Erstellen einer im Web freizugebenden Access-Datenbank

Inhalt dieses Artikels

• Übersicht

• Erstellen einer Webdatenbank

• Veröffentlichen und Synchronisieren von Änderungen an Ihrer Anwendung

Übersicht

Access 2010 und Access Services (eine optionale Komponente von SharePoint) bieten eine Plattform zum Erstellen von Datenbanken, die Sie im Web verwenden können. Mithilfe von Access 2010 und SharePoint entwerfen und veröffentlichen Sie eine Webdatenbank, die von anderen Benutzern, die über SharePoint-Konten verfügen, in einem Webbrowser verwendet werden kann.

Funktionsweise

Wenn Sie eine Webdatenbank veröffentlichen, wird von Access Services eine SharePoint-Website erstellt, die die Datenbank enthält. Alle Datenbankobjekte und Daten werden in SharePoint-Listen auf dieser Website verschoben. Im folgenden Video wird dieser Vorgang veranschaulicht.

Nach dem Veröffentlichen können SharePoint-Besucher die Datenbank entsprechend den Berechtigungen verwenden, die sie für die SharePoint-Website haben.

• Vollzugriff    Diese Berechtigung ermöglicht Daten- und Entwurfsänderungen.

• Mitwirken    Diese Berechtigung ermöglicht Daten-, aber keine Entwurfsänderungen.

• Lesen    Diese Berechtigung erlaubt das Lesen von Daten, ohne diese jedoch ändern zu können.

Sie können die Webdatenbank in Access öffnen, den Entwurf überarbeiten und dann ein Synchronisieren mit Ihren Änderungen vornehmen – d. h., die Änderungen werden auf der SharePoint-Website gespeichert. In dem folgenden Video wird der Prozess zum Durchführen einer Entwurfsänderung nach dem Veröffentlichen der Webdatenbank gezeigt.

Sie können die Webdatenbank auch in den Offlinemodus schalten, die Offlineversion verwenden, und dann eine Synchronisierung der Daten- und Entwurfsänderungen vornehmen, wenn Sie wieder online sind.

Hinweis: Damit Sie eine Webdatenbank erstellen können, benötigen Sie "Vollzugriff"-Berechtigungen auf der SharePoint-Website, auf der Sie die Datenbank veröffentlichen möchten. Weitere Informationen zu SharePoint-Berechtigungen finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

Formulare und Berichte werden im Browser ausgeführt

Formulare, Berichte und die meisten Makros werden innerhalb des Browsers ausgeführt. Dadurch kann Access Daten auf dem Bildschirm aktualisieren, ohne die gesamte Seite neu aufbauen zu müssen.

Sie können ein Formular erstellen, mit dessen Hilfe die Benutzer besser zur Ihrer Anwendung navigieren können. Das neue Navigationssteuerelement erleichtert zu diesem Zweck das Hinzufügen von standardmäßigen an das Web angepassten Navigationsschaltflächen zu einem Formular.

Hinweis: Der Navigationsbereich (der Bereich, den Sie in Access zum Durchsuchen der Objekte in einer Datenbank verwenden) steht in einem Webbrowser nicht zur Verfügung.

Daten werden in SharePoint-Listen gespeichert

Alle Ihre Tabellen werden zu SharePoint-Listen, und Datensätze werden zu Listeneinträgen. Dadurch können Sie mithilfe von SharePoint-Berechtigungen den Zugriff auf Ihre Webdatenbank steuern sowie andere SharePoint-Funktionen nutzen.

Sicherheitshinweis:  Die Verbindungszeichenfolge für verknüpfte Tabellen ist nicht verschlüsselt, dies schließt auch den Benutzernamen und das Kennwort ein, wenn diese Informationen gespeichert wurden (und das Linkziel Benutzerkonten unterstützt). In einer Datenbank, die einen Link zu einer SharePoint-Liste enthält, der den Benutzernamen und das Kennwort umfasst, könnte ein böswilliger Benutzer unter Verwendung der gespeicherten Anmeldeinformationen die als Ziel des Links angegebene Liste ändern. Selbst wenn die Anmeldeinformationen nicht mit der Verbindungszeichenfolge gespeichert wurden, könnte ein böswilliger Benutzer die Berechtigungen auf der SharePoint-Website mit Unterstützung eines anderen Benutzers ändern, der bereits über ausreichende Berechtigungen verfügt. Gehen Sie beim Freigeben von Kopien einer Datenbank, die Links zu Listen in einer veröffentlichten Webdatenbank enthält, umsichtig vor.

