Nyheder i Microsoft Access 2010

Dele en database på internettet

• Brug af en skabelon    Fem skabeloner leveres med Access 2010: Kontakter, Aktiver, Projekter, Begivenheder og Velgørenhedsdonationer. Du kan også ændre enhver skabelon, før eller efter du publicerer.

• Starte fra bunden    Når du opretter en tom ny database, kan du vælge mellem en almindelig database og en webdatabase. Dette valg påvirker de designfunktioner og kommandoer, du ser, så det er nemt at sikre, at dit program er webkompatibelt.

• Konvertere en eksisterende database til en webdatabase    Du kan publicere et eksisterende program på internettet. Ikke alle funktioner i skrivebordsdatabaser understøttes på internettet, så det kan være, at du er nødt til at justere nogle af funktionerne i dit program.

  Du kan køre den nye webkompatibilitetskontrol for at hjælpe dig med at identificere og løse eventuelle kompatibilitetsproblemer.

• Intranet eller internet    Du kan publicere på din egen SharePoint-server, eller du kan bruge en hostet SharePoint-løsning.

  Bemærk!: Du skal have en brugerkonto, før du kan bruge en webdatabase. Anonym adgang understøttes ikke.

Du kan få mere at vide om webdatabaser i artiklen Opbygge en database til deling på internettet.

Ny makrogenerator

Access 2010 tilbyder en ny makrogenerator, der indeholder IntelliSense og en ren og ligetil brugergrænseflade.

1. Vælg en handling på listen...

2. ... eller dobbeltklik på en handling i handlingskataloget for at føje den til makroen.

3. Fanen Design vises, når du arbejder på en makro.

Når du tilføjer en handling, vises flere indstillinger i makrogeneratoren. Når du f.eks. tilføjer en "Hvis"-handling, ser du:

Se følgende video for at se, hvordan den nye makrogenerator fungerer.

Ud over traditionelle makroer kan du bruge den nye makrogenerator til at oprette datamakroer, som er en ny funktion.

Datamakroer: Ændre data baseret på hændelser

Datamakroer hjælper med at understøtte aggregater i webdatabaser og giver også en metode til at implementere "udløsere" i enhver Access 2010 database.

Antag f.eks., at du har et PercentComplete-felt og et Status-felt. Du kan bruge en datamakro til at angive Procentfuldførelse til 100 , når du angiver Status til Fuldført, og 0 , når du angiver Status til Ikke startet.

Du kan se datamakroer i aktion i følgende video.

Udvidet udtryksgenerator

Udtryksgenerator indeholder nu IntelliSense, så du kan se dine indstillinger, mens du skriver. Den viser også hjælp til den aktuelt valgte udtryksværdi i vinduet Udtryksgenerator. Hvis du f.eks. vælger funktionen Trim, viser Udtryksgenerator:

Trim(streng) Returnerer en variant af typestreng, der indeholder en kopi af en angivet streng uden foranstillede og efterstillede mellemrum.

Du kan få mere at vide i artiklen Brug af Udtryksgenerator.

Beregnede felter

Du kan oprette et felt, der viser resultaterne af en beregning. Beregningen skal referere til andre felter i samme tabel. Du kan bruge Udtryksgenerator til at oprette beregningen.

Nye databaseskabeloner

Access 2010 indeholder en pakke med professionelt designede databaseskabeloner til blandt andet at spore kontakter, opgaver, begivenheder, studerende og aktiver. Du kan bruge dem med det samme eller forbedre og tilpasse dem til at spore oplysninger på præcis den måde, du ønsker.

Hver skabelon er et komplet sporingsprogram, der indeholder foruddefinerede tabeller, formularer, rapporter, forespørgsler, makroer og relationer. Skabelonerne er designet til at være umiddelbart nyttige, så du hurtigt kan komme i gang. Hvis skabelondesignet opfylder dine behov, er du klar til brug. Ellers kan du bruge skabelonen til at komme i gang med at oprette den database, der opfylder dine specifikke behov.

Ud over de skabeloner, der følger med Access 2010, kan du oprette forbindelse til Office.com og downloade flere skabeloner.

