Übersicht Hier erfahren Sie, wie Sie Inhaltstypen und Workflows in Ihre SharePoint 2013-Dokumentverwaltungslösung integrieren.
In diesem Artikel werden Inhaltstypen und Workflows beschrieben, und es wird erläutert, wie Sie diese in Ihre SharePoint Server 2016 Dokumentverwaltungslösung integrieren. Ein Inhaltstyp ist eine wieder verwendbare Sammlung von Metadaten (Spalten), Workflow, Verhalten und anderen Einstellungen für eine Kategorie von Elementen oder Dokumenten in einer SharePoint Server 2016 Liste oder Dokumentbibliothek. Mit Inhaltstypen können Sie die Einstellungen für eine Kategorie von Informationen auf eine zentralisierte, wieder verwendbare Weise verwalten. Mit einem Workflow können Sie einen Geschäftsprozess an Elemente in SharePoint Server 2016 anfügen.
Inhalt dieses Artikels:
Bevor Sie das in diesem Artikel enthaltene Arbeitsblatt für Inhaltstyp-und Workflowplanung (https://go.Microsoft.com/fwlink/p/?linkid=165878) verwenden, um Ihre Inhaltstypen und Workflows zu planen, stellen Sie sicher, dass Sie die Benutzer identifizieren und die Dokumentverwendung in SharePoint 2013 analysieren und die Arbeitsblätter "Dokumentverwendung analysieren" und "Dokument Teilnehmer", die diesem Artikel zugeordnet sind, abgeschlossen haben.
Übersicht über Inhaltstypen
Ein Inhaltstyp definiert die Attribute eines Listenelements, eines Dokuments oder eines Ordners. Jeder Inhaltstyp kann Folgendes angeben:
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Eigenschaften, die Elementen des zugehörigen Typs zugeordnet werden sollen.
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Metadaten, die Elementen des zugehörigen Typs zugeordnet werden sollen.
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Workflows, die von Elementen ihres Typs gestartet werden können.
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Informationsverwaltungsrichtlinien, die Elementen ihres Typs zugeordnet werden.
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Dokumentvorlagen (für Dokumentinhaltstypen)
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Benutzerdefinierte Features.
Sie können einen Inhaltstyp einer Liste oder Bibliothek zuordnen. Wenn Sie dies tun, geben Sie an, dass die Liste oder Bibliothek Elemente dieses Inhaltstyps enthalten kann und dass der neue Befehl in dieser Liste oder Bibliothek Benutzern das Erstellen neuer Elemente dieses Typs gestatten wird.
Hinweis: Sie können auch Eigenschaften, Workflows, Richtlinien und Vorlagen direkt mit einer Liste oder Bibliothek verknüpfen. Auf diese Weise können diese Zuordnungen jedoch auf die Liste oder Bibliothek beschränkt und nicht in der gesamten Lösung wieder verwendet werden. In SharePoint Server 2016 können Workflows auf Websiteebene mehreren Listen oder Bibliotheken zugeordnet werden.
Dokumentbibliotheken und Listen können mehrere Inhaltstypen enthalten. Beispielsweise kann eine Bibliothek die Dokumente und Grafiken zu einem Projekt enthalten. Wenn eine Liste oder Bibliothek mehrere Inhaltstypen enthält, gilt Folgendes:
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Standardmäßig können Benutzer mit dem Befehl neu in dieser Liste oder Bibliothek aus allen verfügbaren Inhaltstypen auswählen, wenn Sie ein neues Element erstellen. Besitzer von Inhaltstypen können den neuen Befehl so konfigurieren, dass nur bestimmte Inhaltstypen angezeigt werden.
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Die Spalten, die allen verfügbaren Inhaltstypen zugeordnet sind, werden angezeigt.
