Benutzerzielsetzung: Planen des Projekts

Es ist sinnvoll, mit der Planung zu beginnen, bevor Sie Microsoft Project öffnen. Verwenden Sie zum Erfassen der frühen Ideen zu den Projektzielen eine Anwendung wie Word, Excel, OneNote oder Outlook. Nachdem alle Ihren Ideen zugestimmt haben, können Sie in das Planen Ihres Projektplans mit Project einsteigen. Weitere Artikel, die Grundlagen zum Projektmanagement vermitteln, finden Sie im Projektwegweiser.

Tipps zur Projektverwaltung, bevor Sie beginnen. . .

• Stellen Sie sicher, dass Sie über ein Projekt verfügen . Stellen Sie sicher, dass Es sich um ein tatsächliches Projekt handelt. Ein Projekt weist drei Merkmale auf:

  • Es ist temporär und eindeutig Der Entwurf einer Automobilfabrik ist ein Projekt, da es sich um eine einmalige Aktivität handelt. Die Fertigung von Fahrzeugen in der Fabrik ist hingegen eine ständig fortgesetzte Reihung von Aktivitäten und daher kein Projekt.
  • Es verfügt über klar definierte Ergebnisse. Lieferumfang geben einem Projekt den Fokus und den Zweck. Die Projektbeteiligten werden nicht das Gefühl haben, dass ihre Projektinvestitionen rentabel sind, wenn die Projektleistungen nicht klar festgelegt sind.
  • Es hat einen Anfang und ein Ende Ohne ein Enddatum des Projekts werden Die Projektbeteiligten und Investoren das Projektergebnis und die Vorteile, die ihre Investition ermöglicht hat, nicht genießen.
    Die hier aufgeführten Beispiele helfen Ihnen bei der Entscheidung, ob Sie an einem Projekt arbeiten.

Aktivitäten, die keine Projekte darstellen	Eindeutig definierte Projekte
Herstellen von Kraftfahrzeugen	Projekt für das Upgrade einer Fertigungsanlage zum Steigern der Effizienz. Projekt zum Platzieren einer Wartungseinrichtung näher an den Fertigungsanlagen.
Verringern des durch Mitbewerber induzierten Risikos	Projekt zum Ersetzen von Sicherheitssoftware. Projekt zum Einstellen von Experten zur Risikobewertung aus verwandten Branchen.

• Identifizieren von Projekteinschränkungen Einschränkungen sind Faktoren, die die Optionen des Projektmanagers beim Entwerfen und Verwalten eines Projekts einschränken. Die meisten Projekte weisen drei Einschränkungen auf:

  • Begrenzte Zeitspanne Endtermine für wichtige Lieferungsvorgänge korrigieren in der Regel die Gesamtlänge des Projekts.
  • Eingeschränkte Personen und andere Ressourcen Projektmanager haben in der Regel eine begrenzte Anzahl von Personen, die an einem Projekt arbeiten müssen, oder ein begrenztes Budget.
  • Kleiner Bereich Ein Projekt wird in der Regel dadurch eingeschränkt, wie viel das Team erreichen kann. Wenn für das Projekt zu viele Projektleistungen oder Features festgelegt sind, steht möglicherweise nicht genügend Zeit im Projektplan zur Verfügung, um alle abzuschließen.

Eine Änderung an einer Einschränkung wirkt sich normalerweise auf die anderen zwei aus und kann Einfluss auf die Gesamtqualität haben. Beispielsweise zwingt das Herabsetzen der Projektdauer die Projektmanager, Entscheidungen zur Anzahl der für das Fertigstellen der Projektleistungen erforderlichen Anzahl von Arbeitern zu treffen. Wenn nicht genügend Arbeitskräfte verfügbar sind, kann ein Verkürzen des Projekts andere Kompromisse erforderlich machen, wie etwa ein Verringern des Projektumfangs.

• Frühzeitige Identifizierung Ihrer Projektbeteiligten Nichts schadet einem Projekt mehr, als nicht zu erkennen, wer die kritischen Projektbeteiligten sind und wie man am besten mit ihnen kommunizieren kann. Wenn Sie es versäumen, einen kritischen Projektbeteiligten nach dem Beginn eines Projekts zu identifizieren, kann das Projekt mit kreischenden Bremsen zum Halten kommen oder das Budget überschreiten, weil unerwartet neue Projektzielsetzungen und Verfahren vorgeschlagen werden.

