Erste Schritte beim Erstellen, Verwalten und Freigeben von Dateien in OneDrive und SharePoint

Ansehen: Verwendung von OneDrive im Vergleich zu SharePoint

OneDrive ist eine Cloudspeicherplattform, auf der Sie Ihre individuellen oder persönlichen Dateien speichern können. OneDrive ist eng in Apps wie Word, Excel und PowerPoint integriert, was es zu einem bequemen Ort macht, um Ihre vertraulichen Dokumente sicher zu speichern und darauf zuzugreifen.

Verwenden Sie OneDrive, wenn Sie ein Dokument erstellen möchten, das nur Ihr Eigenes ist, z. B. wenn Sie an streng vertraulichen oder privaten Informationen arbeiten.

Um mit One Drive zu beginnen, melden Sie sich bei Ihrem Microsoft-Konto an, oder registrieren Sie sich für ein Konto, laden Sie die OneDrive-Desktop-App herunter, und installieren Sie sie. Folgen Sie dann den Anweisungen zum Anmelden, und wählen Sie die Ordner aus, die Sie mit der Cloud synchronisieren möchten. 

• Wenn Sie eine neue Datei in OneDrive erstellen möchten, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Neu, und wählen Sie den Dateityp aus, den Sie erstellen möchten, z. B. ein Word Dokument oder ein Excel-Arbeitsblatt.

• Um Dateien in OneDrive zu verwalten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Datei, und wählen Sie Umbenennen aus, um ihr einen aussagekräftigeren Namen zu geben, oder ziehen Sie Dateien in verschiedene Ordner, um eine bessere organization.

• Wenn Sie Dateien für OneDrive freigeben möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Freigeben , und geben Sie die E-Mail-Adressen der Personen ein, für die Sie die Datei freigeben möchten. Erfahren Sie mehr über das Verwalten von Dateien in OneDrive.

SharePoint ist ein Tool für die Zusammenarbeit, das zum Verwalten und Freigeben von Dateien und Informationen in einem organization verwendet wird. SharePoint ermöglicht es mehreren Benutzern, an einem zentralen Ort zusammenzuarbeiten.

Verwenden Sie SharePoint, wenn Sie ein Dokument erstellen müssen, das von einem Team von Personen geschrieben und verwaltet wird, oder wenn es allgemein freigegeben werden muss. Verwenden Sie es beispielsweise als zentralisierten Ort für Teammitglieder, um Projektzeitpläne, Aufgaben und Meilensteine anzuzeigen. Auf diese Weise können Teams den Fortschritt nachverfolgen, im Zeitplan bleiben und effizienter zusammenarbeiten.

• Um eine neue Datei in SharePoint zu erstellen, navigieren Sie zu der Dokumentbibliothek, in der Sie die Datei erstellen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Neu .

• Um Dateien zu verwalten, checken Sie eine Datei aus, um Änderungen daran vorzunehmen, und checken Sie die Datei dann wieder ein, wenn Sie fertig sind.

• Klicken Sie zum Freigeben von Dateien auf die Datei, und wählen Sie Freigeben aus. Sie können auch in Echtzeit zusammenarbeiten, indem Sie die Datei in der entsprechenden Anwendung wie Word oder Excel öffnen und die gemeinsame Dokumenterstellung aktivieren. Um frühere Versionen einer Datei anzuzeigen, klicken Sie auf die Datei, und wählen Sie Versionsverlauf aus. Erfahren Sie mehr über das Verwalten von Dateien in SharePoint.

Regeln des Zugriffs von internen, Lieferanten, Auftragnehmern und externen Parteien  

So stellen Sie sicher, dass nur autorisierte Benutzer Zugriff auf vertrauliche Dateien und Daten in OneDrive und SharePoint haben:

• Definieren Sie Zugriffsrichtlinien für verschiedene Arten von Benutzern, z. B. interne Benutzer, Anbieter, Auftragnehmer und externe Parteien. Sie können beispielsweise eine Zugriffsrichtlinie erstellen, die nur bestimmten Mitarbeitern den Zugriff auf vertrauliche Informationen wie Finanzdaten oder Kundeninformationen erlaubt. Sie können auch die Art der Daten angeben, auf die sie zugreifen können, wie und wie lange sie darauf zugreifen können. Dadurch wird sichergestellt, dass nur autorisierte Benutzer Zugriff auf vertrauliche Dateien und Daten haben.

