In diesem Artikel
Empfehlenswerte Vorgehensweisen
Die folgenden Regeln helfen Ihnen, professionell aussehen zu lassen und Ihre Nachricht zu lesen.
-
Lesen Sie die Nachricht, bevor Sie sie senden.
-
Sorgen Sie für einen aussagekräftigen und aufgabenorientierten Betreff. Beispiel: "Manager: Bitte Datumsangaben für die Vorstandssitzung senden" enthält sowohl den Namen der Gruppe als auch eine Aktion, damit die Empfänger schnell sagen können, was sie tun müssen. Weitere nützliche Präfixe sind "ZurTJ:" und "Handlungsbedarf".
-
Wenn eine Aktion erforderlich ist, können Sie in der Zeile Betreff die gewünschte Aktion aus.
-
Ändern Sie auch den Betreff der Nachricht, wenn sich das Thema der Unterhaltung ändert.
-
Halten Sie alle Nachrichten möglichst kurz, und bleiben Sie beim Thema.
-
Organisieren Sie den Inhalt Ihrer Nachricht von der wichtigsten bis zur geringsten Bedeutung.
-
Erwägen Sie das Fettdrucken wichtiger Informationen.
-
Setzen Sie Aktionselemente oder Fragen auf separate Zeilen, damit sie sich ab - und auf sie benachrichtigungen.
-
Wenn Sie Fragen stellen, werden die Namen von Personen fett formatiert. Beispiel:"Ryan:Wie ist der Status des Projekts?" Wenn Sie eine E-Outlook 2016 mit Microsoft 365, sollten Sie die Verwendung @Mentions.
-
Beschränken Sie die Anzahl der Personen, an die Sie eine Nachricht senden, auf die Personen, die sie lesen müssen.
-
Setzen Sie Personen, die informiert werden müssen, in die Zeile Cc.
-
Setzen Sie Personen, die antworten oder Maßnahmen ergreifen müssen, in die Zeile An.
-
-
Verwenden Sie eine wenn dies angebracht ist,aber halten Sie Ihre Signatur einfach, kurz, professionell und, wenn möglich, ohne Grafiken.
-
Wenn Sie eine sofortige Antwort erhalten möchten, senden Sie keine E-Mail. In diesem Fall ist es besser, zum Telefonhörer zu greifen oder eine Chatnachricht zu senden.
-
Wenn Sie sich in einer E-Mail-Unterhaltung mit mehr als zehn Nachrichten befinden und nicht zu einer Lösung kommen, sollten Sie gegebenenfalls eine Besprechung anrufen oder einrichten, um das Problem zu diskutieren. E-Mail-Nachrichten sind nicht immer ein effizientes Mittel, um komplexe Probleme zu lösen.
-
Bestätigen Sie Nachrichten, die eine umfangreiche Antwort erfordern. Wenn Sie zu beschäftigt sind, um umgehend eine vollständige Antwort zu geben, lassen Sie den Absender wissen, dass Sie sich um das Problem kümmern und innerhalb eines gewissen Zeitrahmens oder bis zu einem bestimmten Datum antworten werden. Kennzeichnen Sie die Nachricht,um sich selbst daran zu erinnern, später zu antworten.
-
Verwenden Sie hohe Wichtigkeit (
) sparsam.Hinweis: Selbst wenn Sie eine verzögerte Senderegel eingerichtet haben, führt das Markieren einer Nachricht mit der Wichtigkeit "Hoch" dazu, dass sie sofort gesendet wird.
-
Wenn Sie eine Frage stellen und mehrere Personen Antworten könnten, wählen Sie nur eine Person aus, statt Ihre Frage an eine Gruppe zu senden.
Der Schlüssel zum Schreiben guter E-Mail-Nachrichten liegt in der Einfühlungsvermögen mit den Empfängern.
Nachverfolgen: Kennzeichnen beim Senden
Wenn Sie eine Nachricht an eine Person senden, von der Sie eine Antwort erhalten müssen, gehen Sie folgendermaßen vor:
-
Ändern Sie den Namen der gekennzeichneten E-Mail-Aufgabe in der To-Do, um mit Nachverfolgung zu beginnen.
-
Weisen Sie die Nachricht der Kategorie @Ausstehend zu.
