Lync Web Scheduler

Inhalt dieses Artikels

Erstellen einer Lync-Besprechung
Senden von Einladungen an Besprechungsteilnehmer
- Senden von Einladungen mit dem gewohnten E-Mail-Programm
- Senden von Einladungen mit iCalendar
Zugriff und Referenten
- Wer kann den Wartebereich umgehen?
- Status als Referent
Teilnehmen an einer Besprechung
Anzeigen oder Bearbeiten vorhandener Besprechungen
Löschen oder Absagen einer Besprechung

Erstellen einer Lync-Besprechung

Lync unterstützt sowohl Onlinebesprechungen als auch Telefonkonferenzen. Die Teilnehmer können über einen Computer die Präsentation anzeigen oder lediglich akustisch über Telefon an der Besprechung teilnehmen.

Wechseln Sie zu https://sched.lync.com und melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Ihrem Kennwort bei Web Scheduler an.
Klicken Sie auf Neue Besprechung erstellen.
Geben Sie im Feld Betreff einen Betreff für die Besprechung ein.
Sie können Onlinebesprechung als Besprechungsort übernehmen oder einen Ort (z. B. einen Konferenzraum) hinzufügen, wenn Teilnehmer auch persönlich anwesend sind.
Geben Sie im Feld Nachricht eine kurze Nachricht oder (optional) die Tagesordnung für die Besprechung ein.
Wählen Sie in der Dropdownliste die gewünschte Zeitzone aus.
Wählen Sie das Datum aus, und geben Sie die Startzeit und die Endzeit für die Besprechung ein.
Standardmäßig können alle Personen, auch externe Teilnehmer, den Wartebereich umgehen. Dabei handelt es sich um einen virtuellen Wartebereich, in dem Sie Personen den Zutritt gestatten oder verweigern können. Informationen zum Ändern dieser Einstellungen finden Sie unter Zugriff und Referenten.
Standardmäßig hat jeder Teilnehmer, der von Ihrer Organisation eingeladen wurde, Referentenberechtigungen. Information zum Ändern dieser Einstellungen finden Sie unter Zugriff und Referenten.
Fügen Sie unter Teilnehmer und Audio in dem verfügbaren Feld die Namen der Teilnehmer hinzu und trennen Sie die Namen durch ein Semikolon (;).
Klicken Sie auf Namen überprüfen, um die Richtigkeit der Namen zu bestätigen. Geben Sie bei externen Teilnehmern die vollständige E-Mail-Adresse ein, z. B. contoso@contoso.com.

Hinweis: Web Scheduler prüft weder die Verfügbarkeit der Teilnehmer noch die Verfügbarkeit von Konferenzräumen.

Wenn Sie ein Konto bei einem Audiokonferenzanbieter haben, enthält die Besprechungseinladung die gebührenfreie Rufnummer, die gebührenpflichtige Rufnummer und den Teilnehmercode. Die Besprechungsteilnehmer können je nach Wunsch über ihren Computer oder telefonisch an der Besprechung teilnehmen.
Klicken Sie auf Speichern.

Senden von Einladungen an Besprechungsteilnehmer

Wählen Sie zum Senden von Besprechungseinladungen eine der folgenden Methoden aus:

Senden von Einladungen mit dem gewohnten E-Mail-Programm

Bei dieser Methode können Sie die Besprechungsdetails von Web Scheduler kopieren und in die mit einem beliebigen E-Mail-Programm erstellte Besprechungseinladung einfügen.

Tipp: Sie können außerdem die Besprechungsinformationen aufrufen, indem Sie auf der Web Scheduler-Seite Besprechungsdetails auf Besprechungsteilnahmeinformationen anzeigen klicken.

