Planen von Dokumentenmappen in SharePoint Server

Zusammenfassung: Erfahren Sie mehr über das Dokumentmappenfeature in SharePoint Server 2013, wie Sie Dokumentenmappen verwalten und Dokumentmappen-Inhaltstypen planen.

Dieser Artikel beschreibt Dokumentenmappen und enthält Anleitungen dazu, wie Sie sie in Ihre SharePoint Server 2016-Dokumentverwaltungslösung integrieren können.

Inhalt dieses Artikels:

Informationen zu Dokumentenmappen

Dokumentenmappen sind ein Feature in SharePoint Server 2016, mit dem ein organization ein einzelnes Lieferumfang oder Arbeitsprodukt verwalten kann, das mehrere Dokumente oder Dateien enthalten kann. Eine Dokumentenmappe ist eine spezielle Art von Ordner, die eindeutige Dokumentmappenattribute, die Attribute und das Verhalten von Ordnern und Dokumenten kombiniert und eine Benutzeroberfläche (UI), Metadaten und Objektmodellelemente bereitstellt, um alle Aspekte des Arbeitsprodukts zu verwalten.

Für Teams und Benutzer in vielen Organisationen ist eine Reihe von Dokumenten oder ein Arbeitsprodukt erforderlich, um ein Projekt oder lieferumfang besser zu verwalten. Beispielsweise muss ein Rechtsteam möglicherweise verschiedene Dokumente, Fotos und Audiodateien sammeln, erstellen und verwalten, die sich auf einen bestimmten Fall beziehen. Oder ein Vertriebsteam muss Möglicherweise Dokumente aus verschiedenen Quellen kompilieren, um eine Anforderung für einen Vorschlag (Request for Proposal, RFP) für einen potenziellen Kunden zu erstellen und zu verwalten. Dokumentensätze bieten diesen Teams und Benutzern die Möglichkeit, diese Dokumentensätze als einzelne Sammlung, Lieferumfang oder Arbeitsprodukt zu verwalten. Besitzer von Dokumentenmappen können dann eine benutzerdefinierte Willkommensseite erstellen, auf der die enthaltenen Elemente und wichtige Informationen zum Arbeitsprodukt angezeigt werden können.

In SharePoint Server 2016 können Organisationen, die Dokumentenmappen konsistent erstellen und verwalten möchten, einen Dokumentenmappen-Inhaltstyp für jedes Arbeitsprodukt konfigurieren, das sie normalerweise erstellen. Ein Dokumentenmappen-Inhaltstyp kann dann genehmigte Inhaltstypen, Attribute, Standardelemente, Spalten, Workflows und Richtlinien definieren. Zusätzliche angepasste Dokumentmappen-Inhaltstypen können dann aus dem übergeordneten Inhaltstyp erstellt werden, wobei jeder Eigenschaften und Einstellungen vom übergeordneten Inhaltstyp Dokumentenmappe erbt. Nachdem der Inhaltstyp einer Bibliothek hinzugefügt wurde, können Benutzer mithilfe des Befehls Neu eine Dokumentenmappe erstellen, die die Attribute des Inhaltstyps Dokumentenmappe erbt. Ein Dokumentmappen-Inhaltstyp bietet zusätzliche Einstellungen, mit denen Sie zulässige Inhaltstypen, Standardinhalte, freigegebene Spalten, Spalten der Willkommensseite und die Standardansicht der Willkommensseite angeben können.

Weitere Informationen zu Inhaltstypen finden Sie unter Planen von Inhaltstypen und Workflows (SharePoint Server 2010).

Weitere Informationen zum Erstellen und Verwalten von Dokumentenmappen in SharePoint Server 2016 finden Sie unter Erstellen und Konfigurieren eines neuen Inhaltstyps für Dokumentenmappen in der SharePoint Server 2016-Hilfe.

Verwalten von Dokumentenmappen

Dokumentenmappen in SharePoint Server 2016 verwenden viele der gleichen Attribute und Eigenschaften wie Ordner. Es gibt jedoch einige wichtige Überlegungen, die Sie beim Planen einer Dokumentenmappe beachten sollten.