Abfragen und Datenmakros werden auf dem Server ausgeführt

Die gesamte SQL-Verarbeitung erfolgt auf dem Server. Dadurch wird die Netzwerkleistung verbessert, da der Datenverkehr durch Zugriffe auf Resultsets begrenzt wird.

Intranet oder Internet

Die Veröffentlichung kann auf Ihrem eigenen Intranetserver mit SharePoint oder im Internet erfolgen. Microsoft bietet eine internetorientierte, gehostete SharePoint-Lösung.

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Erstellen einer Webdatenbank

In diesem Abschnitt werden die wichtigsten neuen Features beschrieben sowie die Schritte für die grundlegenden Entwurfsaufgaben ausgeführt, die Sie zum Erstellen einer Webdatenbank ausführen müssen.

In diesem Abschnitt

• Vorbemerkung

  • Unterschiede beim Entwerfen von Desktop- und Webdatenbanken

  • Reine Desktop-Features ohne Entsprechung in Access Services

• Mögliches Verwenden einer Vorlage

• Beginnen mit einer leeren Webdatenbank

• Entwerfen einer Webtabelle

  • Erstellen einer neuen Webtabelle

  • Hinzufügen eines Felds aus dem Feldkatalog

  • Hinzufügen eines Felds durch Klicken auf das Datenblatt

  • Ändern von Feldeigenschaften

• Hinzufügen eines berechneten Felds

• Einrichten von Gültigkeitsregeln für Daten

  • Einrichten einer Gültigkeitsregel und -meldung für Felder

  • Einrichten einer Gültigkeitsregel und -meldung für Datensätze

• Erstellen einer Beziehung zwischen zwei Webtabellen

  • Erstellen eines Nachschlagefelds in der Datenblattansicht

• Ändern eines Nachschlagefelds in der Datenblattansicht

• Erhalten der Datenintegrität mithilfe von Datenmakros

• Erstellen einer Webabfrage

• Erstellen eines Webformulars

• Erstellen eines Webberichts

• Erstellen eines Navigationsformulars, das als beim Start anzuzeigendes Standardformular festgelegt wird

Vorbemerkung

Bevor Sie mit dem Entwerfen Ihrer Webdatenbank beginnen, müssen Sie verschiedene Aufgaben ausführen. Außerdem gibt es Unterschiede beim Entwurf von Web- und Desktopdatenbanken, die Sie kennen sollten, insbesondere wenn sie ein erfahrener Access-Entwickler sind.

• Festlegen des Verwendungszwecks der Datenbank    Legen Sie sich einen klaren Plan zurecht, damit Sie beim Ausarbeiten von Entwurfsdetails die richtigen Entscheidungen treffen.

• Suchen und Organisieren der erforderlichen Informationen    In einer Webdatenbank können Sie keine verknüpften Tabellen verwenden. Daten, die Sie nutzen möchten und nicht ursprünglich in der Datenbank vorhanden sind, müssen vor der Veröffentlichung importiert werden. Wenn Sie Ihre Daten vor Beginn des Entwurfs richtig anordnen, können Sie Anpassungen am Entwurf aufgrund unerwarteter Datenanforderungen vermeiden.

• Bestimmen der SharePoint-Website, auf der die Veröffentlichung erfolgen soll    Ohne SharePoint ist keine Veröffentlichung möglich. Wenn Sie Ihren Entwurf während der Ausarbeitung in einem Browser testen möchten (was keine schlechte Idee ist), müssen Sie ihn zuerst veröffentlichen.

• Planen der Sicherheit    Zum Steuern des Zugriffs auf Ihre Webdatenbank können Sie die Sicherheitsfunktionen von SharePoint nutzen. Planen Sie Sicherheitsmaßnahmen frühzeitig, damit Sie sie in Ihren Entwurf integrieren können.