Schritt 1: Erfassen früher Ideen

Erfassen früher Gedanken in OneNote	Skizzieren Sie Notizen in OneNote, während Sie über Ihr Projekt und seine Ziele nachdenken. Ihre Notizen können E-Mails, Verknüpfungen mit anderen Websites, Videos oder frühe Spezifikationen enthalten.
Importieren von Excel-Daten in Project	Projekte beginnen manchmal einfach als Listen in Excel. Wenn sie jedoch wachsen, importieren Sie sie in Project, wo Sie Vorgänge viel effizienter strukturieren und planen können.
Verwenden von Microsoft 365 auf einem beliebigen PC zum Erfassen von Projektnotizen an einem beliebigen Ort	Arbeiten mit frühen Projektspezifikationen mithilfe von Microsoft 365. Solange Sie an einem PC mit Internetverbindung arbeiten, stehen Ihnen für Ihre Dokumente die Vollversionen von Word, Excel, PowerPoint oder OneNote zur Verfügung – nach Bedarf und überall.
Verwenden von Office Online in einem Webbrowser	Arbeiten mit Office für das Web ohne Microsoft 365. Sofern Sie über ein Microsoft-Konto verfügen, können Sie die Webversionen von Word, Excel, PowerPoint oder OneNote verwenden, um ihre frühen Projektideen festzuhalten.

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Schritt 2: Setzen Sie sich mit den wichtigsten Projektbeteiligten in Verbindung

Berichterstellung zu frühen Fortschritten	Ganz gleich, an welchem Punkt der Projektplanung Sie sich befinden – ein gut präsentierter Bericht hilft Ihnen, die Akzeptanz der Projektleistungen durch die Projektbeteiligten zu gewinnen.
Teilnehmen an einer Onlinebesprechung	Wenn die Projektbeteiligten nicht anwesend sein können, verwenden Sie Onlinebesprechungen, um sich mit ihnen in Verbindung zu setzen. Betrachten Sie gemeinsam PowerPoint-Folien, Excel-Tabellen oder OneNote-Notizen, um die frühen Projektpläne zu erörtern. People können an Microsoft Teams-Onlinebesprechungen in ihrem Büro, unterwegs oder auf ihrem mobilen Gerät teilnehmen.
Chatten mit einem Mitglied des Projektteams	Wenn Fragen auftreten, während Sie an einem Projektzeitplan arbeiten, chatten Sie online mit ihnen mithilfe von Teams.

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Schritt 3: Beginnen eines Projekts

Kopieren und Einfügen aus Word, Outlook oder PowerPoint in Project	Kopieren Sie eine Liste von Vorgängen in Word, Outlook oder PowerPoint, und fügen Sie sie in Project ein, um schnell einen Zeitplan zu starten. Gliederungsstruktur und Formatierung bleiben in Project erhalten.
Erstellen eines neuen Projekts aus einem anderen Projekt oder einer Vorlage	Erstellen Sie ein neues Projekt auf der Grundlage einer Vorlage, die bereits mit Vorgängen aus Projekten, die Ihrem ähnlich sind, gefüllt ist. Branchenexperten haben viele solcher Projekte erstellt, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.
Importieren von Excel-Daten in Project	Verschieben Sie eine Vorgangsliste, die in Excel begonnen wurde, nach Project. Gliederungsstruktur und Formatierung bleiben in Project erhalten.
Importieren einer SharePoint-Vorgangsliste als frühes Projekt	Projekte beginnen manchmal als Aufgabenlisten in SharePoint für die Freigabe für Personen ohne Project. Sobald diese Aufgabenliste eine bestimmte Größe erreicht hat, übernehmen Sie sie als Vorgangsliste in Project, um die Arbeit dort fortzusetzen.
Projektmanagement-Zielsetzung: Erstellen eines neuen Projektplans	Nachdem Sie Ihr Projekt in Project gestartet haben, können Sie damit beginnen, Aufgaben hinzuzufügen, sie zu organisieren, sie miteinander zu verknüpfen, Personen hinzuzufügen usw.

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