Planen von Dokumentversionsverwaltung, Inhaltsgenehmigung und Auschecken von Steuerelementen in SharePoint

Informationen zur Versionsverwaltung, Inhaltsgenehmigung und Auschecken

SharePoint Server 2016 umfasst die folgenden Features, die Ihnen bei der Steuerung von Dokumenten in einer Dokumentbibliothek helfen können:

• Versionsverwaltung ist die Methode, mit der aufeinanderfolgende Iterationen eines Dokuments nummeriert und gespeichert werden.

• Die Inhaltsgenehmigung ist die Methode, mit der Websitemitglieder, die Genehmigungsberechtigungen besitzen, die Veröffentlichung von Inhalten steuern.

• Das Auschecken und Einchecken sind die Methoden, mit denen Benutzer besser steuern können, wann eine neue Version eines Dokuments erstellt wird, und außerdem Kommentare zu Änderungen kommentieren, die Sie beim Einchecken eines Dokuments vorgenommen haben.

Sie konfigurieren die Einstellungen für die in diesem Artikel beschriebenen Inhaltsverwaltungsfeatures in Dokumentbibliotheken. Wenn Sie diese Einstellungen für Bibliotheken in der Projektmappe freigeben möchten, können Sie Dokumentbibliothekvorlagen erstellen, die Ihre Content Governance-Einstellungen umfassen. Dadurch wird sichergestellt, dass neue Bibliotheken ihre Entscheidungen zur Content-Governance widerspiegeln.

Weitere Informationen zur Versionsverwaltung finden Sie unter aktivieren und Konfigurieren der Versionsverwaltung für eine Liste oder Bibliothek.

Planen der Versionsverwaltung

Das Standardsteuerelement für die Versionsverwaltung für eine Dokumentbibliothek hängt von der websitesammlungsvorlage ab. Sie können jedoch die Versionsverwaltung für eine Dokumentbibliothek abhängig von Ihren speziellen Anforderungen konfigurieren. Jede Dokumentbibliothek kann über ein anderes Versions Verwaltungs Steuerelement verfügen, das am besten für die Art von Dokumenten in der Bibliothek geeignet ist. SharePoint Server 2016 hat drei Versionsverwaltungsoptionen:

• Keine Versionsverwaltung      Gibt an, dass keine früheren Versionen von Dokumenten gespeichert werden. Wenn die Versionsverwaltung nicht verwendet wird, können frühere Versionen von Dokumenten nicht abgerufen werden, und der Dokumentverlauf wird auch nicht beibehalten, da Kommentare, die jede Iteration eines Dokuments begleiten, nicht gespeichert werden. Verwenden Sie diese Option für Dokumentbibliotheken, die unwichtigen Inhalt oder Inhalt enthalten, der nie geändert wird.

• Erstellen von Hauptversionen      Gibt an, dass nummerierte Versionen von Dokumenten mithilfe eines einfachen Versions Verwaltungs Schemas (wie 1, 2, 3) aufbewahrt werden. Um die Auswirkungen auf den Speicherplatz zu steuern, können Sie angeben, wie viele frühere Versionen beibehalten werden sollen, und zählen zurück von der aktuellen Version.

  Bei der großen Versionsverwaltung kann jedes Mal, wenn eine neue Version eines Dokuments gespeichert wird, alle Benutzer, die über die Berechtigungen für die Dokumentbibliothek verfügen, den Inhalt anzeigen. Verwenden Sie diese Option, wenn Sie nicht zwischen Entwurfsversionen von Dokumenten und veröffentlichten Versionen unterscheiden möchten. In einer Dokumentbibliothek, die von einer Arbeitsgruppe in einer Organisation verwendet wird, empfiehlt es sich beispielsweise, die Major-Versionsverwaltung zu verwenden, wenn alle Teammitglieder in der Lage sein müssen, alle Iterationen jedes Dokuments anzuzeigen.

