Moderator in Microsoft Teams-Besprechungen

Der Facilitator-Agent arbeitet in Teams-Besprechungen für eine effektivere Zusammenarbeit, einschließlich der folgenden Features:

Generiert KI-generierte Notizen in Echtzeit während Besprechungen, sodass jeder nahtlos zusammenarbeiten kann.
Fasst wichtige Entscheidungen und offene Fragen aus besprechungsdiskssionen zusammen.
Beantwortet offene Fragen im Besprechungschat von den Besprechungsteilnehmern.
Dokumentiert Erkenntnisse aus der Besprechungsdiskssion.
Sucht nach einer Besprechungsagenda aus der Besprechungseinladung und den Besprechungsnotizen Loop Komponente und sendet dann die Agenda im Besprechungschat, damit alle Teilnehmer über die zu diskutierenden Themen informiert sind.
Prompts Teilnehmern, um Besprechungsziele zu definieren, wenn keine Agenda erkannt wird.
Hilft dabei, die Diskussion auf der Tagesordnung und rechtzeitig zu halten, indem Themen in einem Agenda-Timer mit Zeitzuweisungen angezeigt und markiert werden, wann eine Diskussion für ein Thema begonnen hat.
Verwaltet die Zeit, indem ein Countdown-Timer für alle Teilnehmer gestartet und angezeigt wird. Die Teilnehmer werden benachrichtigt, wenn der Timer endet, damit die Besprechung auf Kurs bleibt.
Benachrichtigt die Teilnehmer, wenn die Besprechung über die geplante Endzeit ausgeführt wird, und hilft den Teilnehmern dabei, die erforderlichen Folgebesprechungen zu planen.
@mentions abwesende Teilnehmer im Besprechungschat, wenn sie während der Besprechung mehrmals erwähnt wurden.
Bitten Sie den Vermittler, eine Schleife oder ein Wortdokument basierend auf der Unterhaltung zu erstellen.
Bitten Sie den Facilitator, Ihre Aufgaben zu verwalten, indem @mentioning Vermittler zum Erstellen, Aktualisieren oder Abfragen von Aufgaben im Zusammenhang mit dieser Besprechung. Diese Aufgaben werden mit einem Besprechungsplan synchronisiert, der diesem instance zugeordnet ist.
Aufgaben, die proaktiv vom Facilitator erstellt werden, werden automatisch mit einem Besprechungsplan synchronisiert, der dieser Besprechung instance zugeordnet ist. Verfügbar in der öffentlichen Vorschauversion von Teams.

Wichtig:

Stellen Sie sicher, dass Sie die Transkription vor oder während der Besprechung aktivieren, um den Moderator nach dem Ende der Besprechung aufzufordern. Wenn Copilot auf den Start ohne Transkription festgelegt ist, startet Facilitator auch ohne Transkription.
Eine Microsoft 365 Copilot-Lizenz ist erforderlich, um einer Besprechung einen Moderator hinzuzufügen oder während einer Besprechung zu aktivieren. Jeder Besprechungsteilnehmer (mit Ausnahme externer Teilnehmer) kann jedoch alle Echtzeitupdates in Chat und Notizen anzeigen.

Hinzufügen eines Moderators zu einer Besprechungseinladung

Es gibt drei möglichkeiten, einen Moderator über die Besprechungseinladung zu einer Besprechung hinzuzufügen:

Verwenden Sie die Umschaltfläche facilitator in der Besprechungseinladung.
Verwenden Sie die Option Aktivieren für facilitator in der Besprechungseinladung.
Verwenden Sie den Bereich Besprechungsoptionen.

Hinweis: Facilitator kann nur zu geplanten Besprechungen und nicht zu Kanalbesprechungen, Sofortbesprechungen oder Teams-Anrufen hinzugefügt werden.

Aktivieren des Moderators im Besprechungsplanungsformular

So aktivieren Sie den Facilitator beim Planen einer Besprechung:

Wählen Sie kalender in Teams aus.
Wählen Sie Neues Ereignis > Ereignis aus.
Wählen Sie Vermittler hinzufügen aus. Weitere Optionen > Vermittler hinzufügen in der Besprechungseinladung.

Verwenden des Bereichs "Besprechungsoptionen"

Sie können auch Vermittler zu einer Besprechungseinladung hinzufügen, indem Sie die Besprechungsoptionen ändern.

Wählen Sie in der Besprechungseinladung Optionen aus.
Wählen Sie in den Besprechungsoptionen Copilot und andere KI- aus.
Aktivieren Sie die Umschaltfläche "Facilitator ".
Wählen Sie Anwenden aus.

