Suchen einer Nachricht oder eines Elements mit der Sofortsuche

Suchen einer Nachricht oder eines Elements mit der Sofortsuche

Müssen Sie eine wichtige Nachricht in Ihrem übervollen Posteingang oder Ordner finden? Mit der Sofortsuche können Sie Elemente in Outlook schnell auffinden. Der Bereich "Sofortsuche" ist in allen Outlook-Ordnern, z. B. E-Mail, Kalender und Aufgaben, immer verfügbar.

Tipps, wie Sie noch bessere Suchergebnisse mit der Sofortsuche erhalten, finden Sie im Artikel Lernen Sie, wie Sie Ihre Suchkriterien einschränken.

Was möchten Sie tun?

  1. Klicken Sie in der Navigationsleiste im unteren Bereich des Bildschirms auf E-Mail.

    Navigationsleiste mit Ansichten als Text

    Wenn dies nicht zu sehen ist, ist möglicherweise die "Kompaktnavigation" aktiviert, sodass stattdessen Symbole angezeigt werden, wie hier:

    Navigationsleiste mit Ansichten als Symbole

    Oder der Ordnerbereich ist zusätzlich zur aktivierten Kompaktnavigation minimiert, sodass die Symbole vertikal angeordnet sind. Sie können den Ordnerbereich erweitern, indem Sie auf die Schaltfläche Minimieren/Erweitern klicken, wie hier dargestellt:

    Ansicht als Symbole im minimierten Ordnerbereich

  2. Suchen Sie das Suchfeld. Es befindet sich oberhalb Ihrer Nachrichten, wie hier zu sehen:

    Suchfeld der Sofortsuche oberhalb von Nachrichten

  3. Wenn Sie nach einem Wort, das in einer Nachricht enthalten ist, oder einer Nachricht von einer bestimmten Person suchen möchten, geben Sie das Wort oder den Namen der gesuchten Person (Sie können Vornamen, Nachnamen oder Namensteile verwenden) in das Suchfeld ein. Nachrichten, die das angegebene Wort bzw. den angegebenen Namen enthalten, werden in den Ergebnissen mit hervorgehobenem Suchtext angezeigt.

    Suchergebnisse für ein einzelnes Wort

  4. Sie können Ihre Ergebnisse noch weiter eingrenzen, indem Sie die Suche ändern. Im Folgenden finden Sie einige gängige Beispiele:

    • Geben Sie "Fußball spielen" (einschließlich der Anführungszeichen) ein, um Nachrichten zu finden, die den exakten Ausdruck "Fußball spielen" enthalten.

    • Geben Sie Fußball UND spielen ("UND" muss vollständig groß geschrieben sein) ein, um Nachrichten zu finden, die sowohl das Wort "Fußball" als auch das Wort "spielen" enthalten, aber nicht zwangsläufig in dieser Reihenfolge. Sie können aber auch "ODER" verwenden.

    • Geben Sie Fußball NICHT spielen ("NICHT" muss durchgängig groß geschrieben sein) ein, um Nachrichten zu finden, die das Wort "Fußball", nicht aber das Wort "spielen", enthalten.

  5. HINWEIS: Es werden nur Elemente gefunden, wenn Sie nach einem ganzen Wort oder dem Anfang eines Worts suchen. Wenn Sie nach dem mittleren Teil oder dem Endteil eines Worts suchen, kann das Element nicht gefunden werden. Wenn der Betreff einer Nachricht beispielsweise "E-Mail über Office365" enthält, wird dieses Element in den folgenden Suchvorgängen NICHT gefunden:

    • "ail" -- denn dies ist das Ende des Wortes "E-Mail".

    • "365" -- denn dies ist das Ende des Wortes "Office365".

    • "ice" -- denn dies befindet sich in der Mitte des Wortes "Office365"

  6. Wenn Sie den Vorgang abgeschlossen haben, können Sie die Suche löschen, indem Sie im Suchfeld auf  X klicken.

Wenn Sie das Gesuchte nicht finden können, schränken Sie Ihre Suche mithilfe der Suchtools im Menüband ein. Wenn Sie auf das Suchfeld klicken, können Sie links im Menüband eine Bereichsoption auswählen. Nachdem Sie Ihren Bereich festgelegt haben, können Sie Ihre Suche weiter verfeinern, indem Sie eine Option auswählen, beispielsweise die Betreffzeile oder den Absender.

Suchbereich (wo gesucht werden soll): Hier können Sie auswählen, dass in bestimmten Ordnern gesucht werden soll, beispielsweise in allen Ihren Postfächern oder nur im ausgewählten aktuellen Ordner, der meistens Ihr Posteingang ist.

