Freigeben und Zugreifen auf einen Kalender mit Bearbeitungs- oder Stellvertretungsberechtigungen in Outlook

Im neuen Outlook können Sie jedem in Ihrer Organization Editor oder Stellvertretung Zugriff auf Ihren Kalender gewähren.

Was ist der Unterschied zwischen Bearbeitungsberechtigungen und Stellvertretungsberechtigungen?

• Bearbeiter können Ihrem primären Kalender (als "Kalender" bezeichnet) oder beliebigen zusätzlichen Kalendern, die Sie erstellt haben, zugewiesen werden.
• Stellvertretungen können nur Ihrem primären Kalender zugewiesen werden. Stellvertretungen können Besprechungen in Ihrem Namen planen und beantworten.

Nur Bearbeitungsberechtigungen zuweisen

1. Wählen Sie im neuen Outlook im Navigationsbereich die Option Calendar aus.

2. Wählen Sie auf der Registerkarte "Start" die Option "Calendar freigeben" aus.

3. Geben Sie auf der Seite Freigeben und Berechtigungen den Namen oder die E-Mail-Adresse der Person ein, für die Sie Ihren Kalender freigeben möchten. Sie können Ihren Kalender zwar für mehrere Personen freigeben, sie können aber jeweils nur eine hinzufügen.

4. Nachdem Sie die Person hinzugefügt haben, die Ihren Kalender verwalten soll, wählen Sie die Dropdownliste neben ihrem Namen und dann die Berechtigungsebene für diese Person aus.

5. Wählen Sie Kann bearbeiten aus, um der Person die Berechtigung für Änderungen an Ihrem Kalender zu erteilen.

   • Die Optionen Kann sehen, wenn ich beschäftigt bin, Kann Titel und Orte anzeigen und Kann alle Details anzeigen ermöglichen einer anderen Person das Anzeigen Ihres Kalenders, jedoch nicht das Ändern. Der Zugriff für Personen außerhalb Ihrer Organization ist auf diese Optionen beschränkt.

Zuweisen von Stellvertretungsberechtigungen

Stellvertretungen können nicht nur Ihren Kalender bearbeiten, sondern auch Besprechungen in Ihrem Namen planen und darauf antworten.

1. Wählen Sie im neuen Outlook-Navigationsbereich die Option "Kalender" aus.

2. Wählen Sie auf der Registerkarte "Start" die Option "Calendar freigeben" aus.

3. Geben Sie auf der Seite "Freigabe und Berechtigungen " den Namen oder die E-Mail-Adresse der Person ein, für die Sie Ihren Kalender freigeben möchten, und weisen Sie ihnen den Stellvertretungszugriff zu. Obwohl Sie Ihren Kalender für mehrere Personen freigeben können, können Sie aus Outlook im Web jeweils nur eine Person hinzufügen.

4. Nachdem Sie die Person hinzugefügt haben, die Ihren Kalender verwalten soll, wählen Sie die Dropdownliste neben ihrem Namen und dann die Berechtigungsebene für diese Person aus.

   • Wählen Sie Stellvertretung aus, um der Person die gleiche Berechtigung wie einem Bearbeiter zu erteilen und den Empfang von Besprechungsanfragen und Antworten in Ihrem Auftrag zu gestatten. Damit die Stellvertretung Ereignisse in Ihrem Kalender sehen kann, die Sie als privat markiert haben, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Stellvertretung die Anzeige privater Ereignisse erlauben. Damit die Stellvertretung Ihre Kategorien verwalten darf, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Delegieren die Verwaltung von Kategorien erlauben.
     

     Hinweis

     Als Privat gekennzeichnete Kalenderelemente sind geschützt. Die meisten Personen, für die Sie Ihren Kalender freigeben, sehen nur die Uhrzeit der mit Privat gekennzeichneten Elemente, nicht den Betreff, den Ort oder sonstige Details. Die einzige Ausnahme ist, wenn Sie das Kontrollkästchen Stellvertretung das Anzeigen privater Ereignisse gestatten aktivieren.

