Freigeben und Zugreifen auf das Postfach oder den Ordner einer anderen Person in Outlook

Freigeben und Zugreifen auf einen Ordner oder ein Postfach in einem neuen Outlook

Es gibt zwei Möglichkeiten, mit freigegebenen Ordnern zu interagieren: der Postfachbesitzer , der einen oder mehrere Ordner freigeben oder sein gesamtes Postfach freigeben möchte. Der eingeladene Benutzer, die Person, die der Besitzer zum Freigeben seines Ordners oder Postfachs eingeladen hat.

• Besitzer des Ordners oder Postfachs: Als Postfachbesitzer entscheiden Sie sich, Ihr gesamtes Postfach oder einen oder mehrere Ordner für andere Personen zu freigeben. Zu diesem Zweck richten Sie zunächst die entsprechenden Berechtigungsstufen für diejenigen ein, für die Sie den Ordner freigeben möchten, und senden dann eine Einladung.

• Eingeladene Person: Wenn jemand einen Ordner oder ein Postfach für Sie freigegeben hat, erhalten Sie eine Einladung zum Freigeben des Ordners oder Postfachs. Wenn Sie die Einladung annehmen, wird der Ordner in Ihrem Ordnerbereich angezeigt. Was Sie mit diesem freigegebenen Ordner tun, hängt von der Berechtigungsstufe ab, die Ihnen der Besitzer gewährt hat.

Besitzerschritte:

Eingeladene Schritte:

Grundlegendes zu Freigabeberechtigungen

In der folgenden Tabelle ist die Art der Aktionen aufgeführt, die der eingeladene Benutzer abhängig von der festgelegten Berechtigungsstufe ausführen kann.

Besitzer eines Ordners oder Postfachs: Erteilen von Berechtigungen für einen Ordner

1. Klicken Sie im klassischen Outlook im Ordnerbereich mit der rechten Maustaste auf den Ordner, den Sie freigeben möchten, und wählen Sie dann Eigenschaften aus.

2. Um die Benutzer oder Kontaktgruppen zu finden, für die Sie den Ordner freigeben möchten, wählen Sie auf der Registerkarte Berechtigungen unter Berechtigungen die Option Hinzufügen aus.

3. Wählen Sie in der globalen Adressliste die gewünschten Benutzer und Kontaktgruppen aus, und klicken Sie dann auf Hinzufügen. Hinzugefügte Benutzer oder Gruppen werden im Feld rechts neben der Schaltfläche Hinzufügen angezeigt. Wenn Sie mit dem Hinzufügen von Benutzern fertig sind, klicken Sie auf OK.

   

4. Wählen Sie den Benutzer aus, für den Sie freigeben möchten, und wählen Sie die Berechtigungsstufe in der Dropdownliste aus.

5. Die Berechtigungen sind in absteigender Reihenfolge von Besitzer (der alle Rechte aufweist) bis Mitwirkender (der die wenigsten Rechte aufweist) sortiert.

6. Wenn Sie eine Berechtigungsebene ausgewählt haben, können Sie die Berechtigungen weiter optimieren, indem Sie Schaltflächen auswählen oder Kontrollkästchen aktivieren bzw. deaktivieren. Wenn Sie dies tun, ändert sich die Berechtigungsebene für den Benutzer oder die Gruppe in Benutzerdefiniert.

   Im hier gezeigten Beispiel verfügen Giselle und Kai über die integrierten Berechtigungsstufen "Autor" und "Veröffentlichender Bearbeiter". Werner wurde die Ebene "Bearbeiter" zugewiesen, die dann angepasst wurde, damit er seine eigenen Elemente löschen kann.

   

7. Legen Sie unterschiedliche Berechtigungen für andere Benutzer oder Gruppen fest, indem Sie die Schritte 2 bis 6 wiederholen.

8. Klicken Sie auf OK.

9. Klicken Sie oben in ihrer Ordnerstruktur mit der rechten Maustaste auf Ihre E-Mail-Adresse, und wählen Sie Ordnerberechtigungen aus. Der Fenstertitel lautet "Outlook Heute - [user@contoso.com] Eigenschaften".

10. Fügen Sie die gleichen Benutzer hinzu, denen Sie zuvor Zugriff gewährt haben, und erteilen Sie ihnen nur die Berechtigung Ordner sichtbar .

11. Klicken Sie auf OK.

Eingeladene Person: Zugreifen auf den Ordner oder das Postfach einer anderen Person im klassischen Outlook

Wenn Sie das klassische Outlook verwenden, wird das Postfach, für das Sie Zugriff erhalten haben, automatisch in Ihrer Ordnerliste angezeigt. Im folgenden Beispiel wurde Adam Barr Zugriff auf das Postfach von Kim Akers gewährt. Kims Postfach wird automatisch in Adams Ordnerliste angezeigt.

