Entwerfen einer Formularvorlage für die Offlineverwendung

Inhalt dieses Artikels

• Grundlegendes zu offline-Formulare

• Erstellen einer Datenverbindung mit einer SQL-Datenbank für die Offlineverwendung

• Erstellen einer Datenverbindung in einer Access-Datenbank für die Offlineverwendung

• Erstellen einer Datenverbindung in einer SharePoint-Dokumentbibliothek für die Offlineverwendung

• Konfigurieren Sie die Verfügbarkeit von Daten

• Offlineverwendung deaktivieren

Grundlegendes zu offline-Formulare

Möglicherweise müssen Sie eine Microsoft Office InfoPath-Formularvorlage entwerfen, die Benutzer ausfüllen können, während ihre Computer nicht mit dem Netzwerk verbunden sind. Beispielsweise können Sie eine Formularvorlage entwerfen, die ein Schadenssachverständigen in das Feld verwenden können, während der Untersuchung läuft einen Anspruch. Die Formularvorlage enthält sekundären Datenquellen, die Daten aus einer externen Datenbank zum Formular bereitstellen. Die Sachverständiger benötigt diese Daten zum Ausfüllen des Formulars. Weiterhin im Büro und mit dem Netzwerk verbunden ist, die Schadenssachverständigen kann Erstellen eines Formulars, das auf dieser Formularvorlage basieren, und speichern Sie das Formular auf dem Computer. Im Feld die Sachverständiger dann öffnen und füllen Sie das Formular, ohne eine Verbindung mit einem Netzwerk. Nach dem zurück im Büro und Wiederherstellen der Verbindung mit dem Netzwerk, kann die Sachverständiger klicken Sie dann das Formular senden.

Standardmäßig kann auf einem Computer gespeichertes Formular ohne eine Netzwerkverbindung zum arbeiten. Wenn ein Benutzer ein Formular basierend auf einer Formularvorlage erstellt, wird von InfoPath downloads und speichert eine Kopie der dieser Formularvorlage auf dem Computer des Benutzers. Wenn der Benutzer ein Formular basierend auf dieser Formularvorlage öffnet, überprüft InfoPath zuerst es ist eine Netzwerkverbindung auf dem Computer. Wenn eine Netzwerkverbindung besteht, überprüft InfoPath die Position, wo die Formularvorlage aus, um festzustellen, ob es eine aktualisierte Version der Formularvorlage ist heruntergeladen wurde. Wenn eine aktualisierte Version vorhanden ist, aktualisiert InfoPath die Formularvorlage auf dem Computer des Benutzers an. Wenn eine Netzwerkverbindung nicht vorhanden ist, verwendet InfoPath die Version der Formularvorlage, die auf dem Computer des Benutzers gespeichert ist.

Um eine Formularvorlage für die Offlineverwendung zu entwerfen, muss die Formularvorlage gespeichert werden auf dem Computer des Benutzers und alle Daten, die vom Benutzer erforderlich ist, führen Sie das Formular aus, wie die Elemente in einem Listenfeld muss für den Benutzer verfügbar sein, auch wenn der Computer nicht mit ten verbunden ist e-Netzwerk. Die Daten in diesen Steuerelementen werden von eine sekundäre Datenquelle mit einer externen Datenquelle bereitgestellt. Diese Daten können in den Computer des Benutzers entweder die Formularvorlage oder in einem speziellen Speicherort den Cache genannt gespeichert werden.

Wenn Sie eine sekundäre Datenquelle einer Formularvorlage die Abfragen Daten aus einer externen Datenquelle hinzufügen, sendet InfoPath eine Abfrage an die externe Datenquelle aus. Die Ergebnisse der Abfrage werden dann in der Formularvorlage gespeichert. Wenn der Benutzer ein neues Formular basierend auf dieser Formularvorlage erstellt, steht der Benutzer die Daten in der Formularvorlage gespeichert.

