Manuelles Archivieren von Elementen

Manuelles Archivieren von Elementen

Ihr Outlook-Postfach ist nur so groß, und es ist eine gute Wette, dass Sie in nächster Zeit keine e-Mails mehr erhalten. Damit das Ausfüllen nicht möglich ist, können Sie alte Elemente, die Sie behalten möchten, in einem Archivverschieben, einer separaten Outlook-Datendatei (PST), die Sie jederzeit in Outlook öffnen können.

Hinweis: Wenn Sie ein Exchange Server-Konto hinzufügen und Ihre Organisation Microsoft Exchange Server Online-Archiv verwendet, wird der Befehl " archivieren " und das Feature für ein Konto in Ihrem Outlook-Profil nicht angezeigt. Ihr Netzwerkadministrator kann dieses Feature auch deaktivieren.

Standardmäßig verwendet Outlook die AutoArchivierung, um Elemente regelmäßig zu archivieren. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Automatisches Archivieren älterer Elemente.

Sie haben auch jederzeit die Möglichkeit, Elemente manuell zu archivieren. Auf diese Weise können Sie steuern, welche Elemente archiviert werden, wo sie abgelegt werden und wie alt ein Element sein muss, bevor es archiviert werden kann.

  1. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

    • Klicken Sie in Outlook 2013: auf Datei #a0 Informationen #a1 Bereinigungs Tools #a2 archivieren.


      Archivieren

    • In Outlook 2016: Klicken Sie auf Datei > Informationen > Tools > Alte Elemente bereinigen.

      Bereinigen alter Elemente

    Tipp: Archiv und AutoArchivierung sind möglicherweise nicht verfügbar, wenn Ihr e-Mail-Profil eine Verbindung mit einem Exchange-Server herstellt. Es ist auch möglich, dass Ihre Organisation über eine e-Mail-Aufbewahrungsrichtlinie verfügt, die die AutoArchivierung außer Kraft setzt. Weitere Informationen erhalten Sie von Ihrem System Administrator.

  2. Klicken Sie auf die Option Diesen Ordner und alle Unterordner archivieren, und wählen Sie den Ordner aus, der archiviert werden soll.

  3. Geben Sie unter Elemente archivieren, die älter sind als ein Datum ein.

    Dialogfeld "Archivieren"

  4. Sie können mehrere PST-Dateien erstellen, wenn Sie einige Ordner mit anderen Einstellungen archivieren möchten. So möchten Sie beispielsweise Elemente in Ihrem Ordner "Gesendet" länger aufbewahren als Elemente in Ihrem Ordner "Posteingang".

  5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Auch Elemente, für die "Keine AutoArchivierung" aktiviert ist, um einzelne Elemente zu archivieren, die von der automatischen Archivierung ausgeschlossen sind. Mit dieser Option wird nicht der Ausschluss dieser Elemente generell entfernt, sondern die Einstellung Keine AutoArchivierung nur für dieses Archiv ignoriert.

  6. Klicken Sie auf OK.

Deaktivieren der AutoArchivierung

Deaktivieren Sie die AutoArchivierung, wenn Sie bestimmen möchten, wann Elemente archiviert werden.

  1. Klicken Sie auf Datei > Optionen > Erweitert.

  2. Klicken Sie unter AutoArchivierung auf Einstellungen für AutoArchivierung.

  3. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen AutoArchivierung alle n Tage.

Der Support für Office 2010 endete am 13. Oktober 2020

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Standardmäßig werden ältere Outlook-Elemente automatisch in regelmäßigen Abständen archiviert. Weitere Informationen zur AutoArchivierung finden Sie unter sichern oder Löschen von Elementen mithilfe der AutoArchivierung.

Sie können Elemente auch manuell sichern und archivieren, zusätzlich zur AutoArchivierung oder als Ersatz. Die manuelle Archivierung bietet Flexibilität und ermöglicht Ihnen, genau festzulegen, welche Ordner im Archiv enthalten sind und welche Archiv-Outlook-Datendatei (PST) verwendet wird.

Gehen Sie wie folgt vor, um Outlook-Elemente manuell zu archivieren:

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.

  2. Klicken Sie auf Cleanup-Tools.

  3. Klicken Sie auf archivieren.

  4. Klicken Sie auf die Option diesen Ordner und alle Unterordner archivieren , und klicken Sie dann auf den Ordner, den Sie archivieren möchten. In diesem manuellen Archiv ist jeder Unterordner des ausgewählten Ordners enthalten.

  5. Geben Sie unter Elemente archivieren, die älter sind als ein Datum ein.

    Dialogfeld 'Archivieren'

  6. Wenn Sie die Standarddatei oder den Standardspeicherort nicht verwenden möchten, klicken Sie unter Archivdateiauf Durchsuchen , um eine neue Datei oder einen neuen Speicherort anzugeben. Suchen Sie nach der gewünschten Datei, oder geben Sie den Dateinamen ein, und klicken Sie dann auf OK. Der Speicherort der Ziel Datei wird im Feld Archivdatei angezeigt.

  7. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Elemente mit der Option "nicht AutoArchivierung einbeziehen" , um alle Elemente einzubeziehen, die möglicherweise einzeln markiert sind, damit Sie von der automatischen Archivierung ausgeschlossen werden. Mit dieser Option wird dieser Ausschluss nicht von diesen Elementen entfernt, sondern das Kontrollkästchen nicht AutoArchivierung nur für dieses Archiv wird ignoriert.

Deaktivieren der AutoArchivierung

Wenn Sie nur manuell archivieren möchten, müssen Sie die AutoArchivierung deaktivieren. Gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.

  2. Klicken Sie auf Optionen.

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte erweitert unter AutoArchivierungauf AutoArchivierungseinstellungen.

  4. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen AutoArchivierung alle n Tage ausführen .

Die AutoArchivierung, die standardmäßig aktiviert ist, verschiebt alte Elemente automatisch in geplanten Intervallen an einen Archivspeicherort. Sie können jedoch Elemente manuell an einem von Ihnen angegebenen Speicherort sichern und archivieren.

Hinweis: Die Microsoft Office Outlook 2007 Einstellungen für die AutoArchivierung können angepasst werden. Anstatt ihre Elemente manuell zu sichern oder zu archivieren, stellen Sie möglicherweise fest, dass die AutoArchivierung Ihren Anforderungen entspricht. Weitere Informationen finden Sie unter sichern oder Löschen von Elementen mithilfe der AutoArchivierung.

  1. Klicken Sie im Menü Datei auf archivieren.

  2. Wählen Sie die Option diesen Ordner und alle Unterordner archivieren aus, und geben Sie dann unter Archiv Elemente, die älter sind, ein Datum an.

    Archivierte Ordner in der Ordnerliste

  3. Klicken Sie unter Archivdateiauf Durchsuchen , um eine neue Datei oder einen neuen Speicherort anzugeben, wenn Sie die Standarddatei oder den Standardspeicherort nicht verwenden möchten.

  4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Elemente mit "nicht AutoArchivierung einbeziehen" , wenn Sie eine vorherige Einstellung außer Kraft setzen möchten, um bestimmte Elemente nicht automatisch zu archivieren. Wenn Sie diese Elemente während dieser Vorgehensweise manuell archivieren möchten, unterliegen die Elemente wieder der Einstellung " Keine AutoArchivierung ", es sei denn, Sie haben diese Einstellung in Zukunft manuell überschrieben.

  5. Klicken Sie auf OK.

Hinweis: Outlook erstellt automatisch eine andere Archivdatei für Elemente in dem angegebenen Ordner und Speicherort.

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