Planen der Dokumentversionsverwaltung, Inhaltsgenehmigung und Auschecksteuerelemente in SharePoint

Zusammenfassung: Erfahren Sie, wie Sie die Versionsverwaltung, Die Inhaltsgenehmigung und das Auschecken in SharePoint 2013 verwenden, um Dokumentversionen während ihres gesamten Lebenszyklus zu steuern.

In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie die Verwendung von Versionsverwaltung, Inhaltsgenehmigung und Auschecken in SharePoint Server 2016 planen, um Dokumentversionen während ihres gesamten Lebenszyklus zu steuern.

Bevor Sie diesen Artikel lesen, sollten Sie den dokumentverwaltungsplanungsprozess verstehen, der unter Übersicht über die Dokumentverwaltung in SharePoint 2013 beschrieben wird.

Inhalt dieses Artikels:

• Informationen zur Versionsverwaltung, Inhaltsgenehmigung und Auschecken
• Planen der Versionsverwaltung
• Planen der Inhaltsgenehmigung
• Planen des Aus- und Eincheckens

Informationen zur Versionsverwaltung, Inhaltsgenehmigung und Auschecken

SharePoint Server 2016 enthält die folgenden Features, mit denen Sie Dokumente in einer Dokumentbibliothek steuern können:

• Die Versionsverwaltung ist die Methode, mit der aufeinanderfolgende Iterationen eines Dokuments nummeriert und gespeichert werden.
• Die Inhaltsgenehmigung ist die Methode, mit der Websitemitglieder, die über Berechtigungen für genehmigenden Personen verfügen, die Veröffentlichung von Inhalten steuern.
• Auschecken und Einchecken sind die Methoden, mit denen Benutzer besser steuern können, wann eine neue Version eines Dokuments erstellt wird, und die Änderungen kommentieren können, die sie beim Einchecken eines Dokuments vorgenommen haben.

Sie konfigurieren Einstellungen für die in diesem Artikel beschriebenen Inhaltsgovernancefeatures in Dokumentbibliotheken. Um diese Einstellungen bibliothekenübergreifend in Ihrer Lösung freizugeben, können Sie Dokumentbibliotheksvorlagen erstellen, die Ihre Content Governance-Einstellungen enthalten. Dadurch wird sichergestellt, dass neue Bibliotheken Ihre Content Governance-Entscheidungen widerspiegeln.

Weitere Informationen zur Versionsverwaltung finden Sie unter Aktivieren und Konfigurieren der Versionsverwaltung für eine Liste oder Bibliothek.

Planen der Versionsverwaltung

Die Standardversionsverwaltung für eine Dokumentbibliothek hängt von der Websitesammlungsvorlage ab. Sie können jedoch die Versionsverwaltung für eine Dokumentbibliothek abhängig von Ihren speziellen Anforderungen konfigurieren. Jede Dokumentbibliothek kann über eine andere Versionskontrolle verfügen, die am besten zu der Art von Dokumenten in der Bibliothek passt. SharePoint Server 2016 verfügt über drei Versionsverwaltungsoptionen:

