Når du sender breve til adresselisten, kan du tilpasse meddelelsen. Du kan f.eks. medtage ordene "Forfalden" for nogle modtagere baseret på værdier i visse felter i datakilden. Tilpasningen er baseret på regler, der kører, når du udfører fletningen.
I eksemplet "Forfalden" ville der blive brugt et Hvis... Derefter... Ellers-regel , der angiver, at du vil medtage teksten "Forfalden" for modtagere, hvor værdien af feltet Forfaldsdato er tidligere.
Konfiguration af regler udføres, når du har valgt modtagere til brevfletningen og efter indsættelse af fletfelter i dokumentet.
Gå til Adresseregel>, og vælg en regel, der er baseret på beskrivelserne nedenfor.
Spørg
Du udsender f.eks. den samme invitation til et kvartalsmøde. Din datakilde gemmer ikke mødedatoerne, og mødedatoen vises mere end én gang i invitationen.
Ved at indsætte bogmærker i dokumentet og medtage feltet Spørg kan du køre den samme fletning for hvert møde. Det eneste, du skal skrive, er mødedatoen, og du skal blot skrive den én gang.
- Tryk på Ctrl+F9 i brevfletningsdokumentet, og skriv derefter et navn for at oprette et bogmærke. Gentag dette med det samme navn på alle de steder, hvor svaret på feltet Spørg skal vises i dokumentet.
- Placer markøren et sted i dokumentet, før det første bogmærke, du lige har oprettet.
- Gå tilSpørg omregler for>forsendelser>.
- Vælg det bogmærke, du lige har oprettet (eller skriv navnet), og skriv en meddelelse, f.eks. "Begivenhedsdato?" i feltet Prompt .
- Vælg OK og derefter OK igen.
- Når du vælger Udfør & Flet, skal du i slutningen af processen vælge Rediger individuelle dokumenter. Du bliver bedt om at angive et svar for hver modtager. Dette svar indsættes i de bogmærker, du har angivet, i de dokumenter, der er resultatet af fletningen.
Flere oplysninger: Feltkoder: Feltet Spørg
Fill-in
Du sender f.eks. den samme invitation til et kvartalsvis møde. Din datakilde gemmer ikke mødedatoerne, og mødedatoen vises kun én gang i invitationen.
Ved at indsætte et udfyldningsfelt i dokumentet kan du køre den samme fletning for hvert møde. Det eneste, du skal skrive, er mødedatoen.
- Placer markøren på det sted, hvor du vil indsætte udfyldningsteksten.
- På fanen Forsendelser skal du gå tilUdfyld med regler>.
- Skriv en prompt, f.eks. "Hændelsesdato?" i feltet Prompt .
- Vælg OK og derefter OK igen.
- Når du trykker på Udfør & Flet, skal du i slutningen af processen vælge Rediger individuelle dokumenter. Du bliver bedt om at angive et svar for hver modtager. Svaret indsættes i feltet Udfyld i de dokumenter, der er resultatet af fletningen.
Flere oplysninger: Feltkoder: Fill-In felt
Hvis... Derefter... Andet
Du udsender f.eks. korrespondance til en liste over mødedeltagere, der rejser både indenrigs og internationalt. Feltet Land/område i datakilden kan være tomt for indenlandske deltagere. Du kan bruge en Hvis... Derefter... Andet... til at tilpasse meddelelsen for alle modtagerne. Modtagere, hvis land/område-felt er tomt, får muligvis vist "Du vil blive budt velkommen ved porten ved ankomsten", mens alle andre modtagere kan se "Du vil blive budt velkommen ved skrivebordet nær Told".
- Placer markøren på det sted, hvor du vil placere den betingede tekst.
- Gå tilRegler> for forsendelser>Hvis... Derefter... Ellers.
- På listen Feltnavn skal du vælge det felt fra datakilden, der bestemmer den betingede tekst.
- Vælg en metode til at sammenligne dataværdien på listen Sammenligning .
- I feltet Sammenlign med skal du angive sammenligningsværdien (spring dette over, hvis du vælger er tomt eller ikke er tomt som sammenligning).
- I feltet Indsæt denne tekst skal du skrive den tekst, der skal indsættes i dokumentet, når sammenligningskriterierne er opfyldt.
- I feltet Ellers skal du indsætte denne tekst og skrive den tekst, der skal indsættes i dokumentet, når sammenligningskriterierne ikke er opfyldt.
- Vælg OK.
Flere oplysninger: Feltkoder: HVIS-felt
Flet postnr.
Du vil f.eks. have korrespondance til at vise hver modtager deres position på en venteliste. Du kan sortere modtagerlisten i kronologisk rækkefølge af tilmeldinger og derefter bruge reglen Flet post # til at få vist modtagerens nummererede placering på listen.
Postnummeret afspejler den sortering eller filtrering, du har anvendt på datakilden før fletningen.
Tip
Brug reglen Flet rec # ud for feltet Udskriv dato til at oprette entydige fakturanumre.
