Summieren von Daten mithilfe einer Abfrage

In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie eine Aggregatfunktion in Access verwenden, um die Daten in einem Abfrageresultset zusammenzufassen. Außerdem wird kurz erläutert, wie andere Aggregatfunktionen wie COUNT und AVGverwendet werden, um die Werte in einem Resultset zu zählen oder zu durchschnittliche. Darüber hinaus wird erläutert, wie Sie die Ergebniszeile verwenden, um Daten zu summieren, ohne den Entwurf Ihrer Abfragen zu ändern.

Inhalt dieses Artikels

• Grundlegendes zum Summieren von Daten
• Vorbereiten von Beispieldaten
• Summieren von Daten mithilfe einer Ergebniszeile
• Berechnen von Gesamtsummen mithilfe einer Abfrage
• Berechnen von Gruppensummen mithilfe einer Gesamtsummenabfrage
• Summieren von Daten aus mehreren Gruppen mithilfe einer Kreuztabellenabfrage
• Übersicht der Aggregatfunktionen

Grundlegendes zum Summieren von Daten

Sie können eine Spalte mit Zahlen in einer Abfrage summieren, indem Sie eine so genannte "Aggregatfunktion" verwenden. Aggregatfunktionen führen eine Berechnung zu einer Spalte mit Daten aus und geben einen einzelnen Wert zurück. Access bietet eine Vielzahl von Aggregatfunktionen, einschließlich Sum, Count, Avg (zum Berechnen von Durchschnittswerten), Minund Max. Sie summieren Daten, indem Sie der Abfrage die Sum Funktion hinzufügen. Sie zählen Daten mithilfe der Count -Funktion usw.

Darüber hinaus bietet Access mehrere Möglichkeiten zum Hinzufügen Sum von und anderen Aggregatfunktionen zu einer Abfrage. Sie können folgende Aufgaben ausführen:

• Öffnen Sie die Abfrage in der Datenblattansicht, und fügen Sie eine Ergebniszeile hinzu. Mit der Zeile "Summe", einem Feature in Access, können Sie eine Aggregatfunktion in einer oder mehreren Spalten eines Abfrageresultsets verwenden, ohne den Entwurf ihrer Abfrage zu ändern.
• Erstellen Sie eine Gesamtsummenabfrage. Eine Gesamtsummenabfrage berechnet Zwischensummen für Gruppen von Datensätzen; eine Ergebniszeile berechnet Gesamtsummen für eine oder mehrere Spalten (Felder) mit Daten. Wenn Sie z. B. Zwischensummen aller Umsätze nach Ort oder Quartal erhalten möchten, verwenden Sie eine Gesamtsummenabfrage, um die Datensätze nach der gewünschten Kategorie zu gruppieren. Anschließend berechnen Sie die Summe der Umsatzzahlen.
• Erstellen Sie eine Kreuztabellenabfrage. Eine Kreuztabellenabfrage ist eine besondere Abfrageart, deren Ergebnisse in einem Raster angezeigt werden, das einem Excel-Arbeitsblatt ähnelt. Kreuztabellenabfragen fassen Werte zusammen und gruppieren sie dann nach zwei Informationstypen: eine Gruppe entlang der linken Seite (Zeilenüberschriften) und die andere Gruppe entlang der oberen Seite des Rasters (Spaltenüberschriften). So können Sie beispielsweise mithilfe einer Kreuztabellenabfrage den Gesamtumsatz der letzten drei Jahre für jeden Ort wie in der folgenden Tabelle anzeigen:

Ort	2003	2004	2005
Paris	254.556	372.455	467.892
Sydney	478.021	372.987	276.399
Jakarta	572.997	684.374	792.571
⁠...⁠	...	...	...

Weitere Informationen zu Verwendungsmöglichkeiten der anderen Aggregatfunktionen finden Sie im Artikel Anzeigen von Spaltensummen in einem Datenblatt.

In den Schritten in den folgenden Abschnitten wird erläutert, wie Sie eine Ergebniszeile hinzufügen, eine Gesamtsummenabfrage verwenden, um Daten gruppenübergreifend zusammenzufassen, und wie Sie eine Kreuztabellenabfrage verwenden, die Teilergebnisse von Daten über Gruppen und Zeitintervalle hinweg zusammenfasst. Denken Sie daran, dass viele Aggregatfunktionen nur für Daten in Feldern funktionieren, die auf einen bestimmten Datentyp festgelegt sind. Die Funktion funktioniert beispielsweise nur mit Feldern, SUM die auf die Datentypen Number, Decimal oder Currency festgelegt sind. Weitere Informationen zu den Datentypen, die für jede Funktion erforderlich sind, finden Sie unter Aggregatfunktionsreferenz weiter unten in diesem Artikel.

Allgemeine Informationen zu Datentypen finden Sie im Artikel Ändern der Datentypeinstellung für ein Feld.

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Vorbereiten von Beispieldaten

In den Abschnitten dieses Artikels, in denen die Vorgehensweisen beschrieben sind, finden Sie Tabellen mit Beispieldaten. In den Schritten der Vorgehensweisen können Sie anhand der Beispieltabellen sehen, wie die Aggregatfunktionen funktionieren. Wenn es Ihnen lieber ist, können Sie die Beispieltabellen in einer neuen oder vorhandenen Datenbank hinzufügen.

Access bietet verschiedene Möglichkeiten, um diese Beispieltabellen zu einer Datenbank hinzufügen. Sie können die Daten manuell eingeben, Sie können jede Tabelle in ein Tabellenkalkulationsprogramm, z. B. Excel, kopieren und die Arbeitsblätter in Access importieren, oder Sie können die Daten in einem Text-Editor, z. B. Windows-Editor, einfügen und dann die Daten aus den resultierenden Textdateien importieren.

