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Anstatt Besprechungseinladungen zu senden, die einen Link An Besprechung teilnehmen enthalten, können Sie Ihre Besprechung veröffentlichen und die Teilnehmer können sich registrieren. So können Sie ein breiteres Netz von Teilnehmern ansprechen, und Ihre Teilnehmer können wichtige Informationen über ihre Interessen angeben.

Inhalt

Informationen zu Besprechungen mit Registrierung

Besprechung planen

Registrierungsformular anpassen

Einladung senden

Besprechung veröffentlichen

Registrierungsbericht anzeigen

Referenten nach dem Senden der Einladung hinzufügen

Besprechungsdetails bearbeiten und Teilnehmer informieren

Besprechung absagen

Anwesenheitsberichts nach der Besprechung anzeigen

Informationen zu Besprechungen mit Registrierung

Bei Besprechungen mit Registrierung haben der Organisatoren und die Referenten mehr Kontrolle als bei einer normalen Besprechung. Standardmäßig werden Teilnehmer:

  • Im Wartebereich warten, bis der Organisator oder ein Referent sie in die Besprechung einlässt.

  • Inhalt nicht freigegeben können.

Wenn die Besprechung öffentlich zugänglich ist, werden die Teilnehmer stummgeschaltet, und ihr Video wird deaktiviert, wenn sie teilnehmen.

Referenten können während der Besprechung Umfragen verwenden, um die Benutzergruppe einzubeziehen und Informationen zu sammeln.

Hinweis: Derzeit unterstützen Kanalbesprechungen und wiederkehrende Besprechungen die Teilnehmerregistrierung nicht.

Besprechung planen

  1. Wählen Sie im Teams-Kalender Neue Besprechungaus.

    Oben rechts im Kalender "Neue Besprechung" auswählen

  2. Wählen Sie auf der Seite "Neue Besprechung" Registrierung anfordern und dann entweder Für Personen in Ihrer Organisation oder Für alle (für eine für die Öffentlichkeit offene Besprechung).

    "Registrierung erforderlich" unter "Besprechungsoptionen" auswählen

    Hinweise: 

    • Wenn die Option Registrierung erforderlich nicht angezeigt wird, wenden Sie sich an Ihren IT-Administrator.

    • Wenn Sie eine öffentliche Besprechung planen möchten, aber die Option Für alle nicht angezeigt wird, wenden Sie sich an Ihren IT-Administrator.

  3. Geben Sie auf der Seite "Neue Besprechung" einen Titel für die Besprechung, das Datum, die Start- und Endzeiten sowie eine Beschreibung ein.

    Die Informationen, die Sie auf dieser Seite eingeben, sind für die Besprechungsreferenten bestimmt – Teilnehmern werden sie nicht angezeigt. Wenn Sie möchten, können Sie eine andere Startzeit für Besprechungsteilnehmer festlegen, damit Sie Zeit haben, sich mit den Referenten vorzubereiten, bevor die Teilnehmer beitreten. (Anweisungen finden Sie unter Anpassen des Registrierungsformulars.)

    Hinweis: Es wird empfohlen, die Besprechungsrichtlinie so festzulegen, dass Teilnehmer im Wartebereich warten, damit Sie oder ein Referent sie zur Besprechung zulassen können, wenn Sie bereit sind. Anweisungen finden Sie unter Ändern der Teilnehmereinstellungen für eine Teams-Besprechung.

Referenten hinzufügen (optional)

Wenn Sie anderen Personen die Möglichkeit geben möchten, während der Besprechung Inhalte zu präsentieren, führen Sie sie in der Einladung auf. Referenten müssen sich nicht für die Besprechung registrieren.

Hinweis: Wenn Sie Referenten nach dem Senden der Besprechungseinladung hinzufügen, müssen Sie zusätzliche Schritte ausführen. Weitere Schritte finden Sie unter Hinzufügen von Referenten nach dem Senden der Einladung.

