Leitfaden zum Entwurf von Berichten

Erstellen einer Skizze ihres Berichts

Dieser Schritt ist nicht erforderlich. Möglicherweise stellen Sie fest, dass der Access-Berichts-Assistent oder das Berichtstool (beide auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Berichte) einen ausreichenden Anfangsentwurf für Ihren Bericht bereitstellen. Wenn Sie sich jedoch entscheiden, den Bericht ohne diese Tools zu entwerfen, finden Sie es möglicherweise hilfreich, eine grobe Skizze Ihres Berichts auf einem Blatt Papier zu erstellen, indem Sie ein Feld zeichnen, in dem jedes Feld angezeigt wird, und den Feldnamen in jedem Feld schreiben. Alternativ können Sie Programme wie Word oder Visio verwenden, um ein Modell des Berichts zu erstellen. Achten Sie unabhängig von der verwendeten Methode darauf, genügend Zeilen anzugeben, um anzugeben, wie sich die Daten wiederholen.

Sie können beispielsweise eine Zeile für Produktinformationen, dann mehrere wiederholte Zeilen für den Umsatz dieses Produkts und schließlich eine Zeile mit Denksummen für das Produkt verwenden. Anschließend wird die Sequenz für das nächste Produkt und so weiter bis zum Ende des Berichts wiederholt. Oder vielleicht ist Ihr Bericht eine einfache Auflistung der Daten in der Tabelle, in diesem Fall kann ihre Skizze nur eine Reihe von Zeilen und Spalten enthalten.

Legen Sie nach dem Erstellen der Skizze fest, welche Tabelle oder Tabelle die Daten enthält, die im Bericht angezeigt werden sollen. Wenn alle Daten in einer einzelnen Tabelle enthalten sind, können Sie den Bericht direkt auf dieser Tabelle erstellen. Häufiger werden die daten, die Sie wünschen, in mehreren Tabellen gespeichert, die Sie in einer Abfrage zusammenziehen müssen, bevor Sie sie im Bericht anzeigen können. Die Abfrage kann in die RecordSource-Eigenschaft des Berichts eingebettet werden, oder Sie können eine separate, gespeicherte Abfrage erstellen und den Bericht auf dieser Basis erstellen.

Entscheiden, welche Daten in den einzelnen Berichtsabschnitten gespeichert werden sollen

Jeder Bericht enthält einen oder mehrere Berichtsabschnitte. Der einzige Abschnitt, der in jedem Bericht vorhanden ist, ist der Abschnitt Detail. Dieser Abschnitt wird einmal für jeden Datensatz in der Tabelle oder Abfrage wiederholt, auf dem der Bericht basiert. Andere Abschnitte sind optional und werden seltener wiederholt und werden in der Regel verwendet, um Informationen anzeigen zu können, die einer Gruppe von Datensätzen, einer Seite des Berichts oder dem gesamten Bericht gemeinsam sind.

In der folgenden Tabelle wird beschrieben, wo sich die einzelnen Abschnitt befinden und wie der Abschnitt normalerweise verwendet wird.

Informationen zum Hinzufügen oder Entfernen von Berichtskopf- und Fußzeilenabschnitten oder Seitenkopf- und Fußzeilenabschnitten finden Sie im Abschnitt Hinzufügen oder Entfernen von Berichts- oder Seitenkopf- und Fußzeilenabschnitten in diesem Artikel. Sie können Gruppenkopf- und Fußzeilenabschnitte mithilfe des Bereichs Gruppieren, Sortieren und Summe in der Layoutansicht oder Entwurfsansicht hinzufügen.

Entscheiden, wie die Detaildaten angeordnet werden

Die meisten Berichte sind entweder in einem tabellarischen oder gestapelten Layout angeordnet, aber Access bietet Ihnen die Flexibilität, so gut wie jede beliebige Anordnung von Datensätzen und Feldern zu verwenden.