Mögliches Verwenden einer Vorlage

Nachdem Sie festgelegt haben, welche Aufgabe Ihre Anwendung erfüllen muss, können Sie ermitteln, ob eine Datenbankvorlage dafür geeignet ist. Eine Datenbankvorlage ist eine vordefinierte Anwendung, die Sie in der vorliegenden Form verwenden oder an Ihre speziellen Anforderungen anpassen können.

Sie können sich die verfügbaren Vorlagen in der Backstage-Ansicht auf der Registerkarte Neu ansehen. Weitere Informationen zu den Vorlagen, die im Lieferumfang von Access 2010 enthalten sind, finden Sie im Artikel Auswählen und Verwenden einer Access-Vorlage.

Beginnen mit einer leeren Webdatenbank

• Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Neu.

  

Über die Registerkarte Datei wird die Backstage-Ansicht geöffnet, ein neuer Bestandteil der Access-Benutzeroberfläche, in dem Sie Befehle finden, die für eine gesamte Datenbank gelten, beispielsweise In SharePoint veröffentlichen.

In der Backstage-Ansicht hat die Registerkarte Neu Befehle zum Erstellen einer Datenbank.

1. Klicken Sie unter Verfügbare Vorlagen auf Leere Webdatenbank.

2. Prüfen Sie den vorgeschlagenen Dateinamen im Feld Dateiname und den Pfad für die Datenbankdatei, der direkt darunter angezeigt wird. Sie können den Dateinamen ändern, indem Sie das Feld Dateiname bearbeiten.

3. Wenn Sie den Pfad ändern möchten, klicken Sie auf das Ordnersymbol neben dem Feld Dateiname, und navigieren Sie zu dem Speicherort, in dem die Datenbankdatei gespeichert werden soll.

4. Klicken Sie auf Erstellen. Die neue Webdatenbank wird geöffnet, und in ihr wird eine neue leere Tabelle angezeigt.

Entwerfen einer Webtabelle

Sie verwenden die Datenblattansicht, um einer Webtabelle zu entwerfen.

Wenn Sie zunächst eine leere Webdatenbank erstellen, erstellt Access eine neue Tabelle und öffnet diese Tabelle in der Datenblattansicht. Sie können die Befehle auf den Registerkarten "Felder" und "Tabelle" verwenden, um Felder, Indizes, Gültigkeitsprüfungsregeln und Datenmakros zu erstellen – ein neues Feature, das es Ihnen ermöglicht, Daten anhand von Ereignissen zu ändern.

Nachdem Sie begonnen haben, die neue Tabelle zu bearbeiten und zu verwenden, möchten Sie wahrscheinlich weitere Tabellen erstellen.

Hinzufügen eines berechneten Felds

Sie können ein Feld hinzufügen, das einen Wert enthält, der anhand anderer Daten in derselben Tabelle berechnet wird. Daten aus anderen Tabellen können nicht als Quelle der berechneten Daten dienen. Einige Ausdrücke werden von berechneten Feldern nicht unterstützt.

1. Klicken Sie bei geöffneter Tabelle auf Zum Hinzufügen klicken.

2. Zeigen Sie auf Berechnetes Feld, und klicken Sie dann auf den für das Feld gewünschten Datentyp.

   Der Ausdrucks-Generator wird geöffnet.

3. Erstellen Sie mithilfe des Ausdrucks-Generators die Berechnung für das Feld. Denken Sie daran, dass Sie nur andere Felder derselben Tabelle als Datenquellen für die Berechnung verwenden können. Hilfe zum Verwenden des Ausdrucks-Generators finden Sie im Artikel Verwenden des Ausdrucks-Generators.

Einrichten von Gültigkeitsregeln für Daten

Bei den meisten Feldern können Sie einen Ausdruck zum Prüfen der Gültigkeit der Eingabe verwenden. Mithilfe eines Ausdrucks können Sie auch die Gültigkeit der Eingabe in eine Tabelle prüfen, was nützlich sein kann, wenn Sie die Gültigkeit der Eingabe in ein Feld prüfen möchten, das keine Gültigkeitsprüfung unterstützt, oder wenn Sie die Eingabe in ein Feld basierend auf dem Wert anderer Felder der Tabelle prüfen möchten. Eine ausführlichere Erläuterung der Gültigkeitsprüfung finden Sie im Artikel Einschränken der Dateneingabe mithilfe einer Gültigkeitsregel.

