Lernen Sie die wichtigsten Do's und Don'ts für eine professionelle E-Mail-Kommunikation in Outlook kennen.
Inhalt dieses Artikels
- Empfehlenswerte Vorgehensweisen
- Die Don'ts
- Verwenden von Verteilerlisten und Kontaktgruppen
- Verwenden von Inlinekommentaren
- Verwenden von "Bcc"
- Vorbereitung auf den Urlaub
Empfehlenswerte Vorgehensweisen
Die folgenden Regeln tragen dazu bei, dass Ihre E-Mails professionell aussehen und Ihre Botschaft vermittelt wird.
Lesen Sie die Nachricht, bevor Sie sie senden.
Sorgen Sie für einen aussagekräftigen und aufgabenorientierten Betreff. Beispiel: "Manager: Bitte senden Sie Ihre Board-Retreat-Termine" enthält sowohl den Namen der Gruppe als auch eine Aktion, damit die Empfänger schnell erkennen können, was sie tun müssen. Weitere nützliche Präfixe sind "Zur Information:" und "Aktion erforderlich".
Wenn eine Aktion erforderlich ist, geben Sie in der Betreffzeile an, was Sie möchten.
Ändern Sie auch den Betreff der Nachricht, wenn sich das Thema der Unterhaltung ändert.
Halten Sie alle Nachrichten möglichst kurz, und bleiben Sie beim Thema.
Ordnen Sie den Inhalt Ihrer Nachricht vom wichtigsten zum unwichtigsten.
Erwägen Sie, wichtige Informationen fett zu formatieren .
Setzen Sie Aktionspunkte oder Fragen in getrennte Zeilen , damit sie auffallen und wahrgenommen werden.
Namen von Personen fett formatieren, wenn Sie Fragen stellen. Zum Beispiel: "Ryan: Wie ist der Status des Projekts?" Wenn Sie Outlook 2016 mit Microsoft 365 verwenden, consider using @Mentions.
Beschränken Sie die Anzahl der Personen , an die Sie eine Nachricht senden, auf die Personen, die sie lesen müssen.
- Platzieren Sie Personen, die informiert werden müssen, in die Cc-Zeile .
- Setzen Sie Personen, die antworten oder Maßnahmen ergreifen müssen, in die Zeile An .
Verwenden Sie gegebenenfalls eineSignatur, aber halten Sie Ihre Signatur einfach, kurz, professionell und wenn möglich frei von Grafiken.
Wenn Sie eine sofortige Antwort wünschen, senden Sie keine E-Mail. In diesem Fall ist es besser, zum Telefonhörer zu greifen oder eine Chatnachricht zu senden.
Wenn Sie sich in einer E-Mail-Unterhaltung befinden, die mehr als zehn Nachrichten ohne Lösung enthält , sollten Sie erwägen, anzurufen oder eine Besprechung zu vereinbaren, um das Problem zu besprechen. E-Mail-Nachrichten sind nicht immer ein effizientes Mittel, um komplexe Probleme zu lösen.
Bestätigen Sie Nachrichten, die eine umfangreiche Antwort erfordern. Wenn Sie zu beschäftigt sind, um umgehend eine vollständige Antwort zu geben, lassen Sie den Absender wissen, dass Sie sich um das Problem kümmern und innerhalb eines gewissen Zeitrahmens oder bis zu einem bestimmten Datum antworten werden. Kennzeichnen Sie die Nachricht , um sich daran zu erinnern, später zu antworten.
Verwenden Sie "Hohe Wichtigkeit " (
) sparsam.Hinweis
Auch wenn Sie eine Regel zur verzögerten Übermittlung eingerichtet haben, bewirkt das Markieren einer Nachricht mit hoher Wichtigkeit , dass sie sofort gesendet wird.
Wenn Sie eine Frage stellen und mehrere Personen antworten könnten, wählen Sie nur eine Person aus , anstatt Ihre Frage an eine Gruppe zu senden.
Der Schlüssel zum Schreiben guter E-Mail-Nachrichten liegt darin, sich in Ihre Empfänger einzufühlen.
