Ihr Outlook ist nur so groß, und es ist gut, dass Sie in Kürze keine E-Mails mehr erhalten werden. Damit es nicht zu voll wird, können Sie alte Elemente, die Sie behalten möchten, in ein Archiv verschieben– eine separate Outlook-Datendatei (PST), die Sie jederzeit im Outlook öffnen können.
Hinweis: Der Befehl "Archivieren" und das Feature "Archivieren" werden für kein Konto in Ihrem Outlook-Profil angezeigt, wenn Sie ein Exchange Server-Konto hinzufügen und Ihre Organisation Microsoft Exchange Server Onlinearchiv verwendet. Ihr Netzwerkadministrator kann dieses Feature auch deaktivieren.
Standardmäßig verwendet Outlook die AutoArchivierung, um Elemente regelmäßig zu archivieren. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Automatisches Archivieren älterer Elemente.
Sie haben auch jederzeit die Möglichkeit, Elemente manuell zu archivieren. Auf diese Weise können Sie steuern, welche Elemente archiviert werden, wo sie abgelegt werden und wie alt ein Element sein muss, bevor es archiviert werden kann.
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Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
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Klicken Outlook 2013: Datei auf >informationen >Tools zum Bereinigen >Archivieren.
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In Outlook 2016: Klicken Sie auf Datei > Informationen > Tools > Alte Elemente bereinigen.
Tipp: Archivierung und AutoArchivierung sind möglicherweise nicht verfügbar, wenn Ihr E-Mail-Profil eine Verbindung mit einem Exchange-Server herstellt. Es ist auch möglich, dass in Ihrer Organisation eine Aufbewahrungsrichtlinie für E-Mails gilt, die die AutoArchivierung außer Kraft setzt. Wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator, um weitere Informationen zu erhalten.
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Klicken Sie auf die Option Diesen Ordner und alle Unterordner archivieren, und wählen Sie den Ordner aus, der archiviert werden soll.
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Geben Sie unter Elemente archivieren, die älter sind als ein Datum ein.
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Sie können mehrere PST-Dateien erstellen, wenn Sie einige Ordner mit anderen Einstellungen archivieren möchten. So möchten Sie beispielsweise Elemente in Ihrem Ordner "Gesendet" länger aufbewahren als Elemente in Ihrem Ordner "Posteingang".
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Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Auch Elemente, für die "Keine AutoArchivierung" aktiviert ist, um einzelne Elemente zu archivieren, die von der automatischen Archivierung ausgeschlossen sind. Mit dieser Option wird nicht der Ausschluss dieser Elemente generell entfernt, sondern die Einstellung Keine AutoArchivierung nur für dieses Archiv ignoriert.
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Klicken Sie auf OK.
Deaktivieren der AutoArchivierung
Deaktivieren Sie die AutoArchivierung, wenn Sie bestimmen möchten, wann Elemente archiviert werden.
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Klicken Sie auf Datei > Optionen > Erweitert.
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Klicken Sie unter AutoArchivierung auf Einstellungen für AutoArchivierung.
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Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen AutoArchivierung alle n Tage.
Wichtig:
Office 2010 wird nicht mehr unterstützt. Aktualisieren Sie auf Microsoft 365, um von jedem beliebigen Gerät aus arbeiten zu können, und erhalten Sie weiterhin Support.
Jetzt aktualisieren
Standardmäßig werden ältere Outlook elemente automatisch in regelmäßigen Intervallen archiviert. Weitere Informationen zur AutoArchivierung finden Sie unter Sichern oder Löschen von Elementen mithilfe der AutoArchivierung.
Sie können Elemente zusätzlich zur AutoArchivierung oder als Ersatz auch manuell sichern und archivieren. Die manuelle Archivierung bietet Flexibilität und ermöglicht es Ihnen, genau anzugeben, welche Ordner im Archiv enthalten sind und welche Outlook Datendatei (PST) verwendet wird.
