Einführung in die Verwendung von Workflows mit InfoPath-Formularen

Inhalt dieses Artikels

• Was sind Workflows?
• Möglichkeiten zum Verwenden von Workflows mit InfoPath-Formularen
• Workflows, die in Office SharePoint Server 2007 enthalten sind
• Unterstützung für benutzerdefinierte Workflows in Windows SharePoint Services 3.0 oder Office SharePoint Server 2007
• Schritte zur Verwendung von Workflows
• Starten eines Workflows für ein Dokument oder Element

Was sind Workflows?

Ein Workflow wird manchmal als eine Reihe von Aufgaben beschrieben, die zu einem Ergebnis führen. Im Kontext von Microsoft SharePoint-Produkten und -Technologien wird ein Workflow genauer definiert als die automatisierte Verschiebung von Dokumenten oder Elementen durch eine bestimmte Sequenz von Aktionen oder Aufgaben, die mit einem Geschäftsprozess verknüpft sind. Workflows können verwendet werden, um allgemeine Geschäftsprozesse innerhalb eines organization konsistent zu verwalten, indem Organisationen Geschäftslogik an Dokumente oder Elemente in einer SharePoint-Liste oder -Bibliothek anfügen können. Geschäftslogik ist im Grunde eine Reihe von Anweisungen, die die Aktionen angibt und steuert, die für ein Dokument oder Element ausgeführt werden.

Mithilfe von Workflows lässt sich der mit dem Koordinieren von allgemeinen Geschäftsprozessen, z. B. Projektgenehmigung oder Dokumentüberprüfung, verbundene Kosten- und Zeitaufwand rationalisieren, da die zugehörigen Aufgaben verwaltet und nachverfolgt werden können. Beispielsweise können Sie auf einer Microsoft Office SharePoint Server 2007-Website einer Dokumentbibliothek einen Workflow hinzufügen, der ein Dokument zur Genehmigung an eine Gruppe von Personen weitergibt. Wenn der Dokumentautor diesen Workflow für ein Dokument in dieser Bibliothek startet, erstellt der Workflow Dokumentgenehmigungsaufgaben, weist diese Aufgaben den Workflowteilnehmern zu und sendet dann E-Mail-Nachrichtenbenachrichtigungen an die Teilnehmer, die Aufgabenanweisungen und einen Link zum zu genehmigenden Dokument enthalten. Während der Workflow ausgeführt wird, können der Besitzer des Workflows (hier der Autor des Dokuments) oder die Teilnehmer des Workflows auf der Seite "Workflowstatus" überprüfen, welche Teilnehmer ihre Workflowaufgaben abgeschlossen haben. Die Seite Workflowstatus ist verfügbar, indem Sie auf die status des Workflows für ein Dokument oder Element in der Dokumentbibliothek klicken. Wenn Die Teilnehmer ihre Workflowaufgaben abschließen, wird der Workflow beendet, und der Besitzer wird automatisch benachrichtigt, dass der Workflow abgeschlossen ist.

Die folgende Abbildung zeigt den Genehmigungsworkflowprozess.

Workflows unterstützen nicht nur vorhandene manuelle Arbeitsprozesse, sondern erweitern auch die Möglichkeiten, wie Personen zusammenarbeiten und mit Dokumenten, Listen und Bibliotheken arbeiten können. Websitebenutzer können Workflows starten und daran teilnehmen, indem sie anpassbare Formulare verwenden, auf die über das Dokument oder Element in einer SharePoint-Liste oder -Bibliothek zugegriffen werden kann. Bei diesen anpassbaren Formularen handelt es sich um SharePoint-Seiten, die Benutzern helfen, den Workflow zu überprüfen oder Änderungen am Workflow vorzunehmen. Darüber hinaus ist die Workflowfunktionalität in Office SharePoint Server 2007 eng in das Microsoft Office System 2007 integriert. Die folgenden Workflowaufgaben können entweder auf einer Office SharePoint Server 2007-Website oder direkt in bestimmten Programmen ausgeführt werden, die Teil der Office 2007-Version sind:

• Anzeigen der Liste von Workflows, die für ein Dokument oder Element zur Verfügung stehen
• Starten eines Workflows für ein Dokument oder Element
• Anzeigen, Bearbeiten oder erneutes Zuweisen einer Workflowaufgabe
• Abschließen einer Workflowaufgabe

Seitenanfang

Möglichkeiten zum Verwenden von Workflows mit InfoPath-Formularen

Sie können Microsoft Office InfoPath-Formulare erstellen, die bestimmte Daten anzeigen, die der aktuellen status eines Workflows entsprechen. Dazu entwerfen Sie eine Formularvorlage, um Regeln zu verwenden, die Aktionen im Formular basierend auf der status des Workflows initiieren. Dies kann die Prozesse optimieren, die Benutzer zum Ausfüllen von Formularen verwenden. Beispielsweise können Sie Formulare so entwerfen, dass eine schreibgeschützte Ansicht angezeigt wird, wenn die status für einen Workflow Abgeschlossen ist und daher die Daten im Formular nicht geändert werden sollten.

