Finde posterne med de øverste eller nederste værdier i en gruppe eller et felt

Vælge mellem en forespørgsel med de vigtigste værdier og et filter

Overvej følgende for at afgøre, om du skal oprette en forespørgsel med de vigtigste værdier eller anvende et filter:

• Hvis du vil returnere de poster, der indeholder de højeste eller laveste værdier i et felt, og du ikke kender de nøjagtige top- eller bundfeltværdier (eller de ikke betyder noget), kan du oprette en forespørgsel med de højeste værdier.

• Hvis du vil returnere alle de poster, hvor værdien i et felt svarer til eller enten er mindre end eller større end en værdi, som du er interesseret i, skal du anvende et filter. Hvis du f.eks. vil se produkter med priser mellem $ 50 og $ 100, skal du anvende et filter. Denne figur illustrerer et eksempelfilter i forespørgselsdesignvisning og de resultater, som et sådant filter kan producere:

  

  Du kan finde flere oplysninger om oprettelse og brug af filtre i artiklen Anvend et filter for at få vist udvalgte poster i en Access-database.

Regler for oprettelse og brug af topværdiforespørgsler

Når du fortsætter, skal du huske, at uanset forespørgselstype (en udvælgelsesforespørgsel eller en totalforespørgsel), skal du bruge felter, der indeholder beskrivende data, f.eks. medarbejder- eller produktnavne, og et felt, der indeholder de øverste eller nederste værdier, du vil finde, f.eks. en pris eller et datofelt. Du kan bruge mere end ét datafelt, og hvis du bruger en totalforespørgsel, bør dine datafelter som regel indeholde kategorioplysninger, f.eks. et by- eller land/områdefelt. Du kan kun udelade kategoridata, når du opretter en totalforespørgsel, der kører mod alle poster, f.eks. "vis mig de fem øverste procent af de dyreste ordrer". Du kan også bruge enten en udvælgelsesforespørgsel eller en totalforespørgsel til at finde de øverste og nederste værdier i en gruppe af poster eller poster, der falder ind under kategorier. Du kan finde flere oplysninger om at gøre dette i afsnittet Finde de øverste eller nederste værdier for poster i kategorier eller grupper senere i denne artikel.

Oprette en grundlæggende forespørgsel om de vigtigste værdier

1. Klik på Forespørgselsdesign i gruppen Forespørgsler under fanen Opret.

2. Klik på den tabel, du vil bruge i forespørgslen, klik på Tilføj for at placere tabellen i designgitteret, og klik derefter på Luk.
   -eller-Dobbeltklik
   på tabellen.
   Hvis du bruger eksempeldataene, skal du føje tabellen Medarbejdere til forespørgslen.

3. Føj de felter, du vil bruge i forespørgslen, til designgitteret. Du kan dobbeltklikke på hvert felt eller trække og slippe hvert felt i en tom celle i rækken Felt .
   Hvis du bruger eksempeltabellen, skal du tilføje felterne Fornavn, Efternavn og Fødselsdato.

4. I det felt, der indeholder dine øverste eller nederste værdier (feltet Fødselsdato, hvis du bruger eksempeltabellen), skal du klikke på rækken Sortér og vælge enten Stigende eller Faldende.
   Hvis værdifeltet indeholder tal, f.eks. priser eller salgstal, returnerer sorteringsrækkefølgen Stigende de laveste værdier, og sorteringsrækkefølgen Faldende returnerer de højeste værdier. Hvis værdifeltet indeholder datoer, returnerer sorteringsrækkefølgen Faldende den seneste dato, mens Stigende returnerer den tidligste dato.
   

   Vigtigt!: Du skal kun angive rækken Sortér til Stigende eller Faldende for de felter, der indeholder de øverste eller nederste værdier. Hvis du angiver en sorteringsrækkefølge for et andet felt end det felt, der indeholder dine øverste eller nederste værdier – f.eks. Produktnavn i stedet for Pris – returnerer forespørgslen ikke de ønskede resultater.

5. Klik på pil ned ud for Return (listen Øverste værdier) i gruppen Konfiguration af forespørgsel under fanen Design, og angiv enten antallet eller procentdelen af poster, du vil have vist, eller vælg en indstilling på listen.

6. Klik på Kør for at køre forespørgslen og vise resultaterne i dataarkvisning.

7. Gem forespørgslen, og hold den åben til brug i de næste trin.

Du kan se, at denne type forespørgsel om de vigtigste værdier kan besvare grundlæggende spørgsmål, f.eks. hvem der er den ældste eller yngste person i virksomheden. De næste trin beskriver, hvordan du bruger udtryk og andre kriterier til at føje styrke og fleksibilitet til forespørgslen. De kriterier, der vises i næste trin, returnerer de næste tre medarbejderfødder.

Føj kriterier til forespørgslen

1. Åbn den forespørgsel, du oprettede i de forrige trin, i designvisning.

