Planen von Dokumentenmappen in SharePoint Server

Informationen zu Dokumentenmappen

Dokumentsätze sind ein Feature in SharePoint Server 2016, das es einer Organisation ermöglicht, ein einzelnes Liefer-oder Arbeitsproduktzu verwalten, das mehrere Dokumente oder Dateien enthalten kann. Bei einer Dokumentenmappe handelt es sich um eine spezielle Art von Ordner, die eindeutige Dokumentensatz Attribute, die Attribute und das Verhalten von Ordnern und Dokumenten kombiniert und eine Benutzeroberfläche, Metadaten und Objektmodellelemente bereitstellt, um alle Aspekte des Arbeitsprodukts zu verwalten.

Für Teams und Benutzer in vielen Organisationen ist eine Reihe von Dokumenten oder ein Arbeitsprodukt erforderlich, um ein Projekt oder eine Lieferung besser verwalten zu können. Ein juristisches Team muss beispielsweise verschiedene Dokumente, Fotos und Audiodateien, die sich auf einen bestimmten Fall beziehen, sammeln, erstellen und verwalten. Oder ein Vertriebsteam muss möglicherweise Dokumente aus verschiedenen Quellen kompilieren, um eine Anforderung für einen Vorschlag (RFP) für einen potenziellen Kunden zu erstellen und zu verwalten. Mithilfe von Dokumentensätzen können diese Teams und Benutzer diese Gruppen von Dokumenten als einzelne Sammlung, lieferbare oder Arbeitsprodukt verwalten. Besitzer von Dokumentenmappen können dann eine benutzerdefinierte Willkommensseite erstellen, auf der die darin enthaltenen Elemente sowie wichtige Informationen zum Arbeitsprodukt angezeigt werden.

In SharePoint Server 2016 können Organisationen, die Dokumentenmappen erstellen und verwalten möchten, einen Inhaltstyp für Dokumentenmappen für jedes Arbeitsprodukt konfigurieren, das Sie in der Regel erstellen. Ein Inhaltstyp für Dokumentenmappen kann dann genehmigte Inhaltstypen, Attribute, Standardelemente, Spalten, Workflows und Richtlinien definieren. Weitere angepasste Dokumentenmappen-Inhaltstypen können dann aus dem übergeordneten Inhaltstyp erstellt werden, wobei alle Eigenschaften und Einstellungen des übergeordneten Dokumentenmappen-Inhaltstyps erben. Nachdem der Inhaltstyp zu einer Bibliothek hinzugefügt wurde, können Benutzer eine Dokumentenmappe erstellen, die die Attribute des Inhaltstyp Dokumentenmappen erbt, indem Sie den Befehl neu verwenden. Ein Inhaltstyp für Dokumentenmappen bietet zusätzliche Einstellungen, mit denen Sie zulässige Inhaltstypen, Standardinhalt, freigegebene Spalten, Spalten für willkommene Seiten und Standardansicht für die Willkommensseite angeben können.

Weitere Informationen zu Inhaltstypen finden Sie unter Planen von Inhaltstypen und Workflows (SharePoint Server 2010).

Weitere Informationen zum Erstellen und Verwalten von Dokumentenmappen in SharePoint Server 2016 finden Sie unter Erstellen und Konfigurieren eines neuen Inhaltstyps für Dokumentenmappen in SharePoint Server 2016 Hilfe.

Verwalten von Dokumentenmappen

Dokumentsätze in SharePoint Server 2016 viele der gleichen Attribute und Eigenschaften wie Ordner freigeben. Es gibt jedoch einige wichtige Überlegungen, die Sie beim Planen einer Dokumentenmappen-Lösung beachten sollten.

• Die Anzahl der Dokumente, die in einer Dokumentenmappe vorhanden sein können, ist unbegrenzt. Die Anzeige Ladezeiten können jedoch durch den Schwellenwert für die Listenansicht, der standardmäßig auf 5.000-Elemente festgesetzt ist, limitiert werden. Ordner sind in Dokumentenmappen zulässig, die Metadaten-Navigation kann jedoch nicht in einer Dokumentenmappe verwendet werden. Daher ist es wichtig, die Möglichkeit zu berücksichtigen, die Schwellenwerte für die Listenansicht und die Aspekte des Navigations Designs zu überschreiten, wenn Sie feststellen, wie viele Elemente in einer Dokumentenmappe vorhanden sein sollen. Wenn Sie das Feature " Senden an " mit einer Dokumentenmappe verwenden, kann die Summe für alle Dokumente in einer Dokumentenmappe nicht größer als 50 MB sein. Bei einer Sammlung oder einem Arbeitsprodukt mit einer großen Anzahl von Elementen kann eine Ordnerstruktur in einer Dokumentbibliothek eine bessere Lösung sein.