Die Schritte in diesem Abschnitt erläutern das manuelle Eingeben von Daten in ein leeres Datenblatt, das Kopieren der Beispieltabellen in ein Tabellenkalkulationsprogramm sowie das Importieren in Access. Weitere Informationen zum Erstellen und Importieren von Textdaten finden Sie im Artikel Importieren oder Verknüpfen von Daten in einer Textdatei.

In den Schrittanleitungen in diesem Artikel werden die folgenden Tabellen verwendet. Verwenden Sie diese Tabellen zum Erstellen der Beispieldaten:

Die Tabelle "Kategorien":

Kategorie
Puppen
Spiele und Puzzles
Kunst und Rahmen
Videospiele
DVDs und Filme
Modelle und Hobbys
Sport

Die Tabelle Artikel:

Artikelname	Preis	Kategorie
Programmiereraktionsfigur	12,95 €	Puppen
Spaß mit C# (ein Brettspiel für die ganze Familie)	15,85 €	Spiele und Puzzles
Relationales Datenbankdiagramm	22,50 €	Kunst und Rahmen
Der magische Computerchip (500 Teile)	32,65 €	Spiele und Puzzles
Access! Das Spiel!	22,95 €	Spiele und Puzzles
Computerfreaks und andere rätselhafte Kreaturen	78,50 €	Videospiele
Übungen für Computerfreaks! Die DVD!	14,88 €	DVDs und Filme
Ultimate Flying-Pizza	36,75 €	Sport
Externes 5,25-Zoll-Diskettenlaufwerk (1/4-Skalierung)	65,00 €	Modelle und Hobbys
Manager in Ruhe-Figur	78,88 €	Puppen
Gloom	53,33 €	Videospiele
Eigene Tastatur bauen	77,95 €	Modelle und Hobbys

Die Tabelle Bestellungen:

Bestelldatum	Lieferdatum	Lieferort	Versandkosten
14.11.2005	15.11.2005	Jakarta	55,00 €
14.11.2005	15.11.2005	Sydney	76,00 €
16.11.2005	17.11.2005	Sydney	87,00 €
17.11.2005	18.11.2005	Jakarta	43,00 €
17.11.2005	18.11.2005	Paris	105,00 €
17.11.2005	18.11.2005	Stuttgart	112,00 €
18.11.2005	19.11.2005	Wien	215,00 €
19.11.2005	20.11.2005	Miami	525,00 €
20.11.2005	21.11.2005	Wien	198,00 €
20.11.2005	21.11.2005	Paris	187,00 €
21.11.2005	22.11.2005	Sydney	81,00 €
23.11.2005	24.11.2005	Jakarta	92,00 €

Die Tabelle Bestelldetails:

Auftrags-ID	Artikelname	Produkt-ID	Einzelpreis	Menge	Rabatt
1	Eigene Tastatur bauen	12	77,95 €	9	5 %
1	Manager in Ruhe-Figur	2	78,88 €	4	7,5 %
2	Übungen für Computerfreaks! Die DVD!	7	14,88 €	6	4 %
2	Der magische Computerchip	4	32,65 €	8	0
2	Computerfreaks und andere rätselhafte Kreaturen	6	78,50 €	4	0
3	Access! Das Spiel!	5	22,95 €	5	15 %
4	Programmiereraktionsfigur	1	12,95 €	2	6 %
4	Ultimate Flying-Pizza	8	36,75 €	8	4 %
5	Externes 5,25-Zoll-Diskettenlaufwerk (1/4-Skalierung)	9	65,00 €	4	10 %
6	Relationales Datenbankdiagramm	3	22,50 €	12	6,5 %
7	Gloom	11	53,33 €	6	8 %
7	Relationales Datenbankdiagramm	3	22,50 €	4	9 %

Manuelles Eingeben der Beispieldaten

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Tabellen auf Tabelle. Access fügt Ihrer Datenbank eine neue, leere Tabelle hinzu.

   Hinweis

   Sie müssen diesen Schritt nicht ausführen, wenn Sie eine neue, leere Datenbank öffnen, aber er muss ausgeführt werden, wenn Sie der Datenbank eine Tabelle hinzufügen.

2. Doppelklicken Sie auf die erste Zelle in der Kopfzeile, und geben Sie den Feldnamen in der Beispieltabelle ein. Standardmäßig bezeichnet Access leere Felder in der Kopfzeile mit dem Text Neues Feld hinzufügen, wie folgt: .

3. Verwenden Sie die Pfeiltasten, um zur nächsten leeren Kopfzeilenzelle zu wechseln, und geben Sie den zweiten Feldnamen ein. Sie können auch die neue Zelle drücken TAB oder doppelklicken. Wiederholen Sie diesen Schritt, bis alle Feldnamen eingegeben sind.

4. Geben Sie die Daten in die Beispieltabelle ein. Während Sie die Daten eingeben, leitet Access den Datentyp für jedes Feld ab. Wenn Sie mit relationalen Datenbanken noch nicht vertraut sind, sollten Sie für jedes der Felder in Ihren Tabellen einen bestimmten Datentyp festlegen, etwa "Zahl", "Text" oder "Datum/Uhrzeit". Durch Festlegen der Datentypen können Sie eine exakte Dateneingabe sicherstellen und Fehler vermeiden, beispielsweise, dass eine Telefonnummer in einer Berechnung verwendet wird. Bei diesen Beispieltabellen sollten Sie es Access überlassen, den Datentyp abzuleiten.

5. Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie mit dem Eingeben der Daten fertig sind. Tastenkombination Drücken Sie STRG+S. Das Dialogfeld Speichern unter wird angezeigt.

