Erstellen von Listenbeziehungen mithilfe von Nachschlagespalten

In einer Listenbeziehungen werden Informationen aus einer Liste (der Quellliste) automatisch in einer anderen Liste (der Zielliste) angezeigt. Mit Listenbeziehungen können Sie Informationen aus zwei Listen verknüpfen und konsistent halten, während Personen Listenelemente bearbeiten und löschen.

Beziehungen helfen dabei, Informationen über mehrere Listen hinweg nachzuverfolgen und zu verwalten. Ziellistenelemente können auch mit mehreren Spalten im Wert von Informationen aus der Quellliste verknüpft und angezeigt werden, und Beziehungen können ändern, was geschieht, wenn ein Element gelöscht wird (siehe Löschen von Elementen mit einer Beziehung).

In diesem Artikel

Erste Schritte mit Listenbeziehungen

Eindeutige Spalten

Hinzufügen einer Nachschlagespalte zu einer vorhandenen Liste

Erstellen von Spalten in der Quellliste

Löschen von Elementen mit einer Beziehung

Verwalten von Listenbeziehungen, wenn Listen viele Elemente enthalten

Erste Schritte mit Listenbeziehungen

Um eine Listenbeziehungen zu erstellen, benötigen Sie zwei Listen: die Quellliste und die Zielliste. Sie sollten die Quellliste zuerst erstellen.

In diesem Beispiel verwenden wir eine Liste der Studiengänge als Quellliste und eine Leseliste als Zielliste. Ziel ist es, für jedes Buch in der Leseliste einen Kursnamen und eine Kurs-ID anzuzeigen, ohne die Informationen manuell eingeben zu müssen.

  1. Erstellen Sie die Quellliste. Diese Liste enthält Spalten für alle Informationen, die Sie später in der Zielliste anzeigen werden, sowie zusätzliche Informationen für jedes Listenelement für unsere Datensätze. Beispielsweise erstellen wir eine Kursliste mit den Spalten Kursname (Titel), Kurs-ID (einzeiligen Text), Kurszeit (Datum und Uhrzeit) und Semesterlänge (Auswahl, mit zwei Optionen: vollständig, halb).

  2. Füllen Sie die Quellliste aus. Erstellen Sie Listenelemente für alle Informationen, die Sie später in der Zielliste anzeigen. Für das Beispiel fügen wir drei Kurse hinzu: Mittlere Informatik, Einführung in die Informatik und Machine Learning. Ihre Liste sollte wie folgt aussehen:

    Kursliste

    Kursname
    (Titel)

    Kurs-ID
    (einzeiligen Text)

    Kurszeit
    (Datum und Uhrzeit)

    Semesterlänge
    (Auswahl)

    Fortgeschrittene Informatik

    CS200

    09.09.2021 12:00 Uhr

    Full

    Einführung in die Informatik

    CS101

    08.09.2021 09:00 Uhr

    Hälfte

    Machine Learning

    CS405

    10.09.2021 13:30 Uhr

    Full

  3. Erstellen Sie die Zielliste. Fügen wir nun eine Spalte "Autor" (einzeiligen Text) und eine Spalte "Kosten" (Währung) hinzu.

  4. Um der Zielliste eine Nachschlagespalte hinzuzufügen, wählen Sie "Spalte hinzufügen > Nachschlagevorgang" aus.

  5. Geben Sie einen Namen ein, der oben in der Spalte angezeigt werden soll. Nennen wir es "Kursname".

  6. Wählen Sie unter "Liste als Quelle auswählen" die Quellliste aus. Wählen Sie in diesem Beispiel die Kursliste aus.

  7. Wählen Sie unter "Spalte aus der Liste oben auswählen" die Spalte aus der Quellliste aus, die in der neuen Spalte, die Sie erstellen, in dieser Liste (der Zielliste) angezeigt werden soll. Wählen Sie in diesem Beispiel "Titel" aus, da der Kursname angezeigt werden soll.

  8. Um weitere Nachschlageinformationen aus der Quellliste in der Zielliste anzuzeigen, wählen Sie "Weitere Optionen" aus. Wählen Sie in diesem Beispiel nur die Kurs-ID aus.

  9. Wählen Sie "Speichern" aus, und füllen Sie die Zielliste aus. Wenn Sie der Zielliste (Leseliste) ein Buch hinzufügen, gibt es jetzt die Möglichkeit, Informationen aus der Quellliste hinzuzufügen. Wählen Sie für das Beispiel "The Future of Computing by Lovelace" den Kursnamen "Machine Learning" aus, und die Kurs-ID wird automatisch ausgefüllt (in diesem Fall cs405). Da es sich bei den Spalten um Nachschlagespalten handelt, müssen Sie nur die eine und die andere die Informationen aus der Quellliste ausfüllen.