Sie können auch die Meldung angeben, die angezeigt wird, wenn eine Gültigkeitsregel eine Eingabe verhindert (die als Gültigkeitsmeldung bezeichnet wird).

Erstellen einer Beziehung zwischen zwei Webtabellen

Zum Erstellen einer Beziehung in einer Webdatenbank erstellen Sie zuerst mit dem Nachschlage-Assistenten ein Nachschlagefeld. Dieses Feld wird der Tabelle hinzugefügt, die sich auf der "n"-Seite der Beziehung befindet, und zeigt auf die Tabelle auf der "1"-Seite der Beziehung.

Ändern eines Nachschlagefelds in der Datenblattansicht

1. Öffnen Sie die Tabelle mit dem Nachschlagefeld, das Sie ändern möchten.

2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

   • Klicken Sie auf der Registerkarte Felder in der Gruppe Eigenschaften auf Suchen ändern.

   • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Nachschlagefeld und dann auf Suchen ändern.

3. Befolgen Sie die Anweisungen des Nachschlage-Assistenten.

Erhalten der Datenintegrität mithilfe von Datenmakros

Mithilfe von Datenmakros können Sie Aktualisierungs- und Löschweitergaben implementieren. Über die Befehle auf der Registerkarte "Tabelle" können Sie eingebettete Makros erstellen, mit denen Daten geändert werden. Im folgenden Video werden die Grundlagen gezeigt.

Weitere Informationen zum Erstellen von Datenmakros finden Sie im Artikel Erstellen eines Datenmakros.

Erstellen einer Webabfrage

Sie können eine Abfrage als Datenquelle für Formulare und Berichte verwenden. Abfragen werden auf dem Server ausgeführt, wodurch der Netzwerkdatenverkehr minimiert wird.

Angenommen, Sie verfolgen mithilfe einer Webdatenbank Spenden für wohltätige Zwecke nach. Sie möchten prüfen, wer im Verlauf einer Veranstaltung Geld gespendet hat. Mithilfe einer Abfrage können Sie Daten auswählen und diese für eine Nutzung in Formularen und Berichten vorbereiten.

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrage.

2. Doppelklicken Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen auf die Tabelle, die Sie in der Abfrage verwenden möchten, und klicken Sie dann auf Schließen.

   Doppelklicken Sie in diesem Beispiel auf Constituents, Donations, Events und EventAttendees.

3. Erstellen Sie erforderliche Verknüpfungen, indem Sie im Abfrageentwurfsfenster Felder von einem Objekt auf ein anderes ziehen.

   Ziehen Sie in diesem Beispiel das Feld ID aus Constituents zum Feld DonorConstituentID in Donations, und ziehen Sie dann das Feld DonorConstituentID aus Donations zum Feld ConstituentID in EventAttendees.

4. Fügen Sie die Felder hinzu, die Sie verwenden möchten. Sie können die Felder auf das Raster ziehen, oder auf ein Feld doppelklicken, um es hinzuzufügen.

   Fügen Sie in diesem Beispiel Event aus der Tabelle Events, DonationDate aus der Tabelle Donations und Greeting, FirstName und LastName aus der Tabelle Constituents hinzu.

5. Fügen Sie alle Kriterien hinzu, die Sie verwenden möchten.

   In diesem Beispiel möchten Sie DonationDate so eingrenzen, dass das Spendendatum zwischen StartDate und EndDate der Veranstaltung liegt. Geben Sie in der Zeile Kriterien unter DonationDate Folgendes ein: >=[StartDate] Und <=[EndDate].

