Project Online: Bewährte Methoden für das Risikomanagement

Erkennen der Risiken

Mithilfe der folgenden Methoden können Sie und Ihr Team Projektrisiken erkennen. Vergessen Sie nicht, positiven Risiken oder Verkaufschancen Beachtung zu schenken, die sich ergeben können.

• Rufen Sie das Projektteam zum Zweck der Risikobestimmung zusammen. Verwenden Sie einen Moderator und ein Aufzeichnungsgerät, damit jeder eine Stimme hat und alle Risiken erfasst werden.

• Überprüfen Sie die Hauptphasen Ihres Projektplans mit besonderem Augenmerk auf den Risiken.

• Arbeiten Sie die aus ähnlichen Projekten in der Vergangenheit erworbenen Kenntnisse auf, indem Sie untersuchen, was bei diesen Projekten nicht plangemäß funktioniert hat, und bestimmen, ob das in Ihrem aktuellen Projekt ebenfalls vorkommen könnte. Betrachten Sie ebenfalls, was besonders gut gelaufen ist, und sehen Sie sich an, ob ein Teil dieser Überraschungen ein positives Risiko für Ihr Projekt darstellt.

• Führen Sie eine SWOT-Analyse durch, um die Stärken, Schwächen, Geschäftschancen und Gefährdungen des Projekts zu untersuchen. Dies ist eine weitere gute Möglichkeit, sowohl positive als auch negative Risiken zu betrachten.

• Betrachten Sie Risikokategorien, einschließlich technischer, externer, organisatorischer und auf das Projektmanagement bezogener Faktoren. Zu den technischen Aspekten gehören beispielsweise Projektanforderungen und die Komplexität oder Zuverlässigkeit der im Projekt verwendeten Technologie. Zu den externen Faktoren können Subunternehmer und Lieferanten, das Wetter, die Kundenanforderungen, der Markt und geänderte behördliche Vorschriften zählen. Zu den organisatorischen Risiken können die Abhängigkeit von anderen Projekten, mehrfache Anforderung der gleichen Ressourcen für verschiedene Projekte, Budgetkonkurrenz oder die Änderung strategischer Prioritäten gehören. Auf das Projektmanagement bezogene Risiken können etwa die Genauigkeit der Arbeits- und Kostenplanung oder Methoden für das Erfassen des Status und das Nachverfolgen von Kosten zählen.

• Klopfen Sie das Projektdreieck (Umfang, Zeit und Geld) zusammen mit anderen Projekteinflüssen auf Risiken ab. Was kann sich auf Umfang und Aktivitäten auswirken? Was kann mit wichtigen Meilensteinen und dem Endtermin des Projekts geschehen? Was mit dem Projektbudget und seinen Ausgaben? Der Ressourcenverfügbarkeit und Leistung? Der Qualität?

Bewerten der Risiken

Nachdem Sie die Risiken erfasst haben, wird es Zeit, sie hinsichtlich Wahrscheinlichkeit und Auswirkung zu bewerten. Geben Sie für jedes Risiko entweder eine Zahl oder einen Prozentsatz ein, um die Wahrscheinlichkeit des Eintretens dieses Risikos darzustellen.

Geben Sie ferner für dieses Risiko eine Zahl ein, die die Wichtigkeit oder die Auswirkung dieses Risikos im Fall seines Eintretens darstellt. Sie können den Maßstab ganz nach Nützlichkeitserwägungen definieren, sofern Sie ihn konsistent auf alle Risiken anwenden.

Multiplizieren Sie die beiden Zahlen, dann haben Sie Ihre Risikobewertung.

Priorisieren der Risiken

Ordnen Sie die Risiken von der höchsten bis herab zur niedrigsten Risikopunktzahl, um deutlicher ersehen zu können, worauf Sie sich in Ihrem Risikomanagementplan besonders konzentrieren müssen. Hier sehen Sie ein Beispiel für eine Liste der Risiken, die Sie mithilfe von Project Web App erstellen können. Beachten Sie, dass sie in der Reihenfolge von der höchsten bis zur niedrigsten Punktbewertung dargestellt sind. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Aufzeichnen und Nachverfolgen von Risiken in Project Online weiter unten in diesem Thema.

Beim Durchgehen Ihrer Liste priorisierter Risiken fallen Ihnen wahrscheinlich natürliche Gruppierungen auf:

• Bei den Risiken mit höheren Punkteständen ist eine geplante Reaktion angebracht.

• Bei Risiken mit mittleren Punkteständen scheint es sinnvoll, im Einzelfall über die Festlegung einer geplanten Reaktion zu entscheiden.

• Für Risiken mit niedrigeren Punkteständen ist eine geplante Reaktion wohl kaum erforderlich, sie sollten aber im Verlauf des Projekts von Zeit zu Zeit überprüft werden, um festzustellen, ob sich Bedingungen geändert haben und ihre Priorität ggf. heraufgestuft werden soll.

Entwickeln des Risikomanagementplans

Mit den bewerteten und priorisierten Risiken verfügen Sie jetzt über die Basis, um den Risikomanagementplan für Ihr Projekt zu entwickeln. Legen Sie für jedes der Risiken, die von Ihrem Team gemäß Ihrer Entscheidung gemanagt werden müssen, die folgenden möglichen Reaktionen fest:

• Risiko vermeiden. Wenn die Aufnahme in das Projekt das resultierende Risiko nicht rechtfertigt, eliminieren Sie es. Es kann beispielsweise klüger sein, eine Vorgang oder eine Ressource, der bzw. die mit einem nicht akzeptablen Risiko einhergeht, durch eine passende Alternative zu ersetzen.

