødselsdatoen forekommer i den aktuelle måned, falder fødselsdagen på eller efter den aktuelle dag.

     Kort sagt udelukker dette udtryk alle poster, hvor fødselsdagen forekommer mellem den 1. januar og den aktuelle dato.

     Tip!:  Du kan få flere eksempler på udtryk for forespørgselskriterier i artiklen Eksempler på forespørgselskriterier.

7. Skriv 3 i feltet Return i gruppen Konfiguration af forespørgsel under fanen Design.

8. Klik på Kør i gruppen Resultater under fanen Design.

Toppen af siden

Oprette en totalforespørgsel

Denne procedure bruger eksempeltabellen Events og EventType-eksempeltabellen til at besvare dette spørgsmål:

Hvornår var den seneste begivenhed for hver begivenhedstype, bortset fra koncerter?

1. Klik på Forespørgselsdesign i gruppen Forespørgsler under fanen Opret.

2. Dobbeltklik på tabellerne Events og EventType.
   Hver tabel vises i den øverste del af Forespørgselsdesigner.

3. Dobbeltklik på feltet EventType i tabellen EventType og feltet EventDate fra tabellen Events for at føje felterne til forespørgselsdesigngitteret.

4. I forespørgselsdesigngitteret i rækken Kriterier i feltet EventType skal du angive <>Koncert.

   Tip!:  Du kan få flere eksempler på kriterieudtryk i artiklen Eksempler på forespørgselskriterier.

5. På fanen Design i gruppen Vis/skjul skal du klikke på Totaler.

6. Klik på rækken Total i feltet EventDate i forespørgselsdesigngitteret, og klik derefter på Maks.

7. Klik på Vis i gruppen Resultater under fanen Design , og klik derefter på SQL-visning.

8. I SQL-vinduet skal du i slutningen af SELECT-delsætningen lige efter nøgleordet AS erstatte MaxOfEventDate med MostRecent.

9. Gem forespørgslen som MostRecentEventByType.

Opret en anden forespørgsel for at tilføje flere data

Denne procedure bruger forespørgslen MostRecentEventByType fra den foregående procedure til at besvare dette spørgsmål:

Hvem var kunden ved den seneste begivenhed for hver hændelsestype?

1. Klik på Forespørgselsdesign i gruppen Forespørgsler under fanen Opret.

2. Dobbeltklik på forespørgslen MostRecentEventByType under fanen Forespørgsler .

3. På fanen Tabeller skal du dobbeltklikke på tabellen Hændelser og tabellen Kunder.

4. Dobbeltklik på følgende felter i Forespørgselsdesigner:

   1. Dobbeltklik på EventType i tabellen Events.

   2. Dobbeltklik på MostRecent På forespørgslen MostRecentEventByType.

   3. Dobbeltklik på Firma i tabellen Kunder.

5. Vælg Stigende i rækken Sortér i kolonnen EventType i forespørgselsdesigngitteret.

6. Klik på Kør i gruppen Resultater under fanen Design.

Toppen af siden