Wenn das Formular verwendet diese sekundäre Datenquelle zum Aktualisieren des Inhalts eines Listenfelds oder Kombinationsfeld-Steuerelement mit den neuesten Daten aus der externen Datenquelle InfoPath speichert die Ergebnisse dieser Abfrage in einem speziellen Speicherort den Cache aufgerufen, wenn der Computer ist mit einem Netzwerk verbunden ist. InfoPath wird mit den Daten in diesem Cache Daten zu diesen Steuerelementen angegeben.

Damit die Daten aus einer sekundäre Datenquelle für Ihre Benutzer verfügbar, auch wenn ihre Computer nicht mit einem Netzwerk verbunden sind, können Sie eine oder beide der folgenden Aktionen ausführen:

• Speichern Sie die Daten aus der externen Datenquelle in der Formularvorlage.

• Verwenden Sie die sekundäre Datenquelle aus, wenn das Formular geöffnet wird.

Nachdem Sie die sekundäre Datenquelle zu arbeiten, während Sie den Computer des Benutzers offline ist konfiguriert haben, können Sie auch die Formularvorlage, um die neuesten Daten aus der externen Datenquelle abzurufen konfigurieren. Sie können die Formularvorlage, um die neusten Daten (indem Sie begrenzen die Verfügbarkeit der vorhandenen Daten im Formular, um eine angegebene Anzahl von Tagen) und dann Hinzufügen einer Schaltfläche zum Abrufen der neusten Daten abzurufen konfigurieren.

Erstellen einer Datenverbindung mit einer SQL-Datenbank für die Offlineverwendung

Bevor Sie Microsoft SQL Server-Datenbank eine sekundäre Datenquelle zur Formularvorlage hinzufügen, benötigen Sie die folgenden Informationen aus Ihren Datenbankadministrator.

• Der Name des Servers, in die Datenbank, die Sie mit dieser Formularvorlage verwenden gespeichert ist.

• Der Name der Datenbank, die mit der Formularvorlage soll verwendet werden.

• Von der Datenbank erforderliche Authentifizierung. Die Datenbank kann entweder Microsoft Windows-Authentifizierung oder SQL Server-Authentifizierung verwenden, um festzustellen, wie Benutzer die Datenbank zugreifen können.

• Der Name der Tabelle, die die Daten enthält, die Sie dem Formular senden möchten. Dies ist die primäre Tabelle. Wenn Sie mehr als eine Tabelle in der Datenbank verwenden möchten, benötigen Sie die Namen dieser anderen, untergeordneten Tabellen. Sie benötigen ferner die Namen der Felder in der untergeordneten Tabellen, die auf die Felder in der primären Tabelle Beziehungen besitzen.

• Gibt an, ob Sie sicher die Abfrageergebnisse in das Formular für die Offlineverwendung speichern können.

Nachdem Sie diese Informationen erhalten möchten, können Sie das folgende Verfahren verwenden, um die Verbindung mit einer SQL-Datenbank für die Offlineverwendung zu erstellen.

1. Klicken Sie im Menü Extras auf Datenverbindungen.

2. Klicken Sie im Dialogfeld Datenverbindungen auf Hinzufügen.

3. Klicken Sie in den Datenverbindungs-Assistenten auf eine neue Verbindung zu erstellen, klicken Sie auf Daten empfangen, und klicken Sie dann auf Weiter.

4. Klicken Sie auf der nächsten Seite des Assistenten klicken Sie auf Datenbank (Microsoft SQL Server oder Microsoft Office Access), und klicken Sie dann auf Weiter.

5. Klicken Sie auf der nächsten Seite des Assistenten auf Datenbank auswählen.

6. Klicken Sie im Dialogfeld Datenquelle auswählen auf Neue Quelle.

7. Klicken Sie in der Liste welche Art von Datenquelle möchten Sie eine Verbindung mit herstellen klicken Sie auf Microsoft SQL Server, und klicken Sie dann auf Weiter.

8. Geben Sie im Feld Servername den Namen des Servers, in dem die Datenbank gespeichert ist.

9. Führen Sie unter Anmeldeinformationen eine der folgenden Aktionen aus:

   • Wenn die Datenbank bestimmt, wer zugreifen kann auf dem Server, basierend auf den Anmeldeinformationen, die in einem Microsoft Windows-Netzwerk verwendet werden, klicken Sie auf Windows-Authentifizierung verwenden.

