Inhaltstypen in SharePoint sind für die Verwaltung von Metadaten und die Sicherstellung der Konsistenz in Ihren organization unerlässlich. Jeder Inhalt in SharePoint wird aus einem Inhaltstyp erstellt. Dieser Leitfaden hilft Ihnen zu verstehen, was inhaltstyp ist und wie Sie Inhaltstypen effektiv erstellen, veröffentlichen und verwalten.
Was ist ein Inhaltstyp?
Ein Inhaltstyp in SharePoint ist eine wiederverwendbare Sammlung von Vorlagen, Metadaten (Spalten), Workflows, Verhalten und anderen Einstellungen für eine Kategorie von Elementen oder Dokumenten. Ein Inhaltstyp ruft ein Element und Informationen zum Element zusammen. Das Element kann eine von vielen verschiedenen Arten von Dateien sein, ein Dokument, eine Excel-Arbeitsmappe oder sogar ein status Indikator für einen Fortschrittsbericht. Es kann auch eine Liste oder ein Ordner sein. Ein Inhaltstyp ordnet dieses Element Schlüsselmetadaten oder anderen Informationen wie einer Vorlage oder einer Aufbewahrungsrichtlinie zu. Es ermöglicht Ihnen, die Einstellungen für eine Kategorie von Informationen auf zentralisierte, wiederverwendbare Weise zu verwalten.
Standardinhaltstypen und benutzerdefinierte Inhaltstypen
SharePoint enthält standardmäßig viele integrierte Inhaltstypen. Sie können die vordefinierten Inhaltstypen wie Leeres Dokument oder Ankündigung ohne Änderungen verwenden oder benutzerdefinierte Inhaltstypen erstellen, um die eindeutigen Anforderungen Ihrer organization zu erfüllen.
Standardinhaltstypen
Hier ist eine kurze Liste mit nur einigen Standardinhaltstypen in SharePoint. Es gibt viele weitere, die Sie auf der Seite Websiteeinstellungen auf einer SharePoint Website sehen können.
-
Dokumentinhaltstypen: Standardseite, Dokument, Formular, Link und Wiki-Seite
-
Ordnerinhaltstypen: Ordner, Diskussion und Sammelvorgang
-
Inhaltstypen auflisten: Ankündigung, Ereignis, Kontakt, Problem, Link, Reservierungen, Aufgabe und mehr
Dies ist nur ein Beispiel für die breite Palette verfügbarer Inhaltstypen. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Standardtypen anzuzeigen, die auf Ihrer Website verfügbar sind:
Anzeigen aller Standardinhaltstypen
Hinweis: Sie benötigen mindestens eine Websitebesitzerrolle, um alle Standardinhaltstypen auf einer SharePoint-Website anzuzeigen.
-
Wählen Sie im Schnellstart die Liste aus, mit der Sie arbeiten möchten, oder wählen Sie Einstellungen
-
Wählen Sie Websiteinformationen aus.
-
Wählen Sie dann Alle Websiteeinstellungen anzeigen aus.
-
Wählen Sie unter Web Designer Kataloge die Option Websiteinhaltstypenaus.
-
Auf der Seite Inhaltstypkatalog werden die Inhaltstypen (z. B. Bericht, Bild oder Dokument), übergeordnete Elemente (z. B. Dokument, Element oder Rich Media-Medienobjekt) und Quelle (normalerweise Ihre aktuelle Website) angezeigt.
Informationen dazu, wie die integrierten Inhaltstypen miteinander in Beziehung stehen, finden Sie unter SharePoint in der Standardinhaltstyphierarchie von Microsoft 365.
Weitere Informationen finden Sie unter Hinzufügen eines Inhaltstyps zu einer Liste oder Bibliothek.
Benutzerdefinierte Inhaltstypen
Benutzerdefinierte Inhaltstypen können benutzern die Konsistenz erleichtern. Obwohl es viele integrierte Inhaltstypen gibt, können Sie benutzerdefinierte Inhaltstypen für Ihre organization erstellen. Jede organization hat einzigartige Anforderungen und verschiedene Arten von Inhalten. Beispielsweise kann es formelle Verträge, Berichte, Verkaufsvorschläge, Entwurfsspezifikationen, Unternehmensverfahren usw. geben. Sie können separate Inhaltstypen erstellen, um diese Vielfalt zu verwalten.
Inhaltstypen können für fast jedes Element in SharePoint definiert werden. Dies schließt Dokumente und andere Dateien, Listenelemente, Mediendateien und Ordner ein. Sie können die folgenden Attribute für jeden Inhaltstyp angeben. Diese Attribute werden automatisch zugeordnet, wenn jemand ein neues Dokument oder eine andere Datei eines bestimmten Inhaltstyps erstellt.
-
Die Dokumentvorlage, wenn es sich um ein Dokument handelt
-
Informationsverwaltungsrichtlinien, die Aufbewahrungs- und Überwachungsrichtlinien angeben
-
Spalten (Metadaten), die dem Inhalt zugeordnet sind
-
Workflows, die Elemente dieses Inhaltstyps verwenden können
-
Benutzerdefinierte Features
Beispielsweise können Sie einen Inhaltstyp "Sales Contract" definieren und ihn der Bibliothek hinzufügen, die Ihr Team verwendet. Jedes Mal, wenn jemand einen Verkaufsvorschlag erstellen möchte, wählt er im Menü Neues Dokument einfach Den Kaufvertrag aus.