5. Nachdem Sie die Person, für die Sie den Kalender freigeben möchten, hinzugefügt und die Berechtigung ausgewählt haben, die Sie ihr gewähren möchten, wählen Sie Freigeben aus. Wenn Sie Ihren Kalender jetzt nicht freigeben möchten, wählen Sie aus.
   Die Person, für die Sie Ihren Kalender freigegeben haben, erhält eine E-Mail-Nachricht mit der entsprechenden Information. Wenn sie die Schaltfläche Annehmen in der Einladung auswählt, wird Ihr Kalender zur Liste der Kalender dieser Person hinzugefügt.

6. Nachdem Sie einer Person Stellvertretung Zugriff auf Ihren Kalender gewährt haben, wird eine zusätzliche Option unter Freigabe und Berechtigungen angezeigt, mit der Sie steuern können, wie Besprechungsanfragen und -antworten verarbeitet werden. Wenn Sie mehrere Stellvertretungen haben, müssen Sie dies für jeden Ihrer Stellvertretungen tun.

7. Wählen Sie unter Stellvertretungen neben Einladungen und Antworten darauf senden an eine der folgenden Optionen aus:

   • Nur Stellvertretung Besprechungsanfragen und die Antworten darauf werden nur an Ihre Stellvertretung gesendet.
   • Delegieren und Kopie an mich senden Besprechungsanfragen und -antworten werden an Sie und Ihre Stellvertretungen gesendet. Die Option zum Annehmen oder Ablehnen einer Besprechungsanfrage wird nur Ihrer Stellvertretung angezeigt, und die an Sie gesendete Benachrichtigung wird wie eine normale E-Mail-Nachricht angezeigt. Sie können dennoch auf die Besprechungsanfrage antworten, indem Sie das Kalenderelement öffnen und darauf antworten.
   • Sowohl mein Stellvertreter als auch ich Besprechungsanfragen und -antworten werden sowohl an Sie als auch an Ihre Stellvertretungen gesendet. Sie können beide auf die Besprechungsanfrage antworten.

8. Wenn Sie Ihren Kalender nicht für eine andere Person freigeben möchten, wählen Sie unter Stellvertretung für die Person aus, die Sie nicht mehr als Stellvertretung fungieren möchten.

Aufheben der Freigabe eines Kalenders

Wenn Sie die Freigabe Ihres Kalenders für eine andere Person beenden möchten, verwenden Sie Outlook im Web, um ihre Berechtigungen zu entfernen.

1. Wählen Sie im neuen Outlook im Navigationsbereich die Option Calendar aus.
2. Wählen Sie auf der Registerkarte "Start" die Option "Calendar freigeben" aus.
   Standardmäßig wird Ihr Hauptkalender als "Kalender" bezeichnet. Wenn Sie weitere Kalender erstellt haben, können Sie stattdessen einen dieser Kalender auswählen. Von Kalendern, die sich im Besitz anderer Personen befinden, können Sie keine Freigabeberechtigungen entfernen.
3. Wählen Sie Entfernen neben der Person aus, für die Sie die Freigabe Ihres Kalenders beenden möchten.
   Die Person wird nun aus der Liste der Personen mit Zugriff auf Ihren Kalender entfernt. Wenn sich die Person in Ihrer organization befindet, wird Ihr Kalender aus ihrer Kalenderliste entfernt. Wenn sich die Person außerhalb Ihrer organization befindet, wird ihre Kopie Ihres Kalenders nicht entfernt, aber sie wird nicht mehr mit Ihrem Kalender synchronisiert oder erhält keine Aktualisierungen mehr.

Festlegen einer Person als meine Stellvertretung im klassischen Outlook

Die Stellvertretung erhält automatisch die Berechtigung Berechtigt zum Senden in meinem Auftrag. Standardmäßig kann die Stellvertretung nur Ihre Besprechungsanfragen und Antworten lesen. Der Stellvertretung wird keine Berechtigung erteilt, andere Nachrichten in Ihrem Posteingang zu lesen.

2. Wählen Sie im Dialogfeld "Hinzufügen" aus.
   Wenn die Option Hinzufügen nicht angezeigt wird, besteht möglicherweise keine aktive Verbindung zwischen Outlook und Exchange. Die Outlook-Statusleiste zeigt den Verbindungs-Status an.

3. Geben Sie den Namen der Person ein, die Sie als Ihre Stellvertretung bestimmen möchten, oder suchen Sie nach dem Namen und wählen Sie ihn dann in der Liste der Suchergebnisse aus.