   • Wenn die Datenbank bestimmt, wer zugreifen kann auf dem Server, basierend auf einem angegebenen Benutzernamen und Ihr Kennwort ein, das Sie von der Datenbankadministrator abrufen, klicken Sie auf den folgenden Benutzernamen und das Kennwort verwenden, und geben Sie dann die Benutzernamen und Ihr Kennwort in der des Benutzernamens und Kennwort ein.

10. Klicken Sie auf Weiter.

11. Klicken Sie auf der nächsten Seite des Assistenten in der Liste Wählen Sie die Datenbank, die Daten enthält, die gewünschte, auf die Datenbank, die Sie verwenden möchten, verwenden, aktivieren das Kontrollkästchen mit einer bestimmten Tabelle verbinden, klicken Sie auf den Namen der primären Tabelle, und klicken Sie dann auf Weiter.

12. Geben Sie auf der nächsten Seite des Assistenten, in das Feld Dateiname einen Namen für die Datei, die Verbindungsinformationen gespeichert.

13. Klicken Sie auf Fertig stellen, um diese Einstellungen zu speichern.

14. Fügen Sie alle anderen Tabellen, die Sie in der Verbindung zum Abfragen von Daten verwenden möchten.

    So wird's gemacht

    1. Klicken Sie auf Tabelle hinzufügen.

    2. Klicken Sie im Dialogfeld Tabelle oder Abfrage hinzufügen klicken Sie auf den Namen der untergeordneten Tabelle, und klicken Sie dann auf Weiter. InfoPath versucht, die Beziehungen festlegen, indem Sie Feldnamen in beiden Tabellen. Wenn Sie nicht die vorgeschlagenen Beziehung verwenden möchten, wählen Sie die Beziehung aus, und klicken Sie dann auf Beziehung entfernen. Wenn Sie eine Beziehung hinzufügen möchten, klicken Sie auf Beziehung hinzufügen. Klicken Sie im Dialogfeld Beziehung hinzufügen klicken Sie auf den Namen der einzelnen verknüpften Felder in der jeweiligen Spalte, und klicken Sie dann auf OK.

    3. Klicken Sie auf Fertig stellen.

    4. Um weitere untergeordnete Tabellen hinzuzufügen, wiederholen Sie diese Schritte aus.

15. Klicken Sie auf Weiter.

16. Wenn Sie möchten die Daten aus dieser sekundäre Datenquelle zur Verfügung, auch wenn der Computer des Benutzers nicht mit einem Netzwerk verbunden ist, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Kopie der Daten in der Formularvorlage speichern. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, wird von InfoPath die externen Datenquelle in Abfragen und speichert die Ergebnisse in der Formularvorlage.

    Sicherheitshinweis: Dadurch werden die Abfrageergebnisse in der Formularvorlage gespeichert. Da die Daten in der Formularvorlage gespeichert ist, ist es in den Formularen, die Benutzer ausfüllen verfügbar, auch wenn ihre Computer nicht mit einem Netzwerk verbunden sind. Wenn dieser Verbindung sensible Daten wiedergegeben werden, können Sie dieses Feature zum Schutz die Daten, falls der Computer verloren gegangen sind oder gestohlen wird deaktivieren möchten.

17. Klicken Sie auf Weiter.

18. Geben Sie auf der nächsten Seite des Assistenten einen beschreibenden Namen für diese sekundäre Datenquelle aus. Stellen Sie sicher, dass die Informationen im Abschnitt Zusammenfassung korrekt sind. So, dass Ihre Benutzer diese sekundäre Datenquelle verwenden, wenn sie ein neues Formular erstellen oder öffnen Sie ein vorhandenes Formular auf dieser Formularvorlage basieren, wählen Sie das Kontrollkästchen Daten beim Öffnen des Formulars automatisch abrufen.

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Erstellen einer Datenverbindung in einer Access-Datenbank für die Offlineverwendung

Bevor Sie eine Access-Datenbank eine sekundäre Datenquelle zur Formularvorlage hinzufügen, benötigen Sie die folgenden Informationen aus Ihren Datenbankadministrator.

• Der Name und Speicherort der Datenbank.