Nachverfolgung: Kennzeichnen beim Senden
Wenn Sie eine Nachricht an eine Person senden, von der Sie eine Antwort erhalten müssen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Kennzeichnen Sie es beim Senden für sich selbst.
- Ändern Sie den Namen der gekennzeichneten E-Mail-Aufgabe in der To-Do Leiste, um mit der Nachverfolgung zu beginnen.
- Weisen Sie die Nachricht der Kategorie @Ausstehend zu.
Wenn Sie diese drei Schritte ausführen, wissen Sie, dass Ihre nächste Aktion darin besteht, eine weitere Nachricht zu senden oder nach einer Antwort zu suchen.
Tipp
Sich selbst dran zu erinnern, dass gegebenenfalls eine weitere Nachricht gesendet werden muss, ist häufig effektiver als die Nachricht für den Empfänger zu kennzeichnen. Ebenso sollten Sie eine Nachricht für sich selbst kennzeichnen, damit in der Aufgabenleiste zur Erinnerung eine Aufgabe angelegt wird, wenn Sie in einer Nachricht versprochen haben, eine Aufgabe zu erledigen.
Die Don'ts
- Verwenden Sie kein Briefpapier.
- Schließen Sie Ihren Vorgesetzten nicht in jeder Nachricht ein, die Sie senden.
- Senden Sie keine Nachricht, wenn Sie wütend sind. Es ist besser, die Nachricht zu schreiben und im Ordner Entwürfe zu speichern, um später darauf zurückkommen zu können.
- Erwarten Sie keine schnelle Antwort, wenn Sie lange Nachrichten (mehr als zwei Absätze) senden.
- Senden Sie frühestens einen Tag nach der ersten Nachricht eine Folgenachricht. Wenn Sie nicht rechtzeitig eine Antwort erhalten, verwenden Sie das Telefon oder Instant Messaging.
- Verwenden Sie nicht Lese- oder Zustellungsbestätigungen für jede Nachricht, die Sie senden. Verwenden Sie diese nur, wenn Sie nicht sicher sind, dass die Empfänger die Nachricht erhalten.
-
Hängen Sie nicht jeder Nachricht, die Sie senden, Kennzeichen oder hohe Wichtigkeit an. Ihre Empfänger werden lernen, sie zu ignorieren.
- Verwenden Sie nicht GROSSBUCHSTABEN.
- Senden Sie keine Anlagen, sondern Links.
- Erweitern Sie keine Verteilerlisten oder Kontaktgruppen. Das Erweitern von Verteilerlisten erschwert das Lesen von Nachrichten und führt dazu, dass sie in die falschen E-Mail-Ordner verschoben werden.
- Benutze keinen Sarkasmus. Ihr Humor könnte missverstanden werden.
- Schreiben Sie nichts , von dem Sie nicht möchten, dass jeder in Ihrem Unternehmen es liest. Man weiß nie, wo Ihre E-Mail-Nachrichten landen werden.
- Verwenden Sie keine kursiven oder kunstvoll gestalteten Schriftarten, die schwer lesbar sind.
- Verwenden Sie keine roten Schriftarten , da sie schwer lesbar sind und als kritisch interpretiert werden können.
- Senden Sie keineAntwort an alle an eine Verteilerliste oder Kontaktgruppe, um entfernt zu werden. Niemals.
Regeln für Kontaktgruppen und Verteilerlisten
- Wenn Sie einer großen Kontaktgruppe antworten, befolgen Sie alle E-Mail-Dos und Don'ts.
- Wenn Sie weitere Informationen von einer Person benötigen oder das Problem separat untersuchen, antworten Sie der gesamten Verteilerliste, um alle darüber zu informieren, dass Sie antworten, und antworten Sie der Person dann separat. Achten Sie darauf, der Verteilerliste zu antworten, nachdem das Problem mit der Lösung behoben wurde. Auf diese Weise können andere Personen in der Verteilerliste auf die Lösung verweisen.
Weiterleiten von Nachrichten
Wenn jemand eine Nachricht an eine Verteilerliste sendet, deren Mitglied Sie sind, und die Nachricht besser von einer anderen Person oder einer anderen Verteilerliste beantwortet werden sollte, gehen Sie wie folgt vor:
- Antworten Sie mit der richtigen Verteilerliste oder Person in der Zeile "An ".