  1. Geben Sie im Feld Erforderliche Moderatoren hinzufügen Ihre Namen ein.

    Erforderliche und optionale Referenten hinzufügen

  2. Wenn optionale Referenten vorhanden sind, wählen Sie Optionale Referenten aus, und geben Sie ihre Namen ein.

Ein anonymer Referent nimmt als Teilnehmer an der Besprechung teil. Sie müssen sie als Referenten festlegen, damit sie Inhalte freigeben können:

  1. Klicken Sie auf Teilnehmer anzeigen in Ihren Besprechungssteuerelementen, um eine Liste aller Personen in der Besprechung anzuzeigen.

  2. Zeigen Sie auf den Namen der Person, deren Rolle Sie ändern möchten, und wählen Sie Weitere Optionen > Referenten machen aus.

Registrierungsformular anpassen

Potenzielle Besprechungsteilnehmer erhalten dieses Formular, wenn sie den Link zur Besprechungsregistrierung auswählen. Sie füllen es aus und senden es ab, um den Beitrittslink für die Besprechung zu erhalten.

  • Wählen Sie zum Anpassen des Registrierungsformulars Registrierungsformular anzeigen aus.

    "Registrierungsformular anzeigen" auswählen

Hinzufügen eines benutzerdefinierten Bilds (optional)

Sie können ein Banner oder ein anderes Bild oben auf dem Registrierungsformular für die Teilnehmer hinzufügen.

  1. Wählen Sie oben auf der Seite Bild hinzufügen aus.

  2. Wählen Sie Bild hochladen aus, suchen Sie das gewünschte Bild, wählen Sie es aus und wählen Sie dann Fertig aus.

  3. Wählen Sie erneut Fertig aus.

Um das Bild zu entfernen, wählen Sie das X in der oberen rechten Ecke der Seite.

Geben Sie grundlegende Besprechungsdetails für Teilnehmer ein

  • Geben Sie den Besprechungstitel, das Datum, die Start- und Endzeiten sowie die Beschreibung ein. Sie können auch die Sprecher zusammen mit ihren Bios auflisten.

    Die Informationen, die Sie auf dieser Seite eingeben, sind für die Besprechungsteilnehmer bestimmt. Wenn Sie möchten, können Sie eine andere Startzeit für Besprechungsreferenten festlegen, damit Sie Zeit haben, sich mit den Referenten vorzubereiten, bevor die Teilnehmer beitreten.

    Damit Teilnehmer im Wartebereich warten, bevor sie zur Besprechung zugelassen werden, lesen Sie Ändern der Teilnehmereinstellungen für eine Teams-Besprechung.

    Abschnitt über die Eventdetails

Zusätzliche Felder auswählen

Das Formular, das die Teilnehmer ausfüllen, umfasst drei Pflichtfelder: Vorname, Nachname und E-Mail. Sie entscheiden den Rest.

  1. Wählen Sie unter Für dieses Ereignis registrierenFeld hinzufügen aus, um eine Liste häufig angeforderter Felder anzuzeigen.

    Das Feld "Hinzufügen" auswählen

  2. Um eines der aufgelisteten Felder hinzuzufügen, wählen Sie es aus.

  3. Wenn das Feld im Formular angezeigt wird, wählen Sie das Erforderlich -Feld aus, wenn Sie Teilnehmer verpflichten möchten, diese Informationen anzugeben. (Sie können sich nicht für Ihre Besprechung registrieren, wenn sie die Zeile leer lassen.)

    Erforderliches Kontrollkästchen befindet sich neben "Organisation"

  4. Wiederholen Sie die Schritte 1 bis 3 nach Bedarf. Um ein Feld zu löschen, wählen Sie X rechts daneben aus.

Benutzerdefinierte Felder erstellen

Sie können eine beliebige Menge zusätzlicher Informationen anfordern, z. B. im Zusammenhang mit den Marketingzielen Ihrer Besprechung oder zur Planung Ihrer Trainingssitzung.

  1. Wählen Sie Feld hinzufügen > Benutzerdefinierte Frage aus, und geben Sie an, ob der Teilnehmer Informationen in den Fragebogen eingibt (wählen Sie Eingabe) oder ob er aus den von Ihnen angegebenen Optionen auswählt (wählen Sie Auswahl).