Tabellarisches Layout    Ein tabellarisches Layout ähnelt einer Kalkulationstabelle. Beschriftungen befinden sich oben, und die Daten werden in Spalten unterhalb der Beschriftungen ausgerichtet. Tabellarisch bezieht sich auf die tabellenförmige Darstellung der Daten. Dies ist der Berichtstyp, den Access erstellen, wenn Sie in der Gruppe Berichte auf der Registerkarte Erstellen auf Bericht klicken. Das tabellarische Layout ist gut zu verwenden, wenn Ihr Bericht eine relativ geringe Anzahl von Feldern enthält, die Sie in einem einfachen Listenformat anzeigen möchten. Die folgende Abbildung zeigt einen Mitarbeiterbericht, der mithilfe eines tabellarischen Layouts erstellt wurde.

Gestapelte Layouts    Ein gestapelte Layout ähnelt einem Formular, das Sie ausfüllen, wenn Sie ein Bankkonto öffnen oder einen Einkauf bei einem Onlinehändler tätigen. Jedes Datenteil ist beschriftet, und die Felder sind übereinander gestapelt. Dieses Layout ist für Berichte gut, die zu viele Felder enthalten, um sie in einem tabellarischen Format anzuzeigen, d. h., die Breite der Spalten würde die Breite des Berichts überschreiten. Die folgende Abbildung zeigt einen Mitarbeiterbericht, der mithilfe eines gestapelten Layouts erstellt wurde.

Gemischtes Layout    Sie können Elemente aus tabellarischen und gestapelten Layouts kombinieren. So können Sie beispielsweise für jeden Datensatz einige felder in einer horizontalen Zeile oben im Abschnitt Detail anordnen und andere Felder aus demselben Datensatz in einem oder mehreren gestapelten Layouts unter der obersten Zeile anordnen. Die folgende Abbildung zeigt einen Mitarbeiterbericht, der mithilfe eines gemischten Layouts erstellt wurde. Die Felder "ID", "Nachname" und "Vorname" sind in einem tabellarischen Steuerelementlayout angeordnet, und die Felder "Auftragstitel" und "Geschäftstelefon" sind in einem gestapelten Layout angeordnet. In diesem Beispiel werden Gitternetzlinien verwendet, um eine visuelle Trennung von Feldern für jeden Mitarbeiter zu ermöglichen.

Layout "Berechtigt"    Wenn Sie den Berichts-Assistenten zum Erstellen Ihres Berichts verwenden, können Sie ein berechtigtes Layout verwenden. Bei diesem Layout wird die gesamte Breite der Seite verwendet, um die Datensätze so kompakt wie möglich anzeigen zu können. Natürlich können Sie dieselben Ergebnisse erzielen, ohne den Berichts-Assistenten zu verwenden, aber es kann ein mühsamer Vorgang sein, die Felder exakt auszurichten. Die folgende Abbildung zeigt einen Mitarbeiterbericht, der mithilfe des berechtigten Layouts des Berichts-Assistenten erstellt wurde.

Das layout"n" ist ein gutes Layout, wenn Sie eine große Anzahl von Feldern im Bericht anzeigen. Wenn Sie im vorherigen Beispiel ein tabellarisches Layout zum Anzeigen derselben Daten verwenden, erstrecken sich die Felder am Rand der Seite. Wenn Sie ein gestapeltes Layout verwenden, nimmt jeder Datensatz viel mehr vertikalen Platz ein, wodurch Papier verschwendet wird und der Bericht schwieriger zu lesen ist.

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Hinzufügen von Berichts- oder Seitenkopf- und Fußzeilenabschnitten

1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den zu ändernden Bericht, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Entwurfsansicht.

2. Überprüfen Sie, welche Abschnitte bereits im Bericht enthalten sind. Die Abschnitte werden durch schattierte horizontale Balken getrennt, die als Abschnittsauswahl bezeichnet werden. Die Bezeichnung auf den einzelnen Abschnittsauswahlen gibt an, was der Abschnitt direkt darunter ist.