Ein Dokumentinhaltstyp wie dieser Vertrag kann die folgenden Attribute aufweisen:
-
Die Vorlage für das Dokument
-
Dem Inhalt zugeordnete Spalten, wobei jede Spalte ein Metadatenelement darstellt. Die folgende Liste enthält beispielsweise einige häufig verwendete Dokumentmetadaten:
-
Vertriebsmitarbeiter
-
Kundenunternehmen
-
Bestellnummer Und so weiter...
-
-
Eine Anforderung, den Dokumentinformationsbereich automatisch anzuzeigen und erforderliche Informationen zu sammeln, wenn ein Benutzer eine neue Datei dieses Typs erstellt
-
Informationsverwaltungseinstellungen, die die Aufbewahrungsrichtlinie festlegen, ob sie überwacht werden kann usw.
Erstellen benutzerdefinierter Inhaltstypen
Um einen benutzerdefinierten Websiteinhaltstyp zu erstellen, beginnen Sie immer mit einem vorhandenen Inhaltstyp, unabhängig davon, ob Sie eine vorhandene Kategorie verwenden oder eine neue Kategorie erstellen möchten. Sie können aus der großen Sammlung vordefinierter Websiteinhaltstypen im Inhaltstypkatalog auswählen. Der neue Websiteinhaltstyp erbt alle Attribute des übergeordneten Inhaltstyps, z. B. dokumentvorlage, schreibgeschützte Einstellung oder Spalten. Nachdem Sie es erstellt haben, können Sie jedes dieser Attribute ändern. Sie können z. B. eine andere Vorlage als die im übergeordneten Element angegebene verwenden.
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um einen benutzerdefinierten Inhaltstyp zu erstellen:
Erstellen benutzerdefinierter Inhaltstypen
-
Wählen Sie im Schnellstart die Liste aus, mit der Sie arbeiten möchten, oder wählen Sie Einstellungen
-
Wählen Sie Websiteinformationen und dann Alle Websiteeinstellungen anzeigen aus.
-
Wählen Sie unter Web Designer Kataloge die Option Websiteinhaltstypenaus.
-
Wählen Sie auf der Seite Inhaltstypkatalogdie Option + Inhaltstyp erstellen aus.
-
Geben Sie im Bereich Inhaltstyp erstellen einen Namen und eine Beschreibung für Ihren benutzerdefinierten Inhaltstyp ein.
-
Wählen Sie Using an existing category (Vorhandene Kategorie verwenden ) oder Create a new category (Neue Kategorie erstellen) aus.
-
Wählen Sie unter Übergeordneter Inhaltstyp ein übergeordnetes Element aus, z. B. Inhaltstypen für digitale Medienobjekte oder Dokumentinhaltstypen. Unter dem übergeordneten Inhaltstyp ändert sich das Dropdownfeld. Wählen Sie einen spezifischeren übergeordneten Inhaltstyp aus. Wenn Sie z. B. Ordnerinhaltstypen ausgewählt haben, können Sie ihn in diesem Feld auf Diskussion, Ordner oder Zusammenfassungsaufgabe beschränken.
-
Wählen Sie Erstellen aus.
Inhaltstypveröffentlichung
Inhaltstypen werden für eine Website definiert und gelten für diese Website und ihre Unterwebsites. Manchmal möchten Sie jedoch einen bestimmten Inhaltstyp auf mehreren Websites oder websitesammlungenübergreifend verwenden. Ihr organization kann beispielsweise eine Standardvorlage für Dokumente verwenden, die standardisierte Metadaten erfordern. Da sie möchten, dass alle Benutzer im Unternehmen diesen Inhaltstyp für Dokumente verwenden, empfiehlt es sich, alle Websitesammlungen zu veröffentlichen. Oder vielleicht erstellt die Entwicklungsabteilung einen Inhaltstyp für Entwurfsspezifikationen und möchte ihn nur in den Technischen Websitesammlungen veröffentlichen.
Da Inhaltstypen Metadaten enthalten, sind Inhaltstypen und Metadaten sehr eng miteinander verknüpft. Ein verwalteter Metadatendienst in SharePoint ermöglicht es, einen Inhaltstyp auf den Websites zu veröffentlichen, auf denen er verwendet wird. Websites und Websitesammlungen, die Teil des verwalteten Metadatendiensts sind, werden als "Abonnentenwebsites" bezeichnet.
Ein verwalteter Metadatendienst muss explizit erstellt und konfiguriert werden. Um die Inhaltstypveröffentlichung einzubeziehen, gibt der Administrator eine bestimmte Websitesammlung als Hub an. Verbundene Anwendungen und Websitesammlungen können die Inhaltstypen auf dem Hub abonnieren. Durch die Konfiguration verwalteter Metadatendienste ermöglichen Sie die zentrale Verwaltung von Inhaltstypen. Inhaltstypen werden auf der Hubwebsite erstellt, und alle Updates können automatisch an die Abonnentenwebsites verteilt werden.
Weitere Informationen zum Veröffentlichen von Inhaltstypen finden Sie unter Veröffentlichen eines Inhaltstyps über einen Inhaltsveröffentlichungshub .