Wenn Sie die Besprechung fertig erstellt haben, klicken Sie auf Speichern.
Ein Fenster mit den Besprechungsinformationen wird geöffnet.
Markieren Sie die Besprechungsdetails einschließlich URL, Audiokonferenznummer und Konferenz-ID.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Text, und klicken Sie dann auf Kopieren.
Öffnen Sie ein beliebiges E-Mail-Programm, und erstellen Sie eine normale Besprechungsanfrage.
Fügen Sie die Lync Online-Besprechungsdetails (die Sie in Schritt 4 kopiert haben) in die Einladung ein.
Fügen Sie die Teilnehmer hinzu, überprüfen Sie Datum und Uhrzeit der Besprechung, geben Sie eine Tagesordnung ein, und senden Sie die Einladung.

Senden von Einladungen mit iCalendar

iCalendar ermöglicht Benutzern unterschiedlicher E-Mail-Systeme den Austausch von Kalenderinformationen. Empfänger der iCalendar-Einladung müssen über eine Software verfügen, die das Öffnen und Beantworten von Besprechungseinladungen unterstützt.

Wählen Sie im Abschnitt Meine Besprechungen die Besprechung anhand ihres Betreffs aus, und klicken Sie dann auf Als iCalendar exportieren.
Klicken Sie auf Öffnen, wenn Sie von Ihrem E-Mail-Programm dazu aufgefordert werden.

Hinweis: iCalendar bezieht alle Informationen, die Sie beim Planen Ihrer Besprechung eingegeben haben, mit ein, z. B. die eigentliche Nachricht, Teilnehmer, Besprechungsort, Datum und Uhrzeit.
Wenn der Kalendereintrag geöffnet wird, leiten Sie ihn an die Personen weiter, die Sie beim Planen der Besprechung als Teilnehmer hinzugefügt hatten.
Die Teilnehmer können dann die iCalendar-Datei mit ihrem gewohnten E-Mail-Programm (z. B. Outlook, Notes, iCal usw.) öffnen.

Zugriff und Referenten

Die Standardzugriffs- und Referentenoptionen sind für typische Teambesprechungen optimal. Sie können die Besprechungsoptionen jedoch an Ihre Anforderungen, den Besprechungstyp oder die Teilnehmer anpassen.

Auf der Seite Besprechungsdetails können Sie im Abschnitt Zugriff und Referenten auswählen, wer den Wartebereich umgehen und wer an der Besprechung als Referent teilnehmen darf.

Wer kann den Wartebereich umgehen?

Zugriffsoption	Berechtigung	Empfohlene Verwendung
Nur Organisator (gesperrt)	Nur der Organisator kann den Wartebereich umgehen. Alle anderen Personen müssen im Wartebereich warten, bis sie zugelassen werden.	Die Teilnehmer sollen vor Beginn der Besprechung den Inhalt nicht sehen, oder es werden vertrauliche Informationen besprochen.
Von mir eingeladene Personen in meinem Unternehmen	Personen, die nicht über ein Konto in Ihrem Netzwerk verfügen, und Personen, die nicht eingeladen wurden, müssen im Wartebereich warten, bis sie zugelassen werden.	Es werden vertrauliche Informationen besprochen, und Sie möchten nur bestimmten Personen in Ihrem Unternehmen die Teilnahme ermöglichen.
Personen in meinem Unternehmen	Personen, die nicht über ein Konto in Ihrem Netzwerk verfügen, müssen im Wartebereich warten, bis sie zugelassen werden.	Alle Teilnehmer verfügen über ein Konto im Netzwerk Ihres Unternehmens, und es werden keine vertraulichen Informationen besprochen.
Alle, auch Personen außerhalb meines Unternehmens	Keiner muss im Wartebereich warten.	Sie haben externe Teilnehmer eingeladen, und es werden keine vertraulichen Informationen besprochen.

Wichtig: Auch wenn der Wartebereich aktiviert ist, umgehen Teilnehmer, die sich per Telefon in die Besprechung einwählen, automatisch den Wartebereich.