Programdele til at føje funktionalitet til en eksisterende database

Du kan nemt føje funktioner til en eksisterende database ved hjælp af en programdel. Som noget nyt i Access 2010 er en programdel en skabelon, der består af en del af en database – f.eks. en forudformateret tabel eller en tabel med en tilknyttet formular og rapport. Du kan f.eks. føje en opgaveprogramdel til databasen, og du får vist en opgavetabel, en opgaveformular og muligheden for at relatere tabellen Opgaver til en anden tabel i databasen.

Du kan få mere at vide i artiklen Gem og genbrug databasedesignelementer.

Forbedret dataarkvisning

Du kan oprette en tabel og begynde at bruge den uden at definere felter i forvejen – du skal blot klikke på Tabel på fanen Opret og begynde at indtaste data i det nye dataark, der vises. Access 2010 bestemmer automatisk den bedste datatype for hvert felt, så du er oppe at køre på ingen tid. Kolonnen Klik for at tilføje viser dig, hvor du skal tilføje et nyt felt – og hvis du vil ændre datatypen eller visningsformatet for et nyt eller eksisterende felt, kan du bruge kommandoerne på båndet under fanen Felter . Du kan også indsætte data fra Microsoft Excel-tabeller i et nyt dataark – Access 2010 opretter alle felterne og genkender automatisk datatyperne.

Ruden Feltliste

I ruden Feltliste kan du tilføje felter fra andre tabeller. Du kan trække felter fra tabellen i postkilden, fra relaterede tabeller eller fra ikke-relaterede tabeller i databasen. Hvis der er behov for en relation mellem tabeller, oprettes den automatisk, eller du bliver bedt om det gennem processen.

Layoutvisning hjælper med at gøre designet af formularer og rapporter hurtigere

Brug layoutvisning til at foretage designændringer, mens du får vist data i en formular eller rapport.

Layoutvisning har flere forbedringer og er påkrævet, hvis du designer en formular eller rapport til internettet.

Båndet

Båndet er en samling faner, der indeholder grupper af kommandoer, der er organiseret efter funktion og funktionalitet. Båndet erstatter lagene af menuer og værktøjslinjer, der findes i tidligere versioner af Access. Følgende billede viser båndet med fanen Hjem markeret.

Vigtige funktioner på båndet omfatter:

• Kommandofaner – Faner, der viser kommandoer, der ofte bruges sammen, så du kan finde de kommandoer, du skal bruge, når du har brug for dem.

• Kontekstafhængige kommandofaner – En kommandofane, der vises afhængigt af konteksten – dvs. det objekt, du arbejder på, eller den opgave, du udfører. En kontekstafhængig kommandofane indeholder de kommandoer, der mest sandsynligt gælder for det, du laver.

• Gallerier – Nye kontrolelementer, der viser et eksempel på en typografi eller indstilling, så du kan se resultaterne, før du vælger.

Backstage-visning

Som noget nyt i Access 2010indeholder Backstage-visningen kommandoer, som du anvender på en hel database, f.eks. komprimer og reparer, eller åbn en ny database. Kommandoer er arrangeret på faner i venstre side af skærmen, og hver fane indeholder en gruppe af relaterede kommandoer eller links. Hvis du f.eks. klikker på Ny, får du vist et sæt knapper, der giver dig mulighed for at oprette en ny database fra bunden eller ved at vælge fra et bibliotek med professionelt designede databaseskabeloner.

Mange af de kommandoer, du finder i Backstage-visningen, var tilgængelige i menuen Filer i tidligere versioner af Access, ud over databaser, som du for nylig har åbnet, og (hvis du har forbindelse til internettet) links til office.com artikler.

Klik på fanen Filer for at komme til Backstage-visningen.

Navigationsrude

Navigationsruden viser og giver nem adgang til alle objekterne i den aktuelt åbne database.

Brug navigationsruden til at organisere dine objekter efter objekttype, oprettelsesdato, dato for ændring, relateret tabel (baseret på objektafhængigheder) eller i brugerdefinerede grupper, du opretter. Har du brug for mere plads til at arbejde på dit formulardesign? Du kan nemt skjule navigationsruden, så den optager lidt plads, men stadig er tilgængelig.

Faneopdelte objekter

Som standard vises dine tabeller, forespørgsler, formularer, rapporter og makroer som faneopdelte objekter i Access-vinduet.

Du kan ændre denne indstilling pr. database og bruge objektvinduer i stedet for faner.

Ved at klikke på objektfanerne kan du nemt skifte mellem forskellige objekter.