• Die Anzahl der Dokumentsätze, die in einer Dokumentbibliothek vorhanden sein können, ist unbegrenzt. Die Anzahl der Dokumentsätze, die in Listen angezeigt werden können, wird jedoch durch den Schwellenwert für die Listenansicht limitiert.

• Wenn Sie freigegebene Metadaten verwenden und mehr als 10 Elemente freigegebene Metadaten in einer Dokumentenmappe verwenden, werden die Metadaten-Aktualisierungen alle 15 Minuten von einem Zeitgeberauftrag ausgeführt. Wenn Sie beispielsweise 10 Dokumente auf der obersten Ebene der Bibliothek und ein einzelnes Dokument in einer Dokumentenmappe mit freigegebenen Metadaten haben, wird der Zeit Auftrag nicht ausgeführt. Wenn Sie aber eine weitere Dokumentenmappe mit 9 weiteren Dokumenten hinzufügen, wird der Zeitgeberauftrag ausgeführt.

• Bei Verwendung des Dokumentensatz-Routings verbleiben Dokumentenmappen, die an eine Inhaltsorganisation gesendet werden, in der Dropdown Bibliothek und werden durch den Zeitgeberauftrag der Inhaltsorganisation, der standardmäßig täglich ausgeführt wird, an den entsprechenden Speicherort verschoben.

Damit Dokumentsätze in einer Websitesammlung verwendet werden können, muss das Feature Dokumentenmappen aktiviert sein.

So aktivieren Sie das Feature "Dokumentenmappen" für eine Websitesammlung

1. Klicken Sie auf der Seite Websiteeinstellungen unter Websitesammlungsverwaltungauf Websitesammlungsfeatures.

2. Klicken Sie auf der Seite Features für Dokumentsätzeauf aktivieren.

Nachdem das Feature Dokumentenmappen aktiviert wurde, können Sie Inhaltstypen für Dokumentenmappen erstellen.

Planen von Dokumentenmappen-Inhaltstypen

Sie können mithilfe des Arbeitsblatts zur Dokumentverwendung analysieren, das Sie mit dem Artikel Identifizieren von Benutzern und Analysieren der Verwendung von Dokumenten in SharePoint 2013ausführen können, die Inhaltstypen von Dokumentenmappen für Ihre Lösung planen. Anschließend können Sie das Arbeitsblatt Inhaltstyp (http://go.Microsoft.com/fwlink/?linkid=165878&clcid = 0x409) verwenden, um Ihre Entscheidungen zu jedem neuen Inhaltstyp für Dokumentenmappen aufzuzeichnen, den Sie in Ihrer Lösung verwenden werden.

So planen Sie Dokumentenmappen-Inhaltstypen mithilfe des Arbeitsblatts für Inhaltstypen

1. Geben Sie im Feld Inhaltstyp    des Inhaltstypen-Arbeitsblatts die Dokumentenmappe ein.

2. Geben Sie die Website-URL ein, unter der der Inhaltstyp "neuer Dokumentensatz" definiert wird. Beachten Sie, dass die Inhaltstypen auf der Website, auf der Sie definiert sind, und auf allen Websites unterhalb dieser Website verfügbar sind.

3. Ermitteln des übergeordneten Inhaltstyps    Geben Sie den Inhaltstyp für übergeordnete Dokumentenmappen im Feld übergeordneter Inhaltstyp    des Inhaltstypen-Arbeitsblatts ein. Hierbei handelt es sich entweder um einen Haupt Inhaltstyp für Dokumentenmappen oder um einen benutzerdefinierten Inhaltstyp für Dokumentenmappen, den Sie bereits geplant haben.

4. Festlegen von Dokumentenmappen-Einstellungen    Bestimmen Sie die folgenden Dokumentsatz Einstellungen im Arbeitsblatt Inhaltstyp, und geben Sie Sie an:

   1. Ermitteln zulässiger Inhaltstypen    Geben Sie die Standardinhaltstypen an, die in diesem Inhaltstyp für Dokumentenmappen zulässig sind.

   2. Festlegen von Standardinhalten    Wenn der Inhaltstyp der Dokumentenmappe, den Sie erstellen, so konfiguriert ist, dass er automatisch Standardinhalt erstellt, wenn Sie eine neue Instanz einer Dokumentenmappe erstellen, können Sie der Dokumentenmappe Dateien manuell hinzufügen. Es können nur Dateien der zulässigen Inhaltstypen für die Dokumentenmappe hinzugefügt werden.

   3. Ermitteln freigegebener Spalten    Geben Sie an, ob die Spaltenwerte für die Dokumentenmappe automatisch mit allen im Satz enthaltenen Dokumenten synchronisiert werden sollen.

   4. Festlegen von Spalten für die Willkommensseite    Geben Sie an, welche Spalten auf der Willkommensseite für jede Dokumentenmappe angezeigt werden sollen.

