Es gibt mehrere Möglichkeiten, eine Access-Datenbank abhängig von Ihren Anforderungen und ihrer Ressourcenverfügbarkeit gemeinsam zu nutzen. In diesem Artikel sehen wir uns die verfügbaren Optionen, die Vorteile der einzelnen Optionen und Ressourcen an, um weitere Informationen zu erhalten.
Inhalt dieses Artikels
- Eine Übersicht über Möglichkeiten zum Freigeben von Access-Daten
- Freigeben einer Einzeldatenbank
- Freigeben einer geteilten Datenbank
- Freigeben von Daten auf einer SharePoint-Website
- Freigeben von Daten mithilfe eines Datenbankservers
Eine Übersicht über Möglichkeiten zum Freigeben von Access-Daten
Datenbankanwendungen ändern sich und wachsen im Laufe der Zeit. Viele Faktoren wirken sich auf Anforderungen und Leistung aus, einschließlich der Anzahl gleichzeitiger Benutzer, der Netzwerkumgebung, des Durchsatzes, der Latenz, der Größe der Datenbank, der Spitzenauslastung und der erwarteten Wachstumsraten. Kurz gesagt: Wenn Ihre Datenbanklösung erfolgreich ist, muss sie sich wahrscheinlich weiterentwickeln. Glücklicherweise hat Access einen evolutionären Weg , von einfach bis fortgeschrittene, den Sie sich die Zeit nehmen können, um Ihre Lösung effektiv zu skalieren. In der folgenden Tabelle sind Zugriffsszenarien und Workloads zusammengefasst, die Ihnen bei der Auswahl dieses Pfads helfen.
Freigeben einer Einzeldatenbank
Diese Möglichkeit ist am einfachsten und hat die niedrigsten Anforderungen, bietet jedoch die geringste Funktionalität. Bei dieser Methode wird die Datenbankdatei auf einem freigegebenen Netzwerklaufwerk gespeichert und von allen Benutzern gleichzeitig verwendet. Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit können problematisch werden, wenn mehrere Benutzer Daten gleichzeitig ändern, da alle Datenbankobjekte gemeinsam genutzt werden. Durch diese Vorgehensweise kann außerdem die Leistung beeinträchtigt werden, da alle Datenbankobjekte über das Netzwerk gesendet werden.
Diese Option funktioniert möglicherweise für Sie, wenn von nur wenigen Personen erwartet wird, dass sie die Datenbank gleichzeitig verwenden und Benutzer den Entwurf der Datenbank nicht anpassen müssen. Diese Methode ist jedoch weniger sicher als andere Methoden zum Freigeben einer Datenbank, da jeder Benutzer über eine vollständige Kopie der Datenbankdatei verfügt, was das Risiko eines nicht autorisierten Zugriffs erhöht.
So geben Sie eine Datenbank mithilfe eines freigegebenen Ordners
Geben Sie in einer privaten oder kleinen Geschäftsumgebung einen Ordner für bestimmte Personen frei. Weitere Informationen finden Sie unter Dateifreigabe über ein Netzwerk in Windows.
Stellen Sie sicher, dass Access auf allen Computern der Benutzer auf das Öffnen im freigegebenen Modus festgelegt ist. Dies ist die Standardeinstellung, aber Sie sollten überprüfen, ob sie sicher sind: Wenn ein Benutzer die Datenbank im exklusiven Modus öffnet, beeinträchtigt dies die Datenverfügbarkeit.
- Starten Sie Access, und klicken Sie unter Datei auf Optionen.
- Klicken Sie im Feld Access-Optionen auf Clienteinstellungen.
- Wählen Sie im Abschnitt Erweitert unter Standard geöffneter Modusdie Option Freigegeben aus, klicken Sie auf OK, und beenden Sie dann Access.
Kopieren Sie die Datenbankdatei in den freigegebenen Ordner. Stellen Sie nach dem Kopieren der Daten sicher, dass die Dateiattribute so festgelegt sind, dass die Benutzer über einen Lese-/Schreibzugriff auf die Datenbankdatei verfügen. Die Benutzer müssen einen Lese-/Schreibzugriff auf die Datenbank haben.
Erstellen Sie auf den Computern aller Benutzer eine Verknüpfung zur Datenbankdatei. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer Desktopverknüpfung für ein Office-Programm oder eine Office-Datei.