6. Geben Sie im Feld Tabellenname den Namen der Beispieltabelle ein, und klicken Sie auf OK. Sie verwenden den Namen jeder Beispieltabelle, weil diese Namen auch in den Abfragen in den Abschnitten zur Vorgehensweise verwendet werden.

7. Wiederholen Sie diese Schritte, bis Sie jede der Beispieltabellen erstellt haben, die am Anfang dieses Abschnitts aufgelistet sind.

Wenn Sie die Daten nicht manuell eingeben möchten, führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Daten in eine Tabellenkalkulationsdatei zu kopieren und dann aus dieser Datei in Access zu importieren:

Erstellen der Beispielarbeitsblätter

1. Starten Sie Ihr Tabellenkalkulationsprogramm, und erstellen Sie eine neue, leere Datei. Wenn Sie Excel verwenden, wird standardmäßig eine neue, leere Arbeitsmappe erstellt.

2. Kopieren Sie die weiter oben bereitgestellte erste Beispieltabelle, und fügen Sie sie, bei der ersten Zelle angefangen, in das erste Arbeitsblatt ein.

3. Benennen Sie das Arbeitsblatt mit der in Ihrem Tabellenkalkulationsprogramm üblichen Vorgehensweise um. Weisen Sie dem Arbeitsblatt den identischen Namen der Beispieltabelle zu. Wenn die Beispieltabelle beispielsweise den Namen Kategorien hat, nennen Sie Ihr Arbeitsblatt ebenfalls "Kategorien".

4. Wiederholen Sie die Schritte 2 und 3, um jede Beispieltabelle in ein leeres Arbeitsblatt zu kopieren und es umzubenennen.

   Hinweis

   Möglicherweise müssen Sie Ihrer Tabellenkalkulationsdatei Arbeitsblätter hinzufügen. Informationen zur Ausführung dieses Vorgangs finden Sie in der Hilfe des Tabellenkalkulationsprogramms.

5. Speichern Sie die Arbeitsmappe an einem geeigneten Speicherort auf Ihrem Computer oder im Netzwerk, und wechseln Sie zur nächsten Schrittfolge.

Erstellen von Datenbanktabellen aus den Arbeitsblättern

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Import & Link auf New Data SourceFrom File Excel (Neue Datenquelle >aus Datei>Excel). Das Dialogfeld Externe Daten abrufen – Excel-Kalkulationstabelle wird angezeigt.
2. Klicken Sie auf Durchsuchen, öffnen Sie die im vorherigen Schritt erstellte Tabellenkalkulationsdatei, und klicken Sie dann auf OK. Der Import-Assistent für Kalkulationstabellen wird gestartet.
3. Der Assistent wählt standardmäßig das erste Arbeitsblatt in der Arbeitsmappe aus (das Arbeitsblatt Kunden, wenn Sie die Schritte im vorherigen Abschnitt befolgt haben). Die Daten aus dem Arbeitsblatt werden im unteren Abschnitt der Seite des Assistenten angezeigt. Klicken Sie auf Weiter.
4. Klicken Sie auf der nächsten Seite des Assistenten auf Erste Zeile enthält Spaltenüberschriften und dann auf Weiter.
5. Optional können Sie die Textfelder und Listen unter Feldoptionen auf der nächsten Seite verwenden, um Feldnamen und Datentypen zu ändern oder um Felder aus dem Importvorgang auszuschließen. Klicken Sie andernfalls auf Weiter.
6. Belassen Sie die Option Primärschlüssel automatisch hinzufügen aktiviert, und klicken Sie auf Weiter.
7. Standardmäßig wendet Access den Namen des Arbeitsblatts auf Ihre neue Tabelle an. Übernehmen Sie den Namen, oder geben Sie einen anderen Namen ein, und klicken Sie auf Fertig stellen.
8. Wiederholen Sie die Schritte 1 bis 7, bis Sie eine Tabelle aus jedem Arbeitsblatt in der Arbeitsmappe erstellt haben.

Umbenennen der Primärschlüsselfelder

1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf jede von Ihnen in den vorherigen Schritten erstellte Tabelle, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht.
2. Suchen Sie für jede Tabelle das Primärschlüsselfeld. Standardmäßig benennt Access jedes Feld mit ID.
3. Fügen Sie in der Spalte Feldname für jedes Primärschlüsselfeld den Tabellennamen hinzu. So würden Sie beispielsweise das Feld "ID" für die Tabelle "Kategorien" in "Kategorie-ID" und das Feld für die Tabelle "Bestellungen" in "Auftrags-ID" umbenennen. Benennen Sie das Feld für die Tabelle "Bestelldetails" in "Detail-ID" um. Benennen Sie das Feld für die Tabelle "Artikel" in "Produkt-ID" um.
4. Speichern Sie Ihre Änderungen.

Die in diesem Artikel verwendeten Beispieltabellen enthalten immer das Primärschlüsselfeld, das entsprechend der Beschreibung in den vorherigen Schritten umbenannt wurde.

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Summieren von Daten mithilfe einer Ergebniszeile

Sie können einer Abfrage eine Ergebniszeile hinzufügen, indem Sie die Abfrage in der Datenblattansicht öffnen, die Zeile hinzufügen und dann die zu verwendende Aggregatfunktion auswählen, z Sum. B. , Min, Maxoder Avg. In den Schritten in diesem Abschnitt wird erläutert, wie Sie eine allgemeine Auswahlabfrage erstellen und ihr eine Ergebniszeile hinzufügen. Sie müssen dazu nicht die im vorherigen Abschnitt beschriebenen Beispieltabellen verwenden.

