Finde poster med de nyeste eller ældste datoer

Regler for oprettelse og brug af topværdiforespørgsler

Du opretter en forespørgsel med den største værdi ved først at oprette en udvælgelsesforespørgsel. Afhængigt af de ønskede resultater anvender du enten en sorteringsrækkefølge på forespørgslen, eller du konverterer forespørgslen til en totalforespørgsel. Hvis du konverterer forespørgslen, skal du bruge en aggregeringsfunktion, f.eks . Maks eller Min , til at returnere den højeste eller laveste værdi eller Første eller Sidste for at returnere den tidligste eller seneste dato. Du kan kun bruge totalforespørgsler og aggregeringsfunktioner, når du har brug for at finde data, der falder ind under et sæt af grupper eller kategorier. Antag f.eks., at du skal finde salgsnumrene for en given dato for hver by, som virksomheden opererer i. I så fald bliver byerne kategorier (du skal finde dataene pr. by), så du bruger en totalforespørgsel.

Når du fortsætter, skal du huske, at dine forespørgsler, uanset forespørgselstype, skal bruge felter, der indeholder beskrivende data, f.eks. kundenavne, og også et felt, der indeholder de datoværdier, du vil finde. Desuden skal datoværdierne være placeret i et felt, der er angivet til datatypen Dato/klokkeslæt. De forespørgsler, der beskrives i denne artikel, mislykkes, hvis du forsøger at køre dem i forhold til datoværdier i et kort tekstfelt. Hvis du vil bruge en totalforespørgsel, skal dine datafelter desuden indeholde kategorioplysninger, f.eks. et felt af typen by eller land/område.

Vælge mellem en forespørgsel med de vigtigste værdier og et filter

Vælg en af følgende fremgangsmåder for at afgøre, om du skal oprette en forespørgsel med de vigtigste værdier eller anvende et filter:

• Hvis du vil returnere posterne med de seneste eller seneste datoer i et felt, og du ikke kender de nøjagtige datoværdier, eller de ikke betyder noget, kan du oprette en forespørgsel med de vigtigste værdier.

• Hvis du vil returnere alle de poster, hvor datoen stemmer overens, er før eller senere end en bestemt dato, skal du bruge et filter. Hvis du f.eks. vil se salgsdatoerne mellem april og juli, skal du anvende et filter. En komplet diskussion af filtre er uden for dette emne.

  Du kan finde flere oplysninger om oprettelse og brug af filtre i artiklen Anvend et filter for at få vist udvalgte poster i en Access-database.

Toppen af siden

Oprette en grundlæggende forespørgsel om de vigtigste værdier

1. Klik på Forespørgselsdesign i gruppen Forespørgsler under fanen Opret.

2. I dialogboksen skal du klikke på den tabel, du vil bruge i forespørgslen, klikke på Tilføj for at placere tabellen i den øverste del af designeren og derefter klikke på Luk.

   Eller

   Dobbeltklik på tabellen, og klik derefter på Luk.

   Hvis du bruger de viste eksempeldata, er det forrige afsnit, skal du føje tabellen Medarbejdere til forespørgslen.

3. Føj de felter, du vil bruge i forespørgslen, til designgitteret. Du kan dobbeltklikke på hvert felt eller trække og slippe hvert felt i en tom celle i rækken Felt .

   Hvis du bruger eksempeltabellen, skal du tilføje felterne Fornavn, Efternavn og Fødselsdato.

4. I det felt, der indeholder dine øverste eller nederste værdier (feltet Fødselsdato, hvis du bruger eksempeltabellen), skal du klikke på rækken Sortér og vælge enten Stigende eller Faldende.

   Faldende sorteringsrækkefølge returnerer den seneste dato, og Stigende sorteringsrækkefølge returnerer den tidligste dato.

   Vigtigt!: Du skal kun angive en værdi i rækken Sortér for felter, der indeholder dine datoer. Hvis du angiver en sorteringsrækkefølge for et andet felt, returnerer forespørgslen ikke de ønskede resultater.

5. Klik på pil ned ud for Alle (listen Øverste værdier) i gruppen Konfiguration af forespørgsel under fanen Forespørgselsdesign, og angiv enten det antal poster, du vil have vist, eller vælg en indstilling på listen.

6. Klik på Kør for at køre forespørgslen og få vist resultaterne i dataarkvisning.

7. Gem forespørgslen, og hold den åben til brug i de næste trin.

Du kan se, at denne type forespørgsel om de vigtigste værdier kan besvare grundlæggende spørgsmål, f.eks. hvem der er den ældste eller yngste person i virksomheden. De næste trin beskriver, hvordan du bruger udtryk og andre kriterier til at føje styrke og fleksibilitet til forespørgslen. De kriterier, der vises i næste trin, returnerer de næste tre medarbejderfødder.