  • Es gibt keine Beschränkung für die Anzahl von Dokumenten, die in einer Dokumentenmappe vorhanden sein können. Die Ladezeiten der Anzeige können jedoch durch den Schwellenwert für die Listenansicht eingeschränkt werden, der standardmäßig auf 5.000 Elemente festgelegt ist. Ordner sind in Dokumentenmappen zulässig, aber die Metadatennavigation kann in einer Dokumentenmappe nicht verwendet werden. Daher ist es wichtig, die Möglichkeit der Überschreitung von Schwellenwerten für Listenansichten und Der Navigationsentwurf zu berücksichtigen, wenn Sie bestimmen, wie viele Elemente in einer Dokumentenmappe vorhanden sein sollen. Wenn Sie das Feature Senden an mit einer Dokumentenmappe verwenden, darf die Summe für alle Dokumente in einer Dokumentenmappe nicht größer als 50 MB sein. Für eine Sammlung oder ein Arbeitsprodukt mit einer sehr großen Anzahl von Elementen kann eine Ordnerstruktur in einer Dokumentbibliothek die bessere Lösung sein.
  • Es gibt keine Beschränkung für die Anzahl von Dokumentenmappen, die in einer Dokumentbibliothek vorhanden sein können. Die Anzahl der Dokumentmappen, die in Listen angezeigt werden können, wird jedoch durch den Schwellenwert für die Listenansicht beschränkt.
  • Wenn bei Der Verwendung freigegebener Metadaten mehr als 10 Elemente vorhanden sind, die freigegebene Metadaten in einer Dokumentenmappe verwenden, werden Metadatenaktualisierungen alle 15 Minuten von einem Zeitgeberauftrag ausgeführt. Wenn Sie beispielsweise über 10 Dokumente auf der obersten Ebene der Bibliothek und ein einzelnes Dokument in einer Dokumentenmappe mit freigegebenen Metadaten verfügen, wird der Zeitauftrag nicht ausgeführt. Wenn Sie jedoch eine weitere Dokumentenmappe mit 9 weiteren Dokumenten hinzufügen, wird der Zeitgeberauftrag ausgeführt.
  • Bei Verwendung des Dokumentenmappenroutings verbleiben Dokumentenmappen, die an einen Inhaltsorganisator gesendet werden, in der Abgabebibliothek und werden vom Zeitgeberauftrag der Inhaltsorganisation, der standardmäßig täglich ausgeführt wird, an den entsprechenden Speicherort verschoben.

Um Dokumentenmappen in einer Websitesammlung verwenden zu können, muss das Feature Dokumentenmappen aktiviert sein.

So aktivieren Sie das Dokumentmappenfeature für eine Websitesammlung

  1. Klicken Sie auf der Seite Websiteeinstellungen unter Websitesammlungsverwaltung auf Websitesammlungsfeatures.
  2. Klicken Sie auf der Seite Features für Dokumentenmappen auf Aktivieren.

Nachdem das Feature Dokumentenmappen aktiviert wurde, können Sie Inhaltstypen von Dokumentenmappen erstellen.

Planen von Inhaltstypen für Dokumentenmappen

Sie können Inhaltstypen von Dokumentenmappen für Ihre Lösung mithilfe des Arbeitsblatts Analysieren der Dokumentverwendung planen, das Sie im Artikel Identifizieren von Benutzern und Analysieren der Dokumentnutzung in SharePoint 2013 abschließen können. Anschließend können Sie das Arbeitsblatt Inhaltstyp (http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=165878&clcid=0x409) verwenden, um Ihre Entscheidungen zu jedem neuen Dokumentmappen-Inhaltstyp aufzuzeichnen, den Sie in Ihrer Projektmappe verwenden werden.

So planen Sie Inhaltstypen von Dokumentenmappen mithilfe des Arbeitsblatts Inhaltstyp

  1. Geben Sie Document Set im Arbeitsblatt Inhaltstyp in das Feld Inhaltstyp ein.

  2. Geben Sie die Website-URL ein, unter der der neue Inhaltstyp der Dokumentenmappe definiert wird. Beachten Sie, dass die Inhaltstypen in der Website, in der sie definiert sind, und auf allen Websites unterhalb dieser Website verfügbar sind.

  3. Bestimmen des übergeordneten Inhaltstyps Geben Sie im Arbeitsblatt Inhaltstyp den übergeordneten Inhaltstyp in das Feld Übergeordneter Inhaltstyp ein. Dies ist entweder ein Hauptinhaltstyp der Dokumentenmappe oder ein benutzerdefinierter Dokumentmappeninhaltstyp, den Sie bereits geplant haben.

  4. Bestimmen der Dokumentenmappeneinstellungen Bestimmen Sie die folgenden Dokumentenmappeneinstellungen, und geben Sie sie dann im Arbeitsblatt Inhaltstyp an:

    1. Bestimmen zulässiger Inhaltstypen Geben Sie die Standardinhaltstypen an, die in diesem Inhaltstyp der Dokumentenmappe zulässig sind.
    2. Bestimmen des Standardinhalts Wenn der Inhaltstyp Dokumentenmappe, den Sie erstellen, so konfiguriert ist, dass beim Erstellen einer neuen instance einer Dokumentenmappe automatisch Standardinhalt erstellt wird, können Sie dateien manuell zur Dokumentenmappe hinzufügen. Nur Dateien der zulässigen Inhaltstypen für die Dokumentenmappe können hinzugefügt werden.
    3. Bestimmen freigegebener Spalten Geben Sie an, ob Spaltenwerte für die Dokumentenmappe automatisch mit allen Dokumenten synchronisiert werden sollen, die in der Gruppe enthalten sind.
    4. Bestimmen der Spalten der Willkommensseite Geben Sie an, welche Spalten auf der Willkommensseite für jede Dokumentenmappe angezeigt werden sollen.
    5. Bestimmen der Ansicht "Willkommensseite" Geben Sie die Ansicht an, um den Inhalt der Dokumentenmappe auf der Willkommensseite anzuzeigen.