Erstellen einer allgemeinen Auswahlabfrage

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf.
2. Doppelklicken Sie auf die Tabelle(n), die Sie in Ihrer Abfrage verwenden möchten. Die ausgewählten Tabellen werden als Fenster im oberen Bereich des Abfrage-Designers angezeigt.
3. Doppelklicken Sie auf die Tabellenfelder, die Sie in Ihrer Abfrage verwenden möchten. Sie können Felder mit beschreibenden Daten einschließen, z. B. Namen und Beschreibungen, müssen jedoch mindestens ein Feld einschließen, das numerische Daten oder Währungsdaten enthält. Jedes Feld wird in einer Zelle im Entwurfsbereich angezeigt.
4. Klicken Sie auf Ausführen , um die Abfrage auszuführen. Das Abfrageresultset wird in der Datenblattansicht angezeigt.
5. Sie können gegebenenfalls zur Entwurfsansicht wechseln und die Abfrage anpassen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die Dokumentregisterkarte für die Abfrage, und klicken Sie auf Entwurfsansicht. Sie können die Abfrage dann nach Bedarf anpassen, indem Sie Tabellenfelder hinzufügen oder entfernen. Wählen Sie zum Entfernen eines Felds die Spalte im Entwurfsbereich aus, und drücken Sie ENTF.
6. Speichern Sie Ihre Abfrage.

Hinzufügen einer Ergebniszeile

1. Stellen Sie sicher, dass Ihre Abfrage in der Datenblattansicht geöffnet ist. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die Dokumentregisterkarte für die Abfrage, und klicken Sie auf Datenblattansicht. Oder: Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Abfrage. Die Abfrage wird dann ausgeführt, und die Ergebnisse werden in ein Datenblatt geladen.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Datensätze auf Summen. Im Datenblatt wird die neue Zeile Summe angezeigt.
3. Klicken Sie in der Zeile Summe auf die Zelle in dem Feld, das Sie addieren möchten, und wählen Sie Summe in der Liste aus.

Ausblenden einer Ergebniszeile

• Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Datensätze auf Summen.

Weitere Informationen zur Verwendung einer Ergebniszeile finden Sie im Artikel Anzeigen von Spaltensummen in einem Datenblatt.

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Berechnen von Gesamtsummen mithilfe einer Abfrage

Eine Gesamtsumme ist die Summe aller Werte in einer Spalte. Sie können mehrere Arten von Gesamtsummen berechnen, darunter:

• Eine einfache Gesamtsumme, die die Werte in einer einzelnen Spalte addiert. Beispielsweise können Sie die gesamten Versandkosten berechnen.
• Eine berechnete Gesamtsumme, die die Werte in mehr als einer Spalte addiert. Sie können beispielsweise den Gesamtumsatz berechnen, indem Sie die Kosten mehrerer Artikel mit der Anzahl der bestellten Artikel multiplizieren und dann die resultierenden Werte summieren.
• Eine Gesamtsumme, die einige Datensätze ausschließt. Sie können beispielsweise den Gesamtumsatz nur für den letzten Freitag berechnen.

Anhand der Schritte in den folgenden Abschnitten wird erläutert, wie die einzelnen Gesamtsummenarten erstellt werden. In den Anleitungsschritten werden die Tabellen "Bestellungen" und "Bestelldetails" verwendet.

Die Tabelle "Bestellungen":

Auftrags-ID	Bestelldatum	Lieferdatum	Lieferort	Versandkosten
1	14.11.2005	15.11.2005	Jakarta	55,00 €
2	14.11.2005	15.11.2005	Sydney	76,00 €
3	16.11.2005	17.11.2005	Sydney	87,00 €
4	17.11.2005	18.11.2005	Jakarta	43,00 €
5	17.11.2005	18.11.2005	Paris	105,00 €
6	17.11.2005	18.11.2005	Stuttgart	112,00 €
7	18.11.2005	19.11.2005	Wien	215,00 €
8	19.11.2005	20.11.2005	Miami	525,00 €
9	20.11.2005	21.11.2005	Wien	198,00 €
10	20.11.2005	21.11.2005	Paris	187,00 €
11	21.11.2005	22.11.2005	Sydney	81,00 €
12	23.11.2005	24.11.2005	Jakarta	92,00 €

Die Tabelle "Bestelldetails":

Detail-ID	Auftrags-ID	Artikelname	Produkt-ID	Einzelpreis	Menge	Rabatt
1	1	Eigene Tastatur bauen	12	77,95 €	9	0,05
2	1	Manager in Ruhe-Figur	2	78,88 €	4	0,075
3	2	Übungen für Computerfreaks! Die DVD!	7	14,88 €	6	0,04
4	2	Der magische Computerchip	4	32,65 €	8	0,00
5	2	Computerfreaks und andere rätselhafte Kreaturen	6	78,50 €	4	0,00
6	3	Access! Das Spiel!	5	22,95 €	5	0,15
7	4	Programmiereraktionsfigur	1	12,95 €	2	0,06
8	4	Ultimate Flying-Pizza	8	36,75 €	8	0,04
9	5	Externes 5,25-Zoll-Diskettenlaufwerk (1/4-Skalierung)	9	65,00 €	4	0,10
10	6	Relationales Datenbankdiagramm	3	22,50 €	12	0,065
11	7	Gloom	11	53,33 €	6	0,08
12	7	Relationales Datenbankdiagramm	3	22,50 €	4	0,09

Berechnen einer einfachen Gesamtsumme

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf.

2. Doppelklicken Sie auf die Tabelle, die Sie in Ihrer Abfrage verwenden möchten. Wenn Sie die Beispieldaten verwenden, doppelklicken Sie auf die Tabelle "Bestellungen". Die Tabelle wird in einem Fenster im oberen Bereich des Abfrage-Designers angezeigt.

