Einführung in Formulare

Gilt für

Access für Microsoft 365 Access 2024 Access 2021 Access 2019 Access 2016

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Ein Formular in Access ist ein Datenbankobjekt, mit dem Sie eine Benutzeroberfläche für eine Datenbankanwendung erstellen können. Ein gebundenes Formular ist direkt mit einer Datenquelle verbunden, z. B. mit einer Tabelle oder Abfrage, und Sie können es zum Eingeben, Bearbeiten oder Anzeigen von Daten aus dieser Quelle verwenden. Sie können auch ein ungebundenes Formular erstellen, das nicht direkt mit einer Datenquelle verknüpft ist, aber dennoch Befehlsschaltflächen, Beschriftungen oder andere Steuerelemente enthält, die Sie zum Bedienen der Anwendung benötigen.

Dieser Artikel konzentriert sich auf gebundene Formulare. Sie können gebundene Formulare verwenden, zum den Zugriff auf Daten zu steuern, also beispielsweise, welche Felder oder Zeilen angezeigt werden. So müssen einige Benutzer beispielsweise nur wenige Felder in einer Tabelle mit zahlreichen Feldern anzeigen können. Ein Formular, das nur diese Felder enthält, erleichtert die Verwendung der Datenbank. Sie können Formularen auch Befehlsschaltflächen und andere Features hinzufügen, um häufige Aktionen zu automatisieren.

Stellen Sie sich gebundene Formulare wie Fenster in Ihrer Datenbank vor. Ein effizientes Formular hilft Menschen, schneller zu arbeiten, da sie nicht suchen müssen, was sie brauchen. Ein gut gestaltetes Formular erleichtert zudem die Verwendung der Datenbank und kann dazu beitragen, falsche Dateneingaben zu verhindern.

Hinweis

In diesem Artikel wird davon ausgegangen, dass Sie bereits eine Tabelle (oder eine Abfrage basierend auf mehreren Tabellen) erstellt haben und dass Sie ein Formular zum Anzeigen oder Bearbeiten der Daten erstellen möchten.

Inhalt dieses Artikels

Erstellen eines Formulars mit dem Tool für einfache Formulare
Erstellen eines geteilten Formulars mit dem Tool "Geteiltes Formular"
Erstellen eines Formulars, in dem mehrere Datensätze angezeigt werden, mit dem Tool "Mehrere Elemente"
Erstellen eines Formulars mit dem Formular-Assistenten
Erstellen eines Formulars mit dem Tool zum Erstellen von leeren Formularen
Grundlegendes zu Layoutansicht und Entwurfsansicht
Optimieren Ihres Formulars in der Layoutansicht
Optimieren Ihres Formulars in der Entwurfsansicht

Erstellen eines Formulars mit dem Formulartool

Mit dem Formulartool können Sie mit einem einzigen Klick ein Formular erstellen. Wenn Sie dieses Tool verwenden, platziert Access alle Felder aus der zugrunde liegenden Datenquelle auf dem Formular. Sie können sofort mit der Verwendung des neuen Formulars beginnen, oder Sie können es in der Layoutansicht oder der Entwurfsansicht so ändern, dass es Ihren Anforderungen besser entspricht.

Verwenden des Formulartools zum Erstellen eines neuen Formulars

Klicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle oder Abfrage, die im Formular angezeigt werden soll.
Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Formulare auf Formular.

Wenn Access eine einzelne Tabelle mit einer 1:n-Beziehung zu der Tabelle oder der Abfrage findet, die Sie zum Erstellen des Formulars verwendet haben, fügt Access dem Formular ein Datenblatt hinzu, das auf der zugehörigen Tabelle oder Abfrage basiert. Wenn Sie beispielsweise ein einfaches Formular erstellen, das auf der Tabelle "Mitarbeiter" basiert, und eine 1:n-Beziehung zwischen der Tabelle "Mitarbeiter" und der Tabelle "Bestelllungen" definiert wurde, werden im Datenblatt alle Datensätze in der Tabelle "Bestellungen" angezeigt, die zum aktuellen Datensatz "Mitarbeiter" gehören. Sie können das Datenblatt aus dem Formular löschen, wenn Sie es nicht benötigen. Wenn mehrere Tabellen mit einer 1:n-Beziehung mit der Tabelle vorhanden sind, mit der Sie das Formular erstellt haben, werden dem Formular in Access keine Datenblätter hinzugefügt.

Erstellen eines geteilten Formulars mit dem Tool "Geteiltes Formular"

Mit einem geteilten Formular erhalten Sie zwei Ansichten der Daten gleichzeitig – eine Formularansicht und eine Datenblattansicht.