Sie können Auch Regeln verwenden, damit Formulare auf andere Weise auf Workflows reagieren. Beispielsweise können Sie eine Regel verwenden, um eine Dialogfeldmeldung anzuzeigen, die Anweisungen enthält, die für einen bestimmten Workflow status spezifisch sind.

Workflows müssen einer Liste, Bibliothek oder einem Inhaltstyp hinzugefügt werden, damit sie für die Verwendung in InfoPath-Formularen verfügbar sind. Die verfügbaren Workflowtypen für eine Website variieren je nach Websitetyp, ob Workflows aktiviert werden und ob benutzerdefinierte Workflows mithilfe von Microsoft Office SharePoint Designer 2007 erstellt wurden. Wenden Sie sich an Ihren Farmadministrator, um zu ermitteln, welche Workflows für Ihre Website installiert und bereit sind.

Jeder Workflow wird durch unterschiedliche Status mit aussagekräftigen Namen definiert, z. B. In Bearbeitung. Die Namen für Status variieren je nach Workflowtyp. Beispielsweise enthält ein Genehmigungsworkflow, der auf Servern mit Microsoft Office SharePoint Server 2007 verfügbar ist, eine status für In Bearbeitung, Abgebrochen und Abgeschlossen. Die Status eines Workflows mit drei Zuständen – der in Windows SharePoint Services 3.0 verfügbar ist – können von der Person definiert werden, die den Workflow einer Bibliothek oder Liste hinzufügt, während andere Workflows Standardstatus verwenden, z. B. die zuvor erwähnte status In Bearbeitung. Obwohl der beschreibende Name für den Benutzer sichtbar ist, werden Workflowstatus programmgesteuert durch numerische Werte dargestellt. Um eine Formularvorlage so zu entwerfen, dass sie auf einen bestimmten Workflow status reagiert, müssen Sie den numerischen Wert für den Workflow status kennen, den Sie verwenden möchten. Dies liegt daran, dass InfoPath den numerischen Wert des Workflows verwendet, um eine Aktion zu initiieren, z. B. das Wechseln von Ansichten.

Workflows, die in SharePoint-Websites enthalten sind

Die folgenden Workflows behandeln allgemeine Geschäftsszenarien und sind in Windows SharePoint Services 3.0 und Office SharePoint Server 2007 enthalten.

Workflows, die in Windows SharePoint Services 3.0 enthalten sind

Der Workflow mit drei Status ist in Windows SharePoint Services 3.0- und Office SharePoint Server 2007-Websites enthalten. Der Workflow mit drei Zuständen kann verwendet werden, um Geschäftsprozesse zu verwalten, bei denen Organisationen eine große Anzahl von Problemen oder Elementen nachverfolgen müssen, z. B. Kundensupportprobleme, Vertriebsleads oder Projektaufgaben.

Seitenanfang

Workflows, die in Office SharePoint Server 2007 enthalten sind

Eine Office SharePoint Server 2007-Website enthält auch die folgenden Workflows, die allgemeine Geschäftsszenarien abdecken:

• Genehmigung Dieser Workflow leitet ein Formular zur Genehmigung an eine Gruppe von Personen weiter. Standardmäßig ist der Genehmigungsworkflow dem Inhaltstyp Dokument zugeordnet, was bedeutet, dass er automatisch in Dokumentbibliotheken verfügbar ist. Standardmäßig ist auch eine Version des Genehmigungsworkflows der Pages-Bibliothek auf einer Veröffentlichungswebsite zugeordnet, und der Workflow kann verwendet werden, um den Genehmigungsprozess für die Veröffentlichung von Webseiten zu verwalten.

• Feedback sammeln Dieser Workflow leitet ein Formular an eine Gruppe von Personen weiter, um Feedback zu erhalten. Bearbeiter können Feedback bereitstellen, das dann kompiliert und an die Person gesendet wird, die den Workflow initiiert hat. Standardmäßig ist der Workflow Feedback sammeln dem Inhaltstyp Dokument zugeordnet, was bedeutet, dass der Dokumentinhaltstyp in Dokumentbibliotheken automatisch verfügbar ist.

