Einrichten und Verwalten der Projektbeteiligtenliste

Von Jane Suchan, PMP

Was also ist ein Projektbeteiligten?     Es gibt viele Definitionen, die von Quelle zu Quelle und Unternehmen variieren. Alle schlagen vor, dass die Projektbeteiligten Personen oder Gruppen sind, die ein bestimmtes Interesse an den Ergebnissen eines Projekts haben. Das Management der Projektbeteiligten ist ein Synonym für Beziehungsmanagement: Das Ziel ist es, Ihr Projekt zu gewinnen und zu aufrechterhalten.

Hier sind Projektbeteiligten Einzelpersonen oder Gruppen in der Organisation, die ein Interesse an dem Projektergebnis haben oder von diesem betroffen sind. Bevor Sie jedoch mit dem Einrichten und Verwalten der Liste der Beteiligten beginnen, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Definition eines Interessengruppens der Definition Ihrer Organisation entspricht.

Warum ist die Verwaltung von Projektbeteiligten wichtig?

So weit wir denken, dass dies nicht der Fall ist, müssen wir der Tatsache gegenüber stehen, dass nicht jeder zu 100 Prozent für das Projekt begeistern wird. Die Projektbeteiligten müssen möglicherweise neue Tools oder Prozesse erlernen, die Kontrolle auferzwingen oder in einigen Extremfällen ihre Arbeit verlieren. Die Last liegt beim Projektmanager und den Sponsoren, die Bedenken der Projektbeteiligten zu verringern, und es ist unwahrscheinlich, dass Sie alle Personen die ganze Zeit glücklich machen können. Einige müssen so behandelt werden, dass sie Ihre Bemühungen nicht saboieren können.

Das Verständnis der Motivationen hilft Ihnen, Probleme zu adressieren und negative Verhaltensweisen und Taktiken zu vermeiden, z. B.:

• Für das Verzögern waren Eingaben oder Genehmigungen erforderlich.

• Starten sie ein Konkurrenzprojekt.

• Erneutes Zuweisen von Ressourcen zu anderen Projekten

• Sich im Back-Room-Politicking zu engagieren, um das Projekt zu verdingen.

Die effektive Verwaltung der Projektbeteiligten hat die Vorteile:

• Verringern Sie die Projektzykluszeit, indem Sie sie vor der Politik verdingen.

• Optimierung des Genehmigungsprozesses.

• Sicherstellen, dass Projektressourcen verfügbar und fokussiert bleiben

• Fluss zwischen Informationen.

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Entwickeln einer Liste der Beteiligten

Arbeiten Sie zu Beginn des Projekts mit Ihrem Projektsponsor zusammen, um eine Liste aller möglichen Projektbeteiligten zu erstellen. Je nachdem, wie Sie diese Rolle definieren und welche Auswirkungen Ihr Projekt auf die Organisation hat, kann diese Liste lang sein.

Die Projektbeteiligtenliste ist ein Tool für den Projektmanager und ein wichtiger Input für den Projektkommunikationsplan. Basierend auf der Bewertung Ihrer Liste können Sie eine starke Kommunikationsstrategie planen. Und Sie müssen die Listendetails nicht über den Projektsponsor hinaus teilen.

Da die meisten Projekte politikisch werden, sollten Sie erwarten, bei der Bewertung Ihrer Projektbeteiligten in ein unbildbares Wasser zu stürzt.

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Bewerten der Projektbeteiligtenliste

Bestimmen Sie die Einflussnahme der einzelnen Beteiligten, und kategorisieren Sie sie nach der Einflussebene. Einige werden die Leistung haben, ein Projekt in Bewegung zu halten. Dazu kann der Projektsponsor oder leitende Manager gehören. Aufgrund ihrer Positionen und Rollen bei der Entscheidungsfindung sollten Sie diese Beteiligten genau überwachen. Bei anderen personen kann es sich um Personen geben, die sich zwar nicht an ein Projekt machen können, aber im Hintergrund arbeiten, um sie zu verdingen und sogar zu beenden.

Eine weitere Ebene von Projektbeteiligten sind diejenigen, die mit dem Produkt – manchmal täglich. Diese Gruppe bietet Eingaben in Form von Geschäftsanforderungen, die erfüllt sein müssen. Sie profitieren am meisten, wenn das Projekt erfolgreich ist, weil es sich direkt auf sie auswirken wird. Obwohl sie ein Projekt häufig nicht direkt oder indirekt beenden können, sind sie dennoch für den Erfolg unerlässlich. Wenn ihre Anforderungen oder Bedenken nicht erfüllt werden, werden sie schnell von Ihrem größtem Helfer zu Ihrem größten Problem werden.

Eine weitere Möglichkeit zum Organisieren der Projektbeteiligten besteht in der Gruppierung nach Der Beteiligung und Verantwortung. Eine Gruppe ist möglicherweise an dem Projekt aktiv beteiligt und arbeitet, eine andere ist an einem bestimmten Punkt beteiligt, und eine weitere Gruppe kann Beteiligte sein, die nicht aktiv eingebunden sind, aber Informationen zum Projekt erhalten müssen.

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Verwenden von RACI zum Kategorisieren von Projektbeteiligten

Verantwortlich, verantwortlich, zu Rate gezogen und informiert (RACI) ist ein Tool, das bei der Organisationsgestaltung zum Zuweisen und Festlegen der Projektbeteiligten in Form von Beteiligung und Verantwortung für das Projekt verwendet wird. Dies ist eine nützliche Methode zum Kategorisieren Ihrer Projektbeteiligten, damit Sie die effektivste Kommunikationsstrategie für jede Person oder Gruppe planen können. Diese Projektbeteiligten sind wie folgt definiert:

• Verantwortlich    Diese Person ist für die Durchführung einer Aufgabe verantwortlich.

• Accountable    Diese Person wird zur Kontonummerierung aufgefordert, wenn die Aufgabe nicht abgeschlossen ist, und kann die Person verwalten, die für die Durchführung der Aufgabe verantwortlich ist. Project Manager haben oft diese Rolle.

• Consulted    Diese Person ist zwar nicht verantwortlich oder für den Abschluss verantwortlich, wird jedoch zu Aspekten der Aufgabe zu Rate gezogen.

• Informiert    Der Inhaber dieser passiven Rolle bleibt informiert, ist aber nicht verantwortlich oder für Aufgaben verantwortlich.

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Ein Unze der Vermeidung ...

Project Beim Management geht es darum, die Erwartungen zu verwalten. Nehmen Sie sich zu einem frühen Zeitpunkt in Ihren Projekten Zeit, um mit Ihrem Sponsor zusammen arbeiten zu können, um die Projektbeteiligten zu identifizieren und zu bewerten. Achten Sie darauf, Ihre Liste während der gesamten Projektlebensdauer zu aktualisieren. Sie müssen wissen, wer Ihre Projektbeteiligten sind und welche Interessen sie haben, um sie effektiv verwalten zu können. Auf lange Sicht ersparen Sie sich Schwierigkeiten und sorgen dafür, dass Ihr Projekt erfolgreich ist.

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