   5. Bestimmen der Ansicht "Willkommenseite"    Geben Sie die Ansicht an, um den Inhalt der Dokumentenmappe auf der Willkommensseite anzuzeigen.

5. Ermitteln der Spalten und Spaltenreihenfolge    In der Tabelle " Plan Spalten    " des Inhaltstyps Arbeitsblatts:

   1. Geben Sie jede Spalte ein, die vom übergeordneten Inhaltstyp geerbt wird. Geben Sie in der Spalte neu?    für jeden Eintrag Nein ein.

   2. Geben Sie für jede zusätzliche Spalte den Namen einer vordefinierten Spalte oder einer Spalte ein, die Sie erstellen möchten. Geben Sie die Namen der zusätzlichen Spalten und deren Typen ein, und geben Sie an, ob Sie neu sind.

6. Geben Sie im Abschnitt Plan Vorlage    des Arbeitsblatts keineein.

7. Ermitteln der Workflows    Wenn ein verfügbarer Workflow für den Inhaltstyp Dokumentenmappe relevant ist, können Sie ihn optional dem Inhaltstyp zuordnen. Der Workflow kann dann für jedes Listenelement dieses Inhaltstyps initiiert werden. Eine vollständige Erläuterung der Workflowplanung finden Sie unter Planen von Workflows. Nachdem Sie die Workflows überprüft und festgestellt haben, welche Workflows verfügbar sind, geben Sie jeden Workflow, der dem Inhaltstyp zugeordnet werden soll, in der Tabelle Plan Workflows    des Inhaltstyps Arbeitsblatt ein. Wenn der Workflow nicht vom übergeordneten Inhaltstyp geerbt wird, geben Sie diese Informationen in der Spalte neu?    ein.

8. Ermitteln der Richtlinie    Eine Richtlinie ist eine Reihe von Regeln für eine Art von Inhalt. Richtlinienfeatures enthalten die Details jeder Regel, beispielsweise, ob Elemente des Inhaltstyps gedruckt werden können oder welche Aktionen für das Element überwacht werden sollen. Weitere Informationen zur Richtlinienplanung finden Sie unter Planen der Informationsverwaltungsrichtlinie in SharePoint Server 2013. Nachdem Sie die Richtlinien überprüft und festgelegt haben, welche Richtlinienfeatures und Richtlinienvorlagen verfügbar sind, führen Sie im Abschnitt Planen einer Richtlinie    des Inhaltstyps Arbeitsblatt die folgenden Aktionen aus:

   1. Wenn der übergeordnete Inhaltstyp über Richtlinieneinstellungen verfügt, werden diese im neuen Inhaltstyp unverändert angewendet. Dadurch wird sichergestellt, dass Richtlinien nach deren Festlegung in allen relevanten Inhaltstypen erzwungen werden. Wenn der aktuelle Inhaltstyp seine Richtlinieneinstellungen vom übergeordneten Typ erbt, beantworten Sie im Abschnitt Planen einer Richtlinie    des Inhaltstyps das Arbeitsblatt " Ja " auf die Frage "ist die im übergeordneten Inhaltstyp definierte Richtlinie?".

   2. Wenn der aktuelle Inhaltstyp eine Richtlinie basierend auf dem übergeordneten Inhaltstyp erbt, geben Sie im Feld Richtlinienname aufzeichnen    des Abschnitts Planen einer Richtlinie    den Namen der Richtlinienvorlage ein. Wenn der aktuelle Inhaltstyp keine Richtlinie erbt und Sie eine Richtlinienvorlage anwenden möchten, geben Sie in das Feld Richtlinienname aufzeichnen    des Abschnitts Planen einer Richtlinie    den Namen der Richtlinienvorlage ein.

   3. Wenn der aktuelle Inhaltstyp eine oder mehrere einzelne Richtlinienfeatures vom übergeordneten Inhaltstyp erbt, geben Sie die einzelnen Richtlinienfeatures in der Feature    -Tabelle im Abschnitt Planen einer Richtlinie    des Arbeitsblatts ein. Wenn der aktuelle Inhaltstyp dagegen keine Richtlinie erbt und Sie Richtlinienfeatures mit dem aktuellen Inhaltstyp verknüpfen möchten, geben Sie diese Richtlinienfeatures in der Feature    -Tabelle ein. Beachten Sie, dass einem Inhaltstyp sowohl einzelne Richtlinienfeatures als auch eine Richtlinie nicht zugeordnet werden können.

Arbeitsblätter

Verwenden Sie die folgenden Arbeitsblätter zum Aufzeichnen der Informationen, die in diesem Artikel behandelt werden:

• Arbeitsblatt für Inhaltstypen (http://go.Microsoft.com/fwlink/?linkid=165878&clcid = 0x409)

• Analysieren des Arbeitsblatts für die Dokumentverwendung (http://go.Microsoft.com/fwlink/?linkid=165873&clcid = 0x409)