• Sammeln von Signaturen Dieser Workflow leitet ein Dokument von Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office PowerPoint 2007 oder Microsoft Office Excel 2007 an eine Gruppe von Personen weiter, um ihre digitalen Signaturen zu sammeln. Dieser Workflow muss in einem 2007 Microsoft Office System-Programm gestartet werden. Standardmäßig ist der Workflow Signaturen sammeln dem Dokumentinhaltstyp zugeordnet, was bedeutet, dass er in Dokumentbibliotheken automatisch verfügbar ist. Der Workflow Signaturen sammeln ist jedoch nur für Office-Dokumente verfügbar, die eine oder mehrere Microsoft Office-Signaturzeilen enthalten.

  Hinweis

  Dieser Workflow ist nicht für die Verwendung mit InfoPath-Formularen verfügbar.

• Löschungsgenehmigung Dieser Workflow, der Datensatzverwaltungsprozesse unterstützt, verwaltet den Ablauf und die Aufbewahrung von Dokumenten, indem er den Teilnehmern ermöglicht, zu entscheiden, ob abgelaufene Dokumente aufbewahrt oder gelöscht werden sollen. Der Workflow für die Löschungsgenehmigung ist hauptsächlich für die Verwendung innerhalb einer Datensatzcenterwebsite vorgesehen.

• Gruppengenehmigung Dieser Workflow ähnelt dem Genehmigungsworkflow, verwendet jedoch eine bestimmte Dokumentbibliothek und bietet eine personalisierte Ansicht der Genehmigungsprozesse, an denen ein Benutzer teilnimmt. Dieser Workflow bietet eine hierarchische organization Diagramm, aus dem die genehmigenden Personen ausgewählt werden können, und der Workflow ermöglicht es den genehmigenden Personen, anstelle einer Signatur ein Stempelsteuerelement zu verwenden. Diese Lösung ist nur für ostasiatische Versionen von Office SharePoint Server 2007 verfügbar.

• Übersetzungsverwaltung Dieser Workflow verwaltet den manuellen Dokumentübersetzungsprozess, indem Kopien des zu übersetzenden Dokuments erstellt und Übersetzern Übersetzungsaufgaben zugewiesen werden. Dieser Workflow ist nur für Übersetzungsverwaltungsbibliotheken verfügbar.

Jeder der genannten Workflows kann auf verschiedene Arten an die Anforderungen Ihrer Organisation angepasst werden. Wenn Sie z. B. einen Workflow zu einer Liste, Bibliothek oder einem Inhaltstyp hinzufügen, um ihn für die Verwendung in Dokumenten oder Elementen verfügbar zu machen, können Sie die Aufgabenlisten und Verlaufslisten anpassen, in denen Informationen zum Workflow gespeichert werden.

Wenn ein Benutzer einen Workflow für ein Dokument oder Element startet, hat der Benutzer je nach Workflowtyp möglicherweise die Möglichkeit, den Workflow weiter anzupassen, indem er die Teilnehmerliste, ein Fälligkeitsdatum und Aufgabenanweisungen angibt.

Seitenanfang

Unterstützung für benutzerdefinierte Workflows in Windows SharePoint Services 3.0 oder Office SharePoint Server 2007

Ihr organization kann benutzerdefinierte Workflows entwickeln und bereitstellen, die für die Geschäftsprozesse in Ihrem organization eindeutig sind. Workflows können so einfach oder so komplex sein, wie die Geschäftsprozesse in einem organization erfordern. Entwickler können Workflows erstellen, die von Websitebenutzern gestartet werden, oder sie können Workflows erstellen, die automatisch basierend auf einem bestimmten Ereignis gestartet werden, z. B. wenn ein SharePoint-Listenelement oder ein Formular in einer Dokumentbibliothek erstellt oder geändert wird. Wenn Ihr organization benutzerdefinierte Workflows entwickelt und bereitgestellt hat, stehen diese Workflows möglicherweise für die Verwendung auf Ihrer Website zur Verfügung.