  5. Bestimmen der Spalten und spaltenreihenfolge In der Tabelle Planspalten des Arbeitsblatts Inhaltstyp:

    1. Geben Sie jede Spalte ein, die vom übergeordneten Inhaltstyp geerbt wird. Geben Sie in der Spalte Neu? für jeden Eintrag ein No .
    2. Geben Sie für jede zusätzliche Spalte den Namen einer vordefinierten Spalte oder einer Spalte ein, die Sie erstellen möchten. Geben Sie die Namen der zusätzlichen Spalten und deren Typen ein, und geben Sie an, ob sie neu sind.

  6. Geben Sie im Abschnitt Planvorlage des Arbeitsblatts ein None.

  7. Bestimmen der Workflows Wenn ein Workflow verfügbar ist, der für den Inhaltstyp Dokumentenmappe relevant ist, können Sie ihn optional dem Inhaltstyp zuordnen. Der Workflow kann dann für jedes Listenelement dieses Inhaltstyps initiiert werden. Eine vollständige Erläuterung der Workflowplanung finden Sie unter Planen von Workflows. Nachdem Sie Workflows überprüft und ermittelt haben, welche Workflows verfügbar sind, geben Sie jeden Workflow ein, der dem Inhaltstyp zugeordnet werden soll, in der Tabelle Planworkflows des Arbeitsblatts Inhaltstyp. Wenn der Workflow nicht vom übergeordneten Inhaltstyp geerbt wird, geben Sie diese Informationen in die Spalte Neu? ein.

  8. Bestimmen der Richtlinie Eine Richtlinie ist ein Satz von Regeln für eine Art von Inhalt. Richtlinienfeatures stellen die Details jeder Regel bereit, z. B. ob Elemente des Inhaltstyps gedruckt werden können oder welche Aktionen für das Element überwacht werden sollen. Weitere Informationen zur Richtlinienplanung finden Sie unter Planen der Informationsverwaltungsrichtlinie in SharePoint Server 2013. Nachdem Sie Richtlinien überprüft und ermittelt haben, welche Richtlinienfeatures und Richtlinienvorlagen verfügbar sind, gehen Sie im Abschnitt Planen einer Richtlinie des Arbeitsblatts Inhaltstyp wie folgt vor:

    1. Wenn der übergeordnete Inhaltstyp über Richtlinieneinstellungen verfügt, gelten diese unverändert im neuen Inhaltstyp. Dadurch wird sichergestellt, dass Richtlinien nach dem Festlegen in allen relevanten Inhaltstypen erzwungen werden. Wenn der aktuelle Inhaltstyp seine Richtlinieneinstellungen vom übergeordneten Typ erbt, beantworten Yes Sie im Abschnitt Richtlinie planen des Arbeitsblatts Inhaltstyp die Frage "Ist die Richtlinie im übergeordneten Inhaltstyp definiert?".
    2. Wenn der aktuelle Inhaltstyp eine Richtlinie erbt, die auf dem übergeordneten Inhaltstyp basiert, geben Sie im Feld Richtlinienname aufzeichnen des Abschnitts Richtlinie planen den Namen der Richtlinienvorlage ein. Wenn der aktuelle Inhaltstyp keine Richtlinie erbt und Sie eine Richtlinienvorlage anwenden möchten, geben Sie im Abschnitt Richtlinie planen im Feld Richtlinienname aufzeichnen den Namen der Richtlinienvorlage ein.
    3. Wenn der aktuelle Inhaltstyp eine oder mehrere einzelne Richtlinienfeatures vom übergeordneten Inhaltstyp erbt, geben Sie jedes Richtlinienfeature in der Tabelle Feature im Abschnitt Richtlinie planen des Arbeitsblatts ein. Wenn der aktuelle Inhaltstyp hingegen keine Richtlinie erbt und Sie Richtlinienfeatures dem aktuellen Inhaltstyp zuordnen möchten, geben Sie diese Richtlinienfeatures in die Featuretabelle ein. Beachten Sie, dass Sie einem Inhaltstyp nicht sowohl einzelne Richtlinienfeatures als auch eine Richtlinie anhand des Namens zuordnen können.

Arbeitsblätter

Verwenden Sie die folgenden Arbeitsblätter, um die in diesem Artikel behandelten Informationen aufzuzeichnen:

Identifizieren von Benutzern und Analysieren der Dokumentnutzung (SharePoint Server 2010)Planen von Inhaltstypen und Workflows (SharePoint Server 2010)