Zusammenfassung: Erfahren Sie mehr über die Elemente einer Dokumentverwaltungslösung und den Dokumentverwaltungsplanungsprozess in SharePoint 2013.
Dieser Artikel enthält eine allgemeine Beschreibung der verschiedenen Elemente einer Dokumentverwaltungslösung, die auf SharePoint Server 2016 basiert.
Die Dokumentverwaltung steuert den Lebenszyklus von Dokumenten in Ihrer organization – wie sie erstellt, überprüft und veröffentlicht werden und wie sie letztendlich verworfen oder aufbewahrt werden. Obwohl der Begriff "Verwaltung" impliziert, dass Informationen von oben im organization gesteuert werden, sollte ein effektives Dokumentenverwaltungssystem die Kultur des organization widerspiegeln, von dem sie verwendet werden. Die Tools, die Sie für die Dokumentverwaltung verwenden, sollten flexibel genug sein, damit Sie den Lebenszyklus eines Dokuments genau steuern können, wenn dies der Kultur und den Zielen Ihres Unternehmens entspricht, aber auch, um ein lockerer strukturiertes System implementieren zu können, wenn dies besser zu Ihrem Unternehmen passt.
Die Elemente eines Dokumentenverwaltungssystems
Eine effektive Dokumentverwaltungslösung gibt Folgendes an:
- Welche Arten von Dokumenten und anderen Inhalten in einem organization erstellt werden können.
- Welche Vorlage für jede Art von Dokument verwendet werden soll.
- Welche Metadaten für jede Art von Dokument bereitgestellt werden sollen.
- Wo ein Dokument in jeder Phase seines Lebenszyklus gespeichert werden soll.
- Steuern des Zugriffs auf ein Dokument in jeder Phase seines Lebenszyklus.
- Hier erfahren Sie, wie Sie Dokumente innerhalb der organization verschieben, während Teammitglieder zur Erstellung, Überprüfung, Genehmigung, Veröffentlichung und Löschung der Dokumente beitragen.
SharePoint Foundation 2013 enthält Features, die all diese Aspekte der Dokumentverwaltung implementieren. SharePoint Server 2016 enthält die gleichen Features und fügt außerdem Folgendes hinzu:
- Welche Richtlinien auf Dokumente angewendet werden sollen, damit dokumentbezogene Aktionen überwacht, Dokumente entsprechend aufbewahrt oder verworfen werden und Inhalte, die für die organization wichtig sind, geschützt werden.
- Wie Dokumente als Unternehmensdatensätze behandelt werden, die gemäß gesetzlichen Anforderungen und Unternehmensrichtlinien aufbewahrt werden müssen.
Um sicherzustellen, dass Information Worker diese Funktionen problemlos nutzen können, ohne von ihren täglichen Vorgängen und vertrauten Tools abweichen zu müssen, enthalten Anwendungen im Microsoft Office-System – z. B. Microsoft Outlook und Word – auch Features, die jede Phase im Lebenszyklus eines Dokuments unterstützen.
Der Planungsprozess
Der Dokumentverwaltungsplanungsprozess besteht aus den folgenden Hauptschritten:
Identifizieren von Dokumentverwaltungsrollen Stellen Sie sicher, dass Ihre Pläne das Feedback der wichtigsten Projektbeteiligten Ihrer organization enthalten, dass Sie das beste Team für die Implementierung der Lösung haben und wissen, wer an Dokumentenverwaltungsprozessen beteiligt ist.
Analysieren der Dokumentnutzung Nachdem Sie ermittelt haben, wer an Dokumenten arbeitet, bestimmen Sie die Arten von Dokumenten, an denen sie arbeiten, und wie sie sie verwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Identifizieren von Benutzern und Analysieren der Dokumentnutzung (SharePoint Server 2010).
Planen der organization von Dokumenten Sie können Dokumente in Websitesammlungen, Websites und Bibliotheken organisieren. SharePoint Server 2016 bietet eine Reihe von Features zum Organisieren und Speichern von Dokumenten, von spezialisierten Websites bis hin zu lose strukturierten Dokumentbibliotheken für die schnelle Dokumenterstellung und -zusammenarbeit. Innerhalb einer Bibliothek können Sie inhalte zusätzlich in Ordnern und Unterordnern organisieren. Weitere Informationen finden Sie unter Dokumentbibliotheksplanung (SharePoint Server 2010).
Planen des Verschiebens von Inhalten zwischen Speicherorten Es kann erforderlich sein, ein Dokument in verschiedenen Phasen seines Lebenszyklus von einer Website oder Bibliothek in eine andere zu verschieben oder zu kopieren. Weitere Informationen finden Sie unter "Planen des Inhaltsflusses" unter Planen der Dokumentbibliothek (SharePoint Server 2010).
Inhaltstypen planen Verwenden Sie Inhaltstypen, um Informationen zu Dokumenten zu organisieren, z. B. Metadaten, Dokumentvorlagen und Workflowprozesse. Dies ist ein wichtiger Schritt, um Ihre Dokumente zu organisieren und Konsistenz in Ihren organization zu erzwingen. Weitere Informationen finden Sie unter Inhaltstyp und Workflowplanung (SharePoint Server 2010).
Planen von Workflows Wenn Sie Workflows für Ihre organization planen, können Sie steuern und nachverfolgen, wie Dokumente von einem Teammitglied zum anderen verschoben werden, während jeder Teilnehmer im Lebenszyklus eines Dokuments zusammenarbeitet. SharePoint Server 2016 enthält Workflows für allgemeine Teamaufgaben wie das Überprüfen und Genehmigen von Dokumenten. SharePoint Server 2016 unterstützt auch das Erstellen und Installieren benutzerdefinierter Workflows. Weitere Informationen finden Sie unter Inhaltstyp und Workflowplanung (SharePoint Server 2010).
Planen der Inhaltsgovernance Sie können den geeigneten Grad an Kontrolle planen, der auf dem Inhaltstyp oder Speicherort basiert. Sie können z. B. verlangen, dass Dokumente in einer bestimmten Bibliothek ausgecheckt werden, bevor sie bearbeitet werden können. Weitere Informationen finden Sie unter Versionsverwaltung, Inhaltsgenehmigung und Auscheckplanung (SharePoint Server 2010).
Planen von Richtlinien Planen Sie für jeden Inhaltstyp Informationsverwaltungsrichtlinien, um sicherzustellen, dass Dokumente gemäß den institutionellen und rechtlichen Anforderungen Ihres organization überwacht, aufbewahrt und anderweitig behandelt werden. SharePoint Server 2016 enthält Richtlinien, die Überwachung, Dokumentaufbewahrung und Barcodes implementieren (um sicherzustellen, dass gedruckte Inhalte mit den entsprechenden elektronischen Versionen korreliert werden können). Weitere Informationen finden Sie unter Planen von Informationsverwaltungsrichtlinien (SharePoint Server 2010).
Hinweis
Richtlinien sind in SharePoint Foundation 2013 nicht verfügbar.
Identifizieren von Benutzern und Analysieren der Dokumentnutzung (SharePoint Server 2010)
Dokumentbibliotheksplanung (SharePoint Server 2010)
Inhaltstyp und Workflowplanung (SharePoint Server 2010)
Versionsverwaltung, Inhaltsgenehmigung und Auscheckplanung (SharePoint Server 2010)
Planen von Informationsverwaltungsrichtlinien (SharePoint Server 2010)