Aufteilen einer Access-Datenbank

Erwägen Sie das Teilen einer Datenbank, die von mehreren Personen über ein Netzwerk gemeinsam verwendet wird. Durch das Aufteilen einer freigegebenen Datenbank kann die Leistung verbessert und die Wahrscheinlichkeit einer Beschädigung von Datenbankdateien verringert werden.

Nachdem Sie die Datenbank aufgeteilt haben, können Sie sich entscheiden, die Back-End-Datenbank zu verschieben oder eine andere Back-End-Datenbank zu verwenden. Sie können den Linked Table Manager verwenden, um die von Ihnen verwendeten Back-End-Datenbank zu ändern.

Hinweise: 

  • Das Teilen einer Datenbank ist nicht mit dem Archivieren einer Datenbank identisch. In diesem Thema wird nicht erläutert, wie Daten archiviert werden. Sie archivieren Daten, indem Sie ältere Datensätze in regelmäßigen Abständen in eine andere Datenbank verschieben, entweder weil die Datenbankdatei zu schnell an die Dateigröße heranwächst oder weil Sie die Datenbankdatei klein halten und Ihre Daten nach Zeitraum sauber organisieren möchten. Unter bestimmten Umständen können Sie Daten archivieren, indem Sie eine Datenbank aufteilen. Weitere Informationen finden Sie im Onlineartikel Archivieren von Access-Daten.

  • Wenn Sie eine Webdatenbank teilen, werden alle Webtabellen in dieser Datenbank nicht in die Back-End-Datenbank verschoben und sind von der resultierenden Front-End-Datenbank nicht erreichbar.

Inhalt dieses Artikels

Übersicht

Beim Aufteilen einer Datenbank organisieren Sie diese in zwei Dateien neu: einer Back-End-Datenbank, die die Datentabellen enthält, und einer Front-End-Datenbank, die alle anderen Datenbankobjekte enthält, z. B. Abfragen, Formulare und Berichte. Jeder Benutzer interagiert mit den Daten mittels einer lokalen Kopie der Front-End-Datenbank.

Zum Teilen einer Datenbank verwenden Sie den Assistenten zum Teilen von Datenbanken. Nachdem Sie die Datenbank aufgeteilt haben, müssen Sie die Front-End-Datenbank an die Benutzer verteilen.

Achtung: Um Ihre Daten zu schützen, wenn Ihre Datenbank über mehrere Endbenutzer verfügt, wird empfohlen, keine Kopien einer Datenbank zu teilen, die Links zu SharePoint-Listen enthält. Wenn Sie eine Verknüpfung mit einer Tabelle herstellen, bei der es sich um eine SharePoint-Liste handelt, wird für jeden böswilligen Benutzer die Möglichkeit erstellt, das Ziel des Links zu ändern und die Berechtigungen auf der SharePoint-Website potenziell zu ändern, da die Verbindungsinformationen für verknüpfte Tabellen unverschlüsselt sind.

Vorteile einer geteilten Datenbank

Zu den Vorteilen einer geteilten Datenbank gehören die folgenden:

  • Verbesserte Leistung    Die Leistung der Datenbank wird in der Regel erheblich verbessert, da nur die Daten über das Netzwerk gesendet werden. In einer freigegebenen Datenbank, die nicht geteilt ist, werden die Datenbankobjekte selbst – Tabellen, Abfragen, Formulare, Berichte, Makros und Module – über das Netzwerk gesendet, nicht nur die Daten.

  • Höhere Verfügbarkeit    Da nur die Daten über das Netzwerk gesendet werden, werden Datenbanktransaktionen wie Datensatzbearbeitungen schneller abgeschlossen, wodurch die Daten mehr zum Bearbeiten zur Verfügung stehen.

  • Mehr Sicherheit    Wenn Sie die Back-End-Datenbank auf einem Computer speichern, auf dem das NTFS-Dateisystem verwendet wird, können Sie die NTFS-Sicherheitsfeatures verwenden, um Ihre Daten zu schützen. Da Benutzer über verknüpfte Tabellen auf die Back-End-Datenbank zugreifen, ist es weniger wahrscheinlich, dass Eindringlinge nicht autorisierten Zugriff auf die Daten erhalten können, indem sie die Front-End-Datenbank stehlen oder als autorisierter Benutzer posieren. Wenn Sie nicht sicher sind, welches Dateisystem Ihr Dateiserver verwendet, fragen Sie den Systemadministrator. Wenn Sie über Administratorberechtigungen auf dem Dateiserver verfügen, können Sie den Befehl msinfo32 ausführen, um das Dateisystem selbst zu bestimmen.

    Wie kann ich msinfo32 zum Überprüfen des Dateisystems verwenden?

    1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Start und dann auf Ausführen.

    2. Geben Sie im Dialogfeld Ausführen msinfo32 ein, und klicken Sie dann auf OK.

    3. Klicken Sie unter Systemzusammenfassungauf das Plussymbol neben Komponenten.

    4. Klicken Sie unterKomponenten auf das Pluszeichen neben Speicher, und klicken Sie dann auf Laufwerke. Im Dialogfeld werden Informationen zu den verfügbaren Laufwerken im Bereich auf der rechten Seite angezeigt.