Sie können benutzerdefinierte Inhaltstypen im Inhaltstypkatalog einer Website definieren. Ein benutzerdefinierter Inhaltstyp muss direkt oder indirekt von einem Haupt Inhaltstyp wie Dokument oder Element abgeleitet werden. Nachdem Sie auf einer Website definiert wurde, steht ein benutzerdefinierter Inhaltstyp auf dieser Website und auf allen Websites unterhalb dieser Website zur Verfügung. Wenn Sie einen Inhaltstyp in einer Websitesammlung am häufigsten verfügbar machen möchten, definieren Sie ihn im Inhaltstypkatalog der Website auf oberster Ebene. In SharePoint Server 2016 können Sie auch einen benutzerdefinierten Inhaltstyp in einem Inhaltstyp-Hub erstellen, der in einer verwalteten Metadatendienst-Instanz definiert ist. Wenn Sie in einem Inhaltstyp-Hub erstellt wird, steht der Inhaltstyp anderen Websitesammlungen zur Verfügung, die Teil von Webanwendungen sind, die dieser Dienstinstanz für verwaltete Metadaten zugeordnet sind.
Hinweis: Der Dienst für verwaltete Metadaten und der Inhaltstyp-Hub stehen in SharePoint Foundation 2013 nicht zur Verfügung.
Wenn Ihre Organisation beispielsweise eine bestimmte Vertragsvorlage verwendet, können Sie im Inhaltstypkatalog der Website auf oberster Ebene in einer Websitesammlung einen Inhaltstyp erstellen, der die Metadaten für diesen Vertrag, die Vorlage des Vertrags und die Workflows definiert, die zum Überprüfen und Abschließen des Vertrags erforderlich sind. Anschließend umfasst jede Dokumentbibliothek in Ihrer Websitesammlung, der Sie den Vertragsinhaltstyp zuordnen, alle diese Features und ermöglicht Autoren, neue Verträge basierend auf der Vorlage zu erstellen.
In Websites, die auf SharePoint Server 2016 basieren, verfügt jedes Standardlistenelement oder Bibliothekselement wie "Kontakt", "Aufgabe" oder "Dokument" über einen entsprechenden Haupt Inhaltstyp im Inhaltstypkatalog der Website. Wenn Sie Inhaltstypen planen, können Sie diese grundlegenden Inhaltstypdefinitionen als Ausgangspunkte verwenden und neue Inhaltstypen nach Bedarf auf vorhandenen basieren.
Inhaltstypen werden in einer Hierarchie organisiert, mit der ein Inhaltstyp seine Merkmale von einem anderen Inhaltstyp erbt. Diese Vererbung ermöglicht es Klassen von Dokumenten, Merkmale innerhalb einer Organisation freizugeben, und die Teams können diese Merkmale für bestimmte Websites oder Listen anpassen.
So können beispielsweise alle von Benutzern bereitzustellenden Dokumente in einem Unternehmen eine Reihe von Metadaten wie Kontonummer, Projektnummer und Projektmanager erfordern. Wenn Sie einen Kunden zustellbaren Inhaltstyp auf oberster Ebene erstellen, von dem alle anderen vom Kunden zu liefernden Dokumenttypen erben, stellen Sie sicher, dass die erforderlichen Informationen wie Kontonummern und Projektnummern allen Varianten von Kunden zustellbaren Dokumenten in Ihrer Organisation zugeordnet werden. Beachten Sie, dass der Inhaltstyp Besitzer die Änderungen an alle Inhaltstypen weitergeben kann, die davon erben, wenn der Inhaltstyp Besitzer dem Inhaltstyp der obersten Ebene eine weitere erforderliche Spalte hinzufügt, wodurch die neue Spalte allen Kunden Zustellungs Dokumenten hinzugefügt wird.
Integration von Eigenschaften in Office 2016
Wenn ein Benutzer ein Dokument auf einem SharePoint Server 2016 Dokumentverwaltungsserver bearbeitet, wird in Microsoft Office System ein Dokumentinformationsbereich oben im Dokument angezeigt. Im Dokumentinformationsfenster wird eine bearbeitbare Form der Dokumenteigenschaften auf dem Server angezeigt.