Vinduet Hjælp

Access 2010 indeholder både Access Hjælp- og Access Developer Reference-indhold i det samme Hjælp-vindue. De to systemer indeholder forskellige typer hjælpindhold. Med Hjælp-fremviser kan du vælge, hvilket indhold der skal vises. Du kan f.eks. kun ændre omfanget af søgningen til Access Developer Reference-indholdet. Uanset de indstillinger, du foretager i Hjælp-vinduet, er alt indhold i Access Hjælp og Access Developer Reference altid tilgængeligt online, på Office.com eller på MSDN.

Fanen Opret

Brug fanen Opret til hurtigt at oprette nye formularer, rapporter, tabeller, forespørgsler og andre databaseobjekter. Hvis du vælger en tabel eller forespørgsel i navigationsruden, kan du oprette en ny formular eller rapport baseret på det pågældende objekt med ét klik ved hjælp af kommandoen Formular eller Rapport .

De nye formularer og rapporter, der oprettes af denne proces med et enkelt klik, bruger et opdateret design til at gøre dem mere visuelt tiltalende og umiddelbart nyttige. Automatisk genererede formularer og rapporter får et professionelt udseende design med overskrifter, der indeholder et logo og en titel. Desuden indeholder en automatisk genereret rapport også dato og klokkeslæt samt informative sidefødder og totaler.

Rapportvisning og layoutvisning

Med disse visninger, som er forbedret i Access 2010, kan du arbejde interaktivt med formularer og rapporter. Ved hjælp af rapportvisning kan du gennemse en nøjagtig gengivelse af rapporten uden at skulle udskrive eller vise den i Vis udskrift. Hvis du vil fokusere på bestemte poster, skal du bruge filterfunktionen eller bruge en Søg-handling til at søge efter matchende tekst. Du kan bruge kommandoen Kopiér til at kopiere tekst til Udklipsholder, eller du kan klikke på de aktive links, der vises i rapporten, for at følge et link i browseren.

Layoutvisning giver dig mulighed for at foretage designændringer, mens du gennemser dine data. Du kan bruge layoutvisning til at foretage mange almindelige designændringer, mens du får vist data i en formular eller rapport. Tilføj f.eks. et felt ved at trække et feltnavn fra den nye feltlisterude , eller rediger egenskaber ved hjælp af egenskabsarket.

Layoutvisning har nu forbedrede designlayout – grupper af kontrolelementer, som du kan justere som ét, så du nemt kan omarrangere felter, kolonner, rækker eller hele layout. Du kan også fjerne et felt eller nemt tilføje formatering i layoutvisning.

Strømlinet oprettelse af gruppering og sortering i rapporter

Access har en ny metode til at gruppere og sortere data i rapporter og tilføje totaler. Brugergrænsefladen er nem at navigere og forstå, og når den bruges sammen med den nye layoutvisning, kan du se effekten af dine ændringer med det samme.

Antag, at du vil have vist det samlede salg efter område i en rapport. Brug layoutvisning og ruden Gruppering, sortering og total til at tilføje et gruppeniveau og anmode om en total – og se ændringerne live i rapporten. Rækken Total gør det nemt at føje en sum, et gennemsnit, et antal, et maksimum eller et minimum til rapportens sidehoveder eller sidefødder. Simple totaler kræver ikke længere, at der oprettes et beregnet felt manuelt. Nu skal du blot pege og klikke.

Forbedrede kontrollayout, der kan hjælpe dig med at oprette flotte formularer og rapporter

Forms og rapporter indeholder ofte tabeloplysninger, f.eks. en kolonne, der indeholder kundenavne eller en række, der indeholder alle felterne for en kunde. Du kan gruppere disse kontrolelementer i et layout, der nemt kan redigeres som én enhed, herunder etiketten.

Da du kan vælge kontrolelementer fra forskellige sektioner, f.eks. navnet i sektionshovedet eller sidefoden, er der stor fleksibilitet. Du kan nemt:

• Flyt eller tilpas størrelsen på et layout. Flyt f.eks. en kolonne til venstre eller højre.

• Formatér et layout. Angiv f.eks. en kolonne med kundenavn med fed skrift, så den skiller sig ud.

• Føj en kolonne (felt) til et layout.

• Slet en kolonne (et felt) fra et layout.

• Flet eller opdel celler

Layout gemmes sammen med dit design, så de forbliver tilgængelige. Følgende video viser, hvordan layout fungerer i formularer og rapporter.