3. Doppelklicken Sie auf das Feld, das Sie summieren möchten. Stellen Sie sicher, dass für das Feld entweder der Datentyp "Zahl" oder "Währung" festgelegt wurde. Wenn Sie versuchen, Werte in nicht numerischen Feldern zu addieren, z. B. Werte in Textfeldern, zeigt Access bei Ausführung der Abfrage die Fehlermeldung Datentypen in Kriterienausdruck unverträglich an. Wenn Sie die Beispieldaten verwenden, doppelklicken Sie auf die Tabelle "Versandkosten". Sie können dem Raster zusätzliche numerische Felder hinzufügen, wenn Sie die Gesamtsummen für diese Felder berechnen möchten. Eine Gesamtsummenabfrage kann Gesamtsummen für mehrere Spalten berechnen.

4. Klicken Sie auf der Registerkarte Abfrageentwurf in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Summen. Die Zeile Summe wird im Entwurfsbereich und Gruppieren in der Zelle in der Spalte "Versandkosten" angezeigt.

5. Ändern Sie den Wert in der Zelle in der Zeile Summe in Summe.

6. Klicken Sie auf Ausführen , um die Abfrage auszuführen und die Ergebnisse in der Datenblattansicht anzuzeigen.

   Tipp

   Access fügt SumOf an den Anfang des Namens des Felds an, das Sie summieren. Um die Spaltenüberschrift in etwas aussagekräftiger zu ändern, z. B. Gesamtversand, wechseln Sie zurück zur Entwurfsansicht, und klicken Sie im Entwurfsraster in die Zeile Feld der Spalte Versandkosten. Platzieren Sie den Cursor neben Versandkosten , und geben Sie ein Total Shipping: Shipping Fee.

7. Speichern Sie die Abfrage bei Bedarf, und schließen Sie sie.

Berechnen einer Gesamtsumme, die einige Datensätze ausschließt

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf.

2. Doppelklicken Sie auf die Tabelle Order und die Tabelle Bestelldetails.

3. Fügen Sie der ersten Spalte im Entwurfsbereich das Feld "Bestelldatum" aus der Tabelle "Bestellungen" hinzu.

4. Geben Sie in der Zeile Kriterien der ersten Spalte ein Date() -1. Dieser Ausdruck schließt die Datensätze des aktuellen Datums aus der berechneten Gesamtsumme aus.

5. Erstellen Sie als Nächstes die Spalte, die den Umsatzbetrag für jede Transaktion berechnet. Geben Sie in der Zeile Feld der zweiten Spalte im Raster den folgenden Ausdruck ein: Total Sales Value: (1-[Order Details].[Discount]/100)*([Order Details].[Unit Price]*[Order Details].[Quantity]) Stellen Sie sicher, dass Ihr Ausdruck auf Felder verweist, die auf die Datentypen Number oder Currency festgelegt sind. Wenn der Ausdruck auf Felder mit anderen Datentypen verweist, zeigt Access beim Ausführen der Abfrage die Fehlermeldung Datentypen in Kriterienausdruck unverträglich an.

6. Klicken Sie auf der Registerkarte Abfrageentwurf in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Summen. Die Zeile Summe wird im Entwurfsbereich und Gruppieren in der ersten und zweiten Spalte angezeigt.

7. Ändern Sie in der zweiten Spalte den Wert in der Zelle der Zeile Summe in Summe. Die Funktion Summe addiert die einzelnen Umsatzzahlen.

8. Klicken Sie auf Ausführen , um die Abfrage auszuführen und die Ergebnisse in der Datenblattansicht anzuzeigen.

9. Speichern Sie die Abfrage als Tagesumsatz.

   Hinweis

   Beim nächsten Öffnen der Abfrage in der Entwurfsansicht bemerken Sie möglicherweise eine geringfügige Änderung der Werte, die in den Zeilen Feld und Summe der Spalte "Gesamtverkaufswert" angegeben sind. Der Ausdruck wird in der Funktion Summe eingeschlossen angezeigt, und in der Zeile Summe wird Ausdruck anstelle von Summe angezeigt.

   Wenn Sie beispielsweise die Beispieldaten verwenden und die Abfrage erstellen (wie in den vorherigen Schritten gezeigt), sehen Sie: Total Sales Value: Sum((1-[Order Details].Discount/100)*([Order Details].Unitprice*[Order Details].Quantity))

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Berechnen von Gruppensummen mithilfe einer Gesamtsummenabfrage

In den Schritten in diesem Abschnitt wird erläutert, wie eine Gesamtsummenabfrage erstellt wird, die Zwischensummen zwischen Datengruppen berechnet. Bedenken Sie für die weiteren Schritte, dass eine Gesamtsummenabfrage standardmäßig nur das Feld oder die Felder, die Ihre Gruppendaten enthalten, etwa das Feld "Kategorien", sowie das Feld umfassen kann, das die zu summierenden Daten enthält, etwa das Feld "Umsatz". Gesamtsummenabfragen dürfen keine anderen Felder enthalten, die die Elemente in einer Kategorie beschreiben. Wenn Sie diese beschreibenden Daten anzeigen möchten, können Sie eine zweite Auswahlabfrage erstellen, die die Felder in der Gesamtsummenabfrage mit den zusätzlichen Datenfeldern kombiniert.