Was Sie in diesem Postfach tun können, hängt von den Berechtigungsstufen ab, die Ihnen von der Person gewährt wurden, die ihr Postfach für Sie freigegeben hat.

Freigeben und Zugreifen auf einen Ordner oder ein Postfach in Outlook im Web

Es gibt zwei Möglichkeiten, mit freigegebenen Ordnern zu interagieren: Sie können der Besitzer eines Postfachs sein, der einen oder mehrere Ordner oder sein gesamtes Postfach freigeben möchte.

• Ordner- oder Postfachbesitzer: Sie sind besitzer des Ordners und entscheiden, ihn für andere Personen zu freigeben. Sie legen die entsprechenden Berechtigungsstufen für diejenigen fest, für die Sie den Ordner freigeben möchten.

• Eingeladene Person: Wenn jemand einen Ordner oder ein Postfach für Sie freigegeben hat, erhalten Sie eine Einladung zum Freigeben eines Ordners. Wenn Sie die Einladung annehmen, wird der Ordner im Ordnerbereich angezeigt. Was Sie in einem freigegebenen Ordner tun können, hängt von den festgelegten Berechtigungsstufen ab.

Besitzer eines Ordners oder Postfachs: Freigeben eines Ordners oder Postfachs für andere Personen

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um einen oder mehrere Ordner freizugeben oder Ihr gesamtes Postfach für andere Personen in Ihrem organization freizugeben:

1. Navigieren Sie Outlook im Web zu dem Ordner, den Sie freigeben möchten.

2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, und wählen Sie Freigabe und Berechtigungen aus.

3. Wenn die Person im Fenster Berechtigungen für den Ordner noch nicht in der Liste der Personen enthalten ist, für die Sie freigaben, wählen Sie aus, um sie hinzuzufügen.

4. Geben Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse der Person ein, der Sie die Berechtigung erteilen, und wählen Sie dann Hinzufügen aus.

5. Wählen Sie in der Liste der Namen im Fenster Berechtigungen für den Ordner den Namen der soeben hinzugefügten Person aus.

6. Wählen Sie im Abschnitt Berechtigungen die Dropdownliste Berechtigungsstufe aus, und wählen Sie die Berechtigungen aus, die Sie diesem Benutzer gewähren möchten. Wenn Sie nicht sicher sind, welche Berechtigungsstufe Sie auswählen möchten, lesen Sie den Abschnitt unter Optionen zum Freigeben eines Ordners.

   

7. Bestätigen Sie die Freigabeeinstellungen, und klicken Sie auf OK. Die Person, für die Sie die Freigabe durchführen, erhält eine E-Mail, um sie darüber zu informieren, dass Sie einen Ordner für sie freigegeben haben.

   Tipp: Wenn Sie einen Unterordner freigeben möchten, müssen Sie den gleichen Prozess ausführen, aber auch die übergeordneten Ordner freigeben.

Besitzer des Ordners oder Postfachs: Freigabeberechtigungen entfernen

1. Navigieren Sie zu dem Ordner, den Sie freigeben.

2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, und wählen Sie Freigabe und Berechtigungen aus.

3. Wählen Sie die Person aus, für die Sie die Freigabe verwenden möchten, und wählen Sie dann Symbol löschen aus.

Eingeladene Person: Akzeptieren und Anzeigen eines Ordners oder Postfachs, der für Sie freigegeben wurde

Wenn jemand einen Ordner für Sie teilt, wird eine E-Mail gesendet, um Sie darüber zu informieren. Sie können dies jetzt ihrem Ordnerbereich in Outlook im Web hinzufügen, damit Sie darauf zugreifen können.

1. Klicken Sie im Ordnerbereich mit der rechten Maustaste auf Für mich freigegeben.

2. Wählen Sie Freigegebenen Ordner oder Postfach hinzufügen aus.

3. Geben Sie die E-Mail-Adresse oder den Namen der Person ein, die einen Ordner für Sie freigegeben hat, und klicken Sie auf Hinzufügen.

4. Der Name der Person wird unter dem Knoten Für mich freigegeben angezeigt. Erweitern Sie den Knoten, um alle Ordner anzuzeigen, die diese Person für Sie freigegeben hat.

Eingeladene Person: Entfernen Des freigegebenen Ordners oder Postfachs aus dem Ordnerbereich

Wenn Sie das Postfach oder den Ordner der anderen Person nicht mehr jedes Mal anzeigen möchten, wenn Sie Outlook im Web öffnen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, und klicken Sie auf Freigegebenen Ordner entfernen.

Optionen für das Freigeben eines Ordners

In der folgenden Tabelle wird der Typ der gewährten Berechtigung in Abhängigkeit von der von Ihnen festgelegten Berechtigungsstufe beschrieben.