   

   Jeder Bericht verfügt über einen Abschnitt "Detail" und kann auch Abschnitten "Berichtskopf", "Seitenkopf", "Seitenfuß" und "Berichtsfuß" enthalten. Wenn der Bericht Gruppierungsebenen enthält, werden möglicherweise Gruppenüberschriften oder Fußzeilen angezeigt (z. B. die In der vorstehenden Abbildung gezeigte Datei als Kopfzeile). Standardmäßig werden Gruppenkopf- und -fußzeilen mithilfe des Feldnamens oder Ausdrucks benannt, der die Basis der Gruppe ist. In diesem Fall ist der Name des Gruppierungsfelds "Datei als".

3. Wenn Sie Ihrem Bericht Kopf- und Fußzeilenabschnitte oder Berichtskopf- und Fußzeilenabschnitte hinzufügen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Abschnittsauswahl, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Seitenkopf-/Fußzeile oder Berichtskopf-/Fußzeile.

   Achtung: Wenn der Abschnitt bereits im Bericht vorhanden ist, warnt Access Sie, dass er den vorhandenen Abschnitt und die dort enthaltenen Steuerelemente löscht.

   Sie können jetzt vorhandene Steuerelemente verschieben oder den neuen Abschnitten neue Steuerelemente hinzufügen.

Access werden seiten- und berichtskopf- und fußzeilenabschnitte immer paarweise hinzugefügt. Das heißt, Sie können keinen Seiten- oder Berichtskopfabschnitt hinzufügen, ohne auch den entsprechenden Fußzeilenabschnitt hinzuzufügen. Wenn Sie beide Abschnitte nicht benötigen, können Sie einen Abschnitt nicht löschen, aber Sie können die Größe des nicht verwendeten Abschnitts auf eine Höhe von Null (0) ändern, um zu vermeiden, dass dem Bericht zusätzliche vertikale Abstände hinzugefügt werden. Positionieren Sie den Mauszeiger am unteren Rand des nicht verwendeten Abschnitts, bis er sich in einen Doppelpfeil verwandelt, und ziehen Sie dann nach oben, bis der Abschnitt ausgeblendet ist. Wenn der Abschnitt Steuerelemente enthält, müssen Sie sie löschen, bevor Sie den Abschnitt vollständig ausblenden können.

Entfernen von Berichts- oder Seitenkopf- und Fußzeilenabschnitten

1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den zu ändernden Bericht, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Entwurfsansicht.

2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Abschnittsauswahl, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Seitenkopf-/Fußzeile oder Berichtskopf-/Fußzeile.

Wenn Sie ein Kopf- und Fußzeilenpaar entfernen und diese Abschnitte Steuerelemente enthalten, warnt Access Sie, dass beim Löschen der Abschnitte auch die Steuerelemente gelöscht werden und Sie die Aktion nicht rückgängig machen können. Klicken Sie auf Ja, um die Abschnitte zu entfernen und die Steuerelemente zu löschen, oder auf Nein, um den Vorgang abbricht.

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Festlegen von Formatierungsformaten für ein Textfeld, in dem ein Rich-Text-Feld angezeigt wird

1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Bericht, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Layoutansicht.

2. Klicken Sie auf das Textfeld, in dem das Rich-Text-Feld angezeigt wird, und klicken Sie dann auf der Registerkarte Format in der Gruppe Schriftart auf die Formatvorlage, die Sie anwenden möchten.

   Access wendet die Formatierung auf den ganzen Text im Rich-Text-Feld an, der noch nicht diesen Typ (aber keinen Wert) der Formatierung in einer Ansicht angewendet hat, die die Dateneingabe unterstützt, z. B. datenblattansicht für eine Tabelle oder Abfrage oder Formularansicht für ein Formular. Wenn beispielsweise ein Teil des Texts im Feld mit einer roten Schriftfarbe formatiert ist und Sie eine blaue Schriftfarbe auf das Textfeld anwenden, wird Access den ganzen Text blau, mit Ausnahme des Texts, der einzeln als Rot formatiert wurde. Ein weiteres Beispiel: Wenn ein Teil des Texts im Feld mit einem Schriftgrad von 11 Punkt formatiert ist und Sie einen Schriftgrad von 14 Punkt auf das Textfeld anwenden, wendet Access den Schriftgrad von 14 Punkt auf den ganzen Text an, mit Ausnahme des Texts, der mit 11 Punkten einzeln formatiert wurde.

