Freigeben von Gruppendateien in Outlook

EineMicrosoft 365 erleichtert die Freigabe von Dateien durch die Einbeziehung einer dedizierten Bibliothek, die den primären Ort zum Speichern aller Ihrer Gruppendateien ist.

Wenn Sie eine Datei oder einen Ordner in der Bibliothek der Gruppe erstellen, können alle Mitglieder der Gruppe darauf zugreifen. Wenn Sie der Gruppe neue Mitglieder hinzufügen, einschließlich Gästen (externe Benutzer), können auch diese auf die Dateien zugreifen. Standardmäßig haben Gruppenmitglieder Anzeige-/Bearbeitungszugriff auf die Dateien, während alle anderen Benutzer in Ihrer Organisation Zugriff auf die Anzeige haben.

Anfügen einer freigegebenen Datei an eine E-Mail-Nachricht

  1. Wechseln Sie zu Ihrer Gruppe, und beginnen Sie eine Unterhaltung.

  2. Wählen Sie Datei anfügen aus.

  3. Wählen Sie die Quelle ihrer Datei aus. Zu den Auswahlmöglichkeiten gehören Zuletzt verwendet Dateien, Web speicherorte und Dieser PC. Zu den Web-Speicherorten zählen One Drive, SharePoint Websites, Gruppendateien und andere Quellen.

    • Wenn Sie sich für einen Webspeicherort entscheiden, wählen Sie Als Kopie anfügen oder Als Link OneDrive aus. Wenn Sie eine Datei als Kopie anfügen, erhält jeder Empfänger eine eigene Kopie der Datei zur Überprüfung. Das Freigeben OneDrive Link ermöglicht es Gruppenmitgliedern, die neuesten Änderungen zu sehen und sie in Echtzeit gemeinsam zu erstellen.

    • Wenn Sie eine Datei auf Ihrem PC auswählen, wird sie als Kopie angefügt.

Anfügen einer freigegebenen Datei an eine E-Mail-Nachricht

  1. Wechseln Sie zu Ihrer Gruppe, und beginnen Sie eine Unterhaltung.

  2. Wählen Sie unten im Unterhaltungsbereich die Option Schaltfläche "Anfügen" in der Unterhaltungsansicht für Gruppen aus.

  3. Wählen Sie die Quelle ihrer Datei aus. Zur Auswahl stehen OneDrive, Gruppendateien, Computer und andere Quellen.

    • Wenn Sie eine OneDrive, wählen Sie Als Kopie anfügen oder Als Link OneDrive aus. Wenn Sie eine Datei als Kopie anfügen, erhält jeder Empfänger eine eigene Kopie der Datei zur Überprüfung. Das Freigeben OneDrive Link ermöglicht es Gruppenmitgliedern, die neuesten Änderungen zu sehen und sie in Echtzeit gemeinsam zu erstellen.

    • Wenn Sie eine Gruppe als Quelle auswählen, wählen Sie die Datei aus, die Sie anfügen möchten.

    • Wenn Sie Computer als Quelle auswählen, wählen Sie Als Kopie anfügen oder Hochladen Dateien gruppieren aus. Wenn Sie eine Datei in Gruppendateien hochladen, können die Gruppenmitglieder die neuesten Änderungen anzeigen und die Datei in Echtzeit gemeinsam bearbeiten. Wenn Sie eine Datei als Kopie anfügen, erhält jeder Empfänger eine eigene Kopie der Datei zur Überprüfung.

    • Wenn Sie eine andere Quelle auswählen, melden Sie sich bei dieser Quelle an, und folgen Sie den Anweisungen.

Freigeben von Gruppendateien für Gäste

Sie können Gruppendateien für Gäste freigeben, indem Sie jede in Ihrer Gruppenbibliothek gespeicherte Datei anfügen. Weitere Informationen finden Sie unter Gastzugriff in Microsoft 365 Gruppen.

Wenn beim Freigeben von Gruppendateien für Gäste eine Meldung angezeigt wird, die Sie informiert, dass Anlagen für Gäste blockiert werden, kann Ihr Gast die freigegebenen Dateien erst öffnen, wenn Ihr Mandantenadministrator die Dateifreigabe für Gäste aktiviert hat.

Bereitstellen von Dateien in der Gruppenbibliothek

Jedes Mal, wenn Sie eine Datei in der Gruppendokumentbibliothek posten, kann auf sie für alle Gruppenmitglieder zugegriffen werden. Ziehen Sie sie einfach von Ihrem Computer in die Bibliothek der Gruppe. Weitere Informationen finden Sie unter Hochladen von Dateien in eine Bibliothek.

Wenn sich die Datei, die Sie freigeben möchten, bereits in Ihrer Dokumentbibliothek befindet, müssen Sie die Datei nicht verschieben, sondern können die Gruppe dazu einladen.

Siehe auch

Weitere Informationen zu Microsoft 365-Gruppen

Erstellen einer Gruppe in Outlook

Beitreten zu einer Gruppe

Hinzufügen und Entfernen von Gruppenmitgliedern

Verlassen einer Gruppe

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