   Hinweis

   Bei der Stellvertretung muss es sich um eine Person in der globalen Adressliste (Global Address List, GAL) von Exchange in Ihrer Organisation handeln.

4. Wählen Sie Hinzufügen und dann OK aus.

5. Übernehmen Sie im Dialogfeld Berechtigungen der Stellvertretung die Standardberechtigungseinstellung, oder wählen Sie benutzerspezifische Berechtigungsstufen für Exchange-Ordner aus.
   Benötigt eine Stellvertretung lediglich die Berechtigung für die Bearbeitung von Besprechungsanfragen und -antworten, sind die Standardberechtigungseinstellungen, z. B. Erhält Kopien, der an mich gesendeten Besprechungsnachrichten, ausreichend. Die Berechtigungseinstellung für Posteingang kann Keine bleiben. Besprechungsanfragen und -antworten gehen direkt an den Posteingang der Stellvertretung.

   Hinweis

   Standardmäßig wird der Stellvertretung die Berechtigung Stufe 3 (Elemente lesen, erstellen und ändern) für Ihren Ordner Kalender erteilt. Wenn die Stellvertretung auf eine Besprechungsanfrage für Sie antwortet, wird die Besprechung automatisch Ihrem Kalender hinzugefügt.

6. Zum Senden einer Nachricht, die die Stellvertretung über die geänderten Berechtigungen informiert, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Automatisch Zusammenfassung der Berechtigungen an Stellvertretung senden.

7. Aktivieren Sie gegebenenfalls das Kontrollkästchen Stellvertretung kann private Elemente sehen.

   Wichtig

   Diese Einstellung wirkt sich auf alle Exchange-Ordner aus. Dazu zählen die Ordner "E"-Mail, "Kontakte", "Kalender", "Aufgaben", "Notizen" und "Journal". Es besteht keine Möglichkeit, Zugriff auf private Elemente nur in angegebenen Ordnern zu erteilen.

8. Wählen Sie OK aus.

   Hinweis

   • Nachrichten, die mit der Berechtigung "Berechtigt zum Senden in meinem Auftrag" gesendet werden, enthalten sowohl den Namen der Stellvertretung als auch Ihren Namen neben dem Feld Von. Wenn eine Nachricht mit "Senden als"-Berechtigungen gesendet wird, wird nur Ihr Name angezeigt.
   • Sobald Sie jemanden als Stellvertretung hinzugefügt haben, kann diese Person Ihr Exchange-Postfach zu ihrem Outlook-Profil hinzufügen. Anweisungen finden Sie unter Verwalten der E-Mail- und Kalenderelemente einer anderen Person.

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Ändern der Berechtigungen für eine Stellvertretung

2. Klicken Sie auf den Namen des Stellvertreters, für den Sie Berechtigungen ändern möchten, und klicken Sie dann auf Berechtigungen.

   Hinweis

   Wenn Sie alle Berechtigungen für den Stellvertretungszugriff entfernen möchten, wählen Sie nicht "Berechtigungen ", sondern "Entfernen " aus, und überspringen Sie die restlichen Schritte.

3. Ändern Sie die Berechtigungen für jeden Outlook-Ordner, auf den die Stellvertretung Zugriff hat.

4. Zum Senden einer Nachricht, die die Stellvertretung über die geänderten Berechtigungen informiert, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Automatisch Zusammenfassung der Berechtigungen an Stellvertretung senden.

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Ändern der Zugriffsrechte für Stellvertretung für private Elemente

Wenn Sie einer Stellvertretung Berechtigungen für den Zugriff auf Ihre Outlook-Ordner zugewiesen haben, können Sie persönliche Informationen in Terminen, Besprechungen, Aufgaben und Kontakten ausblenden. Öffnen Sie jedes persönliche Element, und wählen Sie in der Gruppe "Tags"die Option "Privat" aus.

Gehen Sie wie folgt vor, um den Zugriff auf Ihre privaten Elemente zu erlauben:

2. Wählen Sie den Namen der Stellvertretung aus, für die Sie den Zugriff auf Ihre privaten Termine ändern möchten, und klicken Sie dann auf Berechtigungen.
3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Stellvertretung kann private Elemente sehen.