Erstellen eines Webformulars

Formulare stellen die wichtigste Möglichkeit zum Eingeben und Bearbeiten von Daten in einer Webdatenbank dar und eignen sich auch zum Überprüfen von Daten. Formulare werden im Browser ausgeführt, wodurch die Systemleistung optimiert wird. Beim Öffnen eines Formulars ruft der Browser die benötigten Daten vom Server mit SharePoint ab. Sie können die Daten im Formular filtern und sortieren, ohne sie nochmals vom Server abrufen zu müssen.

1. Wählen Sie eine Tabelle oder Abfrage als Datenquelle aus.

   Hinweis: Wenn Sie ein nicht gebundenes Formular erstellen möchten, überspringen Sie diesen Schritt.

2. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Formulare auf eine der folgenden Schaltflächen:

   • Typ    Dient zum Erstellen eines einfachen Formulars, das immer nur einen Datensatz anzeigt, mithilfe des Objekts, das Sie als Datenquelle ausgewählt haben.

     Hinweis: Wenn Sie ein nicht gebundenes Formular erstellen, steht diese Schaltfläche nicht zur Verfügung.

   • Mehrere Elemente    Dient zum Erstellen eines Formulars, das mehrere Datensätze gleichzeitig anzeigt, mithilfe des Objekts, das Sie als Datenquelle ausgewählt haben.

     Hinweis: Wenn Sie ein nicht gebundenes Formular erstellen, steht diese Schaltfläche nicht zur Verfügung.

   • Leeres Formular    Dient zum Erstellen eines Formulars, das nichts enthält.

   • Datenblatt    Dient zum Erstellen eines Formulars, das wie ein Datenblatt aussieht und sich so verhält, mithilfe des Objekts, das Sie als Datenquelle ausgewählt haben.

     Hinweis: Wenn Sie ein nicht gebundenes Formular erstellen, steht diese Schaltfläche nicht zur Verfügung.

Erstellen eines Webberichts

Formulare stellen die wichtigste Möglichkeit zum Überprüfen und Drucken von Daten in einer Webdatenbank dar. Berichte werden im Browser ausgeführt, wodurch die Systemleistung optimiert wird. Beim Öffnen eines Berichts ruft der Browser die benötigten Daten vom Server mit SharePoint ab. Sie können die Daten im Bericht filtern und sortieren, ohne sie nochmals vom Server abrufen zu müssen.

1. Wählen Sie eine Tabelle oder Abfrage als Datenquelle aus.

2. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Berichte auf eine der folgenden Schaltflächen:

   • Bericht    Dient zum Erstellen eines einfachen Berichts mithilfe des Objekts, das Sie als Datenquelle ausgewählt haben.

   • Leerer Bericht    Dient zum Erstellen eines Berichts, der nichts enthält.

Erstellen eines Navigationsformulars, das als beim Start anzuzeigendes Standardformular festgelegt wird

Benutzer benötigen eine Möglichkeit zur Navigation durch Ihre Anwendung. Bedenken Sie, dass der Navigationsbereich in einem Webbrowser nicht zur Verfügung steht. Damit Benutzer Ihre Datenbankobjekte verwenden können, müssen Sie ihnen die Möglichkeit dazu bieten. Sie können ein Navigationsformular erstellen und festlegen, dass es angezeigt wird, sobald jemand Ihre Anwendung in einem Webbrowser öffnet. Wenn Sie allerdings kein Formular angeben, das beim Start der Anwendung angezeigt wird, dann wird auch kein Formular geöffnet, wodurch es anderen Benutzern erschwert wird, die Anwendung zu verwenden.

1. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Erstellen.

2. Klicken Sie in der Gruppe Formular auf Navigation, und wählen Sie anschließend in der Liste ein Navigationslayout aus.

3. Wenn Sie ein Element hinzufügen möchten, ziehen Sie es aus dem Navigationsbereich auf das Navigationssteuerelement.

   Hinweis: Einem Navigationssteuerelement können nur Formulare und Berichte hinzugefügt werden.

4. Fügen Sie sonstige gewünschte Steuerelemente dem Hauptteil des Navigationsformulars hinzu. Sie können beispielsweise eine formularübergreifende Suchfunktion bereitstellen, indem Sie dem Navigationsformular entsprechende Steuerelemente hinzufügen.

Veröffentlichen und Synchronisieren von Änderungen an Ihrer Anwendung