Wenn Sie diese drei Schritte ausführen, wissen Sie, dass Ihre nächste Aktion das Senden einer weiteren Nachricht oder das Suchen nach einer Antwort ist.
Tipp Sich selbst dran zu erinnern, dass gegebenenfalls eine weitere Nachricht gesendet werden muss, ist häufig effektiver als die Nachricht für den Empfänger zu kennzeichnen. Ebenso sollten Sie eine Nachricht für sich selbst kennzeichnen, damit in der Aufgabenleiste zur Erinnerung eine Aufgabe angelegt wird, wenn Sie in einer Nachricht versprochen haben, eine Aufgabe zu erledigen.
Was Sie nicht möchten
-
Verwenden Sie kein Briefpapier.
-
Fügen Sie Ihren Vorgesetzten nicht bei jeder Nachricht ein, die Sie senden.
-
Senden Sie keine Nachricht, wenn Sie verärgert sind. Es ist besser, die Nachricht zu schreiben und im Ordner Entwürfe zu speichern, um später darauf zurückkommen zu können.
-
Erwarten Sie beim Senden langer Nachrichten (mehr als zwei Absätze) keine schnelle Antwort.
-
Senden Sie eine Nachricht zur Nach anschlussnachricht nur einen Tag nach der ersten Nachricht. Wenn Sie nicht rechtzeitig zurückerhören, versuchen Sie, per Telefon oder Chatnachricht zu telefonieren.
-
Verwenden Sie nicht bei jeder Nachricht, die Sie senden, Lese- oder Übermittlungsbestätigungen. Verwenden Sie diese nur, wenn Sie nicht sicher sind, dass die Empfänger die Nachricht erhalten.
-
Fügen Sie keine Kennzeichnungen oder Wichtigkeitskennzeichen
an jede von Ihnen gesendete Nachricht an. Ihre Empfänger werden lernen, sie zu ignorieren. -
Verwenden Sie nicht ALL CAPS.
-
Senden Sie keine Anlagen, sondern senden Sie stattdessen Links.
-
Erweitern Sie keine Verteilerlisten oder Kontaktgruppen. Wenn Sie Verteilerlisten erweitern, erschwert dies das Lesen von Nachrichten und bewirkt, dass sie in die falschen E-Mail-Ordner verschoben werden.
-
Gehen Sie nicht sarkastisch vor. Ihr Humor mag missverstanden werden.
-
Schreiben Sie nichts, das nicht von jedem in Ihrem Unternehmen gelesen werden soll. Sie wissen nie, wo Ihre E-Mail-Nachricht enden könnte.
-
Verwenden Sie keine geschweiften oder stark künstlerischen Schriftarten, die schwer zu lesen sind.
-
Verwenden Sie keine Rotschriftarten, da sie schwer zu lesen sind und als kritisch interpretiert werden können.
-
Senden Sie keine Antwort an alle an eine Verteilerliste oder Kontaktgruppe, die darum bittet, entfernt zu werden. Niemals.
Regeln für Kontaktgruppen und Verteilerlisten
-
Wenn Sie auf eine große Kontaktgruppe antworten, folgen Sie allen E-Mail-Anweisungen und nicht den Anweisungen.
-
Wenn Sie weitere Informationen von einer Einzelnen benötigen oder das Problem separat untersuchen, antworten Sie auf die gesamte Verteilerliste, um alle Personen wissen zu lassen, dass Sie antworten, und antworten Sie dann separat an die Einzelperson. Achten Sie darauf, auf die Verteilerliste zu antworten, nachdem das Problem mit der Lösung behoben wurde. Auf diese Weise können andere Personen in der Verteilerliste auf die Auflösung verweisen.
Weiterleiten von Nachrichten
Wenn jemand eine Nachricht an eine Verteilerliste sendet, in der Sie Mitglied sind, und die Nachricht von einer anderen Person oder einer anderen Verteilerliste besser beantwortet werden könnte, gehen Sie wie folgt vor:
-
Antworten Sie mit der richtigen Verteilerliste oder der richtigen Person in der Zeile An.
-
Antworten an die richtige Verteilerliste oder Person gesendet haben
-
Setzen Sie die ursprüngliche Verteilerliste nicht in die Zeile Bcc, da die Nachricht nicht von den Regeln anderer Personen gefiltert wird. Lassen Sie die Verteilerliste stattdessen in der Zeile An oder Cc.