2. I forespørgselsdesigngitteret skal du i kolonnen til højre for kolonnen Fødselsdato kopiere og indsætte eller skrive udtrykket Udtryk1: DatePart("m",[Fødselsdato]). Funktionen DatePart udtrækker månedsdelen af værdien i feltet Fødselsdato.

3. Til højre for den kolonne, der indeholder udtrykket, skal du kopiere og indsætte eller skrive udtrykket Udtryk2: DatePart("d",[Fødselsdato]). I dette tilfælde udtrækker funktionen DatePart dagsdelen af værdien i feltet Fødselsdato.

4. Fjern markeringen i afkrydsningsfelterne i rækken Vis for hvert udtryk, og klik derefter på cellen Sortér for hvert udtryk, og vælg Stigende.

5. Du kan også angive et kriterium for at begrænse omfanget af forespørgslen. Når du angiver kriterier, sorterer forespørgslen kun de poster, der opfylder kriterierne, og den identificerer de øverste eller nederste feltværdier fra den sorterede liste.
   Hvis du vil fortsætte med eksempeldataene, skal du i rækken Kriterier i feltet Fødselsdato skrive eller kopiere og indsætte dette udtryk:

   Month([Fødselsdato]) > Month(Date()) Or Month([Birth Date])= Month(Date()) And Day([Birth Date])>Day(Date())

   Dette udtryk gør følgende: Delen Month([BirthDate]) > Month(Date()) kontrollerer fødselsdatoen for hver medarbejder for at se, om den falder inden for en fremtidig måned og, hvis den er sand, medtager disse poster i forespørgslen. Delen Month([BirthDate])= Month(Date()) And Day([BirthDate])>Day(Date()) i udtrykket kontrollerer fødselsdatoerne, der forekommer i den aktuelle måned, for at se, om fødselsdatoen ligger på eller efter den aktuelle dato. Hvis denne betingelse er sand, medtager funktionen disse poster i forespørgselsresultaterne. For at opsummere ignorerer dette udtryk alle poster, hvor fødselsdatoen ligger mellem den 1. januar og den dato, hvor du kører forespørgslen.

   Hvis du vil se flere eksempler på udtryk for forespørgselskriterier, skal du se artiklen Eksempler på forespørgselskriterier.

6. Klik på pil ned ud for Return (listen Øverste værdier) i gruppen Konfiguration af forespørgsel under fanen Design, og angiv enten antallet eller procentdelen af poster, du vil have vist, eller vælg en indstilling på listen.

7. Klik på Kør for at køre forespørgslen og vise resultaterne i dataarkvisning.

Opret totalforespørgslen

1. Klik på Forespørgselsdesign i gruppen Forespørgsler under fanen Opret.

2. Vælg de tabeller, du vil arbejde med, klik på Tilføj, og klik derefter på Luk , når du er færdig med at tilføje tabellerne.
   -eller-Dobbeltklik
   på de tabeller, du vil bruge, og klik derefter på Luk. Hver tabel vises i designgitteret. Hvis du bruger de eksempeltabeller, der er angivet ovenfor, tilføjer du tabellerne Kategorier og Produkter.

3. Dobbeltklik på de tabelfelter, du vil bruge i forespørgslen.
   På dette tidspunkt skal du sikre dig, at du kun føjer gruppefelterne og værdifeltet til forespørgslen. Hvis du bruger de eksempeldata, der er angivet i den foregående tabel, skal du tilføje feltet Kategorinavn fra tabellen Kategorier og feltet Pris fra tabellen Produkter.

4. Du kan også angive et kriterium for at begrænse forespørgslens omfang.
   Det er kun poster, der opfylder kriterierne, der sorteres, og de øverste og nederste feltværdier identificeres på denne sorterede liste. Hvis du f.eks. vil udelade produkter i kategorien Sport, skal du føje dette udtryk til rækken Kriterier i feltet Kategorinavn: <>"Sport".
   Hvis du vil se flere eksempler på udtryk for forespørgselskriterier, skal du se artiklen Eksempler på forespørgselskriterier.

5. Konvertér forespørgslen til en totalforespørgsel.

   1. På fanen Design i gruppen Vis/skjul skal du klikke på Totaler.

      Rækken Total vises i designgitteret.

6. Sørg for, at cellen Total for hvert gruppefelt er indstillet til Gruppér efter, og angiv derefter cellen Total i værdifeltet (det felt, der indeholder de øverste eller nederste værdier) til enten Maks eller Min.
   Hvis du vælger Maks , returneres den største værdi i et numerisk felt og den seneste dato- eller klokkeslætsværdi i et Dato/klokkeslæt-felt. Hvis du vælger Min , returneres den mindste værdi i et numerisk felt og den tidligste dato- eller klokkeslætsværdi i et dato-/klokkeslætsfelt. Hvis du bruger eksempeldataene, skal du angive cellen Total i feltet Kategorinavn til Gruppér efter og cellen Total i feltet Pris til Maks eller Min.