  Hinweis: Sie müssen außerdem wissen, ob die Datenbank in einen Netzwerkspeicherort, der den Benutzern zugänglich ist. Wenn andere Benutzer im Netzwerk Formularen, die auf dieser Formularvorlage basieren erstellt werden, muss die Datenbank in einem Speicherort im Netzwerk befinden, der den Benutzern zugänglich ist.

• Wenn Sie Ihrer Formularvorlage nur die Datenbank abgefragt wird, benötigen Sie den Namen der Tabelle, die die Ergebnisse der Abfrage an die Datenbank gesendet bereitstellt. In dieser Tabelle werden die primäre Tabelle aus, wenn Sie die Verbindung zum Abfragen von Daten konfigurieren.

• Die Namen von einem beliebigen anderen Tabellen, denen die primäre Tabelle Daten aus erfordern möglicherweise. In den meisten Fällen sind die tabellenbeziehungen in der Datenbank bereits eingerichtet. Wenn Sie die Beziehungen zwischen der primären Tabelle und einer weiteren Tabelle herstellen müssen, benötigen Sie die zugehörigen Feldnamen in beiden Tabellen.

Nachdem Sie diese Informationen erhalten möchten, können Sie das folgende Verfahren verwenden, um die Verbindung mit einer Access-Datenbank für die Offlineverwendung zu erstellen.

1. Klicken Sie im Menü Extras auf Datenverbindungen.

2. Klicken Sie im Dialogfeld Datenverbindungen auf Hinzufügen.

3. Klicken Sie in den Datenverbindungs-Assistenten auf eine neue Verbindung zu erstellen, klicken Sie auf Daten empfangen, und klicken Sie dann auf Weiter.

4. Klicken Sie auf der nächsten Seite des Assistenten klicken Sie auf Datenbank (Microsoft SQL Server oder Microsoft Office Access), und klicken Sie dann auf Weiter.

5. Klicken Sie auf der nächsten Seite des Assistenten auf Datenbank auswählen.

6. Navigieren Sie im Dialogfeld Datenquelle auswählen auf den Speicherort der Datenbank.

   Hinweis: Wenn die Datenbank in einem Speicherort im Netzwerk gespeichert ist, navigieren Sie zu der UNC Pfad des Speicherorts. Nicht zum Netzwerkspeicherort über eine zugeordnete Netzlaufwerk navigieren. Wenn Sie ein Netzlaufwerk verwenden, werden basierend auf dieser Formularvorlage erstellte Formulare für die Datenbank aus einem zugeordneten Netzlaufwerk suchen. Wenn der Benutzer ein Netzlaufwerk nicht besitzen, wird das Formular die Datenbank nicht finden.

7. Klicken Sie auf den Namen der Datenbank, und klicken Sie dann auf Öffnen.

8. Klicken Sie im Dialogfeld Tabelle auswählen klicken Sie auf der primären Tabelle, die Sie verwenden möchten, und klicken Sie dann auf OK.

9. Wählen Sie auf der nächsten Seite des Assistenten das Kontrollkästchen Tabellenspalten anzeigen aus.

   Standardmäßig werden alle Felder in der Tabelle der primären Datenquelle der Formularvorlage hinzugefügt werden.

10. Klicken Sie unter Datenquelle Struktur deaktivieren Sie die Kontrollkästchen für die Felder, die Sie nicht in der primären Datenquelle einschließen möchten.

    Fügen Sie alle anderen Tabellen oder Abfragen, die Sie in diesem Zusammenhang Daten verwenden möchten.

    So wird's gemacht

    1. Klicken Sie auf Tabelle hinzufügen.

    2. Klicken Sie im Dialogfeld Tabelle oder Abfrage hinzufügen klicken Sie auf den Namen der untergeordneten Tabelle, und klicken Sie dann auf Weiter. InfoPath versucht, die Beziehungen festlegen, indem Sie Feldnamen in beiden Tabellen. Wenn Sie nicht die vorgeschlagenen Beziehung verwenden möchten, wählen Sie die Beziehung aus, und klicken Sie dann auf Beziehung entfernen. Wenn Sie eine Beziehung hinzufügen möchten, klicken Sie auf Beziehung hinzufügen. Klicken Sie im Dialogfeld Beziehung hinzufügen klicken Sie auf den Namen der einzelnen verknüpften Felder in der jeweiligen Spalte, und klicken Sie dann auf OK.