Opdelte formularer til hurtig browsing af data

Brug en delt formular til at oprette en formular, der kombinerer en dataarkvisning og en formularvisning. Du kan angive en egenskab for at få Access til at placere dataarket øverst, nederst, til venstre eller til højre.

Integrerede makroer i formularer og rapporter

Brug integrerede makroer for at undgå at skulle skrive kode. En integreret makro gemmes i en egenskab og er en del af det objekt, den tilhører. Du kan ændre designet af en integreret makro uden at skulle bekymre dig om andre kontrolelementer, der kan bruge makroen – hver integreret makro er uafhængig. Der er tillid til integrerede makroer, fordi de automatisk forhindres i at udføre potentielt usikre handlinger.

Beregnede felter

Du kan oprette et felt, der viser en værdi, der er beregnet ud fra andre data i samme tabel. Du kan bruge Udtryksgenerator til at oprette beregningen, så du kan drage fordel af IntelliSense og nem adgang til Hjælp til udtryksværdier.

Data fra andre tabeller kan ikke bruges som kilde til de beregnede data. Nogle udtryk understøttes ikke af beregnede felter.

Felter med flere værdier

Et felt med flere værdier kan gemme mere end én værdi pr. post. Antag, at du skal tildele en opgave til en af dine medarbejdere eller kontrahenter, men du vil tildele den til mere end én person. I de fleste databasestyringssystemer og i tidligere versioner af Access end Office Access 2007skulle du oprette en mange til mange-relation for at gøre dette korrekt.

Felter med flere værdier er især relevante, når du arbejder med en SharePoint-liste, der indeholder en af de felttyper med flere værdier, der bruges i Windows SharePoint Services. Access 2010 er kompatibel med disse datatyper.

Felter med vedhæftede filer til filer

Datatypen Vedhæftet fil gør det nemt at gemme alle typer dokumenter og binære filer i databasen uden unødvendig vækst i databasestørrelsen. Access komprimerer automatisk vedhæftede filer, når det er muligt, for at minimere pladsforbruget. Vil du vedhæfte et Word dokument til en post eller gemme en række digitale billeder i databasen? Hvis du bruger vedhæftede filer, bliver disse opgaver meget nemmere. Du kan endda føje flere vedhæftede filer til en enkelt post.

Notatfelter gemmer nu RTF-format og understøtter revisionshistorik

RTF-notatfelter betyder, at du ikke længere er begrænset til almindelig tekst i dine poster. Du kan formatere tekst med indstillinger (f.eks. fed, kursiv ud over forskellige skrifttyper og farver og andre almindelige formateringsindstillinger) og gemme teksten i databasen. RTF-formateret tekst gemmes i et notatfelt i et HTML-baseret format, der er kompatibelt med RTF-datatypen i Windows SharePoint Services. Du angiver den nye egenskab Tekstformat til enten Rtf-tekst eller Almindelig Tekst, og oplysningerne formateres derefter korrekt i tekstfeltkontrolelementer og i dataarkvisning.

Notatfelter er nyttige til lagring af store mængder data. Du kan konfigurere egenskaben Tilføj kun for at bevare en oversigt over alle ændringer i et notatfelt. Du kan derefter få vist en oversigt over disse ændringer. Denne funktion understøtter også sporingsfunktionen i Windows SharePoint Services , så du også kan bruge Access til at få vist indholdsoversigten for SharePoint-listen.

Kalender til pluk af datoer

Felter og kontrolelementer, der bruger datatypen Dato og klokkeslæt, får automatisk understøttelse af en indbygget interaktiv kalender. Kalenderknappen vises automatisk til højre for datoen. Vil du gerne vide datoen for den kommende fredag? Klik på knappen, hvorefter kalenderen automatisk vises, så du kan finde og vælge datoen. Du kan vælge at deaktivere kalenderen for et felt eller et kontrolelement ved hjælp af en egenskab.

Forbedrede sorterings- og filtreringsværktøjer

Antag, at du hurtigt skal finde en tilsvarende værdi eller sortere en kolonne med data. Funktionen Autofilter forstærker allerede effektive filtreringsfunktioner, så du hurtigt kan fokusere på de data, du har brug for. Du kan nemt vælge mellem de entydige værdier i en kolonne, hvilket er nyttigt i situationer, hvor du ikke kan huske det navn, du skal bruge, eller du kan sortere værdierne ved hjælp af genvejsmenuens indstillinger i almindeligt sprog, f.eks. Sortér fra ældste til nyeste eller Sortér fra mindste til største.