• Verwenden Sie Berechtigungen und Rollen, um den Zugriff auf bestimmte Dateien oder Ordner zu steuern. Gewähren Sie beispielsweise einem Teammitglied schreibgeschützten Zugriff, das Dateien anzeigen, aber keine Änderungen vornehmen muss, z. B. eine Person, die nicht direkt am Projekt beteiligt ist, aber auf dem Laufenden bleiben muss. Durch das Definieren dieser Berechtigungen und Rollen können Sie sicherstellen, dass nur autorisierte Benutzer Zugriff auf vertrauliche Informationen haben und dass sie nur Dateien anzeigen und bearbeiten können, auf die ihnen Zugriff gewährt wurde.

• Verwenden Sie die mehrstufige Authentifizierung , um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer auf vertrauliche Daten zugreifen können. Dazu kann gehören, dass Benutzer ein Kennwort und einen Code angeben müssen, der an ihr mobiles Gerät oder ihre E-Mail gesendet wird.

• Überwachen Sie den Zugriff und die Nutzung Ihrer OneDrive- und SharePoint-Umgebung, um nicht autorisierten Zugriff oder nicht autorisierte Nutzung zu erkennen und zu verhindern. Durch die Überprüfung von Benutzeraktivitätsprotokollen können Sie beispielsweise ungewöhnliche Aktivitäten wie nicht autorisierte Zugriffsversuche identifizieren und Maßnahmen ergreifen, um Datenschutzverletzungen zu verhindern.

• Implementieren Sie die Verschlüsselung für vertrauliche Daten, um sicherzustellen, dass auch wenn jemand nicht autorisierten Zugriff auf die Daten erhält, sie ohne den Entschlüsselungsschlüssel nicht lesen kann. Dies kann dazu beitragen, Datenschutzverletzungen zu verhindern, Kundendaten zu schützen und die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen sicherzustellen.

• Legen Sie Ablaufdaten für freigegebene Links fest, um sicherzustellen, dass der Zugriff nach einem bestimmten Zeitraum automatisch widerrufen wird. Wenn Sie beispielsweise einen Vertrag mit einem Kreditor oder Auftragnehmer teilen und sicherstellen möchten, dass der Kreditor oder Auftragnehmer nur für eine begrenzte Zeit Zugriff auf das Dokument hat, können Sie ein Ablaufdatum festlegen , und der Zugriff auf das Dokument wird nach ablauf der festgelegten Frist automatisch widerrufen. Dadurch wird das Risiko verringert, dass unbefugte Personen auf das Dokument zugreifen.

Durch die Implementierung dieser Maßnahmen können Sie den Zugriff interner Anbieter, Auftragnehmer und externer Parteien in OneDrive und SharePoint regeln und Ihre Daten schützen. Erfahren Sie mehr über den Schutz Ihrer Daten.

Reduzieren von Sicherheitsrisiken in OneDrive und SharePoint  

OneDrive und SharePoint bieten zwar viele Sicherheitsfeatures zum Schutz vor Datenschutzverletzungen, aber es gibt immer noch mehrere wichtige Sicherheitsrisiken, die sich auf die Sicherheit dieser Entitäten auswirken können:

• Phishingangriffe können Benutzer dazu verleiten, ihre Anmeldeinformationen zu verschenken, die dann für den Zugriff auf OneDrive oder SharePoint verwendet werden können.

• Schwache Kennwörter können auch leicht erraten oder geknackt werden, was zu nicht autorisiertem Zugriff führt.

• Schadsoftware kann verwendet werden, um Anmeldeinformationen zu stehlen, vertrauliche Daten zu erfassen oder die Kontrolle über das Gerät eines Benutzers zu übernehmen, was OneDrive oder SharePoint gefährden kann.

• Insider-Bedrohungen, z. B. Mitarbeiter, die absichtlich oder versehentlich vertrauliche Daten an unbefugte Parteien weitergeben, können auch ein Risiko für OneDrive oder SharePoint darstellen. Erfahren Sie mehr über das Verwalten von Insiderrisiken.

Um diese Sicherheitsrisiken zu minimieren, ist es wichtig, bewährte Sicherheitsmethoden zu implementieren, Benutzer zu schulen und Benutzerberechtigungen regelmäßig zu überprüfen und zu überwachen. Es ist auch wichtig, über einen umfassenden Plan zur Reaktion auf Vorfälle zu verfügen, um schnell auf sicherheitsrelevante Vorfälle zu reagieren, die auftreten können.