Erstellen einer Tagesordnung für die Besprechung

Der Moderator sucht automatisch nach einer Tagesordnung in der Besprechungsbeschreibung und Loop Besprechungsnotizdatei. Damit der Vermittler eine Tagesordnung aus Besprechungsnotizen oder der Besprechungseinladung extrahieren kann, führen Sie die folgenden Schritte aus:

Schreiben Sie eine Tagesordnung in die Besprechungsbeschreibung oder die Besprechungsnotizen Loop Komponente, bevor die Besprechung beginnt.
Aktivieren Sie den Facilitator während der Planung oder zu Beginn der Besprechung.

Der Moderator liest die Tagesordnung und sendet eine Nachricht im Chat.

Die Tagesordnung kann auch von @mentioning Moderator im Chat während der Besprechung zur Verfügung gestellt werden.

Beispiel: "@Facilitator, hier ist die Agenda: Einführungen (5 Minuten), Produktdiskik (25 Minuten)."

Hinzufügen eines Moderators während einer Besprechung

So aktivieren Sie den Facilitator während einer Besprechung:

Wählen Sie weitere Aktionen aus den Besprechungssteuerelementen aus.
Wählen Sie im Menü Vermittler aktivieren aus.

Wenn Sie facilitator aktivieren, werden Sie aufgefordert, eine Sprache auszuwählen, wenn noch keine Sprache für die Besprechung ausgewählt wurde. Sobald der Facilitator aktiviert ist, kann er während der gesamten Dauer der Besprechung Einblicke liefern.

Moderationskompetenz für den Vermittler, der in einer Teams-Besprechung arbeitet.

Das Notizensymbol in Besprechungssteuerelementen ändert sich in Ki-generiertes Notizensymbol und gibt an, dass KI-generierte Notizen aktiviert sind. KI-generierte Notizen werden nicht sofort angezeigt, sondern beginnen einige Minuten später basierend auf der im Transkript aufgezeichneten Diskussion.

Hinweis: Teilnehmer mobiler Besprechungen können sehen, wie Livenotizen generiert werden. Nur Besprechungsteilnehmer, die Organisatoren oder Referenten sind und Teams für Web oder Desktop verwenden, können Vermittler während einer Besprechung aktivieren oder deaktivieren.

Deaktivieren des Moderators während einer Besprechung

So deaktivieren Sie den Moderator während einer Besprechung:

Wählen Sie weitere Aktionen aus den Besprechungssteuerelementen aus.
Wählen Sie im Menü Vermittler deaktivieren aus.

Das Deaktivieren von Facilitator beendet das automatische Notieren, entfernt jedoch keine Notizen, die bereits erstellt wurden.

Verwenden einer Agenda, um die Besprechung auf Kurs zu halten

Der Moderator verfolgt die Agenda automatisch nach, wenn eine Agenda in der Besprechungseinladung oder besprechungsnotizen gefunden wird oder wenn eine Agenda im Chat bereitgestellt wird.

Um mit der Nachverfolgung zu beginnen, @Erwähnung Facilitator und stellen Sie die Agenda bereit. Beispiel: "@Facilitator, hier ist die Agenda: Einführungen (5 Minuten), Produktdiskik (25 Minuten)."
Um die Tagesordnung zu bearbeiten, @Erwähnung Facilitator und bitten Sie ihn, die Änderung vorzunehmen. Beispiel: "@Facilitator, fügen Sie der Agenda 15 Minuten lang "Strategieüberprüfung" hinzu."

Der Moderator hilft den Teilnehmern, die Zeit im Vergleich zu diesen Tagesordnungspunkten nachzuverfolgen, indem sie die Agenda in einem Timer auf der Besprechungsphase teilen. Wenn die Agenda Zeitzuweisungen enthält, hilft der Timer dabei, die Zeit für jedes Thema nachzuverfolgen.

Der Moderator lauscht der Besprechungsdiskute und markiert Themen mit einem Häkchen, sobald die Diskussion für dieses Thema begonnen hat.

Der Moderator markiert Themen während der Besprechung in Intervallen mit Häkchen, nicht unmittelbar nach Beginn der Diskussion.

Vermittler bitten, einen Timer zu starten

Sie können den Facilitator auch bitten, einen Timer zu starten, der nicht an die Besprechungsagenda gebunden ist.

Im Besprechungschat Erwähnung Vermittler, und bitten Sie ihn, einen Timer zu starten.
1. Beispielsweise "@Facilitator, fügen Sie einen Timer für fünf Minuten hinzu."
Der Vermittler beginnt während der Besprechung mit einem Timer.
Sie können auch @Erwähnung Facilitator für Aktionen wie Zurücksetzen, Anhalten und Beenden des Timers verwenden.

Notizen mit Facilitator auf Mobilgeräten erstellen

Erfassen, transkribieren und organisieren Sie persönliche Besprechungsnotizen direkt von Ihrem mobilen Gerät aus – komplett mit Sprecherunterschieden und umsetzbaren Zusammenfassungen.