In den Schritten in diesem Abschnitt wird erläutert, wie Sie die Gesamtsummen und Auswahlabfragen erstellen, die zum Identifizieren des Gesamtumsatzes für jedes Produkt erforderlich sind. Für die Schritte wird angenommen, dass Sie diese Beispieltabellen verwenden:

Die Tabelle "Artikel"

Produkt-ID	Artikelname	Preis	Kategorie
1	Programmiereraktionsfigur	12,95 €	Puppen
2	Spaß mit C# (ein Brettspiel für die ganze Familie)	15,85 €	Spiele und Puzzles
3	Relationales Datenbankdiagramm	22,50 €	Kunst und Rahmen
4	Der magische Computerchip (500 Teile)	32,65 €	Kunst und Rahmen
5	Access! Das Spiel!	22,95 €	Spiele und Puzzles
6	Computerfreaks und andere rätselhafte Kreaturen	78,50 €	Videospiele
7	Übungen für Computerfreaks! Die DVD!	14,88 €	DVDs und Filme
8	Ultimate Flying-Pizza	36,75 €	Sport
9	Externes 5,25-Zoll-Diskettenlaufwerk (1/4-Skalierung)	65,00 €	Modelle und Hobbys
10	Manager in Ruhe-Figur	78,88 €	Puppen
11	Gloom	53,33 €	Videospiele
12	Eigene Tastatur bauen	77,95 €	Modelle und Hobbys

Die Tabelle "Bestelldetails":

Detail-ID	Auftrags-ID	Artikelname	Produkt-ID	Einzelpreis	Menge	Rabatt
1	1	Eigene Tastatur bauen	12	77,95 €	9	5 %
2	1	Manager in Ruhe-Figur	2	78,88 €	4	7,5 %
3	2	Übungen für Computerfreaks! Die DVD!	7	14,88 €	6	4 %
4	2	Der magische Computerchip	4	32,65 €	8	0
5	2	Computerfreaks und andere rätselhafte Kreaturen	6	78,50 €	4	0
6	3	Access! Das Spiel!	5	22,95 €	5	15 %
7	4	Programmiereraktionsfigur	1	12,95 €	2	6 %
8	4	Ultimate Flying-Pizza	8	36,75 €	8	4 %
9	5	Externes 5,25-Zoll-Diskettenlaufwerk (1/4-Skalierung)	9	65,00 €	4	10 %
10	6	Relationales Datenbankdiagramm	3	22,50 €	12	6,5 %
11	7	Gloom	11	53,33 €	6	8 %
12	7	Relationales Datenbankdiagramm	3	22,50 €	4	9 %

Die folgenden Schritte setzen eine 1:n-Beziehung zwischen den Feldern "Produkt-ID" in den Tabellen "Bestellungen" und "Bestelldetails" mit der Tabelle "Bestellungen" auf der 1-Seite der Beziehung voraus.

Erstellen der Gesamtsummenabfrage

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf.

2. Wählen Sie die Tabellen aus, mit denen Sie arbeiten möchten, und klicken Sie dann auf Hinzufügen. Jede Tabelle wird im oberen Abschnitt des Abfrage-Designers als Fenster angezeigt. Wenn Sie die oben aufgeführten Beispieltabellen verwenden, fügen Sie die Tabellen "Artikel" und "Bestelldetails" hinzu.

3. Doppelklicken Sie auf die Tabellenfelder, die Sie in Ihrer Abfrage verwenden möchten. In der Regel fügen Sie der Abfrage nur das Gruppenfeld und das Wertfeld hinzu. Sie können jedoch eine Berechnung statt eines Wertfelds verwenden – dies wird in den nächsten Schritten erläutert.

   1. Fügen Sie das Feld "Kategorie" aus der Tabelle "Artikel" dem Entwurfsbereich hinzu.

   2. Erstellen Sie die Spalte, die den Verkaufsbetrag für jede Transaktion berechnet, indem Sie in die zweite Spalte im Raster den folgenden Ausdruck eingeben: Total Sales Value: (1-[Order Details].[Discount]/100)*([Order Details].[Unit Price]*[Order Details].[Quantity]) Stellen Sie sicher, dass die Felder, auf die Sie im Ausdruck verweisen, die Datentypen Number oder Currency aufweisen. Wenn Sie auf Felder mit anderen Datentypen verweisen, zeigt Access beim Wechseln zur Datenblattansicht die Fehlermeldung Datentypen in Kriterienausdruck unverträglich an.

   3. Klicken Sie auf der Registerkarte Abfrageentwurf in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Summen. Die Zeile Summe wird im Entwurfsbereich angezeigt, und in dieser Zeile wird Gruppieren in der ersten und zweiten Spalte angezeigt.

   4. Ändern Sie in der zweiten Spalte den Wert in der Zeile Summe in Summe. Die Funktion Summe addiert die einzelnen Umsatzzahlen.

   5. Klicken Sie auf Ausführen , um die Abfrage auszuführen und die Ergebnisse in der Datenblattansicht anzuzeigen.

   6. Lassen Sie die Abfrage zur Verwendung im nächsten Abschnitt geöffnet. Verwenden von Kriterien mit einer Gesamtsummenabfrage Die Abfrage, die Sie im vorherigen Abschnitt erstellt haben, enthält alle Datensätze in den zugrunde liegenden Tabellen. Bei der Berechnung der Summen wird keine Bestellung ausgeschlossen, und es werden die Summen für alle Kategorien angezeigt. Wenn Sie einige Datensätze ausschließen müssen, können Sie der Abfrage Kriterien hinzufügen. So können Sie beispielsweise Transaktionen unter 100 € ignorieren oder Summen nur für einige Artikelkategorien berechnen. In diesem Abschnitt finden Sie schrittweise Anleitungen zu drei Kriterienarten:

   7. Kriterien, die bestimmte Gruppen beim Berechnen von Summen ignorieren. Beispielsweise berechnen Sie die Summen nur für die Kategorien "Videospiele", "Kunst und Rahmen" und "Sport".