Føj kriterier til forespørgslen

1. Skift den forespørgsel, du oprettede i de forrige trin, til Designvisning.

2. I forespørgselsdesigngitteret i kolonnen til højre for kolonnen Fødselsdato skal du kopiere og indsætte eller skrive dette udtryk: Udtryk1: DatePart("m",[Fødselsdato]). Klik derefter på Kør.

   Funktionen DatePart udtrækker månedsdelen af feltet Fødselsdato.

3. Skift til designvisning.

4. Til højre for dit første udtryk skal du indsætte eller skrive dette udtryk: Udtryk2: DatePart("d",[Fødselsdato]). Klik derefter på Kør.

   I dette tilfælde udtrækker funktionen DatePart datodelen af feltet Fødselsdato.

5. Skift til designvisning.

6. Fjern markeringen i afkrydsningsfelterne i rækken Vis for hvert af de to udtryk, du lige har angivet, klik på rækken Sortér for hvert udtryk, og vælg derefter Stigende.

7. Klik på Afspil.

8. Du kan også angive et kriterium for at begrænse omfanget af forespørgslen. Når du angiver kriterier, sorterer forespørgslen kun de poster, der opfylder kriterierne, og den identificerer de øverste eller nederste feltværdier fra den sorterede liste.

   Hvis du vil fortsætte med eksempeldataene, skal du skifte til designvisning. Skriv derefter følgende udtryk i rækken Kriterier i kolonnen Fødselsdato :

   Month([Fødselsdato]) > Month(Date()) Or Month([Birth Date])= Month(Date()) And Day([Birth Date])>Day(Date())

   Dette udtryk gør følgende: Delen Month([Birth Date]) > Month(Date()) kontrollerer fødselsdatoen for hver medarbejder for at se, om den falder inden for en fremtidig måned og, hvis den er sand, medtager disse poster i forespørgslen. Delen Month([Fødselsdato])= Month(Date()) And Day([Birth Date])>Day(Date()) i udtrykket kontrollerer fødselsdatoerne, der forekommer i den aktuelle måned, for at se, om fødselsdagen falder på eller efter den aktuelle dag. Hvis denne betingelse er sand, medtager funktionen disse poster i forespørgslen. Opsummerende: Dette udtryk ignorerer alle poster, hvor fødselsdagen ligger mellem den 1. januar og den dato, hvor du kører forespørgslen.

   Hvis du vil se flere eksempler på udtryk for forespørgselskriterier, skal du se artiklen Eksempler på forespørgselskriterier.

9. Klik på pil ned ud for Alle (listen Øverste værdier) i gruppen Konfiguration af forespørgsel under fanen Forespørgselsdesign, og angiv enten det antal poster, du vil have vist, eller vælg en indstilling på listen.

   Hvis du vil se de næste tre fødselsdage, skal du skrive 3.

10. Klik på Kør for at køre forespørgslen og få vist resultaterne i dataarkvisning.

Opret totalforespørgslen

1. Klik på Forespørgselsdesign i gruppen Forespørgsler under fanen Opret.

2. Dobbeltklik på de tabeller, du vil bruge. Hver tabel vises i den øverste del af Forespørgselsdesigner.

   Hvis du bruger de eksempeltabeller, der er angivet ovenfor, skal du tilføje tabellerne Hændelser og Hændelsestyper.

3. Dobbeltklik på de tabelfelter, du vil bruge i forespørgslen. Sørg for, at du på nuværende tidspunkt kun føjer gruppe- eller kategorifelterne og værdifeltet til forespørgslen.

   Hvis du bruger de eksempeldata, der er angivet i de tre foregående tabeller, tilføjer du enten feltet Hændelsestype fra tabellen Hændelsestype eller feltet Hændelsesdato fra tabellen Hændelser.

4. Du kan også angive et kriterium, der begrænser forespørgslens omfang. Kun poster, der opfylder kriterierne, sorteres, og de øverste og nederste feltværdier identificeres på denne sorterede liste.

   Hvis du f.eks. vil returnere hændelser i kategorien Privat funktion, skal du skrive dette udtryk i rækken Kriterier i kolonnen Hændelsestype : <>"Privat funktion".

   Hvis du vil se flere eksempler på udtryk for forespørgselskriterier, skal du se artiklen Eksempler på forespørgselskriterier.

5. Konvertér forespørgslen til en totalforespørgsel ved at gøre følgende:

   Klik på Totaler i gruppen Vis/skjul under fanen Forespørgselsdesign.

   Rækken Totaler vises i designgitteret.

6. Sørg for, at rækken Totaler for hver gruppe eller kategori er angivet til Gruppér efter, og angiv derefter rækken Totaler i værdifeltet (feltet med de øverste eller nederste værdier) til enten Maks eller Min.

   Maks returnerer den største værdi i et numerisk felt og den seneste dato- eller klokkeslætsværdi i et Dato/klokkeslæt-felt. Min returnerer den mindste værdi i et numerisk felt og den tidligste dato- eller klokkeslætsværdi i et dato-/klokkeslætsfelt.