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Sie können jedem Benutzer innerhalb Ihrer Organisation Bearbeitungs- oder Stellvertretungszugriff auf Ihren Kalender erteilen. Bearbeiter können Ihrem primären Kalender (als "Kalender" bezeichnet) oder beliebigen zusätzlichen Kalendern, die Sie erstellt haben, zugewiesen werden. Stellvertretungen können nur Ihrem primären Kalender zugewiesen werden. Personen außerhalb Ihrer Organisation können Sie keinen Bearbeitungs- oder Stellvertretungszugriff erteilen.

Zuweisen eines Editors ohne Delegierungsberechtigungen

1. Wählen Sie in Outlook im Web im Navigationsbereich die Option Calendar aus.

2. Wählen Sie auf der Registerkarte "Start" die Option "Calendar freigeben" aus.

3. Geben Sie auf der Seite Freigeben und Berechtigungen den Namen oder die E-Mail-Adresse der Person ein, für die Sie Ihren Kalender freigeben möchten. Sie können Ihren Kalender zwar für mehrere Personen freigeben, sie können aber jeweils nur eine hinzufügen.

4. Nachdem Sie die Person hinzugefügt haben, die Ihren Kalender verwalten soll, wählen Sie die Dropdownliste neben ihrem Namen und dann die Berechtigungsebene für diese Person aus.

5. Wählen Sie Kann bearbeiten aus, um der Person die Berechtigung für Änderungen an Ihrem Kalender zu erteilen.

   • Die Optionen Kann sehen, wenn ich beschäftigt bin, Kann Titel und Orte anzeigen und Kann alle Details anzeigen ermöglichen einer anderen Person das Anzeigen Ihres Kalenders, jedoch nicht das Ändern. Der Zugriff für Personen außerhalb Ihrer Organization ist auf diese Optionen beschränkt.

Zuweisen einer Stellvertretung

Die Stellvertretung kann nicht nur Ihren Kalender bearbeiten, sondern auch Besprechungen in Ihrem Namen planen und beantworten.

1. Wählen Sie in Outlook im Web im Navigationsbereich die Option Calendar aus.

2. Wählen Sie auf der Registerkarte "Start" die Option "Calendar freigeben" aus.

3. Geben Sie auf der Seite "Freigabe und Berechtigungen " den Namen oder die E-Mail-Adresse der Person ein, für die Sie Ihren Kalender freigeben möchten, und weisen Sie ihnen den Stellvertretungszugriff zu. Obwohl Sie Ihren Kalender für mehrere Personen freigeben können, können Sie aus Outlook im Web jeweils nur eine Person hinzufügen.

4. Nachdem Sie die Person hinzugefügt haben, die Ihren Kalender verwalten soll, wählen Sie die Dropdownliste neben ihrem Namen und dann die Berechtigungsebene für diese Person aus.

   • Wählen Sie Stellvertretung aus, um der Person die gleiche Berechtigung wie einem Bearbeiter zu erteilen und den Empfang von Besprechungsanfragen und Antworten in Ihrem Auftrag zu gestatten. Damit die Stellvertretung Ereignisse in Ihrem Kalender sehen kann, die Sie als privat markiert haben, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Stellvertretung die Anzeige privater Ereignisse erlauben.
     

     Hinweis

     Als Privat gekennzeichnete Kalenderelemente sind geschützt. Die meisten Personen, für die Sie Ihren Kalender freigeben, sehen nur die Uhrzeit der mit Privat gekennzeichneten Elemente, nicht den Betreff, den Ort oder sonstige Details. Die einzige Ausnahme ist, wenn Sie das Kontrollkästchen Stellvertretung das Anzeigen privater Ereignisse gestatten aktivieren.

5. Nachdem Sie die Person, für die Sie den Kalender freigeben möchten, hinzugefügt und die Berechtigung ausgewählt haben, die Sie ihr gewähren möchten, wählen Sie Freigeben aus. Wenn Sie Ihren Kalender jetzt nicht freigeben möchten, wählen Sie aus.
   Die Person, für die Sie Ihren Kalender freigegeben haben, erhält eine E-Mail-Nachricht mit der entsprechenden Information. Wenn sie die Schaltfläche Annehmen in der Einladung auswählt, wird Ihr Kalender zur Liste der Kalender dieser Person hinzugefügt.

