Einführung in InfoPath Forms Services

Synopsis InfoPath Forms Services ist eine Servertechnologie, die es Benutzern ermöglicht, Formulare in einem Webbrowser auszufüllen. Durch die Verwaltung von Formularen an einem zentralen Ort können Sie Geschäftsprozesse optimieren und die Beziehungen zu Kunden, Partnern und Lieferanten verbessern.

Übersicht über InfoPath Forms Services

Erreichen Von Kunden, Partnern und Lieferanten mit benutzerfreundlichen Formularen

Optimieren formulargesteuerter Geschäftsprozesse

Verwalten von Formularen und Formularvorlagen an einem zentralen Ort

Übersicht über InfoPath Forms Services

Benutzer müssen InfoPath nicht auf ihrem Computer installiert haben, um eine browserfähige Formularvorlage auszufüllen, noch müssen sie zusätzliche Elemente aus dem Web herunterladen. Alles, was sie benötigen, ist Zugriff auf einen Browser, wie Windows Internet Explorer, Apple Safari oder Mozilla Firefox. InfoPath Forms Services ermöglicht ihnen auch das Speichern und Verwalten von Formularen und Formularvorlagen an einem zentralen Ort. InfoPath Forms Services basiert auf und erfordert Windows SharePoint Services 3.0, mit dem Sie Formularvorlagen, die Sie entwerfen, an einem gemeinsamen Speicherort in einem organization veröffentlichen können. Darüber hinaus können Benutzer Formulare an SharePoint-Bibliotheken übermitteln, bei denen es sich um Ordner handelt, in denen eine Sammlung von Dateien gespeichert ist und in denen die Dateien häufig dieselbe Vorlage verwenden. Es ist auch möglich, Formulare in Dokumentverwaltung und Lebenszyklusaufgaben wie Workflow- und Rechteverwaltung zu integrieren.

Die InfoPath Forms Services-Technologie ist in der Microsoft Office SharePoint Server 2007 Enterprise CAL und separat in Microsoft® Office Forms Server 2007 verfügbar.

Die Entwurfsoberfläche

Formularvorlagen, die in einem Browser ausgefüllt werden können, werden als browserfähige Formularvorlagen bezeichnet. Um diese Art von Formularvorlage zu erstellen, entwerfen Sie eine browserkompatible Formularvorlage in InfoPath, veröffentlichen sie auf einem Server, auf dem InfoPath Forms Services ausgeführt wird, und aktivieren sie für die Verwendung im Web.

In einigen Fällen können Sie die Formularvorlage für die Verwendung im Web aktivieren, indem Sie im InfoPath-Veröffentlichungs-Assistenten das Kontrollkästchen Ausfüllen dieses Formulars mithilfe eines Browsers aktivieren . In anderen Fällen müssen Sie die Formularvorlage an einem freigegebenen Speicherort in Ihrem Unternehmensnetzwerk veröffentlichen und sich dann an einen Serverfarmadministrator wenden, um Unterstützung beim Aktivieren der Formularvorlage und deren Bereitstellung auf dem Server zu erhalten.

In den folgenden Szenarien ist die Administratorgenehmigung erforderlich:

• Die Formularvorlage enthält verwalteten Code.
• Die Formularvorlage erfordert eine Sicherheitsstufe "Voll vertrauenswürdig", die es den resultierenden Formularen ermöglicht, vollzugriff auf die Systemressourcen auf den Computern der Benutzer zu haben, z. B. Dateien und Einstellungen.
• Die Formularvorlage verwendet eine Datenverbindung, die von einem Administrator verwaltet wird.
• Die Formularvorlage kann auf einem mobilen Gerät angezeigt werden.

Wenn eine Administratorgenehmigung erforderlich ist, führt Sie der Veröffentlichungs-Assistent durch die Schritte zum Vorbereiten der Formularvorlage für die Übergabe an einen Administrator.

Nachdem eine browserkompatible Formularvorlage browserfähig ist, können Benutzer ihren Browser verwenden, um Formulare auszufüllen, die auf dieser Formularvorlage basieren.

Die Benutzerfreundlichkeit

Das Ausfüllen eines Formulars in einem Browser ist nahezu identisch mit dem Ausfüllen eines Formulars in InfoPath. Beispielsweise funktionieren Steuerelemente wie wiederholte Abschnitte und Features wie Formeln und bedingte Formatierungen in beiden Umgebungen auf die gleiche Weise.