7. Klik på pil ned ud for Alle (listen Øverste værdier) i gruppen Konfiguration af forespørgsel under fanen Forespørgselsdesign, og angiv enten det antal poster, du vil have vist, eller vælg en indstilling på listen.

   I dette tilfælde skal du vælge Alle og derefter klikke på Kør for at få vist resultaterne i dataarkvisning.

   Bemærk!: Afhængigt af den funktion, du valgte i trin 6, ændrer Access navnet på værdifeltet i forespørgslen til MaxOfFeltnavn eller MinOfFeltnavn. Hvis du bruger eksempeltabellerne, omdøber Access feltet MaxOfEvent-dato eller MinOfEvent-dato.

8. Gem forespørgslen, og gå til de næste trin.

Forespørgselsresultaterne viser ikke produktnavne eller andre oplysninger om produkterne. Hvis du vil se disse yderligere data, skal du oprette en anden forespørgsel, der indeholder den forespørgsel, du lige har oprettet. De næste trin beskriver, hvordan du gør dette.

Opret en anden forespørgsel for at tilføje flere data

1. Klik på Forespørgselsdesign i gruppen Forespørgsler under fanen Opret.

2. Klik på fanen Forespørgsler , og dobbeltklik derefter på den totalforespørgsel, du oprettede i forrige afsnit.

3. Klik på fanen Tabeller , og tilføj de tabeller, du har brugt i totalforespørgslen, og tilføj også eventuelle tabeller, der indeholder andre relaterede data. Hvis du bruger de foregående tre eksempeltabeller, skal du føje tabellerne Hændelsestype, Hændelse og Kunder til den nye forespørgsel.

4. Forbind felterne i totalforespørgslen med deres tilsvarende felter i de overordnede tabeller. Det gør du ved at trække hvert felt i totalforespørgslen til det tilsvarende felt i tabellen.

   Hvis du bruger eksempeldataene fra de tre tabeller, skal du trække kolonnen Hændelsestype i totalforespørgslen til feltet Hændelsestype i tabellen Hændelsestype. Du skal derefter trække kolonnen MaxOfEvent-dato i totalforespørgslen til feltet Hændelsesdato i tabellen Hændelser. Oprettelse af disse joinforbindelser gør det muligt for din nye udvælgelsesforespørgsel at samle dataene i totalforespørgslen og dataene i de andre tabeller.

5. Tilføj de yderligere beskrivende felter fra de andre tabeller i forespørgslen.

   Hvis du bruger eksempeldataene fra de tre tabeller, kan du tilføje felterne Firma og Kontakt fra tabellen Kunder.

6. Du kan også angive en sorteringsrækkefølge for en eller flere af kolonnerne. Hvis du f.eks. vil angive kategorierne i alfabetisk rækkefølge, skal du angive rækken Sortér i kolonnen Hændelsestype til Stigende.

7. Klik på Kør i gruppen Resultater under fanen Forespørgselsdesign.

   Resultaterne af forespørgslen vises i dataarkvisning.

Toppen af siden

Oprette tabeloprettelsesforespørgslen

1. Med forespørgslen med de vigtigste værdier åben i designvisning:

   Klik på Tabeloprettelse i gruppen Forespørgselstype under fanen Forespørgselsdesign.

   Dialogboksen abeloprettelse vises.

2. Skriv et navn til den tabel, der skal gemme de øverste og nederste poster, i feltet Tabelnavn . Skriv f.eks. Øverste og nederste poster, og klik derefter på OK.

   Hver gang du kører forespørgslen i stedet for at vise resultaterne i dataarkvisning, opretter forespørgslen en tabel og erstatter den øverste værdi med de aktuelle data.

3. Gem og luk forespørgslen.

Oprette en tilføjelsesforespørgsel

1. Med din forespørgsel om bundværdi i designvisning:

   Klik på Tilføj i gruppen Forespørgselstype under fanen Forespørgselsdesign.

2. Dialogboksen Tilføj vises.

3. Skriv det samme navn, som du har skrevet i dialogboksen Tabeloprettelse .

   Skriv f.eks. Øverste og nederste poster, og klik derefter på OK. Hver gang du kører forespørgslen, føjer forespørgslen posterne til tabellen Top- og Bundposter i stedet for at vise resultaterne i dataarkvisning.

4. Gem og luk forespørgslen.

Køre forespørgslerne

• Du er nu klar til at køre de to forespørgsler. Dobbeltklik på forespørgslen med den øverste værdi i navigationsruden, og klik på Ja , når Access spørger dig. Dobbeltklik derefter på forespørgslen Nederste værdi, og klik på Ja , når Access spørger dig.

• Åbn tabellen Øverste og nederste poster i dataarkvisning.

Handlingen eller hændelsen blev blokeret af deaktiveret tilstand.

Hvis du ser denne meddelelse, skal du udføre følgende trin:

• Vælg Aktivér dette indhold , og klik derefter på OK.

• Kør forespørgslen igen.

Toppen af siden