6. Nachdem Sie einer Person Stellvertretung Zugriff auf Ihren Kalender gewährt haben, wird eine zusätzliche Option unter Freigabe und Berechtigungen angezeigt, mit der Sie steuern können, wie Besprechungsanfragen und -antworten verarbeitet werden. Wenn Sie mehrere Stellvertretungen haben, müssen Sie dies für jeden Ihrer Stellvertretungen tun.

7. Wählen Sie unter Stellvertretungen neben Einladungen und Antworten darauf senden an eine der folgenden Optionen aus:

   • Nur Stellvertretung Besprechungsanfragen und die Antworten darauf werden nur an Ihre Stellvertretung gesendet.
   • Delegieren und Kopie an mich senden Besprechungsanfragen und -antworten werden an Sie und Ihre Stellvertretungen gesendet. Die Option zum Annehmen oder Ablehnen einer Besprechungsanfrage wird nur Ihrer Stellvertretung angezeigt, und die an Sie gesendete Benachrichtigung wird wie eine normale E-Mail-Nachricht angezeigt. Sie können dennoch auf die Besprechungsanfrage antworten, indem Sie das Kalenderelement öffnen und darauf antworten.
   • Sowohl mein Stellvertreter als auch ich Besprechungsanfragen und -antworten werden sowohl an Sie als auch an Ihre Stellvertretungen gesendet. Sie können beide auf die Besprechungsanfrage antworten.

8. Wenn Sie Ihren Kalender nicht für eine andere Person freigeben möchten, wählen Sie unter Stellvertretung für die Person aus, die Sie nicht mehr als Stellvertretung fungieren möchten.

Aufheben der Freigabe eines Kalenders

Wenn Sie die Freigabe Ihres Kalenders für eine andere Person beenden und deren Berechtigung entfernen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie in Outlook im Web im Navigationsbereich die Option Calendar aus.
2. Wählen Sie auf der Registerkarte "Start" die Option "Calendar freigeben" aus.
   Standardmäßig wird Ihr Hauptkalender als "Kalender" bezeichnet. Wenn Sie weitere Kalender erstellt haben, können Sie stattdessen einen dieser Kalender auswählen. Von Kalendern, die sich im Besitz anderer Personen befinden, können Sie keine Freigabeberechtigungen entfernen.
3. Wählen Sie Entfernen neben der Person aus, für die Sie die Freigabe Ihres Kalenders beenden möchten.
   Die Person wird nun aus der Liste der Personen mit Zugriff auf Ihren Kalender entfernt. Wenn sich die Person in Ihrer organization befindet, wird Ihr Kalender aus ihrer Kalenderliste entfernt. Wenn sich die Person außerhalb Ihrer organization befindet, wird ihre Kopie Ihres Kalenders nicht entfernt, aber sie wird nicht mehr mit Ihrem Kalender synchronisiert oder erhält keine Aktualisierungen mehr.

Outlook.com ist für persönliche Konten vorgesehen, z. B. ein Outlook.com- oder Hotmail.com Konto. Wenn Sie einen Kalender in Outlook.com freigeben, besteht Ihre einzige Option darin, der Person, für die Sie den Kalender freigeben, Anzeige- oder Bearbeitungsberechtigungen zuzuweisen.

Zuweisen von Bearbeitungsberechtigungen

1. Wählen Sie im Outlook.com Navigationsbereich die Option Calendar aus.
2. Wählen Sie auf der Registerkarte "Start" die Option "Calendar freigeben" aus.
3. Geben Sie auf der Seite Freigeben und Berechtigungen den Namen oder die E-Mail-Adresse der Person ein, für die Sie Ihren Kalender freigeben möchten. Sie können Ihren Kalender zwar für mehrere Personen freigeben, sie können aber jeweils nur eine hinzufügen.
4. Nachdem Sie die Person hinzugefügt haben, für die Sie Ihren Kalender freigeben möchten, wählen Sie die Dropdownliste neben ihrem Namen und dann die Berechtigungsebene für diese Person aus.
5. Wählen Sie Kann bearbeiten aus , um dieser Person die Berechtigung zu erteilen, Änderungen an Ihrem Kalender vorzunehmen. Wählen Sie dann Freigeben aus. Die Person, mit der Sie teilen, erhält eine E-Mail-Einladung, um den Kalender anzunehmen und anzuzeigen.