   Anlagenfelder    Anlagefelder verwenden ein spezielles Steuerelement, das für keinen anderen Datentyp verwendet wird. Sie können mehrere Dateien mithilfe eines einzelnen Anlagefelds an einen Datensatz anfügen, das Feld kann jedoch nur Informationen zu einer Anlage gleichzeitig anzeigen. Standardmäßig zeigt das Anlagensteuerelement je nach Dateityp der Anlage, die aktuell vom Steuerelement angezeigt wird, entweder ein Symbol oder ein Bild an. Wenn Sie möchten, können Sie die Eigenschaften für das Anlagensteuerelement so festlegen, dass alle angefügten Dateien als Symbole angezeigt werden oder das Feld einfach ein Büroklammersymbol und die Anzahl der Anlagen anzeigt. Vorausgesetzt, Sie verwenden bereits ein Anlagensteuerelement in Ihrem Bericht, können Sie die Eigenschaften des Steuerelements mit dem folgenden Verfahren für unterschiedliche Verwendungen des Steuerelements anpassen.

Festlegen der Anzeigeeigenschaften für ein Anlagefeld

1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Bericht, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Layoutansicht.

2. Klicken Sie auf das Anlagensteuerelement. Wenn das Eigenschaftenblatt noch nicht angezeigt wird, drücken Sie F4, um es anzuzeigen. Klicken Sie auf dem Eigenschaftenblatt auf die Registerkarte Format.

   Verwenden Sie die folgende Tabelle als Leitfaden zum Festlegen der Eigenschaften des Anlagensteuerelements.

   Eigenschaft	Einstellung
   Anzeigen als	Bild/Symbol zeigt Grafiken als Bilder und alle anderen Dateien als Symbole an. Dies ist die Standardeinstellung. Symbol zeigt alle Dateien als Symbole an. Büroklammer zeigt ein Büroklammersymbol gefolgt von der Anzahl der Anlagen in Klammern an.
   Standardbild	Wenn im Anlagensteuerelement ein Standardbild angezeigt werden soll, wenn keine angefügten Dateien enthalten sind, klicken Sie im Eigenschaftenfeld auf , navigieren Sie zu dem bild, das Sie möchten, und klicken Sie dann auf Öffnen. Hinweis: Das Standardbild wird nicht angezeigt, wenn die Eigenschaft Anzeigen als auf Büroklammer festgelegt ist.
   Bildausrichtung	Wählen Sie die ausrichtung aus der Liste aus. Die Standardeinstellung ist Zentriert. Das Anpassen dieser Einstellung kann je nach Einstellung der Eigenschaft Bildgrößemodus zu unerwarteten Ergebnissen führen.
   Bildgrößenmodus	Diese Einstellung ist nur verfügbar, wenn die Eigenschaft Anzeigen als auf Bild/Symbol festgelegt ist. Clip zeigt das Bild in seiner tatsächlichen Größe an. Das Bild wird abgeschnitten, wenn es zu groß ist, um in das Steuerelement zu passen. Das Bild wird gestreckt, sodass es das gesamte Steuerelement ausfüllt. Hinweis: Sofern das Anlagensteuerelement nicht die gleiche Größe wie das Bild hat, verzerrt die Verwendung dieser Einstellung das Bild, wodurch es entweder vertikal oder horizontal gestreckt angezeigt wird. Zoom zeigt das Bild so groß wie möglich an, ohne das Bild zu beschneiden oder zu verzerren. Dies ist die Standardeinstellung.

3. Wenn Sie das -Steuerelement zum Anzeigen von Grafiken verwenden, passen Sie die Größe des Anlagensteuerelements an, damit Sie die menge an Details sehen können, die Sie wünschen.

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