- Antworten an die richtige Verteilerliste oder Person senden lassen.
- Schreiben Sie die ursprüngliche Verteilerliste nicht in die Zeile "Bcc", da Ihre Nachricht nicht nach den Regeln anderer Personen gefiltert wird. Lassen Sie die Verteilerliste lieber in der Zeile "An" oder "Cc".
Entfernen aus einer Verteilerliste
Wenn Sie E-Mails von einer Verteilerliste erhalten, der Sie nicht angehören möchten, senden Sie eine Nachricht an Ihren Netzwerkadministrator oder an den Besitzer der Verteilerliste, und bitten Sie darum, entfernt zu werden. Antworten Sie nicht auf die gesamte Verteilerliste. Um den Besitzer der Verteilerliste zu finden, doppelklicken Sie auf den Namen der Verteilerliste.
Verwenden von Inlinekommentaren
Das Hinzufügen von Inlinekommentaren zu E-Mails, die Sie erhalten, ist eine bequeme Möglichkeit, Fragen zu beantworten und direkt auf Probleme zu reagieren. Folgendes wird als bewährte Methode angesehen:
Erwähnen Sie in Ihrer Nachricht, dass Sie mit Inlinekommentaren arbeiten. Schreiben Sie beispielsweise "Weitere Kommentare finden Sie in der ursprünglichen E-Mail".
Sorgen Sie dafür, dass Ihr Text sich vom Text der ursprünglichen Nachricht unterscheidet. Nachfolgend finden Sie einige Vorschläge hierzu:
- Ändern der Schriftfarbe
- Stellen Sie Ihren Namen oder Ihre Initialen in Klammern voran, z. B. [Melissa], [MM]
- Ändern der Schriftart in kursiv oder fett oder beides
Löschen Sie nichts, was Sie nicht geschrieben haben.
Verwenden von "Bcc"
Verwenden Sie das Feature "Bcc", um Personen aus einer E-Mail-Unterhaltung zu entfernen, wenn Sie der Meinung sind, dass sie die zusätzliche E-Mail nicht mehr benötigen, oder wenn sich das Unterhaltungsthema geändert hat.
Wenn Sie beispielsweise eine von fünf Personen sind, die eine Frage erhalten und Sie diese beantworten möchten, verschieben Sie die anderen vier Personen in die Zeile "Bcc ", und geben Sie etwas an wie "Bcc'ing Joe, Jeff, James and Jennifer. Hier ist die Antwort..." Zukünftige Nachrichten werden dann nur zwischen Ihnen und dem ursprünglichen Absender gesendet.
Verwenden Sie "Bcc" nicht, um Dritte (z. B. Ihren Vorgesetzten) über eine vertrauliche Nachricht zu informieren. Der Bcc-Empfänger erkennt möglicherweise nicht, dass er oder sie einen Bcc erhalten hat, und kann jedem antworten und offenlegen, dass er oder sie einen Bcc erhalten hat. Dies kann als hinterhältiges Verhalten Ihrerseits rüberkommen.
Anstatt "Bcc" zu verwenden, um einen Dritten über ein Problem zu informieren, leiten Sie die Nachricht nach dem Senden weiter.
Vorbereitung auf den Urlaub
Wenn Sie Outlook mit Microsoft 365, einem Outlook.com-, Hotmail.com- oder Live.com-Konto oder einem Microsoft Exchange-Konto verwenden, können Sie eine Abwesenheitsnachricht einrichten, um die Personen in Ihrem organization darüber zu informieren, dass Sie nicht da sind.
Befolgen Sie als bewährte Methode die Ratschläge unter "Besprechungszeit in den Outlook-Kalendern Ihrer Kollegen hinzufügen".
Wenn Sie oder Ihr Administrator einen freigegebenen Urlaubskalender erstellt haben, sollten Sie Ihren Urlaub dort veröffentlichen. Wenn jeder den geteilten Kalender verwendet, müssen Sie keine separate Besprechungsanfrage senden, um alle über Ihre Abwesenheit zu informieren, wie im Artikel zuvor vorgeschlagen, aber eine E-Mail-Nachricht kann als gute Erinnerung dienen.