• Das Risiko in die Zuständigkeit anderer verlagern, beispielsweise in eine andere Abteilung oder an einen anderen Anbieter. Weitere Möglichkeiten stellen beispielsweise Versicherungen oder Garantien dar. Die Kosten für die Übertragung des Risikos müssen geringer als die möglichen Kosten für das Tragen des Risikos sein.

• Erstellen eines Notfallplans, um das Eintreten des Risikos zu verhindern oder dessen Auswirkungen beim Eintreten abzumildern oder zu minimieren. Das ist der Teil des Risikomanagementplans, der vermutlich die größten Anstrengungen erfordert, da Sie einen Alternativplan und Auslösepunkte erstellen, die bestimmen, wann der Notfallplan in Kraft tritt.

• Risiko akzeptieren. Bei einigen Risiken mit hoher Priorität ist es kostengünstiger, "das Risiko einzugehen", als es zu vermeiden, zu übertragen oder abzumildern.

Beachten Sie, dass der Plan für ein einzelnes Risiko eine oder mehrere von diesen Reaktionen beinhalten kann. Beispielsweise können Sie versuchen, was in Ihrer Macht steht, um das Eintreten eines Risikos zu vermeiden, aber zugleich einen Plan für den Fall haben, dass es trotzdem eintritt.

Berücksichtigen Sie bei der Entscheidung für einen Ansatz den Aufwand an Geld, Zeit und Arbeit. Sie möchten ein ausgewogenes Verhältnis zwischen dem Fortschritt in Ihrem Projekt und dem Vermeiden, Verhindern oder planerischen Berücksichtigen der wichtigen Risiken in Ihrem Projekt erreichen.

Zuweisen eines Risikomanagers

Wählen Sie als Risikomanager, der für das vorausschauende Bestimmen von Risiken während der gesamten Projektdauer zuständig ist, eine andere Person als den Projektmanager aus. Diese Person sollte imstande sein, das Projekt mit einem gesunden Misstrauen hinsichtlich der Unwägbarkeiten zu betrachten.

Der Risikomanager ist außerdem die Person, die die Auslöser für Notfallpläne im Blick behält, die Risiken mit geringerer Priorität überwacht und sicherstellt, dass der Risikomanagementplan umgesetzt wird.

Fordern Sie die Teammitglieder auf, Risiken zu melden

Alle Teammitglieder sollten Gelegenheit haben, Risiken, mit denen sie im Projektverlauf rechnen, zu melden. In Project Web App können Teammitglieder Risiken zu den ihnen zugewiesenen Aufgaben und Projekten eingeben. Das kann sogar über einen anonymen Kanal zur Risikomeldung erfolgen, wenn Sie denken, Sie kommen so zu besseren Ergebnissen.

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Aufzeichnen eines Risikos

1. Wählen Sie auf der Seite Project OnlineStart unter Nachverfolgen der Arbeit den Eintrag Projekte aus.

2. Wählen Sie auf der Seite Projektcenter unter der Spalte Projektname den Namen des Projekts aus, für das Sie ein Risiko hinzufügen oder bearbeiten möchten.

3. Klicken Sie im linken Bereich auf Risiken.

4. Klicken Sie auf der Seite Risiken auf Neues Element.

5. Füllen Sie das angezeigte Formular aus. Die Pflichtfelder sind Titel, Wahrscheinlichkeit und Auswirkung. Zu den weiteren Feldern zählen Besitzer, Zugewiesen an, Kosten, Beschreibung, Entschärfungsplan, Notfallplan und Trigger. Füllen Sie jedes der anderen Felder aus, für die Sie über Informationen verfügen. Sie können später jederzeit weitere Informationen hinzufügen.

   

6. Wählen Sie unten auf der Seite die Schaltfläche Speichern aus.

Ändern von Informationen zu den Risiken

1. Wählen Sie auf der Seite Project OnlineStart unter Nachverfolgen der Arbeit den Eintrag Projekte aus.

2. Wählen Sie auf der Seite Projektcenter unter der Spalte Projektname den Namen des Projekts aus, für das Sie ein Risiko hinzufügen oder bearbeiten möchten.

3. Klicken Sie im linken Bereich auf Risiken.

4. Wählen Sie auf der Seite Risiken den Namen des Risikos aus, das Sie ändern möchten.

5. Wählen Sie oberhalb des Formulars, das angezeigt wird, Element bearbeiten aus.

6. Ändern Sie eins der Felder, oder füllen Sie es aus.

7. Um eine Datei an den Risikodatensatz anzufügen, wählen Sie auf der Registerkarte Bearbeiten in der Gruppe Aktionen den Befehl Datei anfügen aus. Wählen Sie Datei auswählen aus, navigieren Sie zu der Datei, und markieren Sie sie, und klicken Sie dann auf Öffnen. Klicken Sie auf OK.

8. Wählen Sie unten auf der Seite die Schaltfläche Speichern aus.

Anzeigen der Liste der Risiken für ein Projekt

1. Wählen Sie auf der Seite Project OnlineStart unter Nachverfolgen der Arbeit den Eintrag Projekte aus.

2. Wählen Sie auf der Seite Projektcenter unter der Spalte Projektname den Namen des Projekts aus, für das Sie ein Risiko hinzufügen oder bearbeiten möchten.

3. Klicken Sie im linken Bereich auf Risiken.

4. Überprüfen Sie auf der Seite Risiken die für das aktuelle Projekt eingegebenen Risiken.

5. Um in aufsteigender Reihenfolge nach einem Feld zu sortieren, z. B. Zugewiesen an, Status oder Gefahrenpotenzial (dem Produkt aus Ihren beiden Faktoren Wahrscheinlichkeit und Auswirkung), klicken Sie auf die Spaltenüberschrift. Um in absteigender Reihenfolge zu sortieren, klicken Sie ein zweites Mal auf die Spaltenüberschrift.

   

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