Obwohl das Ausfüllen eines Formulars in einem Browser wie das Ausfüllen eines Formulars in InfoPath ist, gibt es einen wichtigen Unterschied. In einem Webbrowser werden die InfoPath-Menüs und -Symbolleisten durch eine Symbolleiste am oberen Rand des Formulars ersetzt, die Optionen zum Speichern, Schließen, Drucken und Aktualisieren des Formulars anzeigt. Diese Leiste wird auch am unteren Rand eines Formulars angezeigt, sodass Benutzer nicht zurück zum Oberen Rand eines langen Formulars scrollen müssen, um ihr Formular auszufüllen.

Wenn Sie die Übermittlungsoptionen für Ihre Formularvorlage aktivieren, wird benutzern auf der Symbolleiste auch die Schaltfläche Senden angezeigt. Wenn sie auf diese Schaltfläche klicken, werden die Formulardaten direkt an die Datenquelle übermittelt, die Sie beim Entwerfen der Formularvorlage angegeben haben, z. B. einen Webdienst oder eine SharePoint-Liste. Wenn Ihre Formularvorlage über mehrere Ansichten verfügt, wird benutzern auch eine Ansichtsliste auf der Symbolleiste angezeigt.

1. Benutzer übermitteln Daten an externe Datenquellen, indem Sie auf der Symbolleiste auf die Schaltfläche Senden klicken.

2. Benutzer wechseln zwischen Ansichten, indem sie auf der Symbolleiste in der Liste Ansicht auf ein Element klicken.

Wenn Sie Ihre Formularvorlage entwerfen, können Sie die Symbolleisteneinstellungen im Dialogfeld Formularoptionen anpassen. Sie können beispielsweise eine oder mehrere Schaltflächen entfernen oder die Symbolleiste am unteren Rand des Formulars des Benutzers ausblenden.

In den folgenden Abschnitten erfahren Sie mehr über die Vorteile der Verwendung von InfoPath Forms Services.

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Erreichen Von Kunden, Partnern und Lieferanten mit benutzerfreundlichen Formularen

Wenn Sie eine Formularvorlage auf einem Server veröffentlichen, auf dem InfoPath Forms Services ausgeführt wird, können Sie sie nicht nur in Ihrem Unternehmensintranet, sondern auch auf externen Websites wie Extranetwebsites oder Unternehmenswebsites verteilen. Auf diese Weise können Sie Daten von Kunden, Partnern, Lieferanten und anderen Personen sammeln, die für den Erfolg Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung sind. Beispielsweise kann ein großes Versicherungsunternehmen eine einzelne browserfähige Formularvorlage verwenden, um Versicherungsansprüche zu erfassen und zu verarbeiten. Ein Versicherungskunde kann einen Browser verwenden, um das Anspruchsformular auf der Website des Unternehmens auszufüllen. Wenn der Kunde die Versicherungsgesellschaft anruft, um den Schaden zu melden, kann ein Versicherungsvertreter InfoPath verwenden, um dasselbe Anspruchsformular auf einer Intranetwebsite auszufüllen. Ebenso kann eine Regierungsbehörde Daten von Bürgern sammeln, indem sie browserfähige Formularvorlagen auf ihrer Website veröffentlicht.

Wenn Benutzer auf das Formular zugreifen, indem sie entweder zu einer Bibliothek navigieren oder eine URL für das Formular in ihrem Browser eingeben, kann eines von zwei Dingen passieren:

• Das Formular wird in einem Browser geöffnet . Wenn Benutzer InfoPath nicht auf ihrem Computer installiert haben, wird das Formular in einem Browser geöffnet, wo sie es genauso ausfüllen können wie jedes andere webbasierte Formular.

• Das Formular wird in InfoPath geöffnet. Wenn Benutzer InfoPath auf ihrem Computer installiert haben, wird das Formular in InfoPath geöffnet, wo sie es genauso ausfüllen können wie jedes andere InfoPath-Formular. Da sie das Formular in InfoPath ausfüllen, haben diese Benutzer den zusätzlichen Vorteil, dass sie die gesamte Palette von InfoPath-Features zum Ausfüllen von Formularen nutzen können, von denen einige nicht in Browserformularen verfügbar sind.