Auswählen des Bereichs zum Einschränken der Suchergebnisse

Verfeinern (wonach gesucht werden soll): Wenn Sie Ihren Suchbereich ausgewählt haben, können Sie in der Gruppe Verfeinern weitere Kriterien hinzufügen. Wenn Sie eine Option auswählen, fügt Outlook ein spezielles Skript zum Suchfeld hinzu, um die Suche einzuschränken.

Einschränken der Suchergebnisse mit den Optionen unter "Gruppe einschränken"

Sehen Sie sich die verfügbaren Optionen an.

  • Von: Filtert die Suchergebnisse so, dass nur Nachrichten angezeigt werden, die von einer bestimmten Person gesendet wurden. Beispielsweise können Sie nach allen Nachrichten suchen, die von Sophie gesendet wurden.

  • Betreff: Filtert die Suchergebnisse anhand der Betreffzeile in der E-Mail. Beispielsweise können Sie nach allen Nachrichten suchen, in deren Betreffzeile das Stichwort "Bericht" vorkommt.

  • Hat Anlagen: Zeigt alle Nachrichten an, die eine Anlage enthalten.

  • Kategorisiert: Wählen Sie eine Kategorie aus, damit alle Nachrichten angezeigt werden, die Sie mit einer bestimmten Kategorie gekennzeichnet haben.

  • Diese Woche: Wählen Sie im Dropdownmenü einen Zeitrahmen aus, um die Suchergebnisse auf der Grundlage der Zeit einzuschränken, in der Sie eine Nachricht empfangen haben.

  • Gesendet an: Wählen Sie im Dropdownmenü eine Option aus, um die Ergebnisse basierend auf den E-Mail-Empfängern zu filtern. So können Sie beispielsweise die Nachrichten, bei denen Sie auf "Cc" gesetzt waren, oder die Nachrichten anzeigen, die an eine bestimmte Person gesendet wurden.

  • Ungelesen: Zeigt alle ungelesenen Nachrichten im ausgewählten Ordner an.

  • Gekennzeichnet: Zeigt Nachrichten an, die Sie zur Nachverfolgung gekennzeichnet haben.

  • Wichtig: Zeigt alle Nachrichten an, die mit hoher Wichtigkeit gekennzeichnet wurden.

  • Weitere: Wählen Sie eine Option im Menü aus, um die Suchergebnisse weiter einzuschränken. Beispielsweise können Sie nach Vertraulichkeit oder Nachrichtengröße filtern.

Denken Sie daran, das Sie diese Optionen kombinieren und anpassen können.

Hier ist ein Beispiel: Sie können nach allen Nachrichten von Sophie suchen, die Sie im letzten Monat empfangen haben und in deren Betreffzeile das Stichwort "Bericht" steht.

Gehen Sie zum Einrichten einer Suche für dieses Beispiel wie folgt vor:

  1. Vergewissern Sie sich, dass Posteingang ausgewählt ist, und klicken Sie auf das Suchfeld.

  2. Wählen Sie in der Gruppe Bereich den Eintrag Unterordner aus.

  3. Klicken Sie auf Von, und geben Sie Sophie ein, um den im Suchfeld hervorgehobenen Text zu ersetzen.

  4. Klicken Sie auf Betreff, und geben Sie Bericht ein, um den im Suchfeld hervorgehobenen Text zu ersetzen.

  5. Wählen Sie im Dropdownmenü neben Diese Woche den Eintrag Letzter Monat aus.

    Beispiel für die Optionen der Suchtools

Werden zu viele Ergebnisse zurückgegeben? Oder finden Sie einfach nur das Gesuchte nicht?

  1. Klicken Sie in das Suchfeld.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Suche auf Suchtools > Erweiterte Suche.

    'Erweiterte Suche' unter 'Suchtools'

Im Dialogfeld Erweiterte Suche können Sie erheblich komplexere Suchkriterien festlegen und die Suche sogar auf den Kalender, die Kontaktliste, die Notizen und Ihre Aufgaben ausweiten.

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Erweitert.

  2. Klicken Sie unter Weitere Kriterien definieren auf die Schaltfläche Feld, und klicken Sie dann auf Alle E-Mail-Felder. Es wird ein Menü der Felder angezeigt, nach denen Sie suchen können, wie etwa Von, An, Erhalten, Betreff und Dutzende mehr.

    Menü der Felder für die erweiterte Suche

  3. Wählen Sie zuerst ein Feld aus, wählen Sie dann eine Bedingung aus, und legen Sie einen Wert fest, auf den geprüft werden soll. Beispiel:

    Von/ Enthält/ Katja sucht nach Nachrichten einer Person, deren Name "Katja" enthält. Beachten Sie, dass wir enthält anstelle von ist (genau) als Bedingung verwendet haben, damit keine exakte Übereinstimmung zu suchen ist. Wenn der E-Mail-Name von Katja also "Katja Koch" ist, wird Von/ist (genau)/Katja nicht funktionieren, weil wir dann den vollständigen Namen, Katja Koch, eingeben müssten, um eine exakte Übereinstimmung zu erhalten. In solchen Fällen ist die Bedingung enthält ganz praktisch.