Freigeben einer geteilten Datenbank
Diese Methode ist besonders geeignet, wenn weder eine SharePoint-Site noch ein Datenbankserver vorhanden ist. Sie können eine geteilte Datenbank über ein LAN (Local Area Network) freigeben. Beim Aufteilen einer Datenbank organisieren Sie diese in zwei Dateien neu: einer Back-End-Datenbank, die die Datentabellen enthält, und einer Front-End-Datenbank, die alle anderen Datenbankobjekte enthält, z. B. Abfragen, Formulare und Berichte. Jeder Benutzer interagiert mit den Daten mittels einer lokalen Kopie der Front-End-Datenbank.
Das Aufteilen einer Datenbank bietet folgende Vorteile:
- Verbesserte Leistung Nur die Daten werden über das Netzwerk freigegeben, nicht die Tabellen, Abfragen, Formulare, Berichte, Makros und Module.
- Höhere Verfügbarkeit Datenbanktransaktionen, z. B. Datensatzbearbeitungen, werden schneller durchgeführt.
- Verbesserte Sicherheit Benutzer greifen über verknüpfte Tabellen auf die Back-End-Datenbank zu. Daher ist es weniger wahrscheinlich, dass Angreifer über die Front-End-Datenbank unbefugt auf Daten zugreifen können.
- Verbesserte Zuverlässigkeit Wenn ein Benutzer auf ein Problem stößt und die Datenbank unerwartet geschlossen wird, ist eine Beschädigung von Datenbankdateien normalerweise auf die Kopie der Front-End-Datenbank beschränkt, die der Benutzer geöffnet hatte.
- Flexible Entwicklungsumgebung Jeder Benutzer kann Abfragen, Formulare, Berichte und andere Datenbankobjekte unabhängig und ohne Beeinträchtigung anderer Benutzer entwickeln. Ebenso können Sie eine neue Version der Front-End-Datenbank entwickeln und verteilen, ohne den Zugriff auf die Daten zu unterbrechen, die in der Back-End-Datenbank gespeichert sind.
Weitere Informationen finden Sie unter Aufteilen einer Access-Datenbank.
Freigeben von Daten auf einer SharePoint-Website
Es gibt mehrere Möglichkeiten zum Freigeben von Access-Daten auf einer SharePoint-Website:
- Verknüpfung Der Verknüpfungsprozess stellt eine Verbindung mit Daten in einem anderen Programm her, sodass Sie die neuesten Daten sowohl in SharePoint als auch in Access anzeigen und bearbeiten können, ohne eine Kopie der Daten in Access zu erstellen und zu verwalten. Wenn Sie keine SharePoint-Liste in Ihre Access-Datenbank kopieren möchten, sondern stattdessen Abfragen ausführen und Berichte basierend auf dem Inhalt dieser Liste generieren möchten, können Sie einen Link zu den Daten erstellen.
- Verschieben Wenn Sie Daten von Access auf eine SharePoint-Website verschieben, erstellen Sie Listen auf der SharePoint-Website, die weiterhin mit Tabellen in Ihrer Datenbank verknüpft sind. Der Assistent zum Exportieren von Tabellen nach SharePoint hilft Ihnen dabei, die Daten aus allen Tabellen gleichzeitig zu verschieben und ihre Beziehungen beizubehalten.
Weitere Informationen finden Sie unter Importieren, Verknüpfen oder Verschieben von Daten in SharePoint.
Warnung Obwohl Sie eine Access-Datenbankdatei in OneDrive oder einer SharePoint-Dokumentbibliothek speichern können, sollten Sie es vermeiden, eine Access-Datenbank von diesen Speicherorten aus zu öffnen. Die Datei kann lokal zur Bearbeitung heruntergeladen und dann erneut hochgeladen werden, sobald Sie Ihre Änderungen in SharePoint speichern. Wenn mehr als eine Person die Access-Datenbank von SharePoint aus öffnet, werden möglicherweise mehrere Kopien der Datenbank erstellt, und es kann zu unerwarteten Verhaltensweisen kommen. Diese Empfehlung gilt für alle Arten von Access-Dateien, einschließlich einer Einzeldatenbank, einer geteilten Datenbank und den Dateiformaten ACCDB, ACCDC, ACCDE und ACCDR. Weitere Informationen zum Bereitstellen von Access finden Sie unter Bereitstellen einer Access-Anwendung.