SharePoint Server 2016 macht es einfach, das Eigenschafts Formular für einen Inhaltstyp anzupassen. Wenn Sie einen Inhaltstyp konfigurieren, können Sie InfoPath 2016 starten, wodurch ein Standardeigenschaften Formular generiert wird, das auf den Eigenschaften des Inhaltstyps basiert. Das Standardformular enthält dieselben Steuerelemente, Layouts und Schemas, die InfoPath 2016 verwenden würden, wenn kein benutzerdefiniertes Formular definiert wurde. Anschließend können Sie das Formular wie jedes andere InfoPath 2016 Formular anpassen und bereitstellen. So können Sie beispielsweise ein Firmen Logo, Schriftarten und ein Farbschema zu einem Formular hinzufügen. Herstellen einer Verbindung mit einer benutzerdefinierten Datenquelle Hinzufügen einer bedingten Logik und Entwerfen von Formularfeatures, die Benutzern basierend auf ihren Rollen zur Verfügung stehen.
Zusammen mit den Bearbeitungseigenschaften im Dokument Informations Panel können Autoren, die Word 2016 verwenden, Eigenschaften einfügen, die auf dem Server in Ihren Dokumenten definiert sind. Wenn beispielsweise die Dokumenteigenschaften den Namen eines Projektmanagers aufweisen, kann dieser Name auf der Titelseite, in der Fußzeile oder an einer anderen Stelle eingefügt werden, in der der Name im Dokument verwendet wird. Wenn einem Projekt ein neuer Projektmanager zugewiesen ist, kann die Eigenschaft Projekt-Manager auf dem Dokumentverwaltungsserver aktualisiert werden. Dieser aktualisierte Projektmanager-Name wird in jeder Instanz dieser Eigenschaft reflektiert, die in ein Dokument eingefügt wurde.
Verwenden von Metadaten mit Inhaltstypen
Metadaten sind Informationen zu einem Dokument, das zum Kategorisieren und Klassifizieren von Inhalten verwendet wird. Metadaten sind einem Inhaltstyp als Spalte zugeordnet. Metadaten können kontextbezogene Informationen zu Ihrem Dokument bereitstellen, indem Sie Sie mit einem Autor, Thema, Zielgruppe, Sprache usw. verknüpfen. Im Gegensatz zu Eigenschaften werden Metadaten als Spalten gespeichert und können von der SharePoint-Suchmaschine indiziert und durchsucht werden.
Metadaten, die auf der Websitesammlungsebene hinzugefügt wurden, können Inhaltstypen zugeordnet werden. Durch die Verwendung von Metadaten mit Inhaltstypen können alle späteren Inhaltstypen einige oder alle Metadaten des übergeordneten Inhaltstyps auf der Websitesammlungsebene erben. Weitere Metadaten können dann auf einer niedrigeren Ebene wie einem einzelnen Dokument hinzugefügt werden.
Spaltenvorlagen
Jedes Element mit Metadaten, das einem Inhaltstyp zugeordnet ist, ist eine Spalte, bei der es sich um eine Position in einer Liste zum Speichern von Informationen handelt. Listen oder Bibliotheken werden häufig als Spalten mit Informationen grafisch dargestellt. Je nachdem, welche Ansicht der Liste zugeordnet ist, können die Spalten jedoch in anderen Formularen wie Tagen in einer Kalenderanzeige angezeigt werden. In Formularen, die einer Liste oder Bibliothek zugeordnet sind, werden Spalten als Felder angezeigt.
Sie können Spalten für die Verwendung in mehreren Inhaltstypen definieren. Erstellen Sie Sie zu diesem Zweck in einem Spaltenvorlagenkatalog. Auf jeder Website einer Websitesammlung befindet sich ein Spaltenvorlagenkatalog. Wie bei Inhaltstypen stehen Spalten, die im Spaltenvorlagenkatalog einer Website definiert sind, auf dieser Website und auf allen darunter befindlichen Websites zur Verfügung.
Ordnerinhaltstypen
Ordnerinhaltstypen definieren die Metadaten, die einem Ordner in einer Liste oder Bibliothek zugeordnet sind. Wenn Sie einen Ordnerinhaltstyp auf eine Liste oder Bibliothek anwenden, enthält der Befehl neu in dieser Liste oder Bibliothek den Ordnerinhaltstyp, der Benutzern das Erstellen von Ordnern dieses Typs ermöglicht.