So wird's aus einer Verteilerliste entfernt
Wenn Sie E-Mails von einer Verteilerliste erhalten, in der Sie nicht enthalten sein möchten, senden Sie eine Nachricht an den Netzwerkadministrator oder den Besitzer der Verteilerliste, und bitten Sie darum, entfernt zu werden. Antworten Sie nicht auf die gesamte Verteilerliste. Um den Besitzer der Verteilerliste zu finden, doppelklicken Sie auf den Namen der Verteilerliste.
Verwenden von Inlinekommentaren
Das Hinzufügen von Inlinekommentaren zu E-Mails, die Sie erhalten, ist eine bequeme Möglichkeit, Fragen zu beantworten und direkt auf Probleme zu reagieren. Folgendes wird als bewährte Methode angesehen:
-
Erwähnen Sie in Ihrer Nachricht, dass Sie mit Inlinekommentaren arbeiten. Schreiben Sie beispielsweise "Weitere Kommentare finden Sie in der ursprünglichen E-Mail".
-
Sorgen Sie dafür, dass Ihr Text sich vom Text der ursprünglichen Nachricht unterscheidet. Nachfolgend finden Sie einige Vorschläge hierzu:
-
Ändern der Schriftfarbe
-
Ausstehender Name oder Initialen in eckigen Klammern, z. B. [Melissa], [MM]
-
Ändern der Schriftart in "Ital", "Fett" oder "Fett"
-
-
Löschen Sie nichts, das Sie nicht geschrieben haben.
Verwenden von "Bcc"
Verwenden Sie die Bcc-Funktion, um Personen aus einer E-Mail-Unterhaltung zu entfernen, wenn Sie davon aus sind, dass sie die zusätzliche E-Mail nicht mehr benötigen oder wenn sich das Thema der Unterhaltung geändert hat.
Wenn Sie beispielsweise eine von fünf Personen sind, die eine Frage erhalten und diese beantworten möchten, verschieben Sie die anderen vier Personen auf die Zeile "Bcc", und geben Sie etwas wie "Mit Josef, Jeff, James und Josef in Bcc" aus. Hier ist die Antwort ..." Zukünftige Nachrichten werden dann nur noch zwischen Ihnen und dem ursprünglichen Absender gesendet.
Verwenden Sie "Bcc" nicht, um einen Dritten (z. B. Ihren Vorgesetzten) über eine sensible Nachricht zu erfahren. Der Bcc-Empfänger erkennt möglicherweise nicht, dass er einen Bcc erhalten hat, und kann allen antworten und damit offen, dass er einen Bcc erhalten hat. Dies kann als hinterhältiges Verhalten Ihrer Organisation auftauchen.
Anstatt Bcc zu verwenden, um einen Dritten über ein Problem zu informieren, senden Sie die Nachricht nach dem Senden weiter.
Vorbereiten auf Urlaub
Wenn Sie Outlook mit Microsoft 365, einem Outlook.com-, Hotmail.com- oder Live.com-Konto oder einem Microsoft Exchange-Konto verwenden, können Sie eine Außer Haus-Nachricht einrichten, um Personen innerhalb Ihrer Organisation zu sagen, dass Sie nicht mehr da sind.
Als bewährte Methode folgen Sie den Ratschlägen in Hinzufügen von Zeit weg vom Büro zu den Kalendern Outlook Kollegen.
Wenn Sie oder Ihr Administrator einen freigegebenen Urlaubskalender erstellt haben, müssen Sie unbedingt hier Ihren Urlaub posten. Wenn jeder den freigegebenen Kalender verwendet, müssen Sie keine separate Besprechungsanfrage senden, um alle wissen zu lassen, dass Sie ab jetzt ab sind, wie der weiter oben beschriebene Artikel nahelegt, aber eine E-Mail-Nachricht kann als gute Erinnerung fungieren.
Informationen zum Autor
Die Autorin von "Content Writer" für Outlook Desktop. Sie ist eine frühere Outlook MVP und Autorin mehrerer Bücher zu sehr alten Versionen Outlook. Sie lebt in Seattle, wo sie gern die Gitarre liest und spielt.
