Zusammenfassung: Erfahren Sie mehr über die Elemente einer Dokumentverwaltungslösung und den Dokumentverwaltungsplanungsprozess in SharePoint 2013.
Dieser Artikel enthält eine allgemeine Beschreibung der verschiedenen Elemente einer Dokumentverwaltungslösung, die auf einem SharePoint Server 2016.
Die Dokumentverwaltung steuert den Lebenszyklus von Dokumenten in Ihrer Organisation – wie sie erstellt, überprüft und veröffentlicht werden und wie sie letztendlich verworfen oder aufbewahrt werden. Obwohl der Begriff "Verwaltung" bedeutet, dass Informationen von der Obersten Führung der Organisation gesteuert werden, sollte ein effektives Dokumentverwaltungssystem die Kultur der Organisation widerspiegeln, in der sie verwendet werden. Die Tools, die Sie für die Dokumentverwaltung verwenden, sollten flexibel genug sein, damit Sie den Lebenszyklus eines Dokuments genau steuern können, wenn dies zu der Kultur und den Zielen Ihres Unternehmens passt, aber auch, um Ihnen die Implementierung eines lose strukturierten Systems zu ermöglichen, wenn dies besser zu Ihrem Unternehmen passt.
Die Elemente eines Dokumentverwaltungssystems
Eine effektive Lösung zur Dokumentverwaltung gibt Folgendes an:
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Welche Arten von Dokumenten und anderen Inhalten können in einer Organisation erstellt werden?
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Welche Vorlage soll für jede Art von Dokument verwendet werden?
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Die Metadaten, die für jede Art von Dokument zur Verfügung stellen werden.
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Der Ort, an dem ein Dokument in jeder Phase des Lebenszyklus gespeichert werden soll.
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Steuern des Zugriffs auf ein Dokument in jeder Phase des Lebenszyklus
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Verschieben von Dokumenten innerhalb der Organisation, während Teammitglieder zur Erstellung, Überprüfung, Genehmigung, Veröffentlichung und Veranlagung der Dokumente beitragen.
SharePoint Foundation 2013 enthält Features, die alle diese Aspekte der Dokumentverwaltung implementieren. SharePoint Server 2016 enthält die gleichen Features und fügt außerdem Folgendes hinzu:
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Welche Richtlinien gelten für Dokumente, damit dokumentbezogene Aktionen überwacht, Dokumente in geeigneter Weise aufbewahrt oder verworfen werden und Inhalte, die für die Organisation wichtig sind, geschützt sind.
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Behandeln von Dokumenten als Unternehmensdatensätze, die gemäß gesetzlichen Bestimmungen und Unternehmensrichtlinien aufbewahrt werden müssen
Um sicherzustellen, dass Information-Workers diese Funktionen problemlos nutzen können, ohne von ihrem täglichen Arbeitsbetrieb und den vertrauten Tools zurück zu gehen, umfassen Anwendungen in Microsoft Office System wie Microsoft Outlook und Word ebenfalls Features, die jede Stufe im Lebenszyklus eines Dokuments unterstützen.
Der Planungsprozess
Der Dokumentverwaltungsplanungsprozess umfasst die folgenden Hauptschritte:
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Identifizieren von Dokumentverwaltungsrollen Stellen Sie sicher, dass Ihre Pläne das Feedback der wichtigsten Projektbeteiligten Ihrer Organisation enthalten, dass Sie über das beste Team verfügen, um die Lösung zu implementieren, und dass Sie wissen, wer an Dokumentverwaltungsprozessen teilnehmen wird.
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Analysieren der Dokumentnutzung Nachdem Sie ermittelt haben, wer an Dokumenten arbeitet, bestimmen Sie die Art der Dokumente, an denen sie arbeiten, und wie sie sie verwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Identifizieren von Benutzern und Analysieren der Dokumentnutzung (SharePoint Server 2010).
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Planen der Organisation von Dokumenten Sie können Dokumente in Websitesammlungen, Websites und Bibliotheken organisieren. SharePoint Server 2016 bietet eine Reihe von Features zum Organisieren und Speichern von Dokumenten, von speziellen Websites bis zu lose strukturierten Dokumentbibliotheken für schnelle Erstellung und Zusammenarbeit von Dokumenten. Innerhalb einer Bibliothek können Sie Inhalte zusätzlich in Ordnern und Unterordnern organisieren. Weitere Informationen finden Sie unter Planen von Dokumentbibliotheken (SharePoint Server 2010).
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Planen der Inhaltsbewegung zwischen Orten Möglicherweise ist es erforderlich, ein Dokument in verschiedenen Phasen des Lebenszyklus von einer Website oder Bibliothek in eine andere zu verschieben oder zu kopieren. Weitere Informationen finden Sie unter " PlanendesInhaltsflusses " in Dokumentbibliotheksplanung (SharePoint Server 2010).
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Planen von Inhaltstypen Mithilfe von Inhaltstypen können Sie Informationen zu Dokumenten wie Metadaten, Dokumentvorlagen und Workflowprozessen organisieren. Dies ist ein wichtiger Schritt, der Ihnen hilft, Ihre Dokumente zu organisieren und Konsistenz in der gesamten Organisation durchzusetzen. Weitere Informationen finden Sie unter Inhaltstyp- und Workflowplanung (SharePoint Server 2010).
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Planen von Workflows Wenn Sie Workflows für Ihre Organisation planen, können Sie steuern und nachverfolgen, wie Dokumente von einem Teammitglied zu einem anderen wechseln, während jeder Teilnehmer im Lebenszyklus eines Dokuments zusammenarbeitt. SharePoint Server 2016 umfasst Workflows für allgemeine Teamaufgaben wie das Überprüfen und Genehmigen von Dokumenten. SharePoint Server 2016 unterstützt auch das Erstellen und Installieren von benutzerdefinierten Workflows. Weitere Informationen finden Sie unter Inhaltstyp- und Workflowplanung (SharePoint Server 2010).
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Planen der Inhalts-Governance Sie können den Grad der Kontrolle entsprechend dem Inhaltstyp oder Speicherort planen. So könnten Sie beispielsweise vor dem Bearbeiten Dokumente in einer bestimmten Bibliothek ausgecheckt lassen. Weitere Informationen finden Sie unter Versionsinformationen, Inhaltsgenehmigung und Auscheckplanung (SharePoint Server 2010).
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Planen von Richtlinien Planen Sie für jeden Inhaltstyp Informationsverwaltungsrichtlinien, um sicherzustellen, dass Dokumente gemäß den gesetzlichen und gesetzlichen Anforderungen Ihrer Organisation überwacht, aufbewahrt und anderweitig gehandhabt werden. SharePoint Server 2016 Enthält Richtlinien, die Überwachung, Dokumentaufbewahrung und Barcodes implementieren (um sicherzustellen, dass gedruckte Inhalte mit entsprechenden elektronischen Versionen korrelieren können). Weitere Informationen finden Sie unter Planen von Informationsverwaltungsrichtlinien (SharePoint Server 2010).
Hinweis: Richtlinien sind in diesem SharePoint Foundation 2013.