Ein geteiltes Formular unterscheidet sich von einer Kombination aus Formular/Unterformular dadurch, dass beide Ansichten mit derselben Datenquelle verbunden sind und ständig miteinander synchronisiert werden. Wenn Sie ein Feld in einem Teil des Formulars markieren, wird dasselbe Feld auch im anderen Teil des Formulars markiert. Sie können Daten in beiden Teilen hinzufügen, bearbeiten oder löschen (vorausgesetzt, die Datensatzquelle ist aktualisierbar, und Sie haben das Formular nicht so konfiguriert, dass diese Aktionen verhindert werden) .

Bei der Arbeit mit geteilten Formularen nutzen Sie die Vorteile beider Formulararten in einem einzigen Formular. So können Sie beispielsweise im Datenblattteil des Formulars schnell nach einem Datensatz suchen, um diesen dann im Formularteil anzuzeigen oder zu bearbeiten.

Verwenden Sie zum Erstellen eines geteilten Formulars das Tool "Geteiltes Formular":

Klicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle oder Abfrage, die im Formular angezeigt werden soll. Oder öffnen Sie die Tabelle oder Abfrage in der Datenblattansicht.
Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Formulare auf Weitere Formulare, und klicken Sie dann auf Geteiltes Formular.

Access erstellt das Formular und zeigt es in der Layoutansicht an. In der Layoutansicht können Sie Entwurfsänderungen am Formular vornehmen, während Daten angezeigt werden. So können Sie beispielsweise die Größe der Textfelder bei Bedarf an die Daten anpassen. Weitere Informationen zu Formularansichten finden Sie im Abschnitt Grundlegendes zu Layoutansicht und Entwurfsansicht.

Erstellen eines Formulars, in dem mehrere Datensätze angezeigt werden, mit dem Tool "Mehrere Elemente"

Wenn Sie ein Formular mit dem Tool für Formulare erstellen, wird in dem von Access erstellten Formular immer nur jeweils ein Datensatz angezeigt. Wenn Sie ein Formular benötigen, das mehrere Datensätze anzeigt, sich jedoch besser anpassen lässt als ein Datenblatt, verwenden Sie das Tool "Mehrere Elemente".

Klicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle oder Abfrage, die im Formular angezeigt werden soll.
Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Formulare auf Weitere Formulare, und klicken Sie dann auf Mehrere Elemente.

Access erstellt das Formular und zeigt es in der Layoutansicht an. In der Layoutansicht können Sie Entwurfsänderungen am Formular vornehmen, während Daten angezeigt werden.

Wenn Sie das Tool "Mehrere Elemente" verwenden, ähnelt das von Access erstellte Formular einem Datenblatt. Die Daten sind in Zeilen und Spalten angeordnet, und es wird mehr als ein Datensatz gleichzeitig angezeigt. Ein Formular vom Typ "Mehrere Elemente" bietet jedoch mehr Anpassungsoptionen als ein Datenblatt, wie die Möglichkeit, grafische Elemente, Schaltflächen und andere Steuerelemente hinzuzufügen. Weitere Informationen zum Anpassen des Formulars finden Sie in den Abschnitten Optimieren Ihres Formulars in der Layoutansicht und Optimieren Ihres Formulars in der Entwurfsansicht.

Erstellen eines Formulars mit dem Formular-Assistenten

Wenn Sie genauer festlegen möchten, welchen Felder auf dem Formular angezeigt werden, verwenden Sie den Formular-Assistenten anstelle der unterschiedlichen Tools zum Erstellen von Formularen, die zuvor genannt wurden. Sie können auch definieren, wie die Daten gruppiert und sortiert werden sollen, und Sie können Felder aus mehr als einer Tabelle oder Abfrage verwenden, vorausgesetzt, Sie müssen im Vorfeld die Beziehungen zwischen den Tabellen und Abfragen festlegen.

Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Formulare auf Formular-Assistent.
Folgen Sie den Anweisungen auf den Seiten des Formular-Assistenten.

Hinweis

Um Felder aus mehreren Tabellen und Abfragen in Ihr Formular aufzunehmen, klicken Sie weder auf Weiter noch auf Fertig stellen , nachdem Sie die Felder aus der ersten Tabelle oder Abfrage auf der ersten Seite des Formular-Assistenten ausgewählt haben. Wiederholen Sie stattdessen die Schritte zum Auswählen einer Tabelle oder Abfrage, und klicken Sie auf weitere Felder, die Sie in das Formular einfügen möchten. Klicken Sie dann auf Weiter oder Fertig stellen, um den Vorgang fortzusetzen.
Klicken Sie auf der letzten Seite des Assistenten auf Fertig stellen.

