Når du opretter en meddelelse til en intern målgruppe, er der overvejelser, der skal tages for at afgøre, hvordan du effektivt kan kommunikere på tværs af organisationen.
Trin 1. Forstå organisationens interne målgruppetyper
Når du udformer et budskab til et internt publikum, er det vigtigt at forstå, hvem dit publikum er. Dette kan hjælpe dig med at bestemme det rette sprog, den rette tone og det korrekte detaljeniveau, når du udformer en meddelelse til din kommunikationskampagne. Det hjælper dig også med at identificere, hvilke oplysninger der er de vigtigste.
Interne målgrupper kan grupperes baseret på organisationsstruktur, interesser, tekniske færdigheder, placering, sprog og meget mere. Overvej følgende målgruppekategorier, når du afgør, hvem din målgruppe er:
Organisationshierarki
Overvej omfanget af dit publikums ansvar. Nogle medlemmer af en organisation fokuserer på områder af en virksomhed på et højere niveau end andre. Nogle medlemmer af en organisation fokuserer på ting, der påvirker deres daglige aktiviteter på arbejdet.
Rolle
Interne målgrupper kan også segmenteres efter rolle. Fuldtidsansatte kan f.eks. blive påvirket af specifikke interne ændringer, der ikke påvirker deltidsansatte. Projektbaserede medarbejdere har muligvis brug for meddelelser, der fokuserer specifikt på små detaljer eller løser problemer direkte, mens andre medarbejdere blot har brug for generelle opdateringer, der ikke indeholder for mange små detaljer.
Afdeling
Det kan også være gavnligt at segmentere dine målgrupper baseret på afdeling. Medlemmer af en it-afdeling kan blive påvirket af en bestemt begivenhed, der ikke påvirker medlemmer af marketingafdelingen. Tænk på, hvem dit budskab er beregnet til, og skræddersy dit budskab i overensstemmelse hermed.
Sprog eller placering
I større organisationer spiller den geografiske placering en stor rolle i den type påvirkning, som meddelelsen kan have på forskellige grupper af personer. Når du forbereder en meddelelse, der påvirker hele organisationen, skal du sikre dig, at du er opdateret om aktuelle begivenheder og ting, der kan påvirke bestemte placeringer. Dette hjælper dig med at undgå (lydende tonedøv), når du opretter en meddelelse. Det giver dig også mulighed for at skræddersy dit budskab bedre, når du kun taler til bestemte målgrupper med forskellige sprog og steder.
Trin 2. Forstå de enheder, der bruges til at få adgang til intern kommunikation
De fleste organisationer omfatter en række forskellige målgruppetyper, der består af frontlinjemedarbejdere, kontormedarbejdere og fjernmedarbejdere.
Frontmedarbejdere arbejder normalt fra mobilenheder og tablets og sidder ikke foran en computer for at udføre de fleste opgaver. Når du udformer meddelelser til frontlinjemedarbejdere, skal du holde dine meddelelser præcise, nemme at få adgang til og visuelt engagerende.
In-office workers and remote workers, on the other hand, usually sit at a desk in a traditional office setting and use a computer or laptop to access and engage in corporate communications. Denne målgruppe kan også bruge mobilenheder til at få adgang til og deltage i virksomhedskommunikation fra tid til anden. Meddelelser til denne gruppe skal være inkluderende for at tage højde for en række arbejdsplaner, adgang til internettet, sprog og tidszoner. I kontormedarbejdere kommunikerer de normalt personligt med hinanden. Når du målretter medarbejdere på kontoret, skal du holde meddelelser præcise, oplysende og korte.
Når du kommunikerer til frontmedarbejdere og fjernmedarbejdere, kan du overveje at bruge mere end én distributionskanal til at nå forskellige medarbejdere med forskellige arbejdstypografier. Opret også muligheder for, at medarbejdere kan deltage i samtaler, dele deres perspektiv og netværk med andre, så de føler sig forbundet.
Trin 3. Overvej størrelsen og placeringen af dit publikum
Brug størrelsen og placeringen af din målgruppe til at bestemme de rette metoder og distributionskanaler til at anvende for at nå dem og fremme engagement. Hurtige meddelelser, der er sendt til hele it-afdelingen eller dit interne community af teknologientusiaster, kan f.eks. være mere egnede som et Viva Engage indlæg, mens store meddelelser i flere dele, der er beregnet til en hel organisation, kan være mere egnede til at blive publiceret som en SharePoint-side.
Store organisationer skal også fokusere på at sikre, at de beskeder og det sprog, der bruges på tværs af deres kommunikationskampagne, er inkluderende og fungerer godt til multinationale overvejelser. Overvej placeringen af dit publikum for at sikre, at indholdet i din meddelelse lokaliseres godt og tager højde for aktuelle begivenheder på det sted, hvor målgruppen, du udformer dit budskab til, er placeret i.
Trin 4. Vælg dine distributionskanaler
Nu, hvor du forstår dine målgruppesegmenter, de enheder, de bruger til at få adgang til og deltage i virksomhedskommunikation, samt størrelsen og placeringen af din målgruppe, skal du bruge disse oplysninger til at vælge de rette distributionskanaler til din kommunikationskampagne.