   8. Kriterien, die bestimmte Summen nach deren Berechnung ausblenden. Sie können z. B. nur die Summen über 150.000 € anzeigen.

   9. Kriterien, die einzelne Datensätze bei der Berechnung der Summe ausschließen. Sie können beispielsweise einzelne Verkaufstransaktionen ausschließen, wenn der Wert (Unit Price * Quantity) unter 100 US-Dollar fällt. Die folgenden Schritte erläutern, wie die einzelnen Kriterien hinzugefügt werden und wie sich diese auf das Abfrageergebnis auswirken. Hinzufügen von Kriterien zur Abfrage

   10. Öffnen Sie die Abfrage aus dem vorherigen Abschnitt in der Entwurfsansicht. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die Dokumentregisterkarte für die Abfrage, und klicken Sie auf Entwurfsansicht. Oder: Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Abfrage, und klicken Sie auf Entwurfsansicht.

   11. Geben Sie in der Zeile Kriterien der Spalte Kategorie-ID ein =Dolls Or Sports or Art and Framing.

   12. Klicken Sie auf Ausführen , um die Abfrage auszuführen und die Ergebnisse in der Datenblattansicht anzuzeigen.

   13. Wechseln Sie zurück zur Entwurfsansicht, und geben Sie in der Zeile Kriterien der Spalte Total Sales Value (Gesamtumsatzwert) ein >100.

   14. Führen Sie die Abfrage aus, um die Ergebnisse anzuzeigen, und wechseln Sie zurück zur Entwurfsansicht.

   15. Fügen Sie jetzt das Kriterium hinzu, um einzelne Verkaufstransaktionen unter 100 € auszuschließen. Zu diesem Zweck müssen Sie eine weitere Spalte hinzufügen.

       Hinweis

       Sie können das dritte Kriterium nicht in der Spalte "Gesamtverkaufswert" angeben. Jedes Kriterium, das Sie in dieser Spalte angeben, wird auf den Gesamtwert und nicht auf die Einzelwerte angewendet.

   16. Kopieren Sie den Ausdruck aus der zweiten Spalte in die dritte Spalte.

   17. Wählen Sie in der Zeile Gesamt für die neue Spalte Wo aus, und geben Sie in der Zeile Kriterien den Wert ein >20.

   18. Führen Sie die Abfrage aus, um die Ergebnisse anzuzeigen, und speichern Sie die Abfrage.

       Hinweis

       Beim nächsten Öffnen der Abfrage in der Entwurfsansicht bemerken Sie möglicherweise geringfügige Änderungen im Entwurfsbereich. In der zweiten Spalte wird der Ausdruck in der Zeile Feld innerhalb der Funktion Summe angezeigt, und der Wert in der Zeile Summe zeigt Ausdruck statt Summe an.

       Total Sales Value: Sum((1-[Order Details].Discount/100)*([Order Details].Unitprice*[Order Details].Quantity)) Außerdem wird eine vierte Spalte angezeigt. Diese Spalte ist eine Kopie der zweiten Spalte. Das in der zweiten Spalte angegebene Kriterium wird jedoch als Teil der neuen Spalte angezeigt.

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Summieren von Daten aus mehreren Gruppen mithilfe einer Kreuztabellenabfrage

Eine Kreuztabellenabfrage ist eine besondere Abfrageart, deren Ergebnisse in einem Raster angezeigt werden, das einem Excel-Tabellenblatt ähnelt. Kreuztabellenabfragen fassen Werte zusammen und gruppieren diese dann nach zwei Informationstypen: eine Gruppe entlang der linken Seite (eine Gruppe aus Zeilenüberschriften) und die andere Gruppe entlang der oberen Seite des Rasters (eine Gruppe aus Spaltenüberschriften). Die folgende Abbildung zeigt einen Teil des Resultsets für die Beispiel-Kreuztabellenabfrage:

Beachten Sie, dass eine Kreuztabellenabfrage nicht immer alle Felder im Resultset auffüllt, weil die für die Abfrage verwendeten Tabellen nicht immer Werte für jeden möglichen Datenpunkt enthalten.

Beim Erstellen einer Kreuztabellenabfrage schließen Sie in der Regel Daten aus mehreren Tabellen ein. Es werden immer drei Datentypen verwendet: die Daten der Zeilenüberschriften, die Daten der Spaltenüberschriften und die Werte, die Sie summieren oder anderweitig berechnen möchten.

Die Schritte in diesem Abschnitt setzen die folgenden Tabellen voraus:

Die Tabelle "Bestellungen":

Bestelldatum	Lieferdatum	Lieferort	Versandkosten
14.11.2005	15.11.2005	Jakarta	55,00 €
14.11.2005	15.11.2005	Sydney	76,00 €
16.11.2005	17.11.2005	Sydney	87,00 €
17.11.2005	18.11.2005	Jakarta	43,00 €
17.11.2005	18.11.2005	Paris	105,00 €
17.11.2005	18.11.2005	Stuttgart	112,00 €
18.11.2005	19.11.2005	Wien	215,00 €
19.11.2005	20.11.2005	Miami	525,00 €
20.11.2005	21.11.2005	Wien	198,00 €
20.11.2005	21.11.2005	Paris	187,00 €
21.11.2005	22.11.2005	Sydney	81,00 €
23.11.2005	24.11.2005	Jakarta	92,00 €

Tabelle "Bestelldetails"