Erstellen eines Formulars mit dem Tool zum Erstellen von leeren Formularen

Wenn der Formular-Assistent oder die Tools zum Erstellen von Formularen nicht Ihre Anforderungen erfüllen, verwenden Sie das Tool "Leeres Formular", um ein Formular zu erstellen. Diese Methode kann eine schnelle Methode zum Erstellen eines Formulars sein, besonders, wenn Sie nur einige Felder im Formular anzeigen möchten.

Wählen Sie auf der Registerkarte "Erstellen " in der Gruppe "Formulare " die Option "Leeres Formular" aus. Access öffnet in leeres Formular in der Layoutansicht und zeigt den Bereich Feldliste an.
Wählen Sie im Bereich "Feldliste " das Pluszeichen (+) neben der Tabelle oder den Tabellen aus, die die Felder enthalten, die Sie auf dem Formular sehen möchten.
Doppelklicken Sie zum Hinzufügen eines Felds zum Formular auf das entsprechende Feld, oder ziehen Sie es auf das Formular.
- Nachdem Sie das erste Feld hinzugefügt haben, können Sie mehrere Felder gleichzeitig hinzufügen, indem Sie STRG gedrückt halten, mehrere Felder auswählen und sie dann auf das Formular ziehen.
- Die Reihenfolge der Tabellen im Bereich Feldliste hängt jeweils davon ab, welcher Teil des Formulars gerade ausgewählt ist. Wenn das hinzuzufügende Feld nicht angezeigt wird, wählen Sie einen anderen Teil des Formulars aus, und versuchen Sie dann erneut, das Feld hinzuzufügen.
Verwenden Sie die Tools in der Gruppe "Kopfzeile/Fußzeile" auf der Registerkarte "Formularlayoutentwurf ", um dem Formular ein Logo, einen Titel oder das Datum und die Uhrzeit hinzuzufügen.
Verwenden Sie die Tools in der Gruppe Steuerelemente der Registerkarte Formularlayoutentwurf , um dem Formular eine größere Auswahl an Steuerelementen hinzuzufügen. Wechseln Sie für eine leicht umfassendere Auswahl an Steuerelementen zur Entwurfsansicht, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das Formular klicken und dann die Entwurfsansicht auswählen.

Grundlegendes zu Layoutansicht und Entwurfsansicht

Layoutansicht Die Layoutansicht ist die intuitivste Ansicht, um Änderungen am Formular vorzunehmen und kann für fast alle Änderungen verwendet werden, die Sie an einem Formular in Access vornehmen möchten.

In der Layoutansicht wird das Formular tatsächlich ausgeführt. Daher können Sie Ihre Daten quasi so sehen, wie sie bei der Verwendung des Formulars angezeigt werden. In dieser Ansicht können Sie aber auch Änderungen am Formularentwurf vornehmen. Da Sie Ihre Daten sehen können, während Sie das Formular ändern, ist diese Ansicht sehr nützlich, um die Größe von Steuerelementen festzulegen oder fast alle anderen Aufgaben auszuführen, die das Aussehen und die Nutzbarkeit des Formulars betreffen.

Wenn eine Aufgabe auftritt, die Sie in der Layoutansicht nicht ausführen können, wechseln Sie zur Entwurfsansicht. In bestimmten Situationen zeigt Access eine Meldung an, mit der Sie aufgefordert werden, in die Entwurfsansicht zu wechseln, bevor Sie eine bestimmte Änderung vornehmen können.

Entwurfsansicht Die Entwurfsansicht bietet einen detaillierteren Blick auf die Struktur des Formulars. Sie sehen die Abschnitte "Kopfzeile", "Fußzeile" und "Details" des Formulars. Das Formular wird nicht ausgeführt, wenn Sie es in der Entwurfsansicht anzeigen. Daher können Sie die zugrunde liegenden Daten nicht sehen, während Sie Entwurfsänderungen vornehmen. Es gibt jedoch einige Aufgaben, die Sie in der Entwurfsansicht einfacher erledigen können als in der Layoutansicht. Sie können folgende Aufgaben ausführen:

Fügen Sie eine größere Auswahl von Steuerelementen zu Ihrem Formular hinzu, z. B. gebundene Objektfelder, Seitenumbrüche und Diagramme.
Bearbeiten der Steuerelementinhalte von Textfeldern in den Textfeldern selbst, ohne das Eigenschaftenblatt zu verwenden
Ändern der Größe von Formularabschnitten wie den Abschnitten "Kopfzeile" und "Details"
Ändern bestimmter Formulareigenschaften, die in der Layoutansicht nicht geändert werden können.