Abhängig von den Personen, die an der Erstellung des Workflows beteiligt sind, gibt es zwei Möglichkeiten, benutzerdefinierte Workflows für Windows SharePoint Services 3.0 oder Office SharePoint Server 2007 zu erstellen:

• Professionelle Softwareentwickler Professionelle Softwareentwickler können Workflows mithilfe der Microsoft Visual Studio 2005-Erweiterungen für Windows Workflow Foundation erstellen. Diese Workflows enthalten benutzerdefinierten Code und Workflowaktivitäten. Nachdem ein professioneller Entwickler einen benutzerdefinierten Workflow erstellt hat, kann ein Serveradministrator diesen Workflow über mehrere Websites hinweg bereitstellen.
• Webdesigner Webdesigner können Workflows ohne Code für die Verwendung in einer bestimmten Liste oder Bibliothek entwerfen, indem sie ein Webdesignprogramm verwenden, das mit Windows SharePoint Services kompatibel ist, z. B. Microsoft Office SharePoint Designer 2007. Diese Workflows werden aus einer Liste der verfügbaren Workflowaktivitäten erstellt, und der Webdesigner, der einen dieser Workflows erstellt, kann sie direkt in der Liste oder Dokumentbibliothek bereitstellen, in der sie verwendet werden.

Wenn Sie einen benutzerdefinierten Workflow implementieren möchten, wenden Sie sich an Ihren Farmadministrator, um Informationen zu den verfügbaren Ressourcen in Ihrem organization zu erhalten. Weitere Informationen zum Entwickeln benutzerdefinierter Workflows für Windows SharePoint Services 3.0 finden Sie im Windows SharePoint Services Developer Center auf MSDN. Weitere Informationen zum Entwickeln benutzerdefinierter Workflows für Office SharePoint Server 2007 finden Sie im Microsoft Office SharePoint Server 2007 SDK, das im Microsoft Office SharePoint Server 2007 Developer Portal auf MSDN verfügbar ist.

Seitenanfang

Schritte zur Verwendung von Workflows

Bei der Verwendung eines Workflows für ein Dokument oder Element sind mehrere Schritte erforderlich. Jeder Schritt ist so konzipiert, dass er von Einzelpersonen in unterschiedlichen Rollen ausgeführt werden kann. Beispielsweise kann ein Websiteadministrator einer Dokumentbibliothek einen Workflow hinzufügen, ein Inhaltsersteller kann einen Workflow starten oder einen workflow in Bearbeitung ändern, und ein Dokumentprüfer oder eine genehmigende Person kann die Workflowaufgabe abschließen.

Im nächsten Abschnitt werden die folgenden Prozesse im Zusammenhang mit der Verwendung von Workflows erläutert:

• Hinzufügen eines Workflows zu einer Liste, einer Bibliothek oder einem Inhaltstyp
• Starten eines Workflows für ein Dokument oder Element
• Ändern eines laufenden Workflows
• Abschließen von Workflowaufgaben
• Überwachen des Status von Workflows

Hinzufügen eines Workflows zu einer Liste, einer Bibliothek oder einem Inhaltstyp

Bevor ein Workflow verwendet werden kann, muss er einer Liste, Bibliothek oder einem Inhaltstyp hinzugefügt werden. Sie benötigen Berechtigungen zum Verwalten von Listen, um einer Liste, Bibliothek oder einem Inhaltstyp einen Workflow hinzuzufügen. Meistens sind für diese Aufgabe Websiteadministratoren oder Benutzer zuständig, die bestimmte Listen oder Bibliotheken verwalten.

Die Verfügbarkeit eines Workflows auf einer Website hängt davon ab, an welcher Stelle er hinzugefügt wurde:

• Wenn Sie einen Workflow einer Liste oder Bibliothek direkt hinzufügen, steht er nur für Elemente der Liste oder Bibliothek zur Verfügung.
• Wenn Sie einen Workflow einem Listeninhaltstyp (d. h. einer Instanz eines Websiteinhaltstyps, der einer bestimmten Liste oder Bibliothek hinzugefügt wurde) hinzufügen, steht er nur für Elemente dieses Typs in der jeweiligen Liste oder Bibliothek zur Verfügung, der dieser Typ zugeordnet wurde.
• Wenn Sie einen Workflow einem Websiteinhaltstyp hinzufügen, steht dieser Workflow für alle Elemente dieses Typs in jeder Liste und Bibliothek zur Verfügung, der eine Instanz des Typs hinzugefügt wurde. Wenn ein Workflow listen- oder bibliotheksübergreifend in einer Websitesammlung für Elemente eines bestimmten Inhaltstyps verfügbar sein soll, besteht die effizienteste Möglichkeit, dieses Ergebnis zu erzielen, darin, diesen Workflow direkt zu einem Websiteinhaltstyp hinzuzufügen.