  • Verbesserte Zuverlässigkeit    Wenn ein Benutzer ein Problem hat und die Datenbank unerwartet geschlossen wird, ist eine Beschädigung der Datenbankdatei in der Regel auf die Kopie der Front-End-Datenbank beschränkt, die der Benutzer geöffnet hat. Da der Benutzer nur mithilfe verknüpfter Tabellen auf Daten in der Back-End-Datenbank zutritt, ist die Wahrscheinlichkeit, dass die Back-End-Datenbankdatei beschädigt wird, wesentlich geringer.

  • Flexible Entwicklungsumgebung    Da jeder Benutzer mit einer lokalen Kopie der Front-End-Datenbank arbeitet, kann jeder Benutzer unabhängig Abfragen, Formulare, Berichte und andere Datenbankobjekte entwickeln, ohne andere Benutzer zu beeinträchtigen. Ebenso können Sie eine neue Version der Front-End-Datenbank entwickeln und verteilen, ohne den Zugriff auf die In der Back-End-Datenbank gespeicherten Daten zu unterbrechen.

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Erste Schritte

Berücksichtigen Sie vor dem Teilen einer Datenbank Folgendes:

  • Sie sollten eine Datenbank immer sichern, bevor Sie sie teilen. Wenn Sie eine Datenbank teilen und dann entscheiden, dass Sie die Datenbank nicht teilen möchten, können Sie das Original aus Ihrer Sicherungskopie wiederherstellen.

  • Das Teilen einer Datenbank kann sehr lange dauern. Sie sollten die Benutzer benachrichtigen, damit sie die Datenbank nicht verwenden, während Sie sie teilen. Wenn ein Benutzer Daten ändert, während Sie die Datenbank teilen, werden die Änderungen nicht in der Back-End-Datenbank widergespiegelt.

    Tipp: Wenn ein Benutzer daten ändert, während Sie die Datenbank teilen, können Sie die neuen Daten nach Abschluss in die Back-End-Datenbank importieren.

  • Obwohl das Teilen einer Datenbank eine Möglichkeit zum Freigeben von Daten ist, muss jeder, der die Datenbank verwendet, über eine Version von Microsoft Office Access verfügen, die mit dem Dateiformat der Back-End-Datenbank kompatibel ist. Wenn die Back-End-Datenbankdatei z. B. das ACCDB-Dateiformat verwendet, können Benutzer nicht über Access 2003 auf ihre Daten zugreifen.

  • Möglicherweise möchten Sie ein früheres Access-Dateiformat für die Back-End-Datenbank verwenden, wenn Sie Features verwenden, die nicht mehr unterstützt werden. Wenn Sie beispielsweise Datenzugriffsseiten (DAPs) verwenden; Sie können sie weiterhin verwenden, wenn sich die Back-End-Datenbank in einem früheren Dateiformat befindet, das DAPs unterstützt. Anschließend können Sie das neue Dateiformat mit der Front-End-Datenbank verwenden, damit Die Benutzer auf die Vorteile des neuen Formats zugreifen können. Beachten Sie, dass Sie Daten auf einer Datenzugriffsseite nicht mithilfe von Access 2010 oder höher ändern können.

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Teilen der Datenbank

  1. Erstellen Sie auf Ihrem Computer eine Kopie der Datenbank, die Sie teilen möchten. Beginnen Sie mit der Datenbankdatei auf Ihrer lokalen Festplatte und nicht mit der Netzwerkfreigabe. Wenn die Datenbankdatei zurzeit von Ihrer lokalen Festplatte freigegeben wird, können Sie sie an der Stelle be lassen, an der sie sich befindet.

  2. Öffnen Sie die Kopie der Datenbank, die sich auf ihrer lokalen Festplatte befindet.

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Datenbanktools in der Gruppe Daten verschieben auf Access-Datenbank. Der Assistent zum Teilen der Datenbank wird gestartet.

  4. Klicken Sie auf Geteilte Datenbank.

  5. Geben Sie im Dialogfeld Back-End-Datenbank erstellen einen Namen, einen Dateityp und einen Speicherort für die Back-End-Datenbankdatei an.

    Hinweise: 

    • Erwägen Sie die Verwendung des von Access vorgeschlagenen Namens. Er behält den ursprünglichen Dateinamen bei und gibt an, dass es sich bei der Datenbank um eine Back-End-Datenbank handelt, indem _be in den Namen direkt vor der Dateinamenerweiterung eingefügt wird.

    • Ändern Sie den Dateityp nur, wenn einige Benutzer eine frühere Version von Access verwenden, um auf die Daten zu zugreifen.

    • Sie können den Pfad zum Netzwerkspeicherort im Feld Dateiname vor dem Dateinamen eingeben. Wenn beispielsweise der Netzwerkspeicherort für die Back-End-Datenbank \\server1\share1\ und der Dateiname für die Back-End-Datenbank MyDB_be.accdbist, können Sie im Feld Dateiname \\server1\share1\MyDB_be.accdbeingeben.