Freigeben von Daten mithilfe eines Datenbankservers
Sie können Access mit einem Datenbankserverprodukt wie SQL Server verwenden, um Ihre Datenbank gemeinsam zu nutzen. Diese Methode bietet viele Vorteile, erfordert jedoch zusätzliche Software – ein Datenbankserverprodukt.
Diese Methode ähnelt dem Aufteilen einer Datenbank, da die Tabellen im Netzwerk gespeichert werden und jeder Benutzer über eine lokale Kopie einer Access-Datenbankdatei verfügt, die neben Abfragen, Formularen, Berichten und anderen Datenbankobjekten Verknüpfungen zu den Tabellen enthält. Die Vorteile dieser Freigabemethode hängen von der verwendeten Datenbankserversoftware ab, doch allen gemein sind Benutzerkonten, ein selektiver Zugriff auf Daten, eine herausragende Datenverfügbarkeit und überlegt integrierte Tools für die Datenverwaltung. Darüber hinaus funktionieren die meisten Datenbankserverprogramme gut mit früheren Versionen von Access, sodass nicht alle Ihre Benutzer mit derselben Version arbeiten müssen. Nur Tabellen werden freigegeben. Weitere Informationen finden Sie unter Migrieren einer Access-Datenbank zu SQL Server, Importieren oder Verknüpfen von Daten in einer SQL Server-Datenbank und Verknüpfen mit oder Importieren von Daten aus einer Azure SQL Server-Datenbank.
Vorteile der Freigabe einer Datenbank mithilfe eines Datenbankserverprogramms
- Hohe Leistung und Skalierbarkeit In vielen Situationen bietet ein Datenbankserver eine bessere Leistung als eine Access-Datenbankdatei allein. Viele Datenbankserverprogramme unterstützen ferner sehr große Datenbanken im Terabytebereich, was ca. 500 Mal dem aktuellen Größenlimit einer Access-Datenbankdatei (zwei Gigabytes) entspricht. Datenbankserverprogramme arbeiten zumeist überaus effizient aufgrund der Parallelverarbeitung von Abfragen (wozu mehrere systemeigene Threads innerhalb eines einzelnen Prozesses zum Verarbeiten von Benutzeranforderungen verwendet werden) und haben minimale zusätzliche Arbeitsspeicheranforderungen, wenn weitere Benutzer hinzugefügt werden.
- Höhere Verfügbarkeit Die meisten Datenbankserverprogramme ermöglichen eine Sicherung der Datenbank, während diese im Einsatz ist. Demzufolge müssen Sie die Benutzer nicht zum Beenden der Datenbank zwingen, um Daten zu sichern. Darüber hinaus verarbeiten Datenbankserverprogramme gleichzeitige Bearbeitungs- und Datensatzsuchvorgänge sehr effizient.
- Verbesserte Sicherheit Keine Datenbank ist zu 100 % sicher. Datenbankserverprogramme bieten jedoch zuverlässige Sicherheitsmaßnahmen, durch die Ihre Daten vor unbefugter Nutzung geschützt werden. Die meisten Datenbankserverprogramme arbeiten mit auf Konten basierenden Sicherheitseinstellungen, die festlegen, welche Benutzer bestimmte Tabellen anzeigen dürfen. Selbst für den Fall, dass das Access-Front-End unvorschriftsmäßig beschafft wurde, wird die unbefugte Nutzung von Daten durch auf Konten basierende Sicherheitseinstellungen verhindert.
- Automatische Wiederherstellungsmöglichkeiten Bei einem Systemausfall (z. B. einem Betriebssystemabsturz oder Stromausfall) bieten einige Datenbankserverprogramme Mechanismen zur automatischen Wiederherstellung, über die eine Datenbank ohne Eingriff des Datenbankadministrators binnen Minuten in den letzten konsistenten Status zurückgesetzt wird.
- Serverbasierte Verarbeitung Durch Verwenden von Access in einer Client/Server-Konfiguration kann der Netzwerkdatenverkehr durch die Verarbeitung von Abfragen auf dem Server vor dem Senden von Ergebnissen zum Client reduziert werden. Den Server die Verarbeitung übernehmen zu lassen, ist meist effizienter, insbesondere beim Arbeiten mit großen Datenmengen.
- AzureSQL Server Zusätzlich zu den Vorteilen der SQL Server bietet dynamische Skalierbarkeit ohne Ausfallzeiten, intelligente Optimierung, globale Skalierbarkeit und Verfügbarkeit, Beseitigung von Hardwarekosten und reduzierte Verwaltung.