Konfigurieren der Inhaltsorganisation für das Routing von Dokumenten

Bei der Inhaltsorganisation handelt es sich um ein SharePoint-Feature, mit dem einige wichtige Aufgaben in Bibliotheken automatisch verwaltet werden können. Dadurch können Sie nicht nur Zeit sparen, sondern auch sicherstellen, dass eine Dokumentbibliothek konsistent verwaltet wird.

Welche Aufgaben kann die Inhaltsorganisation erledigen?

Die Inhaltsorganisation kann folgende Aufgaben automatisch ausführen:

• Dokumente an andere Bibliotheken oder Ordner weiterleiten Der Content Organizer fungiert als Gatekeeper für Dokumente. Jedes Mal, wenn ein Dokument hochgeladen wird, verwendet die Inhaltsorganisation Regeln, die Sie erstellt haben, um zu bestimmen, wohin das Dokument verschoben werden soll. Anschließend wird das Dokument an die richtige Bibliothek oder den richtigen Ordner weitergeleitet, der sich in einer anderen Websitesammlung befinden kann. Regeln können auf einer Kombination von Inhaltstypen und Metadaten basieren.
• Hochladen aller Dokumente in eine Abgabebibliothek Sie können den Inhaltsorganisator so konfigurieren, dass alle hochgeladenen Dokumente in einer Abgabebibliothek abgelegt werden, in der Metadaten eingegeben und ein Übermittlungsprozess abgeschlossen werden können.

• Verwalten der Ordnergröße Sie können die Inhaltsorganisation so konfigurieren, dass die Anzahl der Elemente in Ordnern überwacht wird, und sicherstellen, dass kein Ordner mehr als eine angegebene Anzahl von Elementen enthält. Standardmäßig ist dieses Limit auf 2500 Elemente festgelegt. Wenn die Elementnummer 2501 eintrifft, erstellt der Inhaltsorganisator automatisch einen neuen Ordner und legt das Dokument darin ab. Sie können die Anzahl der Elemente angeben, die der Inhaltsorganisator in einem einzelnen Ordner zulässt.
• Verwalten doppelter Übermittlungen Wenn ein Dokument hochgeladen wird, das bereits in der Bibliothek vorhanden ist, können Sie den Inhaltsorganisator entweder SharePoint-Versionen verwenden lassen oder den Dateinamen ändern, indem eindeutige Zeichen hinzugefügt werden. So ist sichergestellt, dass sowohl das vorhandene Dokument als auch das Duplikat beibehalten werden.
• Behalten von Überwachungsprotokollen In der Inhaltsorganisation können Überwachungsprotokolle zu einem Dokument behalten werden, die nach dem Weiterleiten mit dem Dokument gespeichert werden.

Aktivieren der Inhaltsorganisation auf einer Website

Sie müssen mindestens über die Berechtigungen eines Websitebesitzers verfügen und die Veröffentlichungsfunktionen müssen aktiviert sein.

So aktivieren Sie die Inhaltsorganisation für eine Website

1. Navigieren Sie zu der Website, die Sie konfigurieren möchten.

2. Klicken Sie auf Einstellungen und wählen Sie dann Websiteeinstellungen aus dem Dropdown-Menü.
   Klicken Sie in SharePoint auf , dann auf Websiteinhalt und dann auf Websiteeinstellungen.

3. Klicken Sie auf der Seite "Websiteeinstellungen " in der Gruppe "Websiteaktionen " auf "Websitefeatures verwalten".

4. Klicken Sie neben dem Namen der Inhaltsorganisation auf Aktivieren. Wenn das Feature aktiviert ist, wird es in der Spalte Status als Aktiv angezeigt.

   

Konfigurieren der Inhaltsorganisation für das Routing von Dokumenten

1. Navigieren Sie zu der Website, für die Sie die Inhaltsorganisation konfigurieren möchten, damit Dokumente automatisch an bestimmte Speicherorte weitergeleitet werden.

2. Klicken Sie auf Einstellungen und wählen Sie dann Websiteeinstellungen aus dem Dropdown-Menü.
   Klicken Sie in SharePoint auf , dann auf Websiteinhalt und dann auf Websiteeinstellungen.

3. Wählen Sie in der Gruppe Websiteverwaltung die Option Einstellungen der Inhaltsorganisation aus.

   Hinweis

   Der Link für die Einstellungen der Inhaltsorganisation wird nur angezeigt, wenn das Feature für diese Website aktiviert ist.

4. Aktivieren Sie im Abschnitt Benutzer an die Abgabebibliothek weiterleiten das Kontrollkästchen, um die Inhaltsorganisation zu erzwingen. So werden Benutzer automatisch an die Abgabebibliothek umgeleitet, wenn sie ein Dokument hochladen.

5. Aktivieren Sie im Abschnitt Sendevorgang an eine andere Website das Kontrollkästchen, wenn Dokumente mithilfe von Regeln an eine andere Website weitergeleitet werden sollen.

6. Aktivieren Sie im Abschnitt Ordnerpartitionierung das Kontrollkästchen Unterordner erstellen, wenn ein Zielspeicherort zu viele Elemente enthält, damit automatisch Unterordner erstellt werden, wenn am Speicherort die angegebene Anzahl der Elemente überschritten wurde.

   • Geben Sie im Feld Anzahl Elemente in einem einzelnen Ordner die Anzahl der Dokumente ein, die in einem Ordner gespeichert werden können, bevor ein neuer erstellt wird.
   • Geben Sie in das Feld Format des Ordnernamens die Benennungskonvention für neu zu erstellende Ordner ein.

7. Legen Sie im Abschnitt Doppelte Übermittlungen fest, ob für Duplikate die Versionsverwaltung verwendet werden soll, oder ob bei Duplikaten immer eindeutige Zeichen an den Dateinamen des Elements angefügt werden sollen.

8. Aktivieren Sie im Abschnitt Der Kontext wird gespeichert das Kontrollkästchen, wenn Überwachungsprotokolle oder Metadaten als Überwachungseintrag für das übermittelte Element oder Dokument gespeichert werden sollen.

9. Geben Sie im Abschnitt Regel-Manager Benutzernamen ein, die Regel-Manager in Ihrer Organization sind. Regel-Manager müssen über die Berechtigung "Website verwalten" verfügen, um auf die Einstellungsseite für Inhaltsorganisator-Regeln zugreifen zu können. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen von Inhaltsorganisationsregeln zum Routing von Dokumenten.

10. Aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen, damit E-Mail-Nachrichten automatisch an die Regel-Manager gesendet werden. Die Inhaltsorganisation kann eine E-Mail-Nachricht senden, wenn auf eine Übermittlung keine Regel zutrifft, oder wenn Inhalt an die Inhaltsorganisation übermittelt wird.

    Hinweis

    E-Mail muss von Ihrem SharePoint- oder Netzwerkadministrator für den Server oder Dienst konfiguriert werden, damit diese Kontrollkästchen aktiviert werden.

11. Geben Sie im Abschnitt Übermittlungspunkte Informationen zu anderen Websites oder E-Mail-Messagingsoftware, die Inhalt an die aktuelle Website senden können.

    Tipp

    Dieser Abschnitt enthält auch die URL des Webdiensts zum Übermitteln von Inhalt an die Website für den Fall, dass Sie einen Workflow oder eine benutzerdefinierte Lösung zum Übermitteln von Dokumenten aus einem E-Mail-System erstellen möchten.