• Erstellen von Haupt-und Nebenversionen (Entwürfe)      Gibt an, dass nummerierte Versionen von Dokumenten mit einem Haupt-und Nebenversions Schema (wie 1,0, 1,1, 1,2, 2,0, 2,1) aufbewahrt werden. Versionen, die in .0 enden, sind Hauptversionen, und Versionen, die mit nicht-NULL-Erweiterungen enden, sind Nebenversionen. Frühere Haupt-und Nebenversionen von Dokumenten werden zusammen mit den aktuellen Versionen gespeichert. Um die Auswirkungen auf den Speicherplatz zu steuern, können Sie angeben, wie viele vorherige Hauptversionen beibehalten werden sollen, und zählen zurück von der aktuellen Version. Sie können auch angeben, wie viele Hauptversionen beibehalten werden sollen, deren jeweilige Nebenversionen. Wenn Sie beispielsweise angeben, dass Nebenversionen für zwei Hauptversionen aufbewahrt werden sollen und die aktuelle Hauptversion 4,0 ist, werden alle Nebenversionen ab 3,1 beibehalten.

  In Haupt-und Nebenversionen können alle Benutzer, die über Leseberechtigungen verfügen, Hauptversionen von Dokumenten anzeigen. Sie können angeben, welche Benutzer auch Nebenversionen anzeigen können. In der Regel empfehlen wir, dass Sie den Benutzern, die Elemente bearbeiten können, Berechtigungen zum Anzeigen und Bearbeiten von Nebenversionen gewähren und Benutzer mit Leseberechtigungen für die Anzeige von Hauptversionen einschränken.

  Verwenden Sie die Haupt-und Nebenversion, wenn Sie zwischen veröffentlichten Inhalten unterscheiden möchten, die von einer Zielgruppe angezeigt werden können, und Entwürfe von Inhalten, die noch nicht für die Veröffentlichung bereit sind. Verwenden Sie beispielsweise auf einer Website für Personalressourcen, die organisatorische Vorteile beschreibt, die Haupt-und Nebenversion, um den Zugriff der Mitarbeiter auf die Leistungsbeschreibungen zu beschränken, während die Beschreibungen überarbeitet werden.

Planen der Inhaltsgenehmigung

Verwenden Sie die Inhaltsgenehmigung, um die Bereitstellung von Inhalten für eine Zielgruppe zu formalisieren und zu kontrollieren. So kann beispielsweise ein Unternehmen, das Inhalte als eines seiner Produkte oder Dienste veröffentlicht, vor der Veröffentlichung des Inhalts eine rechtliche Überprüfung und Genehmigung erforderlich machen.

Ein Dokumententwurf, der auf die Inhaltsgenehmigung wartet, befindet sich im Status Ausstehend. Wenn ein Genehmiger das Dokument überprüft und den Inhalt genehmigt, wird es für Benutzer mit Leseberechtigungen zur Anzeige bereitgestellt. Ein Dokument Bibliotheksbesitzer kann die Inhaltsgenehmigung für eine Dokumentbibliothek aktivieren und optional einen Workflow mit der Bibliothek verknüpfen, um den Genehmigungsprozess ausführen zu können.

Die Art und Weise, in der Dokumente zur Genehmigung übermittelt werden, hängt von den Versionsverwaltungseinstellungen in der Dokumentbibliothek ab:

• Keine Versionsverwaltung      Wenn die Versionsverwaltung nicht verwendet wird und Änderungen an einem Dokument gespeichert werden, wird der Status des Dokuments ausstehend angezeigt. SharePoint Server 2016 behält die frühere Version des Dokuments bei, damit Benutzer, die über Leseberechtigungen verfügen, diese weiterhin anzeigen können. Nachdem die ausstehenden Änderungen genehmigt wurden, wird die neue Version des Dokuments für Benutzer mit Leseberechtigungen zur Anzeige bereitgestellt, und die frühere Version wird nicht beibehalten.

  Wenn die Versionsverwaltung nicht verwendet wird und ein neues Dokument in die Dokumentbibliothek hochgeladen wird, wird Sie im Status Ausstehend zur Bibliothek hinzugefügt und kann nicht von Benutzern angezeigt werden, die über Leseberechtigungen verfügen, bis Sie genehmigt wurde.