    3. Klicken Sie auf Fertig stellen.

    4. Um weitere untergeordnete Tabellen hinzuzufügen, wiederholen Sie diese Schritte aus.

11. Klicken Sie auf Weiter.

12. Damit die Daten aus dieser sekundäre Datenquelle verfügbar ist, auch wenn Computer des Benutzers nicht mit einem Netzwerk verbunden ist, wählen Sie das Kontrollkästchen Kopie der Daten in der Formularvorlage speichern aus. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, wird von InfoPath die externen Datenquelle in Abfragen und die Ergebnisse der Abfrage in der Vorlage gespeichert.

    Sicherheitshinweis: Dadurch werden die Abfrageergebnisse in der Formularvorlage gespeichert. Da die Daten in der Formularvorlage gespeichert ist, ist es in den Formularen, die Benutzer ausfüllen verfügbar, auch wenn ihre Computer nicht mit einem Netzwerk verbunden sind. Wenn dieser Verbindung sensible Daten wiedergegeben werden, können Sie dieses Feature zum Schutz die Daten, falls der Computer verloren gegangen sind oder gestohlen wird deaktivieren möchten.

13. Klicken Sie auf Weiter.

14. Geben Sie auf der nächsten Seite des Assistenten einen beschreibenden Namen für diese sekundäre Datenquelle aus. Stellen Sie sicher, dass die Informationen im Abschnitt Zusammenfassung korrekt sind. So, dass Ihre Benutzer diese sekundäre Datenquelle verwenden, wenn sie ein neues Formular erstellen oder öffnen Sie ein vorhandenes Formular auf dieser Formularvorlage basieren, wählen Sie das Kontrollkästchen Daten beim Öffnen des Formulars automatisch abrufen.

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Erstellen einer Datenverbindung in einer SharePoint-Dokumentbibliothek für die Offlineverwendung

Bevor Sie eine sekundäre Datenquelle zur Formularvorlage hinzufügen, benötigen Sie die folgenden Informationen von Ihrem Websiteadministrator.

• Die Position des Microsoft Windows SharePoint Services-Website, und die erforderlichen Berechtigungen zum darauf zugreifen.

• Überprüfung, dass die Website so konfiguriert ist, damit Ihre Benutzer Daten aus der Liste oder Dokumentbibliothek zugreifen können.

• Überprüfung, dass Sie die Daten aus der Dokumentbibliothek oder Liste auf den Computern der Benutzer für die Offlineverwendung speichern können.

Nachdem Sie diese Informationen erhalten möchten, können Sie das folgende Verfahren verwenden, um die Verbindung mit einer Access-Datenbank für die Offlineverwendung zu erstellen.

1. Klicken Sie im Menü Extras auf Datenverbindungen.

2. Klicken Sie im Dialogfeld Datenverbindungen auf Hinzufügen.

3. Klicken Sie in den Datenverbindungs-Assistenten auf eine neue Verbindung zu erstellen, klicken Sie auf Daten empfangen, und klicken Sie dann auf Weiter.

4. Klicken Sie auf der nächsten Seite des Assistenten klicken Sie auf SharePoint-Bibliothek oder Liste, und klicken Sie dann auf Weiter.

5. Klicken Sie auf der nächsten Seite des Assistenten geben Sie die URL der SharePoint-Website mit der Dokumentbibliothek oder Liste, und klicken Sie dann auf Weiter.

6. Klicken Sie auf der nächsten Seite des Assistenten, in der Liste Wählen Sie aus einer Liste oder Bibliothek klicken Sie auf die Liste oder Bibliothek, die Sie verwenden möchten, und klicken Sie dann auf Weiter.