Gehen Sie wie folgt Outlook, um Ihre Elemente manuell zu archivieren:
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Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.
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Klicken Sie auf Tools zum Bereinigen.
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Klicken Sie auf Archivieren.
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Klicken Sie auf die Option Diesen Ordner und alle Unterordner archivieren, und klicken Sie dann auf den Ordner, den Sie archivieren möchten. Jeder Unterordner des ausgewählten Ordners ist in diesem manuellen Archiv enthalten.
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Geben Sie unter Elemente archivieren, die älter sind als ein Datum ein.
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Wenn Sie die Standarddatei oder den Standardspeicherort nicht verwenden möchten, klicken Sie unter Archivdateiauf Durchsuchen, um eine neue Datei oder einen neuen Speicherort anzugeben. Navigieren Sie zu der von Ihnen verwendeten Datei, oder geben Sie den Dateinamen ein, und klicken Sie dann auf OK. Der Speicherort der Zieldatei wird im Feld Archivdatei angezeigt.
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Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Elemente mit aktivierter Option "AutoArchivierung nicht archivieren", um alle Elemente mit auszuschließen, die möglicherweise einzeln markiert sind, um von der automatischen Archivierung ausgeschlossen zu werden. Mit dieser Option wird der Ausschluss dieser Elemente nicht entfernt, sondern das Kontrollkästchen AutoArchivierung nicht nur für dieses Archiv ignoriert.
Deaktivieren der AutoArchivierung
Wenn Sie nur manuell archivieren möchten, müssen Sie die AutoArchivierung deaktivieren. Führen Sie die folgenden Schritte aus:
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Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.
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Klicken Sie auf Optionen.
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Klicken Sie auf der Registerkarte Erweitert unter AutoArchivierungauf AutoArchivierung Einstellungen.
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Aktivieren Sie das Kontrollkästchen AutoArchivierung alle n Tage.
Wichtig:
Office 2007 wird nicht mehr unterstützt. Aktualisieren Sie auf Microsoft 365, um von jedem beliebigen Gerät aus arbeiten zu können, und erhalten Sie weiterhin Support.
Jetzt aktualisieren
Bei der autoArchivierung, die standardmäßig aktiviert ist, werden alte Elemente in regelmäßigen Zeitabständen automatisch an einen Archivspeicherort verschoben. Sie können Elemente jedoch manuell sichern und an einem von Ihnen angegebenen Speicherort archivieren.
Hinweis: Die Microsoft Office Outlook 2007 für die AutoArchivierung können angepasst werden. Statt Ihre Elemente manuell zu sichern oder zu archivieren, finden Sie möglicherweise, dass die AutoArchivierung Ihren Anforderungen entspricht. Weitere Informationen finden Sie unter Sichern oder Löschen von Elementen mithilfe der AutoArchivierung.
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Klicken Sie im Menü Datei auf Archivieren.
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Wählen Sie die Option Diesen Ordner und alle Unterordner archivieren aus, und geben Sie dann unter Elemente archivieren, die älter als ein Datum an.
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Klicken Sie unter Archivdateiauf Durchsuchen, um eine neue Datei oder einen neuen Speicherort anzugeben, wenn Sie die Standarddatei oder den Standardspeicherort nicht verwenden möchten.
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Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Elemente mit "Keine AutoArchivierung" aktivieren, wenn Sie eine frühere Einstellung außer Kraft setzen möchten, um bestimmte Elemente nicht automatisch zu archivieren. Wenn Sie diese Elemente während dieses Vorgangs manuell archivieren möchten, unterliegen die Elemente wieder der Einstellung Keine AutoArchivierung, es sei denn, Sie setzen diese Einstellung in Zukunft erneut manuell außer Kraft.
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Klicken Sie auf OK.
Hinweis: Outlook erstellt automatisch eine weitere Archivdatei für Elemente in dem angegebenen Ordner und Speicherort.