Status als Referent

Referentenoption	Status als Referent	Empfohlene Verwendung
Nur Organisator	Nur die Person, die die Besprechung plant	Für Präsentationen, in denen die Teilnehmer nicht mit dem Besprechungsinhalt interagieren müssen. Sie können während der Besprechung weitere Referenten benennen.
Personen in meinem Unternehmen	Jede von Ihnen eingeladene Person, die über ein Konto in Ihrem Netzwerk verfügt	Für interne Gruppenarbeitssitzungen, wenn alle Teilnehmer den Besprechungsinhalt freigeben und ändern können
Alle, auch Personen außerhalb meines Unternehmens (ohne Einschränkungen)	Jede von Ihnen eingeladene Person	Für Gruppenarbeitssitzungen mit Personen, die nicht über ein Konto in Ihrem Netzwerk verfügen
Von mir ausgewählte Personen	Sie und die von Ihnen ausgewählten Teilnehmer	Für Präsentationen mit mehr als einem Referenten

Hinweis: Externe Teilnehmer oder Verteilerlisten können nicht mit der Option Von mir ausgewählte Personen als Referenten eingeladen werden. Im Besprechungsraum können Sie jedoch einzelne Personen als Referenten zulassen.

Teilnehmen an einer Besprechung

Sie können sich über den Besprechungslink in der Einladung bei der Besprechung anmelden oder in Web Scheduler über die Registerkarte An Besprechung teilnehmen die Besprechung starten.

Klicken Sie unter Meine Besprechungen auf Ihre Besprechung.
Klicken Sie auf der Seite Besprechungsdetails auf An Besprechung teilnehmen.
Lync öffnet die Besprechung und gibt Ihnen die Möglichkeit, sich anzumelden.

Anzeigen oder Bearbeiten vorhandener Besprechungen

Alle Besprechungen, die Sie organisiert haben, werden in Web Scheduler auf der Registerkarte Meine Besprechungen angezeigt. Denken Sie daran, dass in Web Scheduler nur die von Ihnen organisierten Besprechungen und nicht die Besprechungen, zu denen Sie eingeladen wurden, aufgelistet sind.

Klicken Sie auf eine Besprechung, um die Seite Besprechungsdetails aufzurufen, die eine kurze Übersicht über die Besprechung, einige Registerkarten zum Ausführen von Aktionen und die Besprechungsinformationen enthält.
Klicken Sie auf Bearbeiten.
Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor, und klicken Sie dann auf Speichern.
Klicken Sie in der Erfolgsmeldung auf OK, und überprüfen Sie die geänderten Informationen.

Wichtig: Beim Aktualisieren einer Besprechung müssen Sie die aktualisierten Informationen manuell an die Teilnehmer senden. Der Kalender wird in Web Scheduler nicht automatisch aktualisiert.

Wenn Sie die Einladungen mit iCalendar gesendet haben, klicken Sie erneut auf Als iCalendar exportieren, um die Einladung zu öffnen und die Aktualisierung zu senden.
Wenn Sie die Lync-Besprechungsdetails in eine normale Besprechungseinladung kopiert haben, öffnen Sie die Einladung, aktualisieren Sie sie mit den neuen Besprechungsdetails, und senden Sie sie erneut an die Teilnehmer.

Löschen oder Absagen einer Besprechung

Ihre Besprechung läuft 14 Tage nach dem geplanten Endtermin ab, doch können Sie auch Besprechungen löschen, wenn Sie Web Scheduler aufräumen möchten, oder eine Besprechung absagen.

Klicken Sie auf der Registerkarte Meine Besprechungen auf die zu löschende Besprechung.
Klicken Sie auf der Seite Besprechungsdetails auf Besprechung löschen.
Klicken Sie im Bestätigungsfeld auf Ja.

Wichtig: Sie müssen den Teilnehmern eine Mitteilung über die Absage der Besprechung schicken, da Ihr Kalender in Web Scheduler nicht automatisch aktualisiert wird.
Wenn Sie die Einladungen über iCalendar gesendet haben, öffnen Sie die Einladung, und klicken Sie auf Verwerfen. Dadurch wird eine entsprechende Mitteilung an die Empfänger gesendet.
Wenn Sie die Lync-Besprechungsdetails in eine normale Besprechungseinladung kopiert haben, öffnen Sie die Einladung, und klicken Sie dann auf Abbrechen, um den Teilnehmern die Besprechungsabsage zu senden.

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