  Hinweis

  Sie können die Einstellungen für Ihre Formularvorlage so anpassen, dass sie immer in einem Browser geöffnet wird, auch wenn Die Benutzer InfoPath auf ihrem Computer installiert haben. Dies kann nützlich sein, wenn Sie möchten, dass das Ausfüllen eines Formulars für alle identisch ist, oder wenn Sie nicht möchten, dass das Formular in InfoPath geöffnet wird, da Sie Benutzer davon abhalten möchten, die zugrunde liegende Formularvorlage im Entwurfsmodus zu öffnen oder zu ändern.

Wenn Benutzer Formulare auf einem mobilen Gerät ausfüllen, z. B. auf einem persönlichen digitalen Assistent (PDA) oder Smartphone, können Sie Ihre browserfähige Formularvorlage so entwerfen, dass sie mit einem Browser für mobile Geräte geöffnet und ausgefüllt werden kann. Wenn Benutzer ein mobiles Gerät verwenden, um auf das Formular zuzugreifen, wird es auf ihrem Bildschirm in einem vereinfachten Format geöffnet.

Optimieren formulargesteuerter Geschäftsprozesse

Formulare stehen im Mittelpunkt vieler Geschäftsprozesse. Indem Sie browserfähige Formularvorlagen auf einem Server hosten, auf dem InfoPath Forms Services ausgeführt wird, können Sie Formulardaten in vorhandene Geschäftsprozesse oder Anwendungen integrieren. Sie haben beispielsweise folgende Möglichkeiten:

• Übermitteln von Daten an vorhandene Geschäftssysteme Wenn Sie eine browserkompatible Formularvorlage entwerfen, können Sie Datenverbindungen mit Webdiensten oder anderen externen Datenquellen erstellen. Auf diese Weise können Sie Daten an vorhandene Geschäftssysteme, Unternehmensanwendungen oder Unternehmensdatenbanken übermitteln. Beispielsweise kann eine Vertriebsabteilung ein Formular entwerfen, das Vertriebsleads und Kundeninformationen an ein vorhandenes CRM-System (Customer Relationship Management) übermitteln kann.
• Abfragen von Daten aus vorhandenen Geschäftssystemen Es ist auch möglich, Daten in vorhandenen Geschäftssystemen, Unternehmensanwendungen oder Unternehmensdatenbanken abzufragen. Wenn Benutzer beispielsweise ein Formular basierend auf Ihrer Formularvorlage öffnen, möchten Sie möglicherweise, dass Daten aus einer externen Datenquelle in den Namens- und Adressfeldern des Formulars angezeigt werden. Dadurch können Sie vorhandene Organisationsdaten nutzen und das Ausfüllen eines Formulars vereinfachen.
• Hinzufügen eines Workflows zu Formularen Sie können der Formularvorlage, die in einer Bibliothek gespeichert ist, einen Workflow hinzufügen. Auf diese Weise können Sie gängige Geschäftsprozesse konsistent verwalten. Als Vorgesetzter können Sie beispielsweise einen Genehmigungsworkflow verwenden, um ein Spesenabrechnungsformular durch eine Liste der genehmigenden Personen weiterzuleiten. Genehmigende Personen können das Spesenabrechnungsformular genehmigen oder ablehnen, die Genehmigungsaufgabe neu zuweisen oder Änderungen an dem Formular anfordern. In InfoPath klicken Benutzer im Menü Datei auf Befehle, um am Workflow teilzunehmen. Auf dem Server können sie auf den Namen des Formulars in der Bibliothek zeigen, auf den angezeigten Pfeil klicken und dann auf Workflows klicken, um am Workflow teilzunehmen.
  

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Verwalten von Formularen und Formularvorlagen an einem zentralen Ort

Sie können Ihre Formularvorlagen und die zugehörigen Formulare in einem zentralen Repository auf einem Server speichern, auf dem InfoPath Forms Services ausgeführt wird. Dies erleichtert das Suchen, Freigeben und Verwalten von Formularen und Formularvorlagen.

Zu den wichtigsten Vorteilen gehören die Folgenden:

• Speichern von Formularen und Formularvorlagen an einem zentralen Ort Sie können eine Formularvorlage einer Bibliothek zuordnen. Dies ist ein Speicherort auf einer SharePoint-Website, an dem Sie Dateien mit anderen Personen in Ihrem organization erstellen, sammeln, aktualisieren und verwalten können. Wenn Benutzer Formulare basierend auf der Formularvorlage in dieser Bibliothek ausfüllen, werden die ausgefüllten Formulare zusammen mit den wichtigsten Informationen aus den Formularen selbst in der Bibliothek angezeigt. Je nachdem, wie die SharePoint-Bibliothek entworfen ist, können Benutzer Formulare ausfüllen, die auf Ihrer Formularvorlage basieren, die Daten aus ausgefüllten Formularen in Microsoft Office Excel exportieren oder die Daten aus mehreren Formularen in einem Formular zusammenführen. Das folgende Beispiel zeigt Spesenabrechnungen, die in einer Bibliothek gespeichert sind.
  