- Placer markøren på det sted, hvor postnummeret skal vises.
- Gå til Postmedregelfletning>for forsendelser > #.
Flere oplysninger: Feltkoder: MergeRec-felt
Flet sekvensnr.
Du vil f.eks. have korrespondance til at vise hver modtager det samlede antal personer, der har tilmeldt sig en begivenhed. Reglen Flet sekvensnr giver dig en optælling af posterne i det flettede dokument.
- Placer markøren på det sted, hvor postnummeret skal vises.
- Gå tilRækkefølge for fletningaf adresseregler>> #.
Flere oplysninger: Feltkoder: MergeSeq-felt
Næste post
Du bruger f.eks. brevfletning til at udskrive din kontaktliste på et enkelt ark papir. Brug reglen Næste post til at fortælle Word at gå videre til den næste post uden at starte på en ny side.
Bemærk
Et ark med adresseetiketter er opstillet som en tabel i Word. For at placere den næste adresse i navnet bruger Word reglen Næste post i hver tabelcelle.
- Placer markøren på det sted, hvor du vil have vist data fra den næste post.
- Gå tilNæste post medregler for>forsendelser>.
- Indsæt et fletfelt for de data, du vil bruge som det næste
En liste over firmanavne kan se sådan ud:
«Company_Name»
«Næste post»«Company_Name»
«Næste post»«Company_Name»
Flere oplysninger: Feltkoder: Næste felt
Næste post hvis
Du vil f.eks. have en liste over nationale konferencedeltagere på ét ark papir og internationale rejsedeltagere, der er angivet på et andet ark papir. Feltet Land/område i datakilden kan være tomt for de indenlandske rejsende. Du kan bruge en Næste post Hvis-regel for at forhindre Word i at starte en ny side, indtil den når frem til modtagere, hvor feltet Land/område ikke er tomt. For at opnå dette skal du først sortere datakilden efter Land/område.
- Placer markøren på det sted, hvor du vil have vist data fra den næste post.
- Gå til Reglerfor>forsendelser>Næste post Hvis.
- På listen Feltnavn skal du vælge navnet på fletfeltet, f.eks . By.
- Vælg en metode til at sammenligne dataværdien på listen Sammenligning . Hvis du f.eks. vil fremhæve modtagere i en bestemt by, skal du vælge Lig med.
- Skriv den værdi, du vil bruge, i feltet Sammenlign med. Hvis du f.eks. vil fremhæve modtagere i Tokyo, skal du skrive Tokyo (spring dette over, hvis du vælger er tomt eller ikke er tomt som sammenligning).
Flere oplysninger: Feltkoder: NextIf-felt
Angiv bogmærke
Du forbereder f.eks. invitationer til et møde, hvor taleren endnu ikke er færdig. Du kan lade pladsholdere være som talerens navn i hele dokumentet og medtage reglen Angiv bogmærke, hvor du angiver talerens navn én gang, og den vises i alle pladsholdere.
Pladsholdere er ref-felter. Reglen Angiv bogmærke indsætter et felt, der ikke vises i dokumentet (medmindre du trykker på Alt+F9 for at få vist feltkoder).
- Placer markøren et vilkårligt sted i dokumentet.
- Gå til Adresseregler>>Angiv bogmærke, skriv et navn, og vælg derefter OK.
- Placer markøren på det sted, hvor bogmærketeksten skal vises.
- Gå til Indsæt>feltet Hurtige dele>, og vælg Reference.
- Vælg det bogmærkenavn, du lige har oprettet, og vælg OK.
- Indsæt feltet Reference overalt, hvor bogmærketeksten skal vises.
- Før du kører fletningen, skal du højreklikke på feltet Angiv, vælge Rediger felt og skrive den ønskede tekst i feltet Tekst .
- Vælg OK.
Flere oplysninger: Feltkoder: Angiv felt
Spring post over hvis
Du ejer f.eks. en tøjbutik og finder ud af, at du har et overskudslager af en bestemt T-shirt, men ikke i den mest populære størrelse. Når du gør dig klar til at udsende en salgsseddel, udelader du kunder, der har en bestemt størrelse. Brug reglen Spring post over, hvis til at sammenligne indholdet af kundernes størrelsesdata med den størrelse, du vil udelade.
- Gå tilRegler for>spring>post over, hvis.
- På listen Feltnavn skal du vælge navnet på fletfeltet, f.eks . Størrelse.
- Vælg en metode til at sammenligne dataværdien på listen Sammenligning . Hvis du f.eks. vil fremhæve kunder, der har en bestemt størrelse, skal du vælge Lig med.
- Skriv den værdi, du vil bruge, i feltet Sammenlign med. Hvis du f.eks. vil fremhæve kunder, der bruger en ekstra lille størrelse, skal du vælge XS (spring dette over, hvis du vælger er tomt eller ikke er tomt som sammenligning).
Flere oplysninger: Feltkoder: Feltet SkipIf