• Keine Versionsverwaltung Gibt an, dass keine früheren Versionen von Dokumenten gespeichert werden. Wenn die Versionsverwaltung nicht verwendet wird, können frühere Versionen von Dokumenten nicht abgerufen werden, und der Dokumentverlauf wird ebenfalls nicht beibehalten, da Kommentare, die zu jeder Iteration eines Dokuments gehören, nicht gespeichert werden. Verwenden Sie diese Option für Dokumentbibliotheken, die unwichtige Inhalte oder Inhalte enthalten, die sich nie ändern werden.
• Erstellen von Hauptversionen Gibt an, dass nummerierte Versionen von Dokumenten mithilfe eines einfachen Versionsverwaltungsschemas (z. B. 1, 2, 3) beibehalten werden. Um die Auswirkungen auf den Speicherplatz zu steuern, können Sie angeben, wie viele frühere Versionen beibehalten werden sollen, wobei Sie von der aktuellen Version zurückzählen.
  Bei der Hauptversionsverwaltung können alle Benutzer, die über Berechtigungen für die Dokumentbibliothek verfügen, jedes Mal, wenn eine neue Version eines Dokuments gespeichert wird, den Inhalt anzeigen. Verwenden Sie diese Option, wenn Sie nicht zwischen Entwurfsversionen von Dokumenten und veröffentlichten Versionen unterscheiden möchten. In einer Dokumentbibliothek, die von einer Arbeitsgruppe in einem organization verwendet wird, ist die Hauptversionsverwaltung beispielsweise eine gute Wahl, wenn alle Teammitglieder alle Iterationen jedes Dokuments anzeigen können müssen.
• Erstellen von Haupt- und Nebenversionen (Entwurf) Gibt an, dass nummerierte Versionen von Dokumenten mithilfe eines Haupt- und Nebenversionsschemas (z. B. 1.0, 1.1, 1.2, 2.0, 2.1) beibehalten werden. Versionen, die auf .0 enden, sind Hauptversionen und Versionen, die mit Erweiterungen ungleich Null enden, sind Nebenversionen. Frühere Haupt- und Nebenversionen von Dokumenten werden zusammen mit aktuellen Versionen gespeichert. Um die Auswirkungen auf den Speicherplatz zu steuern, können Sie angeben, wie viele frühere Hauptversionen beibehalten werden sollen, und zwar ab der aktuellen Version. Sie können auch angeben, wie viele Hauptversionen beibehalten werden sollen, ihre jeweiligen Nebenversionen enthalten sollen. Wenn Sie beispielsweise angeben, dass Nebenversionen für zwei Hauptversionen beibehalten werden sollen und die aktuelle Hauptversion 4.0 ist, werden alle Nebenversionen ab 3.1 beibehalten.
  Bei der Haupt- und Nebenversionsverwaltung kann jeder Benutzer, der über Leseberechtigungen verfügt, Hauptversionen von Dokumenten anzeigen. Sie können angeben, welche Benutzer auch Nebenversionen anzeigen können. In der Regel wird empfohlen, Benutzern, die Elemente bearbeiten können, Berechtigungen zum Anzeigen und Arbeiten mit Nebenversionen zu erteilen und Benutzer mit Leseberechtigungen auf die Anzeige von Hauptversionen zu beschränken.
  Verwenden Sie Haupt- und Nebenversionsverwaltung, wenn Sie zwischen veröffentlichten Inhalten unterscheiden möchten, die von einer Zielgruppe angezeigt werden können, und Entwürfen von Inhalten, die noch nicht zur Veröffentlichung bereit sind. Verwenden Sie beispielsweise auf einer Personalwebsite, auf der die Vorteile der Organisation beschrieben werden, die Haupt- und Nebenversionsverwaltung, um den Zugriff der Mitarbeiter auf Leistungsbeschreibungen einzuschränken, während die Beschreibungen überarbeitet werden.

Planen der Inhaltsgenehmigung

Verwenden Sie die Inhaltsgenehmigung, um die Bereitstellung von Inhalten für eine Zielgruppe zu formalisieren und zu steuern. Beispielsweise kann ein Unternehmen, das Inhalte als eines seiner Produkte oder Dienste veröffentlicht, vor der Veröffentlichung des Inhalts eine rechtliche Überprüfung und Genehmigung erfordern.

Ein Dokumententwurf, der auf die Inhaltsgenehmigung wartet, befindet sich im status Ausstehend. Wenn eine genehmigenden Person das Dokument überprüft und den Inhalt genehmigt, wird es benutzern mit Leseberechtigungen zur Anzeige zur Verfügung gestellt. Ein Besitzer einer Dokumentbibliothek kann die Inhaltsgenehmigung für eine Dokumentbibliothek aktivieren und der Bibliothek optional einen Workflow zuordnen, um den Genehmigungsprozess auszuführen.

Die Art und Weise, wie Dokumente zur Genehmigung übermittelt werden, hängt von den Versionseinstellungen in der Dokumentbibliothek ab:

• Keine Versionsverwaltung Wenn die Versionsverwaltung nicht verwendet wird und Änderungen an einem Dokument gespeichert werden, wird die status des Dokuments zu Ausstehend. SharePoint Server 2016 behält die frühere Version des Dokuments bei, sodass Benutzer mit Leseberechtigungen es weiterhin anzeigen können. Nachdem die ausstehenden Änderungen genehmigt wurden, wird die neue Version des Dokuments für Benutzer mit Leseberechtigungen zum Anzeigen zur Verfügung gestellt, und die frühere Version wird nicht beibehalten.
  Wenn die Versionsverwaltung nicht verwendet wird und ein neues Dokument in die Dokumentbibliothek hochgeladen wird, wird es der Bibliothek im ausstehenden status hinzugefügt und kann von Benutzern, die über Leseberechtigungen verfügen, erst angezeigt werden, wenn es genehmigt wurde.
• Erstellen von Hauptversionen Wenn die Hauptversionsverwaltung verwendet wird und Änderungen an einem Dokument gespeichert werden, wird die status des Dokuments ausstehend, und die vorherige Hauptversion des Dokuments wird benutzern mit Leseberechtigungen zur Anzeige zur Verfügung gestellt. Nachdem Änderungen am Dokument genehmigt wurden, wird eine neue Hauptversion des Dokuments erstellt und Benutzern mit Leseberechtigungen zur Verfügung gestellt, und die vorherige Hauptversion wird in der Verlaufsliste des Dokuments gespeichert.
  Wenn die Hauptversionsverwaltung verwendet wird und ein neues Dokument in die Dokumentbibliothek hochgeladen wird, wird es der Bibliothek im ausstehenden status hinzugefügt und kann von Benutzern, die über Leseberechtigungen verfügen, erst angezeigt werden, wenn es als Version 1 genehmigt wurde.
• Erstellen von Haupt- und Nebenversionen (Entwurf) Wenn die Haupt- und Nebenversionsverwaltung verwendet wird und Änderungen an einem Dokument gespeichert werden, hat der Autor die Wahl, eine neue Nebenversion des Dokuments als Entwurf zu speichern oder eine neue Hauptversion zu erstellen, wodurch die status des Dokuments in Ausstehend geändert wird. Nachdem die Änderungen am Dokument genehmigt wurden, wird eine neue Hauptversion des Dokuments erstellt und Benutzern mit Leseberechtigungen zur Verfügung gestellt. Bei der Haupt- und Nebenversionsverwaltung werden sowohl Haupt- als auch Nebenversionen von Dokumenten in der Verlaufsliste eines Dokuments gespeichert.
  Wenn Haupt- und Nebenversionsverwaltung verwendet wird und ein neues Dokument in die Dokumentbibliothek hochgeladen wird, kann es der Bibliothek entweder im Draft-status als Version 0.1 hinzugefügt werden, oder der Autor kann sofort die Genehmigung anfordern. In diesem Fall wird die status des Dokuments zu Ausstehend.

Planen des Aus- und Eincheckens

Sie können festlegen, dass Benutzer Dokumente aus einer Dokumentbibliothek auschecken, bevor sie die Dokumente bearbeiten. Zu den Vorteilen der Anforderung von Check-out und Check-In gehören die folgenden:

• Bessere Kontrolle über die Erstellung von Dokumentversionen. Wenn ein Dokument ausgecheckt ist, kann der Autor das Dokument speichern, ohne es einzuchecken. Andere Benutzer der Dokumentbibliothek können diese Änderungen nicht sehen, und es wird keine neue Version erstellt. Eine neue Version (sichtbar für andere Benutzer) wird nur erstellt, wenn ein Autor ein Dokument eincheckt. Dadurch erhält der Autor mehr Flexibilität und Kontrolle.
• Bessere Erfassung von Metadaten. Wenn ein Dokument eingecheckt wird, kann der Autor Kommentare schreiben, die die Änderungen beschreiben, die am Dokument vorgenommen wurden. Dadurch wird ein fortlaufender Verlauf der Änderungen erstellt, die am Dokument vorgenommen wurden.

Wenn Ihre Lösung erfordert, dass Benutzer Dokumente einchecken und auschecken, um sie zu bearbeiten, können Sie Features in Office 2016-Clientanwendungen verwenden, die diese Aktionen unterstützen. Benutzer können Dokumente aus Office 2016-Clientanwendungen auschecken, Auscheckvorgänge rückgängig und Dokumente einchecken.

Wenn ein Dokument ausgecheckt ist, wird es für die exklusive Bearbeitung durch den Benutzer gesperrt. Wenn der Benutzer Änderungen an dieser Datei speichert, werden die Änderungen hochgeladen und auf dem Server gespeichert. Die Änderungen sind für den Benutzer privat und für andere nicht sichtbar. Wenn der Benutzer bereit ist, das Dokument einzuchecken, werden die neuesten Änderungen für andere sichtbar gemacht und veröffentlicht.

In Office 2016-Clientanwendungen können Benutzer auch auscheckte Dokumente auf dem Server belassen, indem sie die Optionen für die Inhaltsbearbeitung ändern.

Dokumentverwaltungsplanung in SharePoint 2013