    Eingabe oder Auswahl auswählen

  2. Wenn Sie Eingabe ausgewählt haben, geben Sie Ihre Frage in das Feld unter Benutzerdefinierte Frage ein.

    Eingabe ist die erste Option

  3. Wenn Sie Auswahl ausgewählt haben, geben Sie Ihre Frage unter Benutzerdefinierte Frage ein, wählen Sie Option hinzufügen aus, bis Sie die gewünschte Anzahl von Auswahlmöglichkeiten haben und geben Sie dann die Auswahlmöglichkeiten ein.

    Auswahl ist die zweite Option

  4. Um eine Vorschau Ihres Registrierungsformulars anzuzeigen, wählen Sie oben rechts auf der Seite Im Browser anzeigen aus.

  5. Wählen Sie abschließend Speichern aus.

  6. Um das Formular zu schließen, wählen Sie die Xin der oberen rechten Ecke aus.

Hinweis: Das Registrierungsformular wird als Webformular des Organisators auf dessen Meine Website in SharePoint erstellt. Teilnehmer geben ihre Registrierungsdaten über eine TLS-verschlüsselte Verbindung zwischen ihrem Browser und dem SharePoint-Dienst ein. Wenn ein Teilnehmer eine Registrierung übermittelt, speichert SharePoint die Daten verschlüsselt direkt am SharePoint-Datenspeicherort Ihrer Organisation als Liste auf der Meine Website des Organisators.
Organisatoren können auf Anfragen von Teilnehmern reagieren, um Rechte betroffener Personen zu nutzen, indem sie direkt auf ihre Registrierungslisten in SharePoint zugreifen. Administratoren können den Leitfaden für Anträge betroffener Benutzer verwenden, der unter Office 365-Anträge betroffener Benutzer für die DSGVO und CCPA bereitgestellt wird.

Einladung senden

Nachdem Sie die grundlegenden Informationen für Referenten und Teilnehmer ausgefüllt, weitere Referenten hinzugefügt und das Registrierungsformular angepasst haben, senden Sie die Einladung.

Wichtig: Sie müssen dies auch tun, wenn Sie der einzige Referent sind.

  • Wählen Sie Senden in der oberen rechten Ecke der Seite.

Die Referenten erhalten die Einladung.

Der Registrierungslink wird aktiv, damit sich potenzielle Teilnehmer registrieren können.

Besprechung veröffentlichen

Sorgen Sie für Spannung und bringen Sie eine Benutzergruppe zusammen für Ihre Besprechung, indem Sie die Details und den Registrierungslink mit potenziellen Teilnehmern teilen. Möglicherweise möchten Sie das Ereignis über soziale Medien, Websites, E-Mails, Chats usw. veröffentlichen. (Der Link wird aktiv, nachdem Sie die Besprechungseinladung gesendet haben.)

Registrierungslink kopieren

  1. Doppelklicken Sie in Ihrem Kalender auf das Besprechungsereignis.

  2. Wählen Sie Registrierungslink kopieren oben auf der Seite aus.

    "Registrierungslink kopieren" unter dem Besprechungstitel auswählen

Hinweis: Sie können den Link auch aus dem Registrierungsformular kopieren.

Jetzt können Sie den Link in Ihre Ankündigungen und Nachrichten einfügen.

Registrierungsbericht anzeigen

Nachdem Sie die Besprechungseinladung gesendet und Ihre Besprechung veröffentlicht haben, können Sie nachverfolgen, wer sich registriert hat und was sie im Registrierungsformular eingegeben haben.

  1. Doppelklicken Sie in Ihrem Kalender auf die Besprechung.

  2. Wählen Sie die Registrierung -Schaltfläche aus, um den Bericht herunterzuladen.

    Schaltfläche "Registrierung" auswählen

Referenten nach dem Senden der Einladung hinzufügen

Wenn Sie der Besprechung Referenten hinzufügen, nachdem Sie die Einladung gesendet haben, müssen Sie ihnen die Berechtigung zum Präsentieren erteilen. Sie können dies tun, indem Sie eine Besprechungsoption vor der Besprechung oder ihre Rolle während der Besprechung ändern.

Hinweis: Um einen externen (Gast-) Referenten hinzuzufügen, führen Sie das zweite Verfahren aus.

