Sådan evalueres anmodninger om projektændringer

Af Jane Suchan, PMP

Ukontrolleret ændring er en af de største fjender af en projektleder.     Derfor kan en solid ændringsstyringsproces være en projektleders bedste ven. Hvis denne type proces er på plads, kan du levere det, som kunden har anmodet om, på den krævede tidslinje og inden for det aftalte budget. Uden kontrol over ændringer bliver projektomfanget et bevægeligt mål, og du risikerer at mangle en eller flere af projektets succesfaktorer. Muligheden for at administrere og styre ændringer, især i forbindelse med projektets omfang, er en nøgle til at nå mål og en typisk præstationsindikator for en projektleder. Projektændringer er uundgåelige, og du skal være parat til at håndtere det, når – ikke hvis – det sker.

Balancering af styring af ændringer og bureaukrati

En af udfordringerne for projektlederne er at balancere behovet for at styre projektændringen og samtidig undgå unødigt bureaukrati. Spørgsmålet er: Hvor er vendepunktet? Da hvert projekt er unikt, vil det punkt, hvor ændringskontrol stopper med at tilføje værdi og bliver til bureaukrati, variere fra projekt til projekt.

Nogle af dine interessenter, eller endda dine medlemmer af projektteamet, kan føle, at det er din måde at undgå det frygtede omfang på, og at du ikke vil være fleksibel og gøre det, der er bedst for din kunde og virksomheden. Det er vigtigt at fjerne denne opfattelse. Fortæl dem, at det, du foretager dig, er præcis det modsatte: Du implementerer en effektiv proces til konsekvent evaluering af de ønskede ændringer. Hvis det anses for en god idé at foretage ændringen, har du processer på plads til at reagere, når det er nødvendigt.

Toppen af siden

Administrationsplanen for projektændringer

For at hjælpe dig med at reagere hurtigt beskriver en plan for projektændringsstyring, hvad der sker, når der opstår afvigelser. Det er ikke beregnet til at forhindre ændringer. Formålet er snarere at skitsere en proces, der gør det klart, hvordan ændringer vil blive meddelt, hvordan beslutninger vil blive truffet, og hvordan projektet vil tilpasse sig i overensstemmelse hermed.

Toppen af siden

Sætte ændringskontrolelementet på plads

Du bør sætte din ændringskontrolproces i kraft, så snart du opretter en oprindelig plan for vigtige leverancer, f.eks. forretningsmæssige krav og tidsplan. Projektteamet og interessenterne – og alle andre, der er berørt af ændringer i projektet – bør gennemgå og godkende planen for styring af ændringer, før du sætter den i spil.

Små ændringer, der kun har ringe indflydelse på projektets overordnede succes, bør ikke medføre de samme krav som dem, der udføres i forbindelse med krav eller milepæle i tidsplanen for den kritiske vej. Planen for projektændringsstyring skal angive, hvornår der kræves en formel anmodning om ændring af projekt (PCR). Det kunne f.eks. være:

• Hvad er tærsklerne for ændringer af tidsplan og budget?

• Er der ændringer, der altid kræver en ændringsanmodning?

• Hvilke ændringer kan ændringsstyringsprocessen springe over?

En forsigtighed her: Ofte er det masser af små ændringer, der gør skaden, snarere end de store, indlysende. Overvej dette, når du definerer dine PCR-kriterier. Din plan for administration af ændringer skal f.eks. definere kategorier for ændringsanmodninger, f.eks. hvad der er overordnet eller underordnet:

• Større ændringer    Disse bør være dokumenteret som en PCR. Større projektændringer:

  • Påvirke krav eller arbejdselementer på den kritiske vej, forsinke væsentlige milepæle eller projektets overordnede slutdato med en bestemt tidsprocent eller varighed. Overordnede ændringskriterier skal defineres for hvert projekt.

  • Kræv yderligere finansiering (i dollars eller procentdel af budgettet). Igen skal beløbet defineres for hvert projekt.

• Mindre ændringer    Disse rutinemæssige ændringer kræver ikke en PCR. Mindre ændringer:

  • Påvirker ikke planen væsentligt. De udvider ikke slutdatoen for milepæle eller opgaver med projektafhængigheder.

  • Har ingen negative økonomiske konsekvenser. Der vil ikke forekomme nogen afvigelse i projektbudget som følge heraf.

Toppen af siden

Tip til evaluering af anmodninger om ændringer

Planen for projektændringsstyring bør også indeholde oplysninger om, hvordan anmodninger om ændringer evalueres. Det er vigtigt, at kriterierne for denne evaluering fastlægges, før der er behov for det, så tiden ikke spildes på at nå til enighed. Hvis du angiver disse parametre, kan det hjælpe med at balancere ændringer i forhold til de overordnede forretningsmål og -fordele.

Her er nogle typiske spørgsmål, du bør overveje, når du evaluerer en anmodning om ændring:

• Føjer denne ændring til eller ændrer forretningskravene?

• Er der en løsning, eller er denne ændring nødvendig for projektets overordnede succes?

• Kræver denne ændring en forøgelse af midlerne?

• Vil dette forsinke projektets slutdato?

• Selv om denne ændring kan have en negativ indvirkning på dette projekt, medfører det så betydelige forretningsmæssige upsides, der gør det umagen værd?

• Giver det nu mere mening at vedtage denne ændring end at forsinke den? Vil forsinkelsen ende med at koste virksomheden flere penge i sidste ende?

• Er alle berørte interessenter blevet overvejet, og støtter de ændringen?

• Er der kontraktmæssige konsekvenser at overveje? Vil forpligtelser med eksterne leverandører f.eks. ikke blive udfyldt på grund af denne ændring?

Toppen af siden

Godkende anmodninger om projektændringer

Det er også vigtigt at definere, hvem der kan godkende – eller ikke kan godkende – anmodede om ændringer. Det er almindeligt at definere forskellige myndighedsniveauer, så rutinemæssige ændringer kan håndteres effektivt, mens væsentlige ændringer får den nødvendige ledelses opmærksomhed.

Når en foreslået ændring påvirker omfanget af projektet, skal du betragte det som en forretningsbeslutning, der kræver godkendelse fra projektsponsoren. Hvis omfanget ikke påvirkes, kan projektteamet og sponsoren beslutte, at projektlederen har beføjelse til at godkende ændringen inden for visse grænser. For nogle projekter oprettes og indkaldes ændringskontroltavler med jævne mellemrum for at overveje og godkende anmodninger om ændringer. Der kan være forskellige ændringskontroltavler i organisationen, som håndterer forskellige typer ændringsanmodninger. Et kontrolpanel til tekniske ændringer kan f.eks. se på teknologiproblemer.

En nem måde at opsummere retningslinjerne for godkendelse af anmodninger om ændringer på er i en tabel som den nedenfor, som er baseret på et eksempelprojekt:

Toppen af siden

Den store gevinst

Projektteams er altid ivrige efter at få adgang til projektudførelse, nogle gange på bekostning af effektiv planlægning. Det er fristende at tage genveje og antage, at du vil finde ud af tingene undervejs. At have en veludviklet ændringskontrolproces på plads, før ændringerne sker, vil have store udbytter og bedre overordnede projektresultater. Hvis du tager subjektiviteten ud af kontrol over ændringer, kan projektteamet håndtere udsving effektivt og effektivt. En veludtænkt, detaljeret plan for styring af ændringer, der er blevet accepteret af medlemmer af projektteamet og interessenter, vil spare tid og penge, hvilket projektlederne aldrig har nok af.

Toppen af siden