Entwerfen eines großen Formulars

Ab Access für Microsoft 365, Version 2609 (Build 16.0.20430.20146), kann ein Formular bis zu 5.080 cm (2.000 Zoll) breit sein, und jeder Formularabschnitt kann bis zu 2.000 Zoll hoch sein. Die kombinierte Höhe aller Abschnitte und Abschnittsüberschriften kann bis zu 2.100 Zoll (5.334 cm) betragen. Sie können Steuerelemente auch über die vorherige Designgrenze von 22,75 Zoll (57,79 cm) hinaus platzieren.

Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf das Formular, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht.
Wenn Sie die Formularbreite vergrößern möchten, ziehen Sie am rechten Rand des Entwurfsbereichs.
Um die Höhe eines Abschnitts zu erhöhen, ziehen Sie die Unterkante dieses Abschnitts.
Fügen Sie Steuerelemente in den erweiterten Entwurfsbereich hinzu oder verschieben Sie sie, und speichern und testen Sie das Formular dann in der Formularansicht.

Vorsicht

Formulare, die Dimensionen über das vorherige Limit hinaus verwenden, sind nicht abwärtskompatibel mit Versionen von Access, die die größeren Dimensionen nicht unterstützen. Wenn andere Personen die Datenbank verwenden, stellen Sie sicher, dass sie über eine unterstützte Version von Access verfügen, oder bewahren Sie freigegebene Formulare innerhalb der vorherigen Beschränkungen auf.

Ein größerer Entwurfsbereich bewirkt nicht automatisch, dass ein Formular auf unterschiedliche Fenster- oder Monitorgrößen reagiert. Verwenden Sie die Verankerung , wenn Steuerelemente mit dem Formularfenster verschoben oder in der Größe geändert werden sollen. Erwägen Sie, Registerkarten, Navigationsformulare oder Unterformulare zu verwenden, anstatt alle Informationen in einem großen festen Formular zu platzieren. Testen Sie das Formular mit den Anzeigegrößen und Skalierungseinstellungen, die von Ihrer Zielgruppe verwendet werden.

Optimieren Ihres Formulars in der Layoutansicht

Nachdem Sie ein Formular erstellt haben, können Sie es in der Layoutansicht problemlos optimieren. Anhand der eigentlichen Formulardaten als Richtschnur können Sie die Steuerelemente neu anordnen und deren Größe anpassen. Außerdem können Sie neue Steuerelemente im Formular platzieren und die Eigenschaften für das Formular und dessen Steuerelemente festlegen.

Zum Wechseln in die Layoutansicht klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Formularnamen und dann auf Layoutansicht.

Access zeigt das Formular in der Layoutansicht an.

Verwenden Sie das Eigenschaftenblatt, um die Eigenschaften des Formulars und der zugehörigen Steuerelemente und Abschnitte zu ändern. Um das Eigenschaftenblatt anzuzeigen, drücken Sie F4.

Im Bereich "Feldliste " können Sie dem Formularentwurf Felder aus der zugrunde liegenden Tabelle oder Abfrage hinzufügen. So zeigen Sie den Bereich Feldliste an:

Klicken Sie auf der Registerkarte Formularlayoutentwurf in der Gruppe Tools auf Vorhandene Felder hinzufügen, oder drücken Sie ALT+F8.

Anschließend können Sie Felder direkt aus dem Bereich Feldliste auf das Formular ziehen.

Um ein einzelnes Feld hinzuzufügen, doppelklicken Sie darauf, oder ziehen Sie das Feld aus dem Bereich Feldliste in den Abschnitt des Formulars, in dem das Feld angezeigt werden soll.
Um mehrere Felder gleichzeitig hinzuzufügen, halten Sie die STRG-Taste gedrückt und klicken Sie auf die Felder, die Sie hinzufügen möchten. Ziehen Sie dann die ausgewählten Felder auf das Formular.

Optimieren Ihres Formulars in der Entwurfsansicht

Sie können den Entwurf des Formulars auch in der Entwurfsansicht optimieren. Sie können neue Steuerelemente und Felder zum Formular hinzufügen, indem Sie diese dem Entwurfsbereich hinzufügen. Das Eigenschaftenblatt bietet Ihnen Zugriff auf viele Eigenschaften, die Sie zum Anpassen Ihres Formulars festlegen können.

Zum Wechseln in die Entwurfsansicht klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf das Formular und dann auf Entwurfsansicht.

Access zeigt das Formular in der Entwurfsansicht an.