So fügen Sie vor der Besprechung einen Referenten hinzu:

  1. Doppelklicken Sie in Ihrem Kalender auf das Ereignis.

  2. Fügen Sie den neuen Referenten der Zeile Referenten oder optionalen Referenten in der Einladung hinzu.

  3. Wählen Sie das Symbol Einstellungen in der oberen rechten Ecke des Bildschirms.

  4. Doppelklicken Sie in Ihrem Kalender auf das Ereignis.

  5. Wählen Sie neben Zu Besprechungsoptionen wechseln die Option Optionen ändern aus.

    "Optionen ändern" rechts neben "Zu Besprechungsoptionen wechseln" auswählen

  6. Auf der Seite "Besprechungsoptionen" neben Wer kann präsentieren? geben Sie den Namen des zusätzlichen Referenten ein. 

    Bestimmte Personen auswählen (die dritte Option)  

  7. Klicken Sie unten im Bildschirm auf Speichern.

Wenn Sie Besprechungsteilnehmer über den neuen Referenten informieren möchten, lesen Sie Bearbeiten von Besprechungsdetails und Informieren der Teilnehmer– Zur Information registrierter Teilnehmer.

So ändern Sie die Rolle einer Person während der Besprechung:

  1. Senden Sie die Informationen zum Besprechungsbeitritt an die Person, die präsentieren wird. Die Informationen sind am Ende des Besprechungsereignisses im Kalender unter Microsoft Teams-Besprechung verfügbar.

  2. Lassen Sie den Referenten zur Besprechungszeit in die Besprechung.

  3. Klicken Sie auf Teilnehmer anzeigen in Ihren Besprechungssteuerelementen, um eine Liste aller Personen in der Besprechung anzuzeigen.

  4. Zeigen Sie auf den Namen der Person, deren Rolle Sie ändern möchten, und wählen Sie Weitere Optionen > Referenten machen aus.

Besprechungsdetails bearbeiten und Teilnehmer informieren

So informieren Sie Referenten:

Änderungen an den grundlegenden Besprechungsinformationen (Titel, Referenten, Datum und Uhrzeit) werden per E-Mail an die Referenten gesendet.

  1. Doppelklicken Sie in Ihrem Kalender auf das Besprechungsereignis.

  2. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor.

  3. Wählen Sie oben rechts auf der Seite Update senden.

So informieren Sie registrierte Teilnehmer:

Änderungen an Datum und Uhrzeit werden per E-Mail an die registrierten Teilnehmer gesendet.

  1. Doppelklicken Sie in Ihrem Kalender auf das Besprechungsereignis.

  2. Wählen Sie Registrierungsformular anpassen aus.

  3. Wählen Sie in der oberen linken Ecke des Formulars Bearbeiten aus.

  4. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor.

  5. Wählen Sie in der oberen linken Ecke des Formulars Speichern aus.

  6. Wichtig: Wählen Sie im Feld Update senden?Sendenaus.

 Besprechung absagen

Eine Abbruch-E-Mail wird an die Referenten und registrierten Teilnehmer gesendet.

  1. Doppelklicken Sie in Ihrem Kalender auf das Besprechungsereignis.

  2. Wählen Sie oben links auf der Seite Besprechung absagen aus.

  3. Fügen Sie eine Absagenachricht hinzu und wählen Sie Besprechung absagen aus.

Hinweis: Teilnehmer können ihre Registrierung über die E-Mail abbrechen, die ihren Verknüpfungslink enthält.

Anwesenheitsberichts nach der Besprechung anzeigen

Laden Sie nach der Besprechung den Anwesenheitsbericht herunter, um zu sehen, wer an der Besprechung teilgenommen hat und wie lange. Sie können dies mit dem Registrierungsbericht vergleichen, um einen umfassenderen Überblick über den Erfolg der Besprechung zu erhalten.

  1. Doppelklicken Sie in Ihrem Kalender auf das Besprechungsereignis.

  2. Wählen Sie die Schaltfläche Anwesenheit aus, um den Bericht herunterzuladen.

    Schaltfläche "Teilnahme herunterladen"

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