• Erstellen von Hauptversionen      Wenn die Hauptversionsverwaltung verwendet wird und Änderungen an einem Dokument gespeichert werden, wird der Status des Dokuments ausstehend, und die vorherige Hauptversion des Dokuments wird für Benutzer mit Leseberechtigungen zur Anzeige bereitgestellt. Nachdem Änderungen am Dokument genehmigt wurden, wird eine neue Hauptversion des Dokuments erstellt und für Benutzer mit Leseberechtigungen zur Verfügung gestellt, und die vorherige Hauptversion wird in der Verlaufsliste des Dokuments gespeichert.

  Wenn die Hauptversionsverwaltung verwendet wird und ein neues Dokument in die Dokumentbibliothek hochgeladen wird, wird es der Bibliothek im Status Ausstehend hinzugefügt und kann nicht von Benutzern angezeigt werden, die über Leseberechtigungen verfügen, bis Sie als Version 1 genehmigt wurde.

• Erstellen von Haupt-und Nebenversionen (Entwürfe)      Wenn die Versionsverwaltung für Haupt-und Nebenversionen verwendet wird und Änderungen an einem Dokument gespeichert werden, hat der Autor die Wahl, eine neue Nebenversion des Dokuments als Entwurf zu speichern oder eine neue Hauptversion zu erstellen, die den Status des Dokuments in "Ausstehend" ändert. Nachdem die Änderungen am Dokument genehmigt wurden, wird eine neue Hauptversion des Dokuments erstellt und Benutzern mit Leseberechtigungen zur Verfügung gestellt. In der Haupt-und Nebenversion werden sowohl Haupt-als auch Nebenversionen von Dokumenten in der Verlaufsliste eines Dokuments aufbewahrt.

  Wenn die Versionsverwaltung für Haupt-und Nebenversionen verwendet wird und ein neues Dokument in die Dokumentbibliothek hochgeladen wird, kann es entweder im Entwurfsstatus als Version 0,1 zur Bibliothek hinzugefügt werden, oder der Autor kann die Genehmigung sofort anfordern. In diesem Fall wird der Status des Dokuments ausstehend angezeigt.

Planen des Auscheckens und Eincheckens

Sie können festlegen, dass Benutzer Dokumente aus einer Dokumentbibliothek auschecken müssen, bevor Sie die Dokumente bearbeiten. Zu den Vorteilen, die das Auschecken und Einchecken erfordert, gehören die folgenden:

• Bessere Kontrolle über die Erstellung von Dokumentversionen. Wenn ein Dokument ausgecheckt ist, kann der Autor das Dokument speichern, ohne es zu überprüfen. Andere Benutzer der Dokumentbibliothek können diese Änderungen nicht sehen, und es wird keine neue Version erstellt. Eine neue Version (für andere Benutzer sichtbar) wird nur erstellt, wenn ein Dokument von einem Autor eingecheckt wird. Dadurch erhält der Autor mehr Flexibilität und Kontrolle.

• Bessere Erfassung von Metadaten. Wenn ein Dokument eingecheckt wird, kann der Autor Kommentare schreiben, die die Änderungen beschreiben, die am Dokument vorgenommen wurden. Dadurch wird ein fortlaufender historischer Datensatz der Änderungen erstellt, die am Dokument vorgenommen wurden.

Wenn für Ihre Lösung Benutzer zum Einchecken und Auschecken von Dokumenten erforderlich sind, um Sie zu bearbeiten, können Sie Features in Office 2016 Clientanwendungen verwenden, die diese Aktionen unterstützen. Benutzer können Dokumente Auschecken, Auschecken rückgängig machen und Dokumente aus Office 2016-Clientanwendungen einchecken.

Wenn ein Dokument ausgecheckt ist, ist es für die exklusive Bearbeitung durch den Benutzer gesperrt. Wenn der Benutzer Änderungen an dieser Datei speichert, werden die Änderungen hochgeladen und auf dem Server gespeichert. Die Änderungen sind für den Benutzer Privat und für andere nicht sichtbar. Wenn der Benutzer das Dokument einchecken kann, werden die neuesten Änderungen für andere sichtbar gemacht und veröffentlicht.

In Office 2016-Clientanwendungen können Benutzer auch auswählen, dass ausgecheckte Dokumente auf dem Server bleiben, indem Sie die Optionen für die Inhaltsbearbeitung ändern.