So erstellen Sie Notizen mit dem Facilitator:

Stellen Sie sicher, dass auf Ihrem Gerät die neueste Version von Teams installiert ist. Besuchen Sie den Apple App Store, um Updates zu erhalten.
Öffnen Sie die mobile Teams-App.
Tippen Sie auf Kalender .
Tippen Sie auf Besprechung .
Tippen Sie auf Notizen mit Facilitator erstellen.
Deaktivieren Sie die nativen iOS-Sprachisolationsfeatures:
1. Wischen Sie während eines Anrufs von der oberen rechten Bildschirmecke nach unten, um das Control Center zu öffnen.
2. Tippen Sie auf Mikrofonmodus.
3. Wählen Sie Standard aus.

Ihre iOS-Einstellungen für die Sprachisolation werden in zukünftigen Besprechungen beibehalten.

Es kann einige Minuten dauern, bis Livenotizen generiert werden, wenn gesprochene Inhalte gesammelt werden. Nach Abschluss der Besprechung können Sie die Notizen anzeigen oder einen freigegebenen Link abrufen. Um später sowie Copilot auf die Notizen zuzugreifen, öffnen Sie die Besprechung in Ihrem Kalender oder Ihrer Chatliste, und zeigen Sie die Zusammenfassung an.

Weitere Informationen zu Besprechungsnotizen in Teams finden Sie unter Erstellen von Besprechungsnotizen in Microsoft Teams.

Überprüfen von KI-generierten Inhalten nach einer Besprechung

Auf alle Inhalte, die während der Besprechung vom Facilitator generiert werden, kann sowohl über den Besprechungschat als auch über Besprechungsnotizen in Recap zugegriffen werden, nachdem eine Besprechung beendet wurde.

Wählen Sie Chat in Teams aus.
Wählen Sie einen Besprechungschat aus, in dem Sie den Vermittler aktiviert haben.
Wählen Sie oben im Besprechungschat die Option Zusammenfassung aus. Sie können auch den Besprechungschat öffnen und in der Miniaturansicht der Besprechung Zusammenfassung anzeigen auswählen.
Wählen Sie Notizen aus.

Das Suchen von KI-generierten Notizen nach der Besprechung ist auf der Registerkarte Zusammenfassung eines Teams-Chats beendet.

KI-generierte Besprechungsnotizen werden auf einer Microsoft Loop Seite gespeichert, und jeder Besprechungsteilnehmer kann die Loop Seite vor, während oder nach der Besprechung bearbeiten sowie die KI-generierten Notizen während und nach der Besprechung bearbeiten. Zusätzlich zu den in Echtzeit von KI generierten Notizen auf der Registerkarte Notizen enthält die Registerkarte KI-Zusammenfassung eine vollständige Transkriptzusammenfassung, die nach der Besprechung generiert wird.

Stellen von Fragen an den Vermittler in einem Besprechungschat

Der Moderator fungiert als Teammitglied im Besprechungschat und kann dabei helfen, das Web zu durchsuchen und Fragen zur Unterhaltung in der Besprechung zu beantworten. @Erwähnung Facilitator für:

Erhalten Sie schnelle Zusammenfassungen, um den Überblick zu erhalten.
Stellen Sie Fragen zur Besprechung/zum Chat oder zu freigegebenen Dokumenten.
Hier finden Sie Antworten auf die Unterhaltung oder allgemeine Themen.
Halten Sie das Team mit wichtigen Erkenntnissen auf dem Laufenden.
Suchen Sie im Web nach relevanten Informationen, die Sie freigeben möchten.
Stellen Sie Fragen zur Agenda und zur Zeit.

Verwalten Sie Ihre Aufgaben.

Facilitator kann Ihnen helfen, Aufgaben aus einer Besprechung zu verwalten. Der Facilitator erfasst während der Besprechung automatisch Aufgaben, auf die Sie in Den Notizen zugreifen können. Wählen Sie unter Nachverfolgungsaufgaben die Option Akzeptieren aus, um diese Aufgaben mit Planner zu synchronisieren.

Sie können den Facilitator auch direkt über den Besprechungschat bitten, andere Aufgaben zu erstellen, zu bearbeiten und zuzuweisen. Die Aufgaben, die der Facilitator erstellen soll, werden automatisch mit Planner synchronisiert. Sie können auch bestimmte Aufgaben oder alle Aufgaben im Zusammenhang mit dieser Besprechung abfragen.

Erstellen eines Dokuments

Der Moderator kann ein Word oder Loop Dokument basierend auf einem bestimmten Thema aus der Besprechung erstellen, indem er @Facilitator zusammen mit der Anforderung eingibt. Der Vermittler bietet auch an, bei der Diskussion über die Dokumenterstellung zu unterstützen. In diesen Fällen müssen Sie den Facilitator akzeptieren und bestätigen, um diesen Entwurf zu generieren.