Sie können Ansichten in einer Liste oder Bibliothek definieren, die nur in Ordnern eines bestimmten Inhaltstyps zur Verfügung stehen. Dies ist hilfreich, wenn ein Ordner eine bestimmte Art von Dokument enthalten soll und Sie möchten, dass in diesem Ordner nur Spalten angezeigt werden, die für den in diesem Ordner enthaltenen Dokumenttyp relevant sind.
Wenn Sie das SharePoint-Produkte-Objektmodell verwenden, können Sie den neuen Befehl für einen Ordnerinhaltstyp anpassen, damit der Ordner, wenn ein Benutzer einen neuen Ordner dieses Typs erstellt, mit mehreren Dateien und Dokumenten gefüllt ist, die auf Vorlagen basieren, die auf dem Server gespeichert sind. Dies ist beispielsweise für die Implementierung eines zusammengesetzten Dokumenttyps hilfreich, bei dem mehrere Dateien benötigt werden, um zu einem einzelnen lieferbaren Dokument beizutragen.
Dokumentenmappen ist ein Feature in SharePoint Server 2016, mit dem Sie Office 2016 zum Verwalten von Ergebnissen verwenden können, die sich über mehrere Dokumente erstrecken. Bei Dokumentensätzen handelt es sich um spezielle Arten von Ordnern, die zum Verwalten eines einzelnen Lieferbestandteils oder eines Arbeitsproduktsverwendet werden, das mehrere Dokumente an mehreren Speicherorten enthalten kann. Sie erstellen Dokumentenmappen mithilfe von erweiterbaren Vorlagen, die mit SharePoint Server 2016 bereitgestellt werden. Sie können Dokumentenmappen-Vorlagen auch so anpassen, dass Sie die für Ihre Organisation relevanten Arbeitsprodukte darstellen. Zu Dokumentenmappen gehören auch die Versionskontrolle, mit der Sie den Status der gesamten Dokumentgruppe an verschiedenen Punkten im Lebenszyklus erfassen können. Weitere Informationen zu Dokumentenmappen finden Sie unter Planen von Dokumentensätzen (SharePoint Server 2010).
Planen von Dokumentinhaltstypen
Die erste Stufe beim Planen von Dokumentinhaltstypen besteht darin, die einzelnen Dokumenttypen zu überprüfen, die in Ihrem Arbeitsblatt zur Analyse von Dokumenten Verwendung (https://go.Microsoft.com/fwlink/p/?linkid=165873) aufgeführt sind, um zu ermitteln, ob ein vorhandener Inhaltstyp für diese Art von Dokument geeignet ist. Jeder Dokumentinhaltstyp sollte seine Einstellungen direkt vom Inhaltstyp des Hauptdokuments oder von einem Inhaltstyp erben, der aus dem Inhaltstyp "Dokument" stammt. Dadurch wird sichergestellt, dass die grundlegenden Spalten für Ihre Dokumenttypen wie Titel und erstellt von vorhanden sind und dass Sie dem Inhaltstyp eine Vorlage zuordnen können. Wenn ein Haupt Inhaltstyp (wie Dokument) ausreicht, geben Sie den Inhaltstypnamen in der Spalte Inhaltstyp des Arbeitsblatts "Dokumentverwendung analysieren" ein.
Hinweis: Unterstützte Hauptinhalts Typen sind keine PDF-Dateien.
Informationen zum Ändern der Hauptinhalts Typen finden Sie im Whitepaper "Anleitung zum Bearbeiten vordefinierter Inhaltstypen und Websitespalten" (https://go.Microsoft.com/fwlink/p/?linkid=260922).