Auftrags-ID	Artikelname	Produkt-ID	Einzelpreis	Menge	Rabatt
1	Eigene Tastatur bauen	12	77,95 €	9	5 %
1	Manager in Ruhe-Figur	2	78,88 €	4	7,5 %
2	Übungen für Computerfreaks! Die DVD!	7	14,88 €	6	4 %
2	Der magische Computerchip	4	32,65 €	8	0
2	Computerfreaks und andere rätselhafte Kreaturen	6	78,50 €	4	0
3	Access! Das Spiel!	5	22,95 €	5	15 %
4	Programmiereraktionsfigur	1	12,95 €	2	6 %
4	Ultimate Flying-Pizza	8	36,75 €	8	4 %
5	Externes 5,25-Zoll-Diskettenlaufwerk (1/4-Skalierung)	9	65,00 €	4	10 %
6	Relationales Datenbankdiagramm	3	22,50 €	12	6,5 %
7	Gloom	11	53,33 €	6	8 %
7	Relationales Datenbankdiagramm	3	22,50 €	4	9 %

Die folgenden Schritte erläutern das Erstellen einer Kreuztabellenabfrage, die den Gesamtumsatz nach Ort gruppiert. Die Abfrage verwendet zwei Ausdrücke, um ein formatiertes Datum und einen Gesamtumsatz zurückzugeben.

Erstellen einer Kreuztabellenabfrage

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf.
2. Doppelklicken Sie auf die Tabellen, die Sie in Ihrer Abfrage verwenden möchten. Jede Tabelle wird im oberen Abschnitt des Abfrage-Designers als Fenster angezeigt. Bei Verwendung der Beispieltabellen doppelklicken Sie auf die Tabelle "Bestellungen" und auf die Tabelle "Bestelldetails".
3. Doppelklicken Sie auf die Felder, die Sie in Ihrer Abfrage verwenden möchten. Jeder Feldname wird in einer leeren Zelle in der Zeile Feld des Entwurfsrasters angezeigt. Bei Verwendung der Beispieltabellen fügen Sie das Feld "Lieferort" und das Feld "Lieferdatum" aus der Tabelle "Bestellungen" hinzu.
4. Kopieren Sie in der nächsten leeren Zelle in der Zeile Feld den folgenden Ausdruck, und fügen Sie ihn ein, oder geben Sie ihn ein: Total Sales: Sum(CCur([Order Details].[Unit Price]*[Quantity]*(1-[Discount])/100)*100)
5. Klicken Sie auf der Registerkarte Abfrageentwurf in der Gruppe Abfragetyp auf Kreuztabelle. Die Zeile Summe und die Zeile Kreuztabelle werden im Entwurfsbereich angezeigt.
6. Klicken Sie auf die Zelle in der Zeile Summe im Feld "Ort", und wählen Sie Gruppieren aus. Wiederholen Sie den Schritt für das Feld "Lieferdatum". Ändern Sie den Wert in der Zelle Summe des Felds "Gesamtumsatz" in Ausdruck.
7. Legen Sie in der Zeile Kreuztabelle die Zelle im Feld Ort auf Zeilenüberschrift fest, legen Sie das Feld Versanddatum auf Spaltenüberschrift fest, und legen Sie das Feld Gesamtumsatz auf Wert fest.
8. Klicken Sie auf der Registerkarte Abfrageentwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen. Die Abfrageergebnisse werden in der Datenblattansicht angezeigt.

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Übersicht der Aggregatfunktionen

In dieser Tabelle sind die Aggregatfunktionen mit der jeweiligen Beschreibung aufgeführt, die Access in der Ergebniszeile und in Abfragen bereitstellt. In Access stehen für Abfragen mehr Aggregatfunktionen bereit als für die Ergebniszeilen.

Funktion	Beschreibung	Verwendung mit Datentyp(en)
Mittelwert	Berechnet den Mittelwert für eine Spalte. Die Spalte muss Daten vom Datentyp "Zahl", "Währung" oder "Datum/Uhrzeit" enthalten. NULL-Werte werden von dieser Funktion ignoriert.	Zahl, Währung, Datum/Uhrzeit
Anzahl	Zählt die Anzahl von Elementen in einer Spalte.	Alle Datentypen außer sich wiederholenden Skalardaten, wie z. B. eine Spalte mit Mehrfachwertlisten. Weitere Informationen zu mehrwertigen Listen finden Sie im Artikel Erstellen oder Löschen eines mehrwertigen Felds.
Maximum	Gibt das Element mit dem höchsten Wert zurück. Bei Textdaten ist der höchste Wert der letzte alphabetische Wert – Access beachtet dabei nicht die Groß-/Kleinschreibung. NULL-Werte werden von dieser Funktion ignoriert.	Zahl, Währung, Datum/Uhrzeit
Minimum	Gibt das Element mit dem niedrigsten Wert zurück. Bei Textdaten ist der niedrigste Wert der erste alphabetische Wert – Access beachtet dabei nicht die Groß-/Kleinschreibung. NULL-Werte werden von dieser Funktion ignoriert.	Zahl, Währung, Datum/Uhrzeit
Standardabweichung	Misst, wie weit Werte von einem Mittelwert abweichen. Weitere Informationen zu dieser Funktion finden Sie im Artikel Anzeigen von Spaltensummen in einem Datenblatt.	Zahl, Währung
Summe	Addiert die Elemente in einer Spalte. Funktioniert nur bei Daten vom Datentyp "Zahl" und "Währung".	Zahl, Währung
Abweichung	Misst die statistische Varianz aller Werte in der Spalte. Diese Funktion kann nur bei Daten vom Datentyp "Zahl" und "Währung" verwendet werden. Falls die Tabelle weniger als zwei Zeilen enthält, gibt Access einen NULL-Wert zurück. Weitere Informationen zu Varianzfunktionen finden Sie im Artikel Anzeigen von Spaltensummen in einem Datenblatt.	Zahl, Währung

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