7. Sørg for, at listen Returner er angivet til Alle i gruppen Værktøjer under fanen Design, og klik derefter på Kør for at køre forespørgslen og få vist resultaterne i dataarkvisning.
   

   Bemærk!: Afhængigt af den funktion, du valgte i trin 7, ændrer Access navnet på værdifeltet i forespørgslen til MaxOfFeltnavn eller MinOfFeltnavn. Hvis du bruger eksempeltabellerne, omdøber Access feltet MaxOfPrice eller MinOfPrice.

8. Gem forespørgslen, og gå til de næste trin.

Forespørgslen returnerer ikke produktnavne eller andre oplysninger om produkterne. Hvis du vil se disse yderligere data, skal du oprette en anden forespørgsel, der indeholder den forespørgsel, du lige har oprettet. De næste trin beskriver, hvordan du opretter denne anden forespørgsel.

Opret en anden forespørgsel for at få vist flere data

1. Klik på Forespørgselsdesign i gruppen Forespørgsler under fanen Opret.

2. Klik på fanen Forespørgsler , og dobbeltklik derefter på den totalforespørgsel, du oprettede i forrige afsnit.

3. Klik på fanen Tabeller , og tilføj de tabeller, du har brugt i totalforespørgslen, samt eventuelle tabeller, der indeholder de andre relaterede data, du vil se.
   Hvis du bruger de eksempeltabeller, der er angivet tidligere, føjer du tabellerne Kategorier, Produkter og Leverandører til den nye forespørgsel.

4. Forbind felterne i totalforespørgslen med deres tilsvarende felter i de overordnede tabeller. Det gør du ved at trække hvert felt i totalforespørgslen til det tilsvarende felt i tabellen.

   Hvis du bruger eksempeldataene, skal du trække feltet Kategorinavn i totalforespørgslen til feltet Kategorinavn i tabellen Kategorier. Derefter skal du trække feltet MaxOfPrice i totalforespørgslen til feltet Pris i tabellen Produkter. Joinforbindelserne gør det muligt for din nye udvælgelsesforespørgsel at samle dataene i totalforespørgslen og dataene i de andre tabeller.

5. Dobbeltklik på stjernen i vinduet for totalforespørgslen for at føje hele forespørgslen til designgitteret, og træk derefter de ekstra felter fra de andre tabeller i forespørgslen.

   Hvis du bruger eksempeltabellerne, skal du dobbeltklikke på den totalforespørgsel, du oprettede i forrige afsnit, og derefter tilføje felterne Produktnavn og Leverandør fra tabellen Produkter og Leverandører.

6. Du kan også angive en sorteringsrækkefølge for en eller flere af kolonnerne.
   Hvis du f.eks. vil have vist kategorierne i alfabetisk rækkefølge, skal du angive cellen Sortér i kolonnen Kategorinavn til Stigende.

7. Klik på Kør i gruppen Resultater under fanen Design.

   Dette kører forespørgslen og viser resultaterne i dataarkvisning.

Toppen af siden

Oprette tabeloprettelsesforespørgslen

1. Med forespørgslen med de vigtigste værdier åben i designvisning:

   Klik på Tabeloprettelse i gruppen Forespørgselstype under fanen Design.
   Dialogboksen Opret tabel vises.

2. Skriv et navn til den tabel, der skal gemme de øverste og nederste poster, i feltet Tabelnavn . Skriv f.eks. Øverste og nederste poster, og klik derefter på OK.
   Hver gang du kører forespørgslen i stedet for at vise resultaterne i dataarkvisning, opretter forespørgslen en tabel og erstatter den øverste værdi med de aktuelle data.

3. Gem og luk forespørgslen.

Oprette en tilføjelsesforespørgsel

1. Åbn din forespørgsel om bundværdi i designvisning.

2. På fanen Design i gruppen Forespørgselstype klikker du Tilføj.

3. I dialogboksen Tilføj skal du skrive det samme navn, som du har skrevet i dialogboksen Tabeloprettelse .
   Skriv f.eks. Øverste og nederste poster , og klik derefter på OK. Hver gang du kører forespørgslen, føjer forespørgslen posterne til tabellen Top- og Bundposter i stedet for at vise resultaterne i dataarkvisning.

4. Gem og luk forespørgslen.

Køre forespørgslerne

Du er nu klar til at køre de to forespørgsler.

• Dobbeltklik på forespørgslen med den øverste værdi i navigationsruden, og klik på Ja i meddelelserne.

• Dobbeltklik på forespørgslen Nederste værdi, og klik på Ja i meddelelserne.

• Åbn den øverste og nederste tabel med poster i dataarkvisning.

Toppen af siden