    Ihre Zielliste sollte ungefähr wie folgt aussehen:

    Leseliste 

    Titel

    Autor
    (Einzeiligen Text)

    Kosten
    (Währung)

    Kursname
    (Nachschlagen)

    Kurs-ID
    (Nachschlagen)

    Informatik für Den Menschen

    Smith

    $20.21

    Einführung in die Informatik

    CS101

    Die Zukunft des Computings

    Lovelace

    $18.15

    Machine Learning

    CS405

    So verwenden Sie einen Computer wie ein Pro

    Cline

    $44.99

    Fortgeschrittene Informatik

    CS200

    Eingabe für morgen

    Lorenz

    $60.20

    Machine Learning

    CS405

Jetzt werden in der Leseliste die Kursnamen- und Kurs-ID-Informationen direkt aus der Kursliste angezeigt, und es ist einfacher, neue Listenelemente zu kategorisieren, indem Sie Optionen aus der Kursliste auswählen. Sie können auch die Kursliste aktualisieren, die automatisch in der Leseliste aktualisiert wird, sowie einen Direktlink zur Kursliste aus der Leseliste erstellen.

Eindeutige Spalten

Wenn Sie eine Spalte erstellen, können Sie angeben, dass die Spalte eindeutige Werte enthalten muss. Dies bedeutet, dass die Liste keine doppelten Werte in dieser Spalte enthalten kann. Sie können kein Listenelement hinzufügen, das einen doppelten Wert enthält, ein vorhandenes Listenelement ändern, das zum Erstellen eines doppelten Werts führen würde, oder ein Element aus dem Papierkorb wiederherstellen, wenn es zu einem doppelten Wert führen würde. Und wenn Sie eine Nachschlagespalte in einer Quellliste erstellen und diese Spalte als eindeutig definieren, darf die Spalte in der Zielliste auch keine doppelten Werte enthalten.

Hinweis: Bei der Eindeutigkeit wird die Groß-/Kleinschreibung nicht beachtet. Ord-231 und Ord-231 gelten beispielsweise als doppelte Werte.

Eine eindeutige Spalte muss auch über einen Index verfügen. Wenn Sie eine eindeutige Spalte erstellen, werden Sie möglicherweise aufgefordert, den Index zu erstellen. Der Index wird automatisch erstellt, wenn Sie "OK" auswählen. Sobald eine eindeutige Spalte über einen Index verfügt, können Sie den Index nicht aus dieser Spalte entfernen, es sei denn, Sie definieren die Spalte zuerst neu, um doppelte Werte zuzulassen.

Unterstützte Spaltentypen für eindeutige Spalten:

  • Einzelne Textzeile

  • Auswahl (einzelner Wert)

  • Zahl

  • Währung

  • Datum und Uhrzeit

  • Nachschlagen (einzelner Wert)

  • Person (einzelner Wert)

Nicht unterstützte Spaltentypen für eindeutige Spalten:

  • Mehrere Textzeilen

  • Auswahl (mehrere Werte)

  • Berechnet

  • Link oder Bild

  • Benutzerdefinierte Spalten

  • Nachschlagen (mehrwertiger Wert)

  • Person (mehrwertiger Wert)

  • Ja/Nein

Hinzufügen einer Nachschlagespalte zu einer vorhandenen Liste

Beachten Sie, dass die Quellliste die Liste mit den Informationen enthält, die Sie anzeigen möchten, und dass die Zielliste die Liste ist, in der die Informationen angezeigt werden sollen. Sehen Sie sich das obige Beispiel unter "Erste Schritte mit Listenbeziehungen " an, um ein Beispiel zu erhalten. 

  1. Wählen Sie in der Liste, in der Die Nachschlagespalte angezeigt werden soll, die Option "Spalte hinzufügen > Nachschlagevorgang" aus.

  2. Wählen Sie unter "Liste als Quelle auswählen" die Quellliste aus, aus der Informationen abgerufen werden sollen.

  3. Wählen Sie unter "Spalte aus der Liste oben auswählen" aus, welche Informationen in der Quellliste in dieser neuen Spalte in der Zielliste angezeigt werden sollen. Die ausgewählten Informationen werden in der neuen Spalte angezeigt, die Sie erstellen.