• Verwenden von Inhaltstypen zum Verwalten von Formularvorlagen Sie können den InfoPath-Veröffentlichungs-Assistenten verwenden, um eine Formularvorlage als Websiteinhaltstyp zu veröffentlichen. Ein Inhaltstyp definiert eine Formularvorlage, eine Reihe von Spalten und Dokumentverwaltungseinstellungen auf dem Server, z. B. Workflow- oder Richtlinieneinstellungen.
  Durch das Erstellen von Inhaltstypen können Sie Formularvorlagen und Einstellungen in einer Websitesammlung wiederverwenden. Wenn Sie in der Vergangenheit eine Formularvorlage in mehreren SharePoint-Bibliotheken verwenden wollten, mussten Sie zwei unterschiedliche Kopien der Formularvorlage veröffentlichen, eine für jede Bibliothek. Wenn Sie die Formularvorlage aktualisieren wollten, mussten Sie die Formularvorlage an beiden Stellen ändern. Jetzt können Sie jedoch eine Formularvorlage als Websiteinhaltstyp veröffentlichen. Wenn Sie den Inhaltstyp aktualisieren, wird Ihre Änderung automatisch überall dort angewendet, wo dieser Inhaltstyp verwendet wird.
  Sie können mehreren Bibliotheken in einer Websitesammlung einen einzelnen Inhaltstyp zuweisen oder einer einzelnen Bibliothek mehrere Inhaltstypen zuweisen. Sie können beispielsweise einen Inhaltstyp für status Berichtsformulare zu allen Bibliotheken hinzufügen, die von der Vertriebsabteilung in Ihrem Unternehmen verwendet werden, damit jedes Vertriebsteam die gleichen Arten von Informationen sammelt und an die Geschäftsleitung meldet. Angenommen, Ihre Abteilung verwendet unterschiedliche Formularvorlagen für Reiseanträge, Reiseberichte und Spesenabrechnungsformulare. Sie können die drei Formularvorlagen als Websiteinhaltstypen veröffentlichen und zu einer einzelnen Bibliothek hinzufügen, die zum Speichern von Informationen zu Teamreisen verwendet wird. Wenn Personen ein neues Formular aus der Bibliothek erstellen, können sie dann auswählen, welche dieser Formularvorlagen sie verwenden möchten.
• Verwalten von Formularen und Formularvorlagen Serverfarmadministratoren können steuern, wie Benutzer auf Formularvorlagen zugreifen und im gesamten organization bereitgestellt werden. Sie können beispielsweise steuern, wer Formularvorlagen auf der gesamten Website veröffentlichen kann, oder entscheiden, wie Formularvorlagen auf dem Server mit minimalen Auswirkungen auf Formularbenutzer aktualisiert werden sollen.
• Verwalten von Datenverbindungen an einem zentralen Ort Wenn mehrere Formularvorlagen dieselben Datenverbindungen verwenden, können Sie die Einstellungen für diese Datenverbindung in einer Datenverbindungsdatei in einer Datenverbindungsbibliothek speichern. Wenn ein Benutzer ein Formular öffnet, das eine Verbindung mit einer Datenverbindungsdatei herstellt, verwendet InfoPath die Einstellungen in dieser Datei, um eine Verbindung mit der externen Datenquelle herzustellen. Auf diese Weise können mehrere Formularvorlagen dieselbe Datenverbindungsdatei verwenden, sodass es nicht erforderlich ist, die gleiche Datenverbindung für jede Formularvorlage manuell zu erstellen. Wenn sich die Speicherort- oder Verbindungseinstellungen für eine externe Datenquelle ändern, müssen Sie außerdem nicht jede Formularvorlage aktualisieren, die die Datenverbindung verwendet. Stattdessen aktualisieren Sie die Datenverbindungsdatei einfach einmal, und alle Formularvorlagen funktionieren weiterhin wie erwartet.

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