    • Der von Ihnen auswählende Speicherort muss für alle Personen verfügbar sein, die die Datenbank verwenden. Da Laufwerkzuordnungen variieren können, sollten Sie den Pfad UNC Speicherorts angeben, anstatt einen zugeordneten Laufwerkbuchstaben zu verwenden.

  6. Nach Abschluss des Assistenten wird eine Bestätigungsmeldung angezeigt.

Ihre Datenbank ist jetzt geteilt. Die Front-End-Datenbank ist die Datei, mit der Sie begonnen haben (die Kopie der ursprünglichen freigegebenen Datenbank), und die Back-End-Datenbank befindet sich an dem Netzwerkspeicherort, den Sie in Schritt 5 dieses Verfahrens angegeben haben.

Einschränken von Änderungen am Entwurf der Front-End-Datenbank

Wenn Sie Änderungen an der von Ihnen verteilten Front-End-Datenbank einschränken möchten, sollten Sie sie als kompilierte Binärdatei (eine ACCDE-Datei) speichern. Eine kompilierte Binärdatei ist eine Datenbankanwendungsdatei, die mit dem Visual Basic Access (VBA) gespeichert wurde. In einer von Access kompilierten Binärdatei verbleibt kein VBA-Quellcode. Benutzer können das Design von Objekten in einer ACCDE-Datei nicht ändern.

  1. Öffnen Sie die Front-End-Datenbankdatei (ACCDB), die Sie als kompilierte Binärdatei (ACCDE) speichern möchten.

  2. Klicken Sie auf Datei > Speichern unter > AccDE > Speichern unter.

  3. Navigieren Sie im Dialogfeld Speichern unter zu dem Ordner, in dem Sie die Datei speichern möchten, geben Sie im Feld Dateiname einen Namen für die Datei ein, und klicken Sie dann auf Speichern.

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Verteilen der Front-End-Datenbank

Nachdem Sie die Datenbank aufgeteilt haben, verteilen Sie die Front-End-Datenbank an die Benutzer, damit sie mit der Verwendung der Datenbank beginnen können.

Achtung: Um Ihre Daten zu schützen, wenn Ihre Datenbank über mehrere Endbenutzer verfügt, wird empfohlen, keine Kopien einer Datenbank zu teilen, die Links zu SharePoint-Listen enthält. Wenn Sie eine Verknüpfung mit einer Tabelle herstellen, bei der es sich um eine SharePoint-Liste handelt, wird für jeden böswilligen Benutzer die Möglichkeit erstellt, das Ziel des Links zu ändern und die Berechtigungen auf der SharePoint-Website potenziell zu ändern, da die Verbindungsinformationen für verknüpfte Tabellen unverschlüsselt sind.

Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

  • Senden Sie eine E-Mail-Nachricht an die Datenbankbenutzer, und fügen Sie die Front-End-Datenbankdatei an die Nachricht an. Fügen Sie alle Anweisungen ein, die benutzern die sofortige Verwendung der Front-End-Datenbank erleichtern.

  • Speichern Sie die Front-End-Datenbankdatei an einem Netzwerkspeicherort, auf den alle Datenbankbenutzer zugreifen können, und senden Sie den Benutzern dann eine E-Mail-Nachricht, die den Netzwerkspeicherort angibt, zusammen mit allen anderen Anweisungen, die sie für den Zugriff auf die Datenbank benötigen.

  • Verteilen Sie die Front-End-Datenbankdatei mithilfe von Wechselmedien, z. B. einer CD-ROM oder einem USB-Stick. Wenn Sie die Datei selbst installieren, können Sie sie testen, um sicherzustellen, dass sie funktioniert. Wenn Benutzer die Datei installieren müssen, sollten Sie ein Dokument einfügen, in dem ihnen erläutert wird, was sie tun müssen, um die Datei zu installieren, und an wen sie sich wenden müssen, wenn Schwierigkeiten auftreten.

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Ändern der verwendeten Back-End-Datenbank

Sie können Ihre Back-End-Datenbank verschieben oder eine andere Back-End-Datenbank verwenden, indem Sie den Linked Table Manager verwenden.

Wenn Sie Ihre Back-End-Datenbank verschieben möchten, erstellen Sie zuerst eine Kopie der Datenbank an den neuen Speicherort, und führen Sie dann dieses Verfahren aus.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe & Verknüpfen importieren auf Verknüpfter Tabellen-Manager.

  2. Wählen Sie im Linked Table Manager die Tabellen aus, die sich in der aktuellen Back-End-Datenbank befinden.

    Tipp: Wenn Sie keine Verbindung mit anderen Datenbanken erstellt haben, klicken Sie auf Alle auswählen.

  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Immer auf neuen Speicherort überprüfen,und klicken Sie dann auf OK.

  4. Navigieren Sie zu der neuen Back-End-Datenbank, und wählen Sie sie aus.

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