Wenn Sie einen Workflow einer Liste, Bibliothek oder einem Inhaltstyp hinzufügen, können Sie den Workflow an seinen spezifischen Speicherort anpassen, indem Sie eine der folgenden Optionen angeben:

• Der Name für die instance des Workflows.
• Die Aufgabenliste, in der workflowbezogene Aufgaben gespeichert werden.
• Die Verlaufsliste, die alle Ereignisse aufzeichnet, die sich auf den Workflow beziehen.
• Die Art und Weise, wie der Workflow gestartet werden soll.
• Zusätzliche Optionen, die für den einzelnen Workflow spezifisch sind. Beispielsweise, wie Aufgaben an Teilnehmer weitergeleitet werden, unter welchen Umständen der Workflow abgeschlossen wird und welche Aktionen nach Abschluss des Workflows ausgeführt werden.

Starten eines Workflows für ein Dokument oder Element

Nachdem ein Workflow einer Liste, Bibliothek oder einem Inhaltstyp hinzugefügt wurde, können Sie den Workflow für ein Dokument oder Element an diesem Speicherort starten (wenn der Workflow so konfiguriert ist, dass er manuell gestartet werden kann). Um einen Workflow zu starten, wählen Sie den gewünschten Workflow aus der Liste der verfügbaren Workflows für das Dokument oder Element aus. Bei Bedarf müssen Sie möglicherweise auch ein Formular mit den Informationen ausfüllen, die für den Workflow erforderlich sind. Je nachdem, wie der Workflow entworfen und konfiguriert wurde, haben Sie beim Starten des Workflows möglicherweise die Möglichkeit, ihn weiter anzupassen, indem Sie Optionen wie Teilnehmer, Fälligkeitsdatum und Aufgabenanweisungen angeben.

Ändern eines laufenden Workflows

Nachdem ein Workflow gestartet wurde, müssen Sie möglicherweise Änderungen daran vornehmen. Beispielsweise müssen Sie möglicherweise zusätzliche Teilnehmer hinzufügen, oder ein Workflowteilnehmer muss seine Aufgabe einer anderen Person zuweisen oder eine Änderung an dem Dokument oder Element anfordern, das bzw. das im Mittelpunkt des Workflows steht. Sie können einige der vordefinierten Workflows ändern, die in Office SharePoint Server 2007 enthalten sind, während der Workflow ausgeführt wird. Wenn Ihr organization einen benutzerdefinierten Workflow entwickelt und bereitgestellt hat, hängt die Möglichkeit zum Ändern des Workflows während der Ausführung davon ab, wie er entworfen wurde.

Abschließen von Workflowaufgaben

Jedes Workflowereignis, das eine manuelle Interaktion erfordert, wird durch eine Workflowaufgabe dargestellt. Wenn eine Aufgabe einem Workflowteilnehmer zugewiesen wird, kann der Aufgabenempfänger diese Aufgabe entweder abschließen oder Änderungen am Workflow selbst anfordern, indem er das zugehörige Workflowaufgabenformular bearbeitet. In Office SharePoint Server 2007 können Workflowteilnehmer Workflowaufgaben auf der SharePoint-Website oder direkt in einem Microsoft Office 2007-Programm wie Microsoft Office InfoPath 2007 ausführen. Wenn ein Workflowteilnehmer eine Workflowaufgabe abschließt oder eine Änderung am Workflow anfordert, wird der Server aufgefordert, den Workflow status in den nächsten Schritt im Workflow zu verschieben.

Nachverfolgen der status eines Workflows

Workflowbesitzer und -teilnehmer können den Fortschritt eines Workflows verfolgen, indem sie die status Seite überprüfen, die dem Workflow auf der SharePoint-Website zugeordnet ist. Die Seite status enthält status Informationen zu Workflowaufgaben, die nicht abgeschlossen wurden. Außerdem sind Verlaufsinformationen aufgeführt, die für den Workflow relevant sind.

Office SharePoint Server 2007 enthält auch Berichtstools, die eine aggregierte Analyse des Verlaufs eines Workflows bereitstellen. Organisationen können diese Analyse verwenden, um Bereiche in Prozessen zu finden, die verbessert werden müssen, oder um zu bestimmen, ob eine Gruppe die Leistungsziele für einen bestimmten Geschäftsprozess erfüllt. Office SharePoint Server 2007 enthält mehrere vordefinierte Microsoft Excel-Berichte, die mit jedem Workflow verwendet werden können. Darüber hinaus stehen Workflowverlaufsinformationen als SharePoint-Listendatenquelle zur Verfügung, die in anderen Programmen wie Microsoft Office Visio 2007, Microsoft Office Access 2007, Microsoft Office InfoPath 2007 oder in einer benutzerdefinierten Lösung zur Überwachung von Geschäftsprozess verwendet und analysiert werden können.

Seitenanfang