Planen von Listeninhaltstypen
Zu den Elementen eines Listeninhaltstyps gehören die Spalten mit Metadaten, die dem Inhaltstyp zugeordnet sind, und Workflows, die für Elemente dieses Inhaltstyps ausgeführt werden können. Verwenden Sie einen Listeninhaltstyp, um eine Art von Listenelement zu definieren, das für Ihre Lösung eindeutig ist. In einer Customer Call Center-Lösung, in der Supportmitarbeiter Kunden technische Probleme untersuchen und beheben können, könnte beispielsweise ein Listeninhaltstyp verwendet werden, um die Daten für jeden Supportvorfall zu standardisieren und den Vorfall mithilfe eines Workflows zu verfolgen.
Planen von Workflows
Workflows implementieren Geschäftsprozesse auf Dokumenten, Webseiten, Formularen und Listenelementen in SharePoint Server 2016. Sie können Bibliotheken, Listen oder Inhaltstypen zugeordnet werden.
Verwenden Sie in der Dokumentverwaltung Workflows, um Dokumente von einer Person an eine Person weiterzuleiten, sodass Sie Ihre Dokumentverwaltungsaufgaben durchführen können, beispielsweise das Überprüfen von Dokumenten, genehmigen Ihrer Publikation oder Verwalten Ihrer Disposition. Verwenden Sie auch benutzerdefinierte Workflows, um Dokumente von einer Website oder Bibliothek in eine andere zu verschieben. So können Sie beispielsweise einen Workflow entwerfen, um ein Dokument von einer Website auf eine andere zu kopieren, wenn das Dokument geplant ist, archiviert zu werden.
SharePoint Server 2016 umfasst den Workflow mit drei Status, mit dem Sie Geschäftsprozesse verwalten können, mit denen der Status eines Elements in drei Zuständen oder Phasen überwacht wird. SharePoint Server 2016 umfasst auch die folgenden Workflows, die die Anforderungen an die Dokumentverwaltung erfüllen:
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Feedback sammeln Sendet ein Dokument zur Überprüfung.
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Genehmigung Sendet ein Dokument zur Genehmigung, häufig als Voraussetzung für die Veröffentlichung.
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Anordnungs Verwaltet Ablauf und Disposition von Dokumenten.
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Signaturen sammeln Leitet ein Dokument für Signaturen weiter.
Ordnen Sie einen Workflow einem Inhaltstyp zu, wenn Sie diesen Workflow verfügbar machen möchten, wenn dieser Inhaltstyp verwendet wird. Beispielsweise kann ein Bestell Inhaltstyp eine Genehmigung durch einen Manager erfordern, bevor die Transaktion abgeschlossen werden kann. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass der Genehmigungsworkflow immer verfügbar ist, wenn eine Bestellung initiiert wird, erstellen Sie einen Bestell Inhaltstyp, und ordnen Sie ihn dem Genehmigungsworkflow zu. Fügen Sie dann den Inhaltstyp "Bestellung" zu allen Dokumentbibliotheken hinzu, in denen Bestellungen gespeichert werden.
Wenn Sie Workflows für Ihre Dokumentverwaltungslösung planen möchten, analysieren Sie die einzelnen Dokumentinhaltstyp, den Sie implementieren möchten, und identifizieren Sie die Geschäftsprozesse, die für die Ausführung für Inhalte dieses Typs verfügbar sein müssen. Ermitteln Sie dann die Workflows, die Sie für diese Inhalte zur Verfügung stellen müssen.
Die folgende Tabelle enthält eine Beispieltabelle, in der Workflows für einen Vertragsinhaltstyp analysiert werden.
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Vertragsprozess |
Vertrags Workflow |
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Überprüfen von Entwürfen |
Feedback sammeln |
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Holen Sie sich die Genehmigung des Vorgesetzten und des Rechtsanwalts. |
Genehmigung |
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Lösen Sie offene Probleme. |
Problemverfolgung |
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Abrufen von Signaturen |
Sammeln von Signaturen |
Weitere Informationen finden Sie unter Workflow in SharePoint 2013.
Arbeitsblatt
Verwenden Sie das folgende Arbeitsblatt, um die in diesem Artikel beschriebenen Informationen aufzuzeichnen:
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Arbeitsblatt für Inhaltstyp und Workflowplanung (https://go.Microsoft.com/fwlink/p/?linkid=165878)