  4. Fügen Sie so viele zusätzliche Bedingungen wie Sie brauchen oder abfragen möchten. Wir fügen drei weitere hinzu:

Von | Enthält | Katja sucht nach Nachrichten einer Person, deren Name "Katja" enthält. Beachten Sie, dass wir enthält anstelle von ist (genau) als Bedingung verwendet haben, damit wir keine exakte Übereinstimmung finden müssen. Wenn der E-Mail-Name von Katja also "Katja Koch" ist, wird Von | ist (genau) |Katja nicht funktionieren, weil wir dann den vollständigen Namen, Katja Koch, eingeben müssten, um die exakte Übereinstimmung zu erhalten. In solchen Fällen ist die Bedingung enthält ganz praktisch.

Dann fügen Sie auch noch die folgenden Bedingungen hinzu:

  • Erhalten | zwischen | 01.05.13 und 31.05.13

  • Nachricht | enthält | Budget

  • An | enthält | Robert

    Erstellen einer Liste von Suchbedingungen

Jetzt sucht Outlook nach Nachrichten von jemandem, dessen bzw. deren Name "Katja" enthält, die im Posteingang im Mai 2013 eingingen, deren Nachrichtentext "Budget" enthält und die (abgesehen von Ihnen) an eine Person gesendet wurden, deren Name "Robert" enthält. Hier eine vergrößerte Ansicht der Liste der vier hinzugefügten Kriterien.

Felder, Bedingungen und Werte

Klicken Sie abschließend auf Suche starten, um die Suche auszuführen.

Ergebnisse der erweiterten Suche

Wenn Sie der Gedanke an mehr als 250 Ergebnisse nicht abschreckt, können Sie diese Einschränkung umgehen:

  1. Klicken Sie auf Datei > Optionen > Suche.

  2. Deaktivieren Sie unter Ergebnisse das Kontrollkästchen Suchläufe durch Begrenzung der Anzahl angezeigter Ergebnisse beschleunigen.

Der Support für Office 2010 endete am 13. Oktober 2020

Aktualisieren Sie auf Microsoft 365, um von jedem beliebigen Gerät aus arbeiten zu können, und erhalten Sie weiterhin Support.

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Was möchten Sie tun?

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf den Ordner, den Sie durchsuchen möchten.

  2. Geben Sie im Feld Sofortsuche den Suchtext ein.

    Feld 'Sofortsuche'

    • Die Elemente, die den eingegebenen Text enthalten, werden mit hervorgehobenem gesuchten Text angezeigt.

    • Geben Sie zum Eingrenzen der Suche mehr Zeichen ein.

  3. Klicken Sie zum Ausweiten der Suche auf alle Ordner am Ende der Suchergebnisse auf Suchen Sie erneut in 'Alle Outlook-Elemente'.

    Hinweise: 

    • Drücken STRG+E, um die Einfügemarke wieder im Feld Sofortsuche zu platzieren.

    • Wenn Sie den Suchvorgang abgeschlossen haben, können Sie die Suche bereinigen, indem Sie neben dem Feld der Sofortsuche auf Suche schließen Schaltfläche 'Suche schließen' klicken.

    • Die Anlagen werden durchsucht, die Suchergebnisse daraus jedoch nicht hervorgehoben.

Sie können Ihre Suche weiter eingrenzen, indem Sie Suchkriterien hinzufügen. Wenn Sie auf Sofortsuche klicken oder etwas in das Feld eingeben, wird die Registerkarte Suchtools erstellt. In der Gruppe Suche optimieren steht eine Anzahl von Kriterien zur Verfügung, mit der Sie die Suche spezifischer machen können.

Registerkarte 'Suchtools' im Menüband

Hinweis: Die hinzugefügten Suchfelder sind für den aktuellen Kontext in Outlook spezifisch, wie etwa E-Mail, Kalender, Kontakte, Aufgaben, Notizen, Ordnerliste oder Journal. Die Suchfelder sind auch für das aktuell verwendete Outlook-E-Mail-Profil spezifisch. Die Suchfelder bleiben nach dem Schließen und erneuten Starten von Outlook erhalten. Suchabfragen bleiben jedoch nicht erhalten.

Ihre letzten zehn Suchvorgänge werden gespeichert und können wiederverwendet werden.

  • Klicken Sie in das Feld Sofortsuche, anschließend auf der Registerkarte Suchtools in der Gruppe Optionen auf Zuletzt verwendete Suchvorgänge und dann auf das Wort oder den Suchbegriff, das/den Sie erneut verwenden möchten.

    Befehl 'Zuletzt verwendete Suchvorgänge' im Menüband

Siehe auch

Lernen, wie die Suchkriterien eingeschränkt werden können, um bessere Suchen in Outlook zu ermöglichen

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