  4. Um weitere Nachschlageinformationen aus der Quellliste in weiteren Spalten anzuzeigen, wählen Sie "Weitere Optionen" aus. Alle hier ausgewählten Kontrollkästchen erstellen neue Spalten in Ihrer Zielliste. Sie können später weitere Spalten in diesen Einstellungen hinzufügen, wenn weitere Informationen aus der Quellliste angezeigt werden sollen.

  5. Wenn Löschvorgänge aus der Quellliste auswirkungen auf diese Liste haben sollen, können Sie unter "Löschungen aus Quellliste" diese Liste umschalten. Weitere Informationen finden Sie unter Löschen von Elementen mit einer Beziehung.

  6. Schalten Sie alle anderen gewünschten Einstellungen ein, und wählen Sie dann "Speichern" aus. 

Erstellen von Spalten in der Quellliste

In der folgenden Tabelle sind die Spaltentypen zusammengefasst, die zum Erstellen von Nachschlagespalten verwendet werden können und nicht können.

Unterstützte Spaltentypen:

  • Einzelne Textzeile

  • Zahl

  • Datum und Uhrzeit

  • Nachschlagen (einzelner Wert)

Nicht unterstützte Spaltentypen:

  • Mehrere Textzeilen

  • Auswahl

  • Berechnet

  • Link oder Bild

  • Benutzerdefinierte Spalten

  • Nachschlagen (mehrwertiger Wert)

  • Person

  • Ja/Nein

  • Währung

Löschen von Elementen mit einer Beziehung

Beim Erstellen einer Nachschlagespalte können Sie unter "Weitere Optionen " umschalten, ob sich Löschvorgänge aus der Quellliste auf die Zielliste auswirken. Wenn Sie dies tun, gibt es zwei weitere Einstellungen, aus denen Sie auswählen. 

Hinweis: Sie müssen über die Berechtigung "Listen verwalten" für eine Liste verfügen, um Löschbeziehungen erstellen oder ändern zu können.

Quellelemente können nicht gelöscht werden, d. h., da die Quellliste mit dieser Zielliste verknüpft ist, können keine Elemente aus der Quellliste gelöscht werden, die in der Zielliste angezeigt werden. Sie können der Quellliste weiterhin wie gewohnt hinzufügen, aber Sie können elemente nicht wie zuvor löschen.

Beim Löschen von Quellelementen werden Werte in dieser Liste gelöscht, und es wird sichergestellt, dass alle zugehörigen Elemente gleichzeitig aus beiden Listen gelöscht werden. Wenn Sie aus der Quellliste löschen, wird das Element auch aus der Zielliste entfernt.

Wenn Sie keine der beiden Optionen auswählen und stattdessen " Nein" aktivieren, wirken sich Löschvorgänge aus der Quellliste in keiner Weise auf die Zielliste aus. Es gibt keine zusätzlichen Löscheinschränkungen oder Löschvorgänge.

Verwalten von Listenbeziehungen, wenn Listen viele Elemente enthalten

Wenn eine Liste Tausende von Elementen enthält, kann das Sortieren, Suchen und Filtern länger dauern. Listen indizieren Spalten automatisch in der Reihenfolge des Erstellungsdatums, um die Sortierung in großen Listen zu optimieren. Wenn Sie eine Spalte manuell indizieren möchten, sehen Sie sich "Hinzufügen eines Indexes zu einer Listen- oder Bibliotheksspalte" an.

Wenn Sie Listenbeziehungen in einer großen Liste erstellen, können Sie einen Ressourcenschwellenwert oder -grenzwert erreichen und können unter den folgenden Umständen blockiert werden:

  • Wenn Sie eine Spalte in einer vorhandenen Liste eindeutig machen, die mehr Elemente als den Schwellenwert für die Listenansicht aufweist (beachten Sie jedoch, dass das Hinzufügen eines Elements zu einer Liste, das die Liste größer als der Schwellenwert für die Listenansicht macht, ein Vorgang ist, der normalerweise nicht blockiert wird).

  • Wenn Sie "Löschweitergabe" oder "Löschen einschränken" für ein Nachschlagefeld in einer Liste aktivieren, das mehr Elemente als den Schwellenwert für die Listenansicht aufweist.

  • Sie haben den Schwellenwert für die Listenansichtssuche überschritten, der standardmäßig zwölf Nachschlagespalten beträgt.

  • Die Anzahl der Elemente in einem Löschvorgang überschreitet 1.000.

Weitere Informationen zum Verwalten von Listen mit vielen Elementen finden Sie unter Verwalten von Listen und Bibliotheken mit vielen Elementen.

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