Zusammenfassung: Erfahren Sie mehr über die Elemente einer Dokumentverwaltungslösung und den Planungsprozess für die Dokumentverwaltung in SharePoint 2013.
Dieser Artikel enthält eine allgemeine Beschreibung der verschiedenen Elemente einer Dokumentverwaltungslösung, die auf SharePoint Server 2016 basiert.
Die Dokumentenverwaltung steuert den Lebenszyklus von Dokumenten in Ihrer Organization – wie sie erstellt, überprüft und veröffentlicht und wie sie letztendlich entsorgt oder aufbewahrt werden. Obwohl der Begriff "Management" impliziert, dass Informationen von oben in der Organization kontrolliert werden, sollte ein effektives Dokumentenmanagementsystem die Kultur der Organization widerspiegeln, die es verwendet. Die Tools, die Sie für das Dokumentenmanagement verwenden, sollten flexibel genug sein, um den Lebenszyklus eines Dokuments streng zu kontrollieren, wenn dies zur Kultur und den Zielen Ihres Unternehmens passt, aber auch um Ihnen die Implementierung eines lockerer strukturierten Systems zu ermöglichen, wenn dies besser zu Ihrem Unternehmen passt.
Die Elemente eines Dokumentenmanagementsystems
Eine effektive Dokumentenverwaltungslösung legt Folgendes fest:
- Welche Arten von Dokumenten und anderen Inhalten in einer organization erstellt werden können
- Welche Vorlage für die einzelnen Dokumenttypen verwendet werden soll.
- Welche Metadaten für die einzelnen Dokumenttypen bereitgestellt werden sollen.
- Wo ein Dokument in jeder Phase seines Lebenszyklus gespeichert werden soll.
- Steuern des Zugriffs auf ein Dokument in jeder Phase seines Lebenszyklus.
- So verschieben Sie Dokumente innerhalb der organization, da Teammitglieder zur Erstellung, Überprüfung, Genehmigung, Veröffentlichung und Disposition der Dokumente beitragen.
SharePoint Foundation 2013 enthält Features, die alle diese Aspekte der Dokumentverwaltung implementieren. SharePoint Server 2016 enthält die gleichen Features und fügt außerdem Folgendes hinzu:
- Welche Richtlinien auf Dokumente angewendet werden sollen, damit dokumentbezogene Aktionen überwacht, Dokumente ordnungsgemäß aufbewahrt oder entfernt werden und Inhalte, die für die Organization wichtig sind, geschützt werden.
- Umgang mit Dokumenten als Unternehmensunterlagen, die gemäß den gesetzlichen Anforderungen und Unternehmensrichtlinien aufbewahrt werden müssen.
Um sicherzustellen, dass Informationsarbeiter diese Funktionen problemlos nutzen können, ohne von ihren täglichen Abläufen und vertrauten Tools abweichen zu müssen, enthalten Anwendungen im Microsoft Office-System – wie Microsoft Outlook und Word – auch Features, die jede Phase im Lebenszyklus eines Dokuments unterstützen.
Der Planungsprozess
Der Planungsprozess für das Dokumentenmanagement besteht aus folgenden Hauptschritten:
Identifizieren von Dokumentverwaltungsrollen Stellen Sie sicher, dass Ihre Pläne das Feedback der wichtigsten Projektbeteiligten Ihrer Organization berücksichtigen, dass Sie über das beste Team für die Implementierung der Lösung verfügen und dass Sie wissen, wer an den Dokumentenverwaltungsprozessen beteiligt sein wird.
Analysieren der Dokumentverwendung Nachdem Sie ermittelt haben, wer an Dokumenten arbeitet, bestimmen Sie, welche Arten von Dokumenten sie bearbeiten und wie sie verwendet werden. Weitere Informationen finden Sie unter Identifizieren von Benutzern und Analysieren der Dokumentnutzung (SharePoint Server 2010).
Planen der Organization von Dokumenten Sie können Dokumente in Websitesammlungen, Websites und Bibliotheken organisieren. SharePoint Server 2016 bietet eine Reihe von Features zum Organisieren und Speichern von Dokumenten – von spezialisierten Websites bis hin zu lose strukturierten Dokumentbibliotheken für die schnelle Dokumenterstellung und Zusammenarbeit. Innerhalb einer Bibliothek können Sie Inhalte zusätzlich in Ordnern und Unterordnern organisieren. Weitere Informationen finden Sie unter Planen der Dokumentbibliothek (SharePoint Server 2010).
Planen, wie Inhalte zwischen Speicherorten verschoben werden sollen Möglicherweise muss ein Dokument in verschiedenen Phasen des Lebenszyklus von einer Website oder Bibliothek auf eine andere verschoben oder kopiert werden. Weitere Informationen finden Sie unter "Planen des Inhaltsflusses" in Dokumentbibliotheksplanung (SharePoint Server 2010).
Planen von Inhaltstypen Verwenden Sie Inhaltstypen, um Informationen zu Dokumenten zu organisieren, z. B. Metadaten, Dokumentvorlagen und Workflowprozesse. Dies ist ein wichtiger Schritt, um Ihre Dokumente zu organisieren und Konsistenz in Ihrer gesamten organization durchzusetzen. Weitere Informationen finden Sie unter Inhaltstyp- und Workflowplanung (SharePoint Server 2010).
Planen von Workflows Wenn Sie Workflows für Ihre organization planen, können Sie steuern und nachverfolgen, wie Dokumente von einem Teammitglied zum anderen verschoben werden, während die einzelnen Teilnehmer im Lebenszyklus eines Dokuments zusammenarbeiten. SharePoint Server 2016 enthält Workflows für allgemeine Teamaufgaben wie das Überprüfen und Genehmigen von Dokumenten. SharePoint Server 2016 unterstützt auch das Erstellen und Installieren benutzerdefinierter Workflows. Weitere Informationen finden Sie unter Inhaltstyp- und Workflowplanung (SharePoint Server 2010).
Planen der Inhaltsgovernance Sie können den geeigneten Grad an Kontrolle planen, der auf dem Inhaltstyp oder Speicherort basiert. Sie können beispielsweise festlegen, dass Dokumente in einer bestimmten Bibliothek ausgecheckt werden müssen, bevor sie bearbeitet werden können. Weitere Informationen finden Sie unter Versionsverwaltung, Inhaltsgenehmigung und Auscheckplanung (SharePoint Server 2010).
Planen von Richtlinien Planen Sie für jeden Inhaltstyp Informationsverwaltungsrichtlinien, um sicherzustellen, dass Dokumente gemäß den institutionellen und rechtlichen Anforderungen Ihrer Organization überwacht, aufbewahrt und anderweitig behandelt werden. SharePoint Server 2016 enthält Richtlinien, die Überwachung, Dokumentenaufbewahrung und Barcodes implementieren (um sicherzustellen, dass gedruckte Inhalte mit entsprechenden elektronischen Versionen korreliert werden können). Weitere Informationen finden Sie unter Planung von Informationsverwaltungsrichtlinien (SharePoint Server 2010).
Hinweis
Richtlinien sind in SharePoint Foundation 2013 nicht verfügbar.
Identifizieren von Benutzern und Analysieren der Dokumentnutzung (SharePoint Server 2010)
Planen der Dokumentbibliothek (SharePoint Server 2010)
Inhaltstyp- und Workflowplanung (SharePoint Server 2010)
Versionsverwaltung, Inhaltsgenehmigung und Auscheckplanung (SharePoint Server 2010)
Planen von Informationsverwaltungsrichtlinien (SharePoint Server 2010)