7. Wählen Sie auf der nächsten Seite des Assistenten die Kontrollkästchen neben den Feldern, die Daten in der Formularvorlage bereitstellt. Wenn die Formularvorlage in der Dokumentbibliothek veröffentlicht werden und Formulare, die auf dieser Formularvorlage zum Abrufen von Metadaten über das Formular basieren soll, aktivieren Sie das Kontrollkästchen einschließen nur Daten für das aktive Formular.

8. Klicken Sie auf Weiter.

9. Damit die Daten aus dieser sekundäre Datenquelle verfügbar ist, auch wenn Computer des Benutzers nicht mit einem Netzwerk verbunden ist, wählen Sie das Kontrollkästchen Kopie der Daten in der Formularvorlage speichern aus. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, wird von InfoPath die externen Datenquelle in Abfragen und speichert die Abfrageergebnisse in der Formularvorlage.

   Sicherheitshinweis: Dadurch werden die Abfrageergebnisse in der Formularvorlage gespeichert. Da die Daten in der Formularvorlage gespeichert ist, ist es in den Formularen, die Benutzer ausfüllen verfügbar, auch wenn ihre Computer nicht mit einem Netzwerk verbunden sind. Wenn dieser Verbindung sensible Daten wiedergegeben werden, können Sie dieses Feature zum Schutz die Daten, falls der Computer verloren gegangen sind oder gestohlen wird deaktivieren möchten.

10. Klicken Sie auf Weiter.

11. Klicken Sie auf der nächsten Seite des Assistenten geben Sie einen beschreibenden Namen für diese sekundäre Datenquelle, und vergewissern Sie sich, dass die Informationen im Abschnitt Zusammenfassung korrekt sind.

12. So, dass Ihre Benutzer diese sekundäre Datenquelle verwenden, wenn sie ein neues Formular erstellen oder öffnen Sie ein vorhandenes Formular auf dieser Formularvorlage basieren, wählen Sie das Kontrollkästchen Daten beim Öffnen des Formulars automatisch abrufen.

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Konfigurieren Sie die Verfügbarkeit von Daten

Wenn die externen Datenquelle regelmäßig mit neuen Daten aktualisiert wird, können Sie die Formularvorlage, um alle zwischengespeicherten Daten zur Verfügung stellen konfigurieren. Diese Daten steht für Formulare basierend auf dieser Formularvorlage für eine begrenzte Anzahl der Tage, die den Zeitplan für die Aktualisierung der externen Datenquelle entspricht. Durch beschränken die Anzahl der Tage, die die Daten für Formulare, die auf dieser Formularvorlage basieren verfügbar ist, können Sie festlegen, dass die Benutzer die Daten aus der externen Datenquelle in regelmäßigen Abständen zu aktualisieren.

Um die Daten zu aktualisieren, können Sie eine Schaltfläche zur Formularvorlage hinzufügen, die Benutzer klicken können, um die Daten aus allen sekundären datenverbindungen verwendet werden, in der Formularvorlage zu aktualisieren.

Offlineverwendung deaktivieren

In einigen Fällen möchten Sie Entwerfen einer Formularvorlage, damit nur die Benutzer ein Formular ausfüllen, wenn sie mit einem Netzwerk verbunden sind. Angenommen, wenn die Formularvorlage eine Verbindung mit einer externen Datenquelle verfügt, sensible oder vertrauliche Daten enthält, empfiehlt so konfigurieren Sie die Formularvorlage, um Formulare in einem verbundenen Zustand nur ausgefüllt werden können. Konfigurieren der Formularvorlage auf diese Weise, helfen Ihnen, die Daten schützen, falls der Computer verloren gegangen sind oder gestohlen, da die Daten nicht auf dem Computer des Benutzers gespeichert wird, ist.

Zum Konfigurieren der Formularvorlage, damit die Benutzer auf das Formular, auszufüllen nur, wenn Sie ihren Computer mit einem Netzwerk verbunden ist, führen Sie die folgenden Schritte aus.

1. Klicken Sie im Menü Extras auf Formularoptionen.

2. Klicken Sie in der Liste Kategorie im Dialogfeld ' Formularoptionen ' auf Offline.

3. Deaktivieren Sie unter Offline das Kontrollkästchen Benutzern erlauben, füllen Sie dieses Formular, wenn Daten nicht verfügbar ist.

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