De mest almindelige filterindstillinger er let synlige i menukommandoer, eller du kan bruge hurtige filtre til at begrænse oplysninger baseret på de data, du angiver. Indstillingerne for ekspresfiltrering ændres automatisk baseret på datatypen, så du får vist fornuftige valg for tekst, dato og numeriske oplysninger.

Totaler og skiftende baggrundsfarver i dataark

Dataarkvisning indeholder rækken Total, hvor du kan vise en sum, optælling, gennemsnit, maksimum, minimum, standardafvigelse eller varians. Når du har tilføjet rækken Total, skal du pege på pilen i kolonnens celle og vælge den ønskede beregning.

Dataark, rapporter og fortløbende formularer understøtter en skiftende baggrundsfarve for rækker, som du kan konfigurere uafhængigt af standardbaggrundsfarven. Det er nemt at skygge hver anden række, og du kan vælge en hvilken som helst farve.

Betinget formatering

Access 2010 tilføjer nye funktioner til betinget formatering, så du kan opnå nogle af de samme formateringstypografier, som er tilgængelige i Excel. Du kan f.eks. nu tilføje datalinjer for at gøre en kolonne med tal nemmere at læse, som vist i følgende illustration:

Indsaml data ved hjælp af InfoPath-formularer og Outlook

Funktionen Dataindsamling hjælper dig med at indsamle feedback ved hjælp af Outlook og eventuelt InfoPath. Du kan automatisk oprette en InfoPath-formular eller en HTML-formular og integrere den i brødteksten i en mail. Du kan derefter sende formularen til modtagere, der er valgt fra dine Kontakter i Outlook, eller til navnene på modtagere, der er gemt i et felt i din Access-database.

Du kan vælge, om du vil indsamle nye oplysninger eller opdatere eksisterende oplysninger. Modtagerne udfylder derefter formularen og returnerer den. Outlook genkender de indgående formularer og gemmer automatisk dataene i din Access-database – det er ikke nødvendigt at skrive igen.

Eksportér til PDF og XPS

I Access 2010kan du eksportere data til et PDF-filformat (Portable Document Format) eller XPS (XML Paper Specification) til udskrivning, bogføring og maildistribution, forudsat at du først installerer tilføjelsesprogrammet Udgiv som PDF eller XPS. Hvis du eksporterer en formular, rapport eller et dataark til en .pdf- eller .xps-fil, kan du hente oplysninger i en formular, der er nem at distribuere, og som bevarer alle dine formateringsegenskaber, men som ikke kræver, at andre installerer Access på deres computere for at udskrive eller gennemse dit output.

• Portable Document Format    En PDF-fil er et elektronisk filformat med fast layout, der bevarer dokumentets formatering og hjælper med fildeling. PDF-formatet sikrer, at når filen vises online eller udskrives, bevarer den præcis det format, du havde til hensigt, og dataene i filen kan ikke nemt kopieres eller ændres. PDF-formatet er også praktisk for dokumenter, der skal reproduceres ved hjælp af kommercielle udskrivningsmetoder.

• Specifikation af XML-papir    En XPS er et elektronisk filformat, der bevarer dokumentets formatering og hjælper med fildeling. XPS-formatet sikrer, at når filen vises online eller udskrives, bevarer den præcis det format, du havde til hensigt, og dataene i filen kan ikke nemt kopieres eller ændres.

Nemmere at arbejde med eksterne data

Du kan nu oprette forbindelse til en webtjeneste som en ekstern datakilde. Du skal bruge en webtjenestedefinitionsfil, der leveres af webtjenesteadministratoren. Når du har installeret definitionsfilen, kan du oprette en kæde til webtjenestedata som en sammenkædet tabel.

Nye funktioner gør det nemmere at importere og eksportere data. Du kan gemme en import- eller eksporthandling og derefter genbruge den gemte handling, næste gang du vil udføre den samme opgave. Guiden Importér regneark gør det muligt at tilsidesætte den datatype, der er valgt af Access, og du kan importere, eksportere og